大數(shù)據(jù)時(shí)代地方高校檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)問題與推進(jìn)策略探討

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代環(huán)境下，積極推動(dòng)地方高校檔案信息化管理不但可以進(jìn)一步提高地方高校管理水平，同時(shí)還可以加快促進(jìn)學(xué)校管理工作趨向于智能化、現(xiàn)代化?，F(xiàn)階段，社會(huì)信息化技術(shù)廣泛應(yīng)用，高校檔案信息化管理工作也由此步入新的發(fā)展時(shí)期，迎來了重大挑戰(zhàn)以及機(jī)遇，如果能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理信息化目標(biāo)，則可以使檔案管理工作效率顯著提升，為地方高校的各項(xiàng)工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。但是由于目前國內(nèi)地方高校信息化檔案管理工作存在諸多問題，必須要通過科學(xué)化的方式進(jìn)行妥善處理，從而進(jìn)一步提高地方高校檔案信息化管理水平?；诖?，本文圍繞大數(shù)據(jù)時(shí)代地方高校檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)問題與推進(jìn)策略展開深入探析。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;地方高校;檔案;信息化管理

信息化檔案管理是檔案管理工作深化改革過程中一個(gè)發(fā)展方向，信息化檔案管理工作涉及的信息規(guī)模非常龐大，可以為檔案使用者提供非常全面、詳細(xì)的檔案信息量?，F(xiàn)階段，高校信息化檔案管理建設(shè)仍處于探索階段，運(yùn)用合理化的方式對(duì)該方面問題進(jìn)行妥善處理是地方高校推進(jìn)檔案管理建設(shè)工作過程中的重要途徑。由于各方面因素的影響，國內(nèi)地方高校檔案信息化建設(shè)工作的發(fā)展時(shí)間相對(duì)較短、起步較晚，并且在檔案信息化管理方面存在諸多問題，如信息化基礎(chǔ)設(shè)施比較落后、人才信息化管理意識(shí)淡薄等。在大數(shù)據(jù)時(shí)代深化變革的環(huán)境之下，地方高校檔案管理必須要切實(shí)滿足數(shù)據(jù)時(shí)代轉(zhuǎn)型發(fā)展需求，扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)檔案管理工作理念，加快推動(dòng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，對(duì)各項(xiàng)資源進(jìn)行整合，優(yōu)化創(chuàng)新檔案信息化管理機(jī)制。近幾年，隨著高等教育體制改革逐步深化，地方高校學(xué)生的人數(shù)占比越來越高，無論是檔案數(shù)量，還是檔案種類、來源、內(nèi)容均越來越多，并且檔案形式逐漸趨向于多元化、復(fù)雜化，檔案工作在學(xué)校管理工作過程中變的愈發(fā)重要，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為地方高校發(fā)展過程中亟待解決的一個(gè)問題。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代地方高校檔案信息化管理的內(nèi)涵以及重要性

1.地方高校檔案信息化管理的內(nèi)涵

高校檔案主要是指高等學(xué)校在開展教學(xué)、科研、管理以及其他活動(dòng)過程中所形成的信息數(shù)據(jù)，包括聲像、圖片、文字等一系列內(nèi)容，是高校中的重要信息資源，其不但可以充分、全面的展現(xiàn)高等院校的教育教學(xué)水平，同時(shí)還是切實(shí)維護(hù)高校面貌的一項(xiàng)重要工作。加快推動(dòng)檔案管理信息化是檔案管理工作開展過程中的核心，其中檔案管理信息化主要是指通過現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，對(duì)檔案信息資料進(jìn)行整理分析，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的科學(xué)化、合理化應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案信息共用共享的目的。高校檔案信息化建設(shè)主要是為了提高檔案資源的利用率，結(jié)合學(xué)校實(shí)際發(fā)展需求，大規(guī)模建設(shè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，對(duì)照片、紙質(zhì)檔案、音頻資料等進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)。高校檔案管理信息化建設(shè)是中國高校推動(dòng)數(shù)字化校園建設(shè)過程中的核心內(nèi)容，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)檔案資源向數(shù)字化、信息化轉(zhuǎn)變的一條重要途徑，可以有效提升中國高校檔案資源的利用率，其最終目的是加快推動(dòng)中國高校館藏信息資源數(shù)字化，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作進(jìn)行轉(zhuǎn)變，為學(xué)校、社會(huì)等各方提供高質(zhì)量服務(wù)，推動(dòng)高校檔案工作逐步趨向于規(guī)范化、數(shù)字化。

2.地方高校檔案信息化管理的重要性

其一，提高檔案管理工作的實(shí)際效率，嚴(yán)格控制各項(xiàng)管理成本。對(duì)于國內(nèi)諸多高校來講，檔案管理是非常重要的一項(xiàng)工作，檔案管理工作水平將會(huì)對(duì)檔案資源的價(jià)值產(chǎn)生直接影響，同時(shí)還極有可能會(huì)阻礙高校管理現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。地方高校檔案資源相對(duì)比較豐富，但受到管理模式、存儲(chǔ)空間等一系列外部因素的嚴(yán)重影響，導(dǎo)致檔案資源未得到充分利用，資源存在分散，并且管理成本也非常高，利用率較低等。開展檔案信息化管理工作時(shí)，借助信息技術(shù)可以優(yōu)化創(chuàng)新檔案管理模式，把分散的檔案信息資源進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化管理。一方面能夠有效提升檔案信息管理效率，防止出現(xiàn)檔案由于長期管理而產(chǎn)生丟失、錯(cuò)亂等問題，保證檔案信息資源的完整性，使檔案資源的價(jià)值得到進(jìn)一步提升;另一方面實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化的目的，還能夠?qū)n案管理過程中的成本進(jìn)行嚴(yán)格管控，提高檔案資源利用效率。

其二，提升檔案信息質(zhì)量以及各項(xiàng)決策的合理性。地方高校制訂管理決策時(shí)，為了保證所制訂決策的完整性以及合理性，實(shí)現(xiàn)資源的有效配置，提高資源利用率，那么首先要進(jìn)一步完善與豐富各類信息資源。檔案信息資源具備諸多突出優(yōu)勢，如來源廣泛、可靠性相對(duì)較高、種類豐富等，而地方高校在制訂決策的過程之中，也會(huì)將這些檔案信息資源作為一項(xiàng)重要參考。積極推動(dòng)檔案信息管理還能夠提高高校所制訂決策的合理性以及科學(xué)性，同時(shí)還可以利用現(xiàn)代化數(shù)據(jù)對(duì)相關(guān)分析技術(shù)進(jìn)行深度挖掘，提高各項(xiàng)信息技術(shù)的價(jià)值，為高校各個(gè)部門的決策制訂提供重要參考。

其三，增強(qiáng)檔案社會(huì)服務(wù)能力，滿足檔案信息發(fā)展時(shí)日益多元化的需求。檔案信息化服務(wù)實(shí)質(zhì)上是檔案管理工作在發(fā)展過程中的一個(gè)主流方向，可以有效滿足檔案管理方面的實(shí)際需求。在傳統(tǒng)模式下，檔案管理工作服務(wù)范圍非常有限，并且各類檔案資源的價(jià)值沒有充分展現(xiàn)。而實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理之后能夠從本質(zhì)上處理檔案查詢、利用等諸多層面所存在的約束，為高校各個(gè)部門提供高質(zhì)量服務(wù)，進(jìn)一步拉近高校、用戶間的交流，發(fā)揮相應(yīng)的功能。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代地方高校檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)問題

1.檔案管理思想落后，管理意識(shí)淡薄

在大數(shù)據(jù)時(shí)代環(huán)境下，地方高校若想實(shí)現(xiàn)高校信息資源現(xiàn)代化，那么必須要高度重視檔案管理工作，但是由于各方面因素影響，中國諸多高校并不重視檔案管理工作，高校領(lǐng)導(dǎo)階層缺乏對(duì)檔案管理的正確認(rèn)知，未從宏觀層面對(duì)檔案管理在學(xué)校工作過程中的重要地位進(jìn)行分析。同時(shí)，高校一些檔案工作者也存在墨守成規(guī)、不思進(jìn)取等一系列問題，這些人受到傳統(tǒng)思維觀念影響，在檔案管理工作方面不求創(chuàng)新，只求安于現(xiàn)狀。高校的領(lǐng)導(dǎo)人員、檔案管理工作人員并未深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性以及必要性，管理意識(shí)相對(duì)比較薄弱，對(duì)高校檔案管理信息化產(chǎn)生了不利影響。另外，國內(nèi)諸多高校的檔案管理工作人員并非專業(yè)人士，甚至一些人員并不是通過嚴(yán)格招聘而來，絕大多數(shù)檔案管理人員均沒有經(jīng)過專業(yè)化、系統(tǒng)化教育或者培訓(xùn)，沒有掌握檔案管理方面的理論知識(shí)，而且實(shí)際操作技能相對(duì)較低。在一些二級(jí)學(xué)院中，甚至沒有配備專門的檔案管理人員，而是由教學(xué)管理人員兼任，并且變動(dòng)十分頻繁，正是由于兼職，導(dǎo)致檔案管理工作水平相對(duì)較低，影響了檔案管理工作的發(fā)展。所以，必須要根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際狀況，根據(jù)目前中國經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展?fàn)顩r，制訂合理、完善的檔案管理工作方針，強(qiáng)化相關(guān)管理人員的意識(shí)。

2.數(shù)字化向數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)化不夠，檔案信息化管理系統(tǒng)兼容性不強(qiáng)

高校在推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)建設(shè)工作的過程之中，檔案數(shù)字化檔案是一項(xiàng)重要工作，如果沒有數(shù)字化工作作為重要支撐，那么檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)更是無從談起。對(duì)于大部分高校檔案管理工作來講，其檔案資源均以紙質(zhì)檔案、磁盤、照片、音頻資料等為主，雖然近些年隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，國內(nèi)各大高校也在積極推動(dòng)無紙化辦公，電子化檔案逐步增多，但是數(shù)據(jù)收集、收據(jù)管理工作仍不夠規(guī)范合理。檔案數(shù)據(jù)化實(shí)質(zhì)上就是檔案數(shù)字化的一種拓展，若檔案數(shù)字化是指通過計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行處理，則檔案數(shù)據(jù)化則是指充分應(yīng)用檔案信息資源，但是國內(nèi)諸多高校的檔案管理部門在開展各項(xiàng)工作的過程之中，僅僅注重檔案數(shù)字化工作的發(fā)展規(guī)模，并不會(huì)對(duì)其價(jià)值進(jìn)行分析，進(jìn)而導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)化成果質(zhì)量、作用等受到嚴(yán)重影響。所以，在推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的過程之中，必須要樹立堅(jiān)定、正確的檔案數(shù)據(jù)化理念，數(shù)字化資源均應(yīng)當(dāng)向數(shù)據(jù)化進(jìn)行轉(zhuǎn)變，確保檔案成為具備較高價(jià)值的數(shù)據(jù)。在具體實(shí)踐操作的過程之中，國內(nèi)諸多高校均結(jié)合自身實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r建構(gòu)了一套檔案信息管理系統(tǒng)，但是由于該系統(tǒng)一般是由檔案館或者有關(guān)部門自行構(gòu)建，并沒有實(shí)現(xiàn)與學(xué)校其他部門有效對(duì)接，存在兼容性較差的問題，并且檔案信息資源無法在學(xué)校各個(gè)部門之間實(shí)現(xiàn)共用共享，造成檔案信息資源的利用率較低，檔案資源的收集、整理成本顯著提高，對(duì)檔案信息化管理效率造成不良影響。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代地方高校檔案信息化管理的推進(jìn)策略

1.轉(zhuǎn)變觀念，樹立現(xiàn)代檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

從嚴(yán)格意義上來講，檔案實(shí)質(zhì)上是一種具備較高價(jià)值的資源，而開展檔案管理工作的核心便是使檔案資源的價(jià)值、服務(wù)質(zhì)量得到進(jìn)一步提升。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，地方高校應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r以及需求，積極應(yīng)用現(xiàn)代化管理模式，消除傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，把檔案作為一項(xiàng)具有較高價(jià)值的財(cái)富，對(duì)檔案信息化管理工作給予密切關(guān)注。與此同時(shí)，還必須深入貫徹堅(jiān)持新型發(fā)展理念，將大數(shù)據(jù)思維引入到檔案管理工作過程之中，促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，對(duì)現(xiàn)有檔案資源進(jìn)行整理，對(duì)檔案資源的價(jià)值進(jìn)行挖掘，拓寬檔案服務(wù)功能，推動(dòng)檔案管理工作趨向于現(xiàn)代化、專業(yè)化。同時(shí)，還要高度重視信息化人才隊(duì)伍建設(shè)工作，對(duì)于檔案信息化管理工作來講，其具備較強(qiáng)的專業(yè)性，組建一支綜合素質(zhì)高、專業(yè)技術(shù)能力強(qiáng)的管理團(tuán)隊(duì)是地方高校推動(dòng)檔案信息化管理工作過程中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，同時(shí)也是國內(nèi)諸多高校在開展檔案信息化管理工作過程中的重點(diǎn)工作以及難點(diǎn)工作。地方高校在組建專業(yè)化人才隊(duì)伍的過程之中，需要把檔案信息化人才歸類至人才建設(shè)規(guī)劃領(lǐng)域，積極引進(jìn)檔案信息化人才，并通過多元化的方式進(jìn)一步提升檔案管理者、工作人員的信息素養(yǎng)，從而為進(jìn)一步推動(dòng)檔案信息化管理工作提供重要保障。

2.加快整合檔案信息資源，提高檔案信息管理效能

從本質(zhì)意義上來講，檔案信息資源整合就是從多個(gè)維度、多個(gè)層面挖掘檔案信息資源的價(jià)值，從而妥善處理檔案管理部門與其他部門之間在溝通交流過程中所存在的復(fù)雜化問題，在推動(dòng)檔案信息資源共用共享方面發(fā)揮著重要作用。在對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整合的過程之中，主要可以從兩個(gè)方面入手，一是必須要做好頂層設(shè)計(jì)工作，結(jié)合學(xué)校實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，制訂檔案信息資源整合規(guī)劃，并通過合理化的方式推動(dòng)信息共享機(jī)制的建構(gòu)，確保學(xué)校每一個(gè)系統(tǒng)與學(xué)校其他系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，如人事系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)等，真正意義上實(shí)現(xiàn)信息資源的共用共享，確保檔案信息資源可以為各個(gè)部門的決策制訂提供重要參考。在業(yè)務(wù)方面也必須要實(shí)現(xiàn)協(xié)同對(duì)接的目的，從而是為檔案信息資源的整合奠定良好基礎(chǔ);二是高校在開展檔案管理工作中，還必須要引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，結(jié)合實(shí)際需求整合檔案資源，并挖掘其中所蘊(yùn)含的價(jià)值，找出不同資源之間所存在的關(guān)聯(lián)性，然后從多個(gè)維度對(duì)資源進(jìn)行剖析，挖掘資源中所蘊(yùn)藏的實(shí)際價(jià)值。同時(shí)，為了進(jìn)一步提高檔案資源的價(jià)值，地方高校還應(yīng)當(dāng)充分考慮用戶的實(shí)際需求，對(duì)服務(wù)方式進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，通過微信、微博等各種網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)開展多元化的檔案服務(wù)，擴(kuò)大檔案資源的應(yīng)用范圍，充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值，逐步提升檔案管理水平。

四、結(jié)束語

總而言之，隨著中國科技水平的提升，社會(huì)上的各個(gè)行業(yè)均在發(fā)生著重大變化，而地方高校檔案管理工作也因此而產(chǎn)生了重大變革，即逐步趨向于信息化、智能化，工作效率大大提升，并且檔案資源的價(jià)值得到充分展現(xiàn)，但是也要正視檔案信息化管理工作過程中所存在的問題，妥善處理、積極完善各項(xiàng)規(guī)章制度，進(jìn)而提高我國高校的檔案信息化管理水平。

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（作者單位：昭通市檔案館）

作者簡介：張仁芬（1973—），女，漢族，云南昭通人，副研究館員，本科，研究方向：檔案信息化