淺談低保檔案工作

孟冬

摘 要：低保制度的建立，是為了有效地應(yīng)對(duì)現(xiàn)實(shí)生活中的貧困問(wèn)題，檔案是伴隨著低保制度的建立和實(shí)施而產(chǎn)生和形成的，低保檔案作為低保工作的產(chǎn)物和低保工作持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)，在實(shí)踐中日益突顯出其重要作用。

關(guān)鍵詞：形成特點(diǎn);管理原則;方法

城鄉(xiāng)居民最低生活保障制度（以下簡(jiǎn)稱“低?！保┦欠少x予每一個(gè)公民在不能維持最低生活水平時(shí)，由國(guó)家和社會(huì)按照法定的標(biāo)準(zhǔn)向其提供滿足最低生活需要的物質(zhì)援助的社會(huì)保障制度。低保制度的建立，是為了有效地應(yīng)對(duì)現(xiàn)實(shí)生活中的貧困問(wèn)題。我國(guó)的低保制度包括兩個(gè)方面的制度構(gòu)成，即城市居民最低生活保障制度和農(nóng)村最低農(nóng)村居民最低生活保障制度。檔案是伴隨著低保制度的建立和實(shí)施而產(chǎn)生和形成的，它是民政部門(mén)、街道（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）辦、社區(qū)（村）居委會(huì)和轄區(qū)居民在低保申請(qǐng)、審批、發(fā)放、管理過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的歷史記錄。低保檔案作為低保工作的產(chǎn)物和低保工作持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)，在實(shí)踐中日益凸顯出其重要作用。

1 低保檔案的形成及特點(diǎn)

1.1 低保待遇申請(qǐng)審批的程序決定了低保檔案的多層面性

低保的審批，實(shí)行分層負(fù)責(zé)制，實(shí)際工作中首先由居委會(huì)接受當(dāng)事人提出的申請(qǐng)并提出初審意見(jiàn)，然后報(bào)街道、鎮(zhèn)政府民政部門(mén)審核，提出復(fù)審意見(jiàn)，最后報(bào)縣級(jí)民政局作出審批決定。由此可見(jiàn)，對(duì)一個(gè)低保戶的審批過(guò)程中形成的檔案材料，涉及居委會(huì)、街道（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）、縣級(jí)民政部門(mén)三個(gè)層面。

1.2 低保工作的管理方式?jīng)Q定了低保檔案的動(dòng)態(tài)性

低保工作在管理方式上具有較強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性，主要表現(xiàn)在：因家庭經(jīng)濟(jì)情況變化，低保對(duì)象的構(gòu)成不斷變化;為加強(qiáng)監(jiān)督管理，低保審批機(jī)構(gòu)定期對(duì)低保戶情況進(jìn)行復(fù)查;根據(jù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況，普調(diào)低保標(biāo)準(zhǔn);隨著社會(huì)發(fā)展，低保覆蓋面不斷擴(kuò)大等方面。以上幾種情況發(fā)生時(shí)，都會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的文件材料，因此低保文件材料就具有了動(dòng)態(tài)性。

1.3 現(xiàn)階段低保工作管理的特點(diǎn)決定了低保檔案的雙軌制

低保工作開(kāi)始以手工管理為主。2002年民政部研制并推廣了“低保管理系統(tǒng)”，并分民政部、省級(jí)民政廳（局）、地（市）級(jí)民政局、市（縣）級(jí)民政局、街道辦事處、居（村）委會(huì)六個(gè)層次的建設(shè)。數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器和在線分析等程序服務(wù)器分布在部、省及中心城市，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提供給各級(jí)民政部門(mén)工作人員使用;基層業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)分布在市以下各級(jí)民政部門(mén)，直接為基層提供服務(wù)。目前，基層民政工作人員，已經(jīng)在單機(jī)或者局域網(wǎng)上完成低保對(duì)象的申請(qǐng)、審批、復(fù)查等管理工作;各級(jí)民政部門(mén)的工作人員通過(guò)低保數(shù)據(jù)庫(kù)隨時(shí)掌握低保對(duì)象的情況及資金的來(lái)源和發(fā)放情況，完成各級(jí)各類(lèi)報(bào)告生成和管理。這樣低保工作不僅產(chǎn)生了紙質(zhì)文件，同時(shí)也產(chǎn)生了相應(yīng)的電子數(shù)據(jù)，從而形成了低保檔案在產(chǎn)生時(shí)就是紙質(zhì)、電子雙軌并存的事實(shí)。

2? 低保檔案的管理原則

2.1 分級(jí)分類(lèi)管理

分級(jí)就是指低保檔案由縣級(jí)民政部門(mén)、街道（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）、社區(qū)（村）居委會(huì)三級(jí)進(jìn)行管理。縣級(jí)應(yīng)歸檔的文件材料為：低保對(duì)象家庭備案表，低保待遇申請(qǐng)審批表，低保金發(fā)放花名冊(cè)（臺(tái)賬），低保統(tǒng)計(jì)月報(bào)表，低保戶停止低保待遇通知書(shū)，群眾舉報(bào)、來(lái)訪登記冊(cè)，定期檢查、臨時(shí)抽查登記冊(cè)，低保工作文件、表、冊(cè)，低保相關(guān)資料等;街道（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）應(yīng)歸檔的文件材料為：低保對(duì)象家庭備案表，低保待遇申請(qǐng)審批表，低保金發(fā)放花名冊(cè)（臺(tái)賬），低保金續(xù)領(lǐng)登記冊(cè)，群眾舉報(bào)、來(lái)訪登記冊(cè)，定期檢查、臨時(shí)抽查登記冊(cè)，低保工作文件資料等;居委會(huì)應(yīng)歸檔的文件材料為：低保待遇申請(qǐng)審批表，低保金月發(fā)放表，公示內(nèi)容，低保金續(xù)領(lǐng)登記冊(cè)，群眾舉報(bào)、來(lái)訪登記冊(cè)，動(dòng)態(tài)管理記錄冊(cè)（入戶調(diào)查及走訪登記冊(cè)）。低保民主評(píng)議記錄冊(cè)，低保對(duì)象參加公益活動(dòng)記錄冊(cè)，低保公示情況反饋冊(cè)，低保工作制度冊(cè)。各級(jí)低保管理機(jī)構(gòu)應(yīng)以本級(jí)形成的材料為主，低保戶個(gè)人材料應(yīng)放在街道這一級(jí)管理，主要包括申請(qǐng)書(shū)、戶口及身份證復(fù)印件、收入證明、工作單位證明、醫(yī)院證明、婚姻證明、殘疾證明、判決書(shū)、裁決書(shū)等。

2.2 一戶一檔動(dòng)態(tài)管理

就是指低保專業(yè)檔案材料應(yīng)當(dāng)在低保待遇被批準(zhǔn)后，應(yīng)以戶為單位建檔，并根據(jù)低保戶實(shí)際變更情況和低保金的增減情況，對(duì)檔案及時(shí)做變更處理，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。

2.3 雙軌制原則

就是指紙質(zhì)、電子檔案同時(shí)歸檔，實(shí)行雙軌制管理。電子文件的整理歸檔按《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求進(jìn)行，紙質(zhì)檔案中的文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案類(lèi)分別按有關(guān)規(guī)定管理。

3? 低保專業(yè)檔案管理的一般方法

3.1 歸檔

各低保承辦機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全歸檔制度，指定人員負(fù)責(zé)文件材料的歸檔工作，做到隨辦隨歸，開(kāi)口管理。街道（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）級(jí)低保專業(yè)檔案的具體歸檔范圍包括：個(gè)人申請(qǐng)書(shū)、申請(qǐng)人及家庭成員收入證明、低保對(duì)象申報(bào)（審批）表、街道（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）調(diào)查材料、社區(qū)（村）居委會(huì)調(diào)查材料、居民戶口簿復(fù)印件、居民身份證復(fù)印件，以及低保管理機(jī)構(gòu)要求提供的其他相關(guān)材料，復(fù)核材料等。

3.2 整理

低保專業(yè)檔案應(yīng)以戶為單位進(jìn)行整理，每戶檔案按歸檔范圍將文件收集齊全，按申請(qǐng)審批過(guò)程中材料形成的先后或材料的重要程度順序排列并編頁(yè)號(hào)，填寫(xiě)文件目錄和備考表，然后放在一個(gè)袋或夾（盒）內(nèi)，不用裝訂，開(kāi)口管理，以便隨時(shí)補(bǔ)充新材料，增加新材料時(shí)應(yīng)在目錄中有所反映。

低保檔案應(yīng)以年度為單位，按無(wú)法脫貧的老弱病殘人員和有勞動(dòng)能力或希望脫貧的家庭分為三類(lèi)，各類(lèi)在按審批、復(fù)審的時(shí)間順序進(jìn)行排列、編號(hào)。

3.3 檔案的保管期限

紙質(zhì)檔案的保存要求很高，需要做到防火、防潮、防蟲(chóng)、防污染等方面，應(yīng)組建一個(gè)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的檔案室，以便于對(duì)檔案進(jìn)行維護(hù)、保護(hù)和存放。另外，我們還要設(shè)立正規(guī)有效的管理機(jī)構(gòu)，制定出完善的規(guī)章制度，讓檔案管理工作有法可依、有章可循。因低保專業(yè)檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，一個(gè)低保戶存在期間，其檔案材料就要不斷利用并不斷形成新材料，所以低保檔案的管理期限在該低保戶停保后確定，一般再保存5年為宜。

3.4 利用

在檔案工作中既要搞好基礎(chǔ)工作注意做好檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢查等工作的建設(shè)，又要提高檔案的利用價(jià)值。提高檔案利用工作的能力，為社會(huì)建設(shè)各方面服務(wù)，這也是檔案工作的最終目的。要實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用，必須下大力量做好檔案的一切基礎(chǔ)工作，只有基礎(chǔ)工作做好了，才能充分發(fā)揮檔案的作用，才能及時(shí)準(zhǔn)確地提供高質(zhì)量的檔案信息。全面提高檔案工作人員的素質(zhì)，更好地為檔案利用工作服務(wù)。檔案工作人員對(duì)檔案工作要認(rèn)真負(fù)責(zé)、扎實(shí)、細(xì)致，要做到一絲不茍，來(lái)不得半點(diǎn)馬虎，在長(zhǎng)期的工作實(shí)踐中養(yǎng)成一種自覺(jué)的工作作風(fēng)，必須具備為利用者服務(wù)的思想，既要積極熱情又能任勞任怨。在業(yè)務(wù)上指導(dǎo)利用者，幫助選擇所需要的檔案資料。嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案制度，耐心解答利用者提出的問(wèn)題并認(rèn)真聽(tīng)取利用者對(duì)檔案工作的意見(jiàn)和建議。在實(shí)踐中不斷提高工作效率和個(gè)人素質(zhì)。要做好利用工作還必須進(jìn)一步明確服務(wù)思想，端正服務(wù)態(tài)度，必須具備高度的責(zé)任感和群眾觀點(diǎn)，千方百計(jì)為利用者服務(wù)，處處為利用者著想。同時(shí)還要解放思想，開(kāi)動(dòng)腦筋，及時(shí)解決工作中的難題，不斷改革，以適應(yīng)社會(huì)各方面的需要。檔案工作屬于服務(wù)性的工作，通過(guò)各種形式的服務(wù)來(lái)實(shí)現(xiàn)管理，寓管理于服務(wù)之中，這也是檔案工作的目的。但它只是一項(xiàng)輔助性的工作而不是主體工作，對(duì)檔案工作的地位和作用既要充分認(rèn)識(shí)，又不能強(qiáng)調(diào)過(guò)分。明確服務(wù)性，就要擺正位置，搞好服務(wù)，甘當(dāng)配角，從而要求檔案人員學(xué)習(xí)專業(yè)，熟悉掌握專業(yè)技術(shù)，了解需要，更好地為社會(huì)各方面服務(wù)，在服務(wù)中求發(fā)展。低保檔案主要供管理機(jī)關(guān)、有關(guān)單位和上級(jí)機(jī)關(guān)使用，不對(duì)外開(kāi)放。未經(jīng)縣級(jí)以上城市低保管理機(jī)構(gòu)同意，不得對(duì)外公布有關(guān)低保業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)資料。低保專業(yè)檔案一般僅限內(nèi)部查閱，不得外借。低保對(duì)象要求查閱數(shù)據(jù)時(shí)，須憑個(gè)人身份證和低保證，并經(jīng)部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，只能查閱本人相關(guān)資料，不得查閱他人檔案。

3.5 移交

為工作利用方便，低保專業(yè)檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)部門(mén)保存，停保后的低保檔案應(yīng)確定保管期限，交機(jī)關(guān)綜合檔案室保存5年，因?yàn)閷儆诙唐诒４妫恍柘虍?dāng)?shù)赝?jí)國(guó)家檔案館移交。

總而言之，雖然當(dāng)前低保檔案的管理還有很多不完善之處，還缺少成熟的、完善的管理體系，但是我們應(yīng)從當(dāng)下開(kāi)始認(rèn)真、深人地研究如何才能提高低保檔案管理效果，為日后檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化打下基礎(chǔ)。在新的形勢(shì)下，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案工作要服從于經(jīng)濟(jì)建設(shè)。各檔案管理工作人員，要根據(jù)各自低保特點(diǎn)和實(shí)際情況，不斷增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，提高管理人員水平，加強(qiáng)調(diào)查研究，加強(qiáng)綜合分析能力，提出加強(qiáng)改進(jìn)檔案工作的建議，使檔案事業(yè)健康地向前發(fā)展，為社會(huì)主義建設(shè)事業(yè)發(fā)揮更大作用。

（作者單位：洮南市社會(huì)救助事業(yè)中心）