淺析病歷檔案管理存在的問題及對策

摘 要：隨著信息技術的飛速發(fā)展，病歷檔案信息化也在不斷推進。目前我國病歷檔案管理還存在一定的問題，使其信息化發(fā)展效果不明顯。本文分析病歷檔案管理中存在的問題，提出具有針對性的解決對策，供參考。

關鍵詞：病歷檔案;問題;對策

病歷檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分。隨著醫(yī)改的不斷推進，對病歷檔案管理工作的要求也越來越高。但是目前我國病歷檔案管理還存在一些問題，尤其是信息化發(fā)展緩慢，影響檔案服務作用的發(fā)揮。我們應深入分析病歷檔案管理工作中存在的問題，采取有針對性的措施，解決這些問題，推進病歷檔案管理工作。

1 當前病歷檔案管理工作存在的主要問題

1.1 病歷檔案管理模式比較陳舊

經濟社會發(fā)展較快，但病歷檔案管理沒有跟上時代發(fā)展的步伐，其管理方法還比較傳統(tǒng)，缺乏先進專業(yè)的檔案教育培訓體系和完善的信息化技術。隨著時間的流逝，紙質病歷檔案易遭到氧化損壞，非常不利于檔案的長期保存。傳統(tǒng)的病歷檔案管理工作存在許多手工操作的情況，不僅會消耗相關工作人員的大量時間與精力，而且使得管理工作的效率與利用水平難以提高。隨著科學技術的不斷發(fā)展，要求醫(yī)院病歷檔案管理人員掌握一定的網絡知識以及病歷管理知識，但是在醫(yī)院的具體管理過程中，缺乏這方面的教育、培訓和培養(yǎng)，工作人員的整體素質不高，影響了實際工作。

1.2 病歷檔案管理制度有待完善

目前，我國病歷檔案管理缺乏統(tǒng)一、完整的管理體系，存在一定的漏洞?，F階段，病歷檔案管理制度一般以醫(yī)院為單位構建，統(tǒng)一規(guī)范監(jiān)管明顯不足，導致不同的醫(yī)院有截然不同的管理制度，缺乏嚴密性、整體性、一致性，如若出現嚴重的檔案管理事故，例如病歷檔案損壞、丟失，有的無章可循。在部門管理規(guī)劃上，大部分醫(yī)院采取多個部門共同管理的方式。其中病歷檔案室、信息科與醫(yī)療行政科三方，在管理工作上的側重點不同，有時會出現協(xié)調不明、權責不清等現象，致使管理要求落空。部分醫(yī)院不重視病歷檔案基礎設施建設，一些醫(yī)院的病歷檔案存放庫房十分緊缺，病案存放不合理、不科學，影響病歷檔案的管理和利用。

1.3 缺乏病案管理方面相應人才

根據有關規(guī)定，醫(yī)院每200張病床應至少配備3人進行相應的病歷檔案管理工作，超過200張的，每超過100張床就應增加2人進行病歷檔案管理工作，但實際上，很多醫(yī)院無法達到這一標準。這種現象產生的主要原因是有關部門、單位及人員對病歷檔案管理工作的重要性認識不足，重視不夠。還有，很多醫(yī)院病歷檔案管理相關科室的薪酬待遇較低、工作人員來源復雜等，對病歷檔案管理人員的工作積極性和穩(wěn)定性都帶來了很大的影響，直接影響病歷檔案管理工作。另外，部分醫(yī)院從事病歷檔案管理工作的人員大多是從其他科室調換來的，這些人員對病歷檔案管理工作認識不足，不具備系統(tǒng)的專業(yè)知識和管理理念。隨著信息化管理在不同行業(yè)中的應用，很多醫(yī)院也采取了病案管理電子化、網絡化的方式，但是很多病案管理人員已經習慣于運用傳統(tǒng)管理模式來規(guī)劃工作，跟不上新的管理模式推進步伐，比如缺少電腦網頁操作技能、學習信息化技術較慢等，加上對這些人員培訓不到位，直接影響了病歷檔案管理工作的正常推進。

1.4 病歷檔案管理信息化建設遲緩

目前，多數醫(yī)院仍無法完全擺脫紙質病歷，電子病歷與紙質病歷共存，病案室除了電腦信息庫，仍保管大量的紙質病歷檔案。而用卡片紙張進行編號上架的管理模式，不僅使病歷檔案管理人員工作量繁重，病案查閱也比較麻煩，調檔查閱費時費力。隨著醫(yī)療信息化的發(fā)展，以計算機為基礎的病案信息管理、住院護理信息管理等都得到了廣泛應用。但現階段大部分醫(yī)院的病歷檔案管理工的計算機使用率比較低，部分醫(yī)院只利用計算機的輸入功能及管理功能進行簡單的病歷檔案管理，忽略了對計算機技術深層次功能的利用，包括電子病歷檔案及影像病歷檔案等并沒有得到有效的運用，病歷檔案管理現代化的進程較為緩慢。

2 解決病歷檔案管理存在問題的對策

2.1 完善醫(yī)院病歷檔案管理制度

各醫(yī)療單位應根據自身發(fā)展的情況以及掌握的資源，有針對性地規(guī)劃病歷檔案管理工作，將其納入醫(yī)院工作的重要議事日程。應將病歷檔案理制度的構建作為日常檔案管理工作的一個重要組成部分，建立獨立的管理機構，通過與院領導、科室醫(yī)生、護士等相關工作人員進行溝通討論，討論制定病歷檔案管理規(guī)章制度。并根據制度收集好、保管好、利用好病歷檔案，更好地為醫(yī)療護理業(yè)務工作的開展和患者提供服務。

2.2 加強病歷檔案隊伍建設

管好用好病歷檔案，關鍵在人，在于建設一支高素質的病歷檔案管理人員隊伍。醫(yī)院應該加大教育培訓的資金投入，定期舉辦各類管理培訓班，切實加強對于相關病歷檔案管理人員的技能培訓。還應讓老員工帶動新員工進行技術培訓，分享工作經驗，使新員工更快地適應病歷檔案管理工作。醫(yī)療單位應強化對病歷檔案管理人員的訓練，提高他們的綜合素質。與此同時，醫(yī)療單位應適當外聘信息化專業(yè)人才，對管理人員的操作方法加以指導，讓其準確掌握信息化病歷檔案管理工作的技能，從而更有效地去進行病歷檔案的管理工作。醫(yī)院還可以定期開展院內的實踐性訓練項目，對進一步提升病歷檔案管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)其耐心、細致的工作態(tài)度，提高工作能力。此外，醫(yī)院還可以設置一些獎勵機制，對于表現優(yōu)秀的工作人員，給予一定的獎勵，從而提高其工作的積極性。根據醫(yī)院的管理特點，不斷更新與改進病歷檔案管理方法，提高病歷檔案管理水平。

2.3 推進病歷檔案管理信息化

信息技術的發(fā)展，正在不斷改變各個單位的工作模式與管理模式，病歷檔案管理也一樣，信息化病歷將代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質病歷。在這種轉型趨勢中，會出現新的管理模式，這就需要管理人員不斷更新自身的管理理念，創(chuàng)新思維來不斷適應變化著的管理模式。目前，很多醫(yī)院病歷檔案管理的硬件設施不夠完善，綜合病歷檔案室和庫房面積狹小，管理設施設備比較陳舊，病歷檔案存放柜架不足，有的甚至沒有專門的病歷檔案存放場所，只能分散在各個科室。很多醫(yī)院病歷檔案信息化發(fā)展嚴重滯后，仍以人工采集、檢索、融合病案信息為主，并沒有建立起規(guī)范化、信息化的病歷檔案管理系統(tǒng)。以往的病歷檔案管理受到諸多外部環(huán)境因素的影響，使病歷檔案管理人員的工作難度大，導致病歷檔案信息的保存、管理、利用出現各種各樣的問題。因此，推動醫(yī)院病歷檔案管理工作信息化建設勢在必行。

根據上述情況，我們必須加大病歷檔案信息化建設的投入力度，尤其是加大對相應軟硬件設施設備的更新換代力度。加大基礎設施投入，是推進醫(yī)院病歷檔案管理工作信息化建設的基礎條件，因為醫(yī)院病歷檔案管理信息化建設必然涉及計算機等機器設備，先進且效率高的設備，可以加快醫(yī)院病歷檔案管理工作信息化建設的進程，實現病歷檔案的信息化保存、管理和利用。應緊跟網絡信息技術發(fā)展的步伐，及時更新病歷檔案管理的軟硬件設施，加大硬件設備的購置，將現代化信息數字技術和網絡技術應用到醫(yī)院的病歷檔案管理工作中去，建立病歷檔案管理軟件系統(tǒng)及數據庫，實現對病案信息的快速收集與融合，使病歷檔案管理工作更為智能化，提高管理效率。同時，應不斷完善醫(yī)院病歷檔案信息數據庫的相關功能，及時更新現有應用軟件，使得相關功能更強，更加穩(wěn)定，實現對病歷檔案信息資料更加有效、安全的存儲，方便對于相關數據的有效篩選、查找和利用。

現階段，應根據病歷檔案管理的現狀，找尋其中的不足，尤其對新舊模式銜接上出現的問題進行整改，不斷提高病歷檔案管理水平，讓病歷檔案管理工作在醫(yī)院醫(yī)療、科研、教學、管理等各項工作中發(fā)揮更好、更大的服務作用，為醫(yī)院的長久發(fā)展保駕護航。

作者簡介：張妍，吉林省職業(yè)病防治院。