企業(yè)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)和思考

摘 要：檔案信息化建設(shè)是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。企業(yè)是否實(shí)施檔案信息化建設(shè)很大程度上取決于檔案信息化能否為企業(yè)產(chǎn)生價(jià)值。本文提出了企業(yè)實(shí)施檔案信息化的三派觀點(diǎn)，并圍繞經(jīng)濟(jì)效益、人力成本和社會(huì)效益進(jìn)行思考和分析，以期對(duì)尚未或計(jì)劃開展企業(yè)信息化檔案建設(shè)的企業(yè)提供參考和依據(jù)。

關(guān)鍵字：企業(yè)檔案;信息化;經(jīng)濟(jì)效益

近十年來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用的不斷發(fā)展，信息化成了現(xiàn)代企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的必經(jīng)之路，檔案信息化建設(shè)隨著信息化的全面鋪開經(jīng)歷了從無(wú)到有、從數(shù)字化檔案向數(shù)字檔案轉(zhuǎn)變、從提高勞動(dòng)生產(chǎn)率向?yàn)槠髽I(yè)提供知識(shí)服務(wù)的角色轉(zhuǎn)變。

1 企業(yè)檔案管理信息化的不同觀點(diǎn)

企業(yè)檔案管理信息化是指企業(yè)檔案部門在履行檔案管理職能中運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)本單位的各類檔案資源進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)和管理，并通過(guò)本單位的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案管理體系。企業(yè)作為市場(chǎng)化經(jīng)濟(jì)主體，對(duì)于內(nèi)部是否開展和如何實(shí)施檔案管理信息化的觀點(diǎn)，有三派具有代表性：

1.1 企業(yè)檔案管理信息化保守派

人類有史以來(lái)，特別是出現(xiàn)了國(guó)家以后，就產(chǎn)生了檔案和檔案管理。檔案管理一直通過(guò)對(duì)承載在一定物質(zhì)載體上的歷史記錄進(jìn)行收集、整理和利用，沿用“史料管理模式”的做法被認(rèn)為是較為可靠的方法。除非政府政策條款有要求或者能預(yù)見客觀的經(jīng)濟(jì)效益，維持現(xiàn)狀是最好的選擇。持有這類觀點(diǎn)一般有如下特征：

第一，對(duì)企業(yè)檔案信息化重要性的認(rèn)識(shí)不足：未能正確認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)工作在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的作用，對(duì)檔案信息化抱著可有可無(wú)、不求有功但求無(wú)錯(cuò)的態(tài)度;無(wú)法認(rèn)識(shí)或預(yù)見檔案信息化的革命性意義和為企業(yè)降本增效的視野。

第二，對(duì)檔案信息化安全風(fēng)險(xiǎn)的擔(dān)憂：在提高檔案利用效率的同時(shí)，也提升了檔案安全的風(fēng)險(xiǎn)級(jí)別。如何保證企業(yè)電子（數(shù)字化）檔案信息來(lái)源安全、流轉(zhuǎn)安全和保存安全成了是否走上“檔案管理信息化道路”的絆腳石。

第三，檔案信息化建設(shè)產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益難以測(cè)算：檔案信息化建設(shè)包括存量檔案的數(shù)字化服務(wù)費(fèi)用、檔案管理信息化建設(shè)軟硬件費(fèi)用、檔案管理平臺(tái)升級(jí)以及每年產(chǎn)生的系統(tǒng)維護(hù)費(fèi)用。這些軟件和硬件的投資無(wú)形之間增加了企業(yè)的負(fù)擔(dān)，而后期檔案管理信息化產(chǎn)生的直接和間接經(jīng)濟(jì)效益較難得到準(zhǔn)確的測(cè)算和評(píng)估。

1.2 企業(yè)檔案管理信息化激進(jìn)派

在信息化時(shí)代，信息就是資源。誰(shuí)掌握信息，誰(shuí)就掌握了主動(dòng)權(quán)。提高檔案管理信息化，是全力支撐企業(yè)核心業(yè)務(wù)發(fā)展的必備“手段”和“武器”。通過(guò)檔案信息化的實(shí)施和發(fā)展，檔案部門也不再是邊緣化和弱化的部門。信息化環(huán)境下的檔案工作將具有管理數(shù)據(jù)的能力、整合數(shù)據(jù)的能力、開發(fā)數(shù)據(jù)信息資源的能力，成為企業(yè)規(guī)劃和戰(zhàn)略進(jìn)程中的“智囊團(tuán)”。持這類觀點(diǎn)是有一定的依據(jù)和背景的：

第一，國(guó)家檔案局在2021年工作計(jì)劃中提到：要統(tǒng)籌“四個(gè)體系”建設(shè)，著力構(gòu)建以數(shù)字化信息化為依托的檔案治理體系[1];新修訂并于2021年1月1日施行的《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱為《檔案法》）專門增設(shè)“檔案信息化建設(shè)”一章，明確“企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全”“應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接”“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”“國(guó)家鼓勵(lì)…企業(yè)推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化”[2]，從政策上、制度上強(qiáng)調(diào)了電子檔案的法律效力，加大力度鼓勵(lì)企業(yè)推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)。

第二，近幾年來(lái)，檔案管理信息化實(shí)施的成功案例越來(lái)越多，檔案資源信息化、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化等已成為企業(yè)提高核心競(jìng)爭(zhēng)力的最好證明。如：國(guó)泰君安證券公司通過(guò)檔案全文電子化管理系統(tǒng)探索“集團(tuán)大集中管理模式”新途徑，檔案管理信息化手段及配套措施使檔案人員從200人銳減至8人，檔案占地面積從8000m2降低至3600m2[3]，極大降低了人力、物力和財(cái)力，堪稱檔案信息化實(shí)施的典范。

1.3 企業(yè)檔案管理信息化溫和派

目前檔案管理人員在企業(yè)檔案信息化進(jìn)程中因信息化業(yè)務(wù)能力短板，無(wú)法獨(dú)立承擔(dān)信息化落實(shí)的任務(wù)。企業(yè)檔案作為企業(yè)信息資源的一部分，若將企業(yè)檔案信息資源作為子項(xiàng)目嵌入企業(yè)整體信息化建設(shè)，如：企業(yè)OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，可以借助企業(yè)信息化建設(shè)的技術(shù)力量，最大限度地發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的作用。持這類觀點(diǎn)的能清楚地識(shí)別企業(yè)檔案信息化管理實(shí)施中的薄弱環(huán)節(jié)，借力企業(yè)信息化發(fā)展之勢(shì)，較好地落實(shí)檔案管理信息化工作的推進(jìn)。

第一，企業(yè)信息化建設(shè)中，信息系統(tǒng)的協(xié)調(diào)運(yùn)作是建立在完整的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)之上的，檔案部門科學(xué)、系統(tǒng)地保存了企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理中的重要信息資源，成為企業(yè)信息化基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的匯集地[4]。同時(shí)，企業(yè)信息化的產(chǎn)物（即：待歸檔的電子文件）需要通過(guò)檔案信息化實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的無(wú)縫銜接。

第二，開展檔案管理信息化的業(yè)務(wù)流程中，需要進(jìn)行人員身份驗(yàn)證、網(wǎng)上借閱流程審批等。這些基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)更新和及時(shí)審核，依賴于企業(yè)信息化建設(shè)中的基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)支撐，使得檔案管理信息化更專注其業(yè)務(wù)，并得到可持續(xù)發(fā)展。

第三，將企業(yè)檔案信息化工作融入企業(yè)整體信息化建設(shè)中更容易獲得企業(yè)預(yù)算的支持，信息化實(shí)施過(guò)程中因平臺(tái)各系統(tǒng)架構(gòu)統(tǒng)一、維護(hù)響應(yīng)及時(shí)、系統(tǒng)間可實(shí)現(xiàn)無(wú)縫銜接、數(shù)據(jù)共享等優(yōu)勢(shì)，更容易提高檔案信息化實(shí)施的成功率。

2 企業(yè)檔案管理信息化的思考與實(shí)踐

在企業(yè)檔案管理的實(shí)踐中，以上各派觀點(diǎn)均有為數(shù)不少的支持者，因此也造成了在檔案管理信息化工作的推進(jìn)中各單位思路不同，對(duì)檔案管理工作的效果和影響也良莠不齊。為此，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展的階段和規(guī)模、信息化實(shí)施狀況，圍繞公司經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，選擇適合的檔案管理信息化道路。檔案管理部門有義務(wù)和責(zé)任向公司決策層建言獻(xiàn)策是否開展檔案管理信息化實(shí)施。

2.1 檔案管理信息化所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益

2.1.1 降低企業(yè)檔案用房的直接經(jīng)濟(jì)成本。企業(yè)檔案管理完成信息化，記錄企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的檔案將變“紙”為“電”，以往庫(kù)房吃緊要“地盤”的現(xiàn)象得到根本改變。特別是對(duì)于大城市“寸土寸金”，可以考慮將庫(kù)房位置進(jìn)行整體搬移，土地集約化節(jié)約下來(lái)的用地成本用于信息化建設(shè)和后期維護(hù)，打造以人為本的智能型庫(kù)房[5]。互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)目前已較為成熟，只需要配備傳感器、七氟丙烷氣體、監(jiān)控探頭、空調(diào)、除濕器，以及溫濕度控制系統(tǒng)、煙感報(bào)警系統(tǒng)等，檔案管理人員就可以24小時(shí)遠(yuǎn)程監(jiān)控一個(gè)甚至多個(gè)庫(kù)房，出現(xiàn)報(bào)警自動(dòng)即時(shí)通知檔案人員并觸發(fā)相應(yīng)的應(yīng)急措施，具有操作性強(qiáng)、性價(jià)比高的特點(diǎn)。

2.1.2 減少企業(yè)歷史檔案損毀的間接經(jīng)濟(jì)成本。庫(kù)藏檔案有些因保存年代久遠(yuǎn)，褪色磨損無(wú)法使用;有些在多次反復(fù)調(diào)閱的過(guò)程中出現(xiàn)損毀，帶了不可逆轉(zhuǎn)的損失。檔案數(shù)字化后的利用服務(wù)，除特殊情況外，可以為用戶提供數(shù)字化（電子）檔案，避免紙質(zhì)檔案損毀風(fēng)險(xiǎn)，提高利用效率。

2.2 檔案管理信息化對(duì)人工成本產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響

2.2.1 檔案管理信息化將減少大量傳統(tǒng)檔案實(shí)操人員。檔案管理信息化的過(guò)程，是檔案管理流程再造的過(guò)程。企業(yè)檔案資源來(lái)源不再是各業(yè)務(wù)部門堆積如山的紙質(zhì)文件，而是檔案信息系統(tǒng)“?！币宦暥绦磐ㄖ詣?dòng)捕獲來(lái)自業(yè)務(wù)系統(tǒng)的歸檔電子文件及元數(shù)據(jù)文件已到，并自動(dòng)完成“四性檢測(cè)”后入庫(kù)。國(guó)泰君安證券能夠通過(guò)數(shù)字化外包和檔案信息化將200名專兼職檔案人員銳減至8人，就是信息化帶來(lái)的人力成本驟降最直接的表現(xiàn)。

2.2.2 檔案管理信息化需要跨檔案、信息及業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才。一是具備信息化技術(shù)知識(shí)和技能人才，主要是做好檔案信息系統(tǒng)的日常維護(hù)，確保系統(tǒng)可靠可用。二是具備創(chuàng)新檔案業(yè)務(wù)能力人才。檔案人員應(yīng)將多年檔案專業(yè)的業(yè)務(wù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行歸納、整理和創(chuàng)造。例如：在資料檢索服務(wù)方面，以往主要是根據(jù)案卷名稱、文件名稱、文件字號(hào)、作者等查詢，甚至信息化后可以對(duì)電子文件實(shí)行全文檢索，檔案查找效率大幅度提升。但在日常工作中，經(jīng)常會(huì)有一些特殊文件情況，如：筆者所在的上海軌道交通行業(yè)，一些文件早期提到青浦線，一些文件后期提到17號(hào)線，其實(shí)是代表同一條地鐵線路;由于軌道交通前期各類審批規(guī)劃文件分散在不同年份不同子類別中。檔案人員可以探索在對(duì)系統(tǒng)中的電子文件增設(shè)專業(yè)標(biāo)簽（tag）對(duì)多個(gè)內(nèi)部關(guān)聯(lián)、交叉關(guān)聯(lián)的文件進(jìn)行標(biāo)簽分類，甚至探索在業(yè)務(wù)流程的歸檔階段由業(yè)務(wù)部門完成賦予電子文件分類業(yè)務(wù)標(biāo)簽，以提高后期檢索利用和資料整合。三是為企業(yè)決策提供檔案利用服務(wù)的人才。檔案管理系統(tǒng)化后，將實(shí)現(xiàn)文件隨結(jié)隨歸，檔案人員也將重視企業(yè)業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)信息的收集整理。在企業(yè)開展某項(xiàng)工作時(shí)，檔案人員可以參與尋找檔案資源中的顯性知識(shí)和業(yè)務(wù)流程中的隱形知識(shí)進(jìn)行深度開發(fā)和利用，實(shí)現(xiàn)從信息服務(wù)提供者專項(xiàng)解決方案提供者，挖掘檔案中的知識(shí)實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值。

3 有利于踐行企業(yè)社會(huì)責(zé)任并解決檔案管理的若干頑疾

檔案管理信息化將大量紙質(zhì)文件檔案由“紙”變“電”。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，文書檔案在實(shí)施信息化后將減少60%以上的紙張耗費(fèi)，從而節(jié)約了資源為環(huán)境的保護(hù)盡了企業(yè)的社會(huì)責(zé)任;更重要的是為減少碳排放做出貢獻(xiàn)：我國(guó)已經(jīng)承諾2030年碳達(dá)峰、2060年實(shí)現(xiàn)碳中和，減碳目標(biāo)是每個(gè)企業(yè)和個(gè)人都應(yīng)該付諸實(shí)踐的重要責(zé)任和義務(wù)。

檔案管理長(zhǎng)期被認(rèn)為是企業(yè)的成本部門，不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)收益，因此通常得不到企業(yè)核心決策部門的重視。通過(guò)檔案管理的信息化實(shí)踐，強(qiáng)化檔案部門作為資源和知識(shí)服務(wù)部門的作用，將檔案信息化資源形成大數(shù)據(jù)產(chǎn)品，服務(wù)于企業(yè)有關(guān)業(yè)務(wù)部門，甚至可以服務(wù)于社會(huì)和外部單位。這樣檔案管理部門為提升企業(yè)效率和價(jià)值，甚至創(chuàng)造一定的收益都成為可能，其在企業(yè)中的地位可以得到有效提升。

小結(jié)：企業(yè)檔案管理界的各派觀點(diǎn)值得每個(gè)檔案管理工作者認(rèn)真思考，充分認(rèn)識(shí)檔案管理信息化的價(jià)值與面對(duì)的問(wèn)題。筆者經(jīng)過(guò)思考認(rèn)為檔案管理施行信息化有諸多優(yōu)勢(shì)和意義。在工作實(shí)踐中，需要檔案管理從業(yè)者根據(jù)企業(yè)不同情況，趨利避害、因勢(shì)利導(dǎo)開展信息化工作，避免一些因信息化帶來(lái)的問(wèn)題，同時(shí)積極放大信息化的優(yōu)勢(shì)和能量，探索出適合自身企業(yè)需要的檔案管理信息化創(chuàng)新工作方法。

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作者簡(jiǎn)介：沈潔，上海申通地鐵集團(tuán)有限公司檔案室副主任，學(xué)歷：大學(xué)，職稱：館員。