衛(wèi)生防疫檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策

溫爽

摘 要：新冠疫情的突發(fā)，引起了人們對(duì)于衛(wèi)生防疫工作的重視。在衛(wèi)生防疫工作中，衛(wèi)生防疫檔案管理工作雖然是基礎(chǔ)性工作，卻發(fā)揮著不容忽視的重要作用。當(dāng)前我國(guó)在衛(wèi)生防疫檔案管理工作中，仍然存在著許多的問(wèn)題。本文圍繞這些問(wèn)題進(jìn)行深入分析，并結(jié)合實(shí)際情況，提出有針對(duì)性的完善策略，以期助推衛(wèi)生防疫檔案管理工作有序高效開展。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生防疫;檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策

引言

我國(guó)的衛(wèi)生防疫站承擔(dān)著群體預(yù)防任務(wù)，在開展疾病控制、衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測(cè)、科研、教學(xué)及健康教育等業(yè)務(wù)活動(dòng)中，形成了大量的業(yè)務(wù)技術(shù)檔案。而隨著我國(guó)衛(wèi)生防疫事業(yè)的不斷改革，衛(wèi)生防疫檔案管理工作也需要不斷變革以應(yīng)對(duì)時(shí)代的新需求。尤其是近期我國(guó)衛(wèi)生防疫工作受到新冠疫情的巨大考驗(yàn)，衛(wèi)生防疫檔案管理工作亟待優(yōu)化，以保障衛(wèi)生防疫工作的順利開展。本文從完善衛(wèi)生防疫檔案管理工作的角度出發(fā)，梳理當(dāng)前衛(wèi)生防疫檔案管理中存在的問(wèn)題，并提出針對(duì)性的完善對(duì)策。

1 當(dāng)前衛(wèi)生防疫檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 人員的管理意識(shí)不足

首先，部分工作人員對(duì)于衛(wèi)生防疫檔案管理的意識(shí)不足。這主要是由于對(duì)工作人員的宣傳培訓(xùn)不到位，從而導(dǎo)致其管理意識(shí)缺失。雖然衛(wèi)生防疫機(jī)構(gòu)承擔(dān)著重要的疾病防控任務(wù)，但是人們的關(guān)注點(diǎn)多集中于效益明顯的業(yè)務(wù)工作，而對(duì)于檔案管理等后勤支撐工作較為忽視。衛(wèi)生防疫檔案管理工作，屬于記錄性的工作，在短期內(nèi)無(wú)法帶來(lái)顯性的實(shí)際效益。因此，無(wú)論是衛(wèi)生防疫機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)層或者衛(wèi)生防疫檔案直接管理人員，都會(huì)檔案管理工作缺乏足夠的認(rèn)識(shí)以及規(guī)范的制度。部分工作人員在完成檔案工作時(shí)，只是因循守舊地簡(jiǎn)單記錄，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，也沒有及時(shí)整理歸檔，部分衛(wèi)生防疫檔案存放混亂，時(shí)有丟失或損壞的情況發(fā)生。而在保存較好的已存檔檔案中，也存在檔案資料的編制、分類等單一籠統(tǒng)的問(wèn)題。資料的管理，只是從自身機(jī)構(gòu)需求出發(fā)，而缺乏站在全國(guó)角度大局觀的管理。部分檔案管理人員，只是將檔案工作作為應(yīng)付上級(jí)檢查的臨時(shí)性任務(wù)，缺乏系統(tǒng)的規(guī)劃與長(zhǎng)期的部署。當(dāng)面臨類似新冠等突發(fā)巨大公共性危機(jī)事件時(shí)，現(xiàn)有的衛(wèi)生防疫檔案就無(wú)法及時(shí)高效地發(fā)揮其應(yīng)當(dāng)發(fā)揮的作用。

1.2 檔案的信息化水平低

其次，當(dāng)前衛(wèi)生防疫檔案管理中還存在部分檔案信息化水平較低的問(wèn)題。先進(jìn)的信息技術(shù)可以簡(jiǎn)化流程、節(jié)約人力成本、提高效率。雖然當(dāng)前已經(jīng)是萬(wàn)物互聯(lián)的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，但是部分地區(qū)的衛(wèi)生防疫機(jī)構(gòu)由于資金短缺、人手不足等原因，辦公設(shè)備資源緊張，不能人均分配到一臺(tái)電腦。而由于檔案管理工作不受重視，通常專職的檔案人員還被分?jǐn)傇S多其他工作任務(wù)，沒有充足的時(shí)間與精力投入到檔案管理中，最終導(dǎo)致相關(guān)檔案的電子化錄入、更新、統(tǒng)計(jì)、分析等工作難以開展，許多地區(qū)的衛(wèi)生防疫檔案仍然以紙質(zhì)化為主。這對(duì)于及時(shí)提取信息數(shù)據(jù)造成了較大的阻力，也不利于相關(guān)檔案的長(zhǎng)期保存。而有些地區(qū)雖然已經(jīng)逐步實(shí)現(xiàn)了檔案的信息化管理，但是信息化系統(tǒng)的功能較少，仍然以錄入為主，缺少分析版塊，實(shí)用性有所欠缺。

1.3 檔案的開發(fā)利用不足

最后，當(dāng)前衛(wèi)生防疫檔案管理中還存在對(duì)檔案的開發(fā)利用不足的問(wèn)題。衛(wèi)生防疫檔案資源是一種寶貴的信息資源，能夠?yàn)樾l(wèi)生防疫工作的開展提供極大的指導(dǎo)與堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)支撐。部分地區(qū)的衛(wèi)生防疫檔案資源信息化工作開展較好，但是對(duì)于后續(xù)的開發(fā)利用卻多處于空白狀態(tài)。這就造成了檔案資源的極大浪費(fèi)。這一方面是由于缺乏專業(yè)的檔案管理人才，人們對(duì)檔案管理的認(rèn)知仍然停留在收集、匯總、錄入、上傳等基礎(chǔ)處理上，缺乏后續(xù)的資源整合與渠道對(duì)接。這種將檔案資源束之高閣的管理方式，無(wú)法發(fā)揮檔案資料的真正作用。衛(wèi)生防疫工作是一種公益性工作，衛(wèi)生防疫檔案資源也應(yīng)當(dāng)是一種公共性資源，應(yīng)當(dāng)及時(shí)地對(duì)外公布，讓大眾了解衛(wèi)生防疫工作的開展情況，起到宣傳教化的作用。只有合理有效地開發(fā)利用衛(wèi)生防疫檔案資源，讓更多的人能夠便捷地看到、接觸到、利用到這些資源，才能最大限度地發(fā)揮檔案的功能，助推于我國(guó)的衛(wèi)生防疫事業(yè)順利開展。

2 完善衛(wèi)生防疫檔案管理問(wèn)題的對(duì)策

2.1 開展系統(tǒng)培訓(xùn)增強(qiáng)人員意識(shí)

首先，針對(duì)人員管理意識(shí)不足的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)積極開展系統(tǒng)性的培訓(xùn)，不斷增強(qiáng)人員的管理意識(shí)。公共衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)、政府、社會(huì)應(yīng)一起聯(lián)手，加大對(duì)衛(wèi)生防疫檔案管理工作的宣傳。機(jī)構(gòu)應(yīng)定期或不定期開展培訓(xùn)，邀請(qǐng)專業(yè)人士對(duì)如何有效、規(guī)范地管理檔案進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)。在宣傳培訓(xùn)中，機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)積極發(fā)揮帶頭作用，轉(zhuǎn)變思想，與時(shí)俱進(jìn)，以身作則，帶動(dòng)基層的檔案管理人員共同行動(dòng)?？稍跈C(jī)構(gòu)宣傳欄、報(bào)刊欄等張貼宣傳標(biāo)語(yǔ)，也可借助微信、微博等互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，擴(kuò)大宣傳范圍。

在宣傳的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)做好衛(wèi)生防疫檔案管理工作的制度建設(shè)，只有在規(guī)章制度的帶領(lǐng)下，在日復(fù)一日的堅(jiān)守中，檔案管理人員的管理意識(shí)才能不斷被強(qiáng)化。衛(wèi)生防疫機(jī)構(gòu)檔案管理規(guī)章制度的制定，應(yīng)當(dāng)充分考慮當(dāng)前檔案管理工作實(shí)際需求、聽取專業(yè)檔案管理人才的意見、由上層領(lǐng)導(dǎo)專項(xiàng)推進(jìn)，如此才能將衛(wèi)生防疫檔案管理工作落到實(shí)處。機(jī)構(gòu)可以制定衛(wèi)生防疫檔案的從無(wú)到有、從有到優(yōu)的管理規(guī)則，將檔案如何制作收集、制作的格式標(biāo)準(zhǔn)、收集時(shí)限、如何分類歸總、存檔時(shí)限、過(guò)程監(jiān)督等均納入規(guī)則范疇，最終形成一套完備的檔案管理手冊(cè)，以便檔案管理人員根據(jù)手冊(cè)即可快速接手。同時(shí)，在檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)實(shí)行定人定崗原則，如有人員調(diào)動(dòng)，應(yīng)做好工作交接手續(xù)，理清工作職責(zé)與檔案管理。此外，機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在工作考評(píng)規(guī)劃中，將“衛(wèi)生防疫檔案管理工作”納入考核中，通過(guò)獎(jiǎng)懲措施來(lái)激勵(lì)員工。

2.2 優(yōu)化檔案信息資源管理平臺(tái)

其次，針對(duì)衛(wèi)生防疫檔案信息化水平低的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)系統(tǒng)構(gòu)建、不斷優(yōu)化檔案信息資源的管理平臺(tái)，以促進(jìn)檔案管理水平的提高，發(fā)揮檔案資料的價(jià)值，為防疫工作提供支撐。衛(wèi)生防疫機(jī)構(gòu)應(yīng)保障資金充足，可申請(qǐng)資金援助，將檔案管理資源平臺(tái)的搭建納入到整體的機(jī)構(gòu)發(fā)展計(jì)劃中，完成初步搭建平臺(tái)、逐步完善平臺(tái)、優(yōu)化利用平臺(tái)等一系列工作。將館藏紙質(zhì)檔案資源逐步實(shí)行電子化過(guò)程中，應(yīng)確保原始紙質(zhì)檔案錄入的完整、真實(shí)、還原、客觀，杜絕人為的信息加工或潤(rùn)色，以保障電子化檔案內(nèi)容的有效性、真實(shí)性。而在實(shí)行檔案電子化的過(guò)程中，工作人員可對(duì)檔案資源進(jìn)行初步的篩選分類、做好關(guān)鍵詞標(biāo)簽錄入，方便他人查詢搜索，以提高檔案資源的利用率和有效率。在原始檔案電子化后，應(yīng)盡快對(duì)內(nèi)部人員開放電子檔案，以減少對(duì)已存檔紙質(zhì)原始檔案的翻閱查詢，節(jié)省人力時(shí)間的同時(shí)，延長(zhǎng)對(duì)原始紙質(zhì)檔案的保存。

對(duì)于檔案信息資源管理平臺(tái)的優(yōu)化，應(yīng)當(dāng)從實(shí)用功能的角度出發(fā)，調(diào)研當(dāng)前所需功能后，逐步加裝完善。如基本的查詢功能，就可以逐漸豐富為結(jié)合分類查詢、模糊查詢、綜合查詢、精準(zhǔn)查詢等。統(tǒng)計(jì)分類功能，也可根據(jù)需求逐步擴(kuò)展為按年限、按類別、按主題、按關(guān)鍵詞等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分類。數(shù)據(jù)分析功能，可加載數(shù)據(jù)的表格化處理，直接生成所需的柱狀圖、線形圖、餅狀圖等，讓查詢?nèi)藛T對(duì)數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)變化一目了然，提高信息的直觀性。此外，檔案信息資源管理平臺(tái)還應(yīng)根據(jù)人員需求，適時(shí)開放內(nèi)網(wǎng)互傳權(quán)限，方便查詢?nèi)藛T傳遞數(shù)據(jù)、使用數(shù)據(jù)、共享數(shù)據(jù)。

2.3 建立專題數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)展廳

最后，針對(duì)衛(wèi)生防疫檔案資源開發(fā)利用不足的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)及時(shí)建立專題數(shù)據(jù)庫(kù)，搭建網(wǎng)絡(luò)展廳，讓這些檔案資源得到充分的利用。機(jī)構(gòu)可以招聘檔案管理的專業(yè)人才，通過(guò)對(duì)現(xiàn)有檔案電子化數(shù)據(jù)的完善、分類、分析，逐步搭建專題數(shù)據(jù)庫(kù)，并向內(nèi)部人員開放專題數(shù)據(jù)庫(kù)的查詢渠道。專題數(shù)據(jù)庫(kù)，可以按照衛(wèi)生防疫工作的防疫類別、防疫級(jí)別、防疫主題等進(jìn)行分類搭建。

同時(shí)，可以將經(jīng)過(guò)篩選查驗(yàn)的相關(guān)檔案資源，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)展廳的模式向公眾公布。網(wǎng)絡(luò)展廳中的衛(wèi)生防疫信息，可以根據(jù)防疫疾病種類、防疫日常小知識(shí)、防疫著名事件、防疫人物傳記、防疫英雄事跡等，進(jìn)行分類管理與呈現(xiàn)，對(duì)公眾進(jìn)行有意識(shí)地宣傳引導(dǎo)，讓公眾能夠及時(shí)獲知相關(guān)信息，了解衛(wèi)生防疫工作的動(dòng)態(tài)以及基礎(chǔ)的衛(wèi)生防疫知識(shí)，增強(qiáng)公眾的衛(wèi)生防疫素養(yǎng)，提高在應(yīng)對(duì)突發(fā)性公共性危險(xiǎn)衛(wèi)生事件時(shí)民眾的配合度。還可以增加動(dòng)畫、短視頻等內(nèi)容，通過(guò)直觀形象可愛的動(dòng)態(tài)表達(dá)，擴(kuò)大傳播對(duì)象的覆蓋面，增加信息傳遞的迅捷度。借助這些方式實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生防疫機(jī)構(gòu)與社會(huì)之間的信息交互，在一定程度上形成社會(huì)衛(wèi)生防疫共識(shí)，是對(duì)衛(wèi)生防疫檔案管理的一次重要飛躍。

結(jié)語(yǔ)

衛(wèi)生防疫檔案管理工作，作為衛(wèi)生防疫機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)性工作，經(jīng)常會(huì)受到忽視。但是在潤(rùn)物無(wú)聲的日常性衛(wèi)生工作與極具危險(xiǎn)的突發(fā)性防疫事件中，衛(wèi)生防疫檔案資源都作為數(shù)據(jù)支撐發(fā)揮著非常重要的作用。因此，應(yīng)當(dāng)積極完善衛(wèi)生防疫檔案管理工作。本文針對(duì)當(dāng)前衛(wèi)生防疫檔案管理中存在的人員管理意識(shí)不足、檔案信息化不足、檔案資源開發(fā)利用不足的問(wèn)題，提出了針對(duì)性的完善策略，如加強(qiáng)培訓(xùn)增強(qiáng)意識(shí)、優(yōu)化檔案信息資源管理平臺(tái)、建立專題數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)展廳等。衛(wèi)生防疫檔案管理工作，是一項(xiàng)需要長(zhǎng)期堅(jiān)持的細(xì)致工作，需要更多的前期規(guī)劃與過(guò)程的全力投入。本文提出一些可供參考的建議，希望促進(jìn)衛(wèi)生防疫檔案管理工作能融入新時(shí)代、更上新臺(tái)階。

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（作者單位：吉林省衛(wèi)生健康委員會(huì)國(guó)際交流與合作中心）