檔案館工作規(guī)則及其對(duì)檔案管理的指導(dǎo)作用

摘 要：當(dāng)前隨著國(guó)家對(duì)檔案工作的越來(lái)越重視，檔案館也應(yīng)該主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，加大對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新力度。從當(dāng)前看，檔案館檔案管理工作面臨著檔案信息化建設(shè)滯后，檔案精準(zhǔn)化服務(wù)能力相對(duì)不足的現(xiàn)實(shí)困境。因此有必要以檔案館工作規(guī)則作為指引，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，主動(dòng)地引進(jìn)信息技術(shù)，采取多元化的檔案信息收集模式，打造多元服務(wù)鏈服務(wù)管理模式，給予檔案信息資源安全足夠的重視，切實(shí)保障檔案信息資源能夠得到合理利用和開(kāi)發(fā)，充分體現(xiàn)檔案館檔案管理工作的價(jià)值和作用。

關(guān)鍵詞：檔案館;工作規(guī)則;檔案管理;實(shí)施路徑

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展，對(duì)新時(shí)期檔案館檔案管理工作產(chǎn)生了深刻影響，特別是在國(guó)家治理體系與治理能力現(xiàn)代化背景下，要求檔案館也要與時(shí)俱進(jìn)不斷地提升檔案治理能力。新時(shí)期，檔案館檔案管理工作面臨著諸多困境和問(wèn)題，因此要想提升檔案館檔案管理能力和水平，就需要引進(jìn)更為先進(jìn)的信息技術(shù)和管理理念，同時(shí)也要對(duì)檔案館的工作規(guī)則進(jìn)行完善和創(chuàng)新，遵循檔案館工作規(guī)則，并在其指導(dǎo)下優(yōu)化檔案管理工作是現(xiàn)階段檔案館的一項(xiàng)重要任務(wù)[1 ]。

1 新時(shí)期檔案館檔案管理工作面臨的新挑戰(zhàn)

新時(shí)期檔案館承擔(dān)的工作任務(wù)也越來(lái)越重，特別是隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展，檔案館在檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級(jí)過(guò)程中面臨的內(nèi)外部環(huán)境越來(lái)越復(fù)雜，對(duì)檔案館的管理能力和管理水平提出了更高要求。對(duì)于檔案館而言，不僅面臨著來(lái)自信息化建設(shè)的挑戰(zhàn)，同時(shí)還面臨著檔案館自身轉(zhuǎn)型升級(jí)的挑戰(zhàn)，因此為了更好地推進(jìn)檔案館檔案管理工作，有必要對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行系統(tǒng)分析，并制定科學(xué)合理的應(yīng)對(duì)策略。

1.1 檔案信息資源建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)

檔案館在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中應(yīng)將檔案信息資源建設(shè)作為重要方面加以有效落實(shí)。但從當(dāng)前看，部分檔案館對(duì)于檔案信息資源建設(shè)還存在重視程度不足問(wèn)題，特別是部分檔案館的主要領(lǐng)導(dǎo)受到傳統(tǒng)思想的束縛，認(rèn)為檔案館工作應(yīng)以檔案信息資源的保管和利用為主，對(duì)于檔案信息資源開(kāi)發(fā)的重視程度不足，導(dǎo)致檔案館的檔案信息工作僅局限在檔案資源管理方面，忽略了對(duì)檔案信息化建設(shè)以及檔案工作信息技術(shù)管理。在具體檔案信息資源建設(shè)過(guò)程中還存在以下兩方面問(wèn)題。一方面，當(dāng)前檔案館在信息化建設(shè)過(guò)程中并沒(méi)有結(jié)合檔案館自身發(fā)展實(shí)際需要，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)對(duì)于檔案館的自身發(fā)展推動(dòng)作用十分有限，現(xiàn)有的技術(shù)難以為檔案管理工作提質(zhì)增效提供相應(yīng)的技術(shù)支撐。另一方面，檔案館在引進(jìn)軟硬件設(shè)備過(guò)程中并沒(méi)有結(jié)合檔案館信息資源建設(shè)的實(shí)際需要，導(dǎo)致軟硬件設(shè)施和檔案管理系統(tǒng)與檔案館檔案信息資源開(kāi)發(fā)存在銜接問(wèn)題，影響了系統(tǒng)之間的對(duì)接和檔案信息資源共享，在一定程度上減緩了檔案館信息化建設(shè)。

1.2 檔案精準(zhǔn)服務(wù)面臨的挑戰(zhàn)

當(dāng)前，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)不斷發(fā)展，廣大人民群眾對(duì)檔案服務(wù)也提出了更高要求，檔案館在精準(zhǔn)服務(wù)方面應(yīng)大膽改革創(chuàng)新。但從當(dāng)前看，部分檔案館在檔案精準(zhǔn)服務(wù)過(guò)程中仍然屬于被動(dòng)導(dǎo)向模式。一方面，檔案館并沒(méi)有樹(shù)立“以用戶為中心”的檔案思想，在檔案服務(wù)過(guò)程中更多是面向多數(shù)大眾的一般性服務(wù)，并沒(méi)有對(duì)用戶信息和需求進(jìn)行深入挖掘和整合，也沒(méi)有了解當(dāng)前廣大人民群眾對(duì)于檔案館信息資源建設(shè)的實(shí)際需要，對(duì)于廣大人民群眾檔案信息需求動(dòng)向掌握得不夠全面，難以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)與用戶需求的有效銜接，在一定程度上影響了檔案館檔案信息服務(wù)質(zhì)量。另一方面，在檔案資源建設(shè)過(guò)程中，對(duì)檔案館工作規(guī)則沒(méi)有進(jìn)行完善和創(chuàng)新，當(dāng)前隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案館的檔案管理工作也出現(xiàn)了很多新情況和新問(wèn)題，相應(yīng)的檔案館的工作規(guī)則也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)地進(jìn)行創(chuàng)新和完善，但由于主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于相關(guān)工作重視程度不足，工作人員在檔案管理工作過(guò)程中更愿意沿用傳統(tǒng)模式和傳統(tǒng)思路，導(dǎo)致檔案館工作規(guī)則過(guò)于陳舊，難以對(duì)當(dāng)前檔案管理工作發(fā)揮指導(dǎo)性作用[2 ]。

2 以檔案館工作規(guī)則為指導(dǎo)優(yōu)化檔案資源建設(shè)與服務(wù)

2.1 采用多樣化檔案信息數(shù)據(jù)收集模式

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案館所收集的檔案形式也越來(lái)越多元化，很多單位在信息技術(shù)的支撐之下形成了大量需要保存的結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化的電子檔案，這些電子檔案不僅數(shù)量龐雜，而且分布分散，需要檔案館在檔案信息收集過(guò)程中找到切實(shí)可行的解決方案。這就需要檔案館在檔案信息資源收集過(guò)程中要看到電子檔案海量、異構(gòu)、分布分散的特點(diǎn)，主動(dòng)地借助大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)對(duì)分散在各單位的海量檔案信息進(jìn)行收集，并要存儲(chǔ)到檔案館的檔案信息系統(tǒng)之中，并建立專門(mén)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)用于檔案資源的存儲(chǔ)和管理。同時(shí)要對(duì)檔案館的工作規(guī)則進(jìn)行優(yōu)化，要結(jié)合當(dāng)前數(shù)據(jù)檔案的特點(diǎn)，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，為檔案信息資源的收集提供相應(yīng)依據(jù)。通過(guò)多樣化檔案信息數(shù)據(jù)收集模式的構(gòu)建，能夠?qū)⒎稚⒌臋n案信息進(jìn)行有效整合，為檔案館檔案資源建設(shè)提供重要基礎(chǔ)。

2.2 打造多元服務(wù)鏈服務(wù)管理模式

當(dāng)前廣大人民群眾對(duì)于檔案館的檔案信息提出了更為多樣化，要求檔案館也應(yīng)對(duì)檔案資源進(jìn)行有效開(kāi)發(fā)，更好地滿足廣大人民群眾的檔案需求，在實(shí)施過(guò)程中要以檔案館工作規(guī)則的制定和完善作為依據(jù)，并明確“以用戶為中心”思想，打造多元服務(wù)鏈服務(wù)管理模式，進(jìn)一步提升檔案館檔案信息資源的利用效率，更好地服務(wù)本地經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，服務(wù)廣大人民群眾。檔案館在信息資源開(kāi)發(fā)過(guò)程中，要注重對(duì)本地檔案的特色資源開(kāi)發(fā)，在做好傳統(tǒng)服務(wù)工作的同時(shí)還應(yīng)該豐富服務(wù)手段，創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容，靈活地運(yùn)用各種服務(wù)方式為廣大人民群眾提供多樣化的檔案服務(wù)，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案館的服務(wù)范圍，提升檔案館的服務(wù)效率。形成檔案信息資源整合、檔案知識(shí)傳遞、檔案信息開(kāi)發(fā)等多元一體的檔案服務(wù)鏈條。同時(shí)還要對(duì)檔案信息資源進(jìn)行深度挖掘，并結(jié)合大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)提煉出對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)有用的檔案信息。

2.3 基于規(guī)則法規(guī)優(yōu)化檔案安全管理模式

隨著檔案信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，大量的檔案數(shù)據(jù)信息成為了檔案館開(kāi)展工作的主要對(duì)象，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，數(shù)據(jù)檔案信息在安全方面出現(xiàn)了很多新情況和新特征，這時(shí)就需要檔案館基于規(guī)則法規(guī)對(duì)檔案安全管理機(jī)制制度進(jìn)行創(chuàng)新和完善，打造檔案安全管理模式，切實(shí)保障檔案館數(shù)據(jù)信息安全，為后續(xù)開(kāi)發(fā)和利用創(chuàng)造有利條件，一方面，檔案館主要領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到檔案信息安全工作的重要性并完善相應(yīng)的制度規(guī)制，加大安全制度的落實(shí)力度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員教育培訓(xùn)，進(jìn)一步提升檔案管理人員的安全意識(shí)。另一方面，要通過(guò)設(shè)置系統(tǒng)權(quán)限，安裝必要的防火墻等技術(shù)手段，切實(shí)保障檔案館信息數(shù)據(jù)安全，通過(guò)檔案安全管理模式的打造，為檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用創(chuàng)造有利條件。

3 檔案館工作規(guī)則指導(dǎo)下檔案管理工作的注意事項(xiàng)

3.1 檔案館工作規(guī)則的相互借鑒與動(dòng)態(tài)調(diào)整

在檔案館信息化建設(shè)過(guò)程中，不同的檔案館在工作規(guī)則制定過(guò)程中都與本檔案館的實(shí)際相結(jié)合，但同時(shí)也存在標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范不完善的地方。因此檔案館在工作機(jī)制制定過(guò)程中既要借鑒國(guó)家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，也要加強(qiáng)檔案館之間的溝通交流。這樣才能夠確保本檔案館的工作機(jī)制具有一定的兼容性，同時(shí)也有助于上級(jí)部門(mén)檔案與文件業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的貫徹和落實(shí)。此外，隨著信息化的不斷推進(jìn)，檔案館工作規(guī)范也要與時(shí)俱進(jìn)不斷的進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整，這樣才能夠更好地切合跟檔案館的管理工作開(kāi)展。

3.2 檔案館工作規(guī)則應(yīng)注重一體化建設(shè)

檔案館工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工作，檔案館工作規(guī)則作為指引各項(xiàng)工作開(kāi)展的重要依據(jù)，應(yīng)與檔案管理工作相契合并注重一體化建設(shè)。檔案館工作規(guī)則要將標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范作為建設(shè)重點(diǎn)，要將紙質(zhì)檔案與電子檔案進(jìn)行區(qū)分，形成兩套業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)規(guī)范，切實(shí)提升檔案館檔案管理工作的水平和能力。特別是在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中要注重業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)和評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)制定的相關(guān)要求，確保檔案館所制定的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范符合國(guó)家的相關(guān)要求，也切合檔案館工作實(shí)際，形成一體化的管理模式[3 ]。

3.3 提升檔案館數(shù)字信息規(guī)范的操作性

當(dāng)前隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為檔案館檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造了有利條件，檔案館在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中要進(jìn)一步提升檔案館數(shù)字信息規(guī)范的操作性。一方面，要與本地知名的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)進(jìn)行合作，結(jié)合檔案館數(shù)字信息建設(shè)的實(shí)際需要，完善相應(yīng)的軟件設(shè)施和數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)，確保所打造的檔案數(shù)字信息系統(tǒng)能夠與其他平臺(tái)相兼容，確保檔案信息資源能夠互聯(lián)互通。另一方面，要制定嚴(yán)格的檔案數(shù)字信息規(guī)范操作標(biāo)準(zhǔn)，特別是要加大對(duì)檔案工作人員的檔案信息教育培訓(xùn)，讓檔案工作人員掌握必要的檔案按信息技術(shù)，這樣在工作開(kāi)展過(guò)程中才能夠按照相應(yīng)的操作規(guī)范，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行收集整理開(kāi)發(fā)和利用，確保檔案信息資源能夠發(fā)揮其應(yīng)有作用。

總之，新形勢(shì)下，檔案館在檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中要注重工作規(guī)則的制定和完善，要充分發(fā)揮檔案館工作規(guī)則的指導(dǎo)性作用，進(jìn)一步提升檔案管理的系統(tǒng)性和可操作性。在具體實(shí)施過(guò)程中，既要注重對(duì)檔案館工作制度機(jī)制的動(dòng)態(tài)調(diào)整，也要對(duì)檔案管理工作的具體模式進(jìn)行創(chuàng)新和完善，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和利用。

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作者簡(jiǎn)介：李利巖，大學(xué)學(xué)歷，吉林省醫(yī)療保障事業(yè)管理中心副主任，研究方向：醫(yī)療保障業(yè)務(wù)檔案管理。