事業(yè)單位人事檔案信息化管理的思考

袁承英

摘 要：本文對(duì)事業(yè)單位人事檔案信息化管理進(jìn)行簡(jiǎn)要概述，并對(duì)信息化檔案管理的重要性進(jìn)行良好分析。還對(duì)目前事業(yè)單位人事管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了有效思考，最后對(duì)事業(yè)單位中人事檔案的信息化管理策略進(jìn)行了深入的研究與探討。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;信息化管理

目前的事業(yè)單位，在很多方面都已經(jīng)進(jìn)行了信息技術(shù)應(yīng)用，但是在人事檔案管理方面卻依舊采用傳統(tǒng)的管理方式。這也讓目前的事業(yè)單位人事檔案管理出現(xiàn)很多缺陷，在這樣的情況下，應(yīng)該對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行良好的應(yīng)用，以此來讓事業(yè)單位在人事管理方面得到更加良好的發(fā)展。

一、事業(yè)單位人事檔案信息化管理的相關(guān)概述

信息化的檔案管理工作指的是電子化的檔案管理工作，即利用互聯(lián)網(wǎng)來對(duì)相關(guān)的人事檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理。一方面，通過這樣的方式可以讓事業(yè)單位人事檔案管理人員更少的出現(xiàn)管理失誤，所有的數(shù)值都由電腦來進(jìn)行精密計(jì)算，讓人事檔案管理人員的工作量得到減少。另一方面，在將人事檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理放入電腦后，會(huì)增加檔案的安全系數(shù)，并且為紙質(zhì)檔案做了備份，如果紙質(zhì)的重要檔案出現(xiàn)了丟失情況，可以通過電腦備份再打印一份相關(guān)檔案。另外，在事業(yè)單位的人事檔案管理中，還有著檔案管理制度等其他方面需要進(jìn)行改進(jìn)，通過在事業(yè)單位中，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理，能夠提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理目標(biāo)。在信息化建設(shè)基礎(chǔ)上，能夠在進(jìn)行人事資料變動(dòng)時(shí)，不再受到時(shí)空局限，將其動(dòng)態(tài)性特征凸顯出來，實(shí)現(xiàn)對(duì)于人事調(diào)整的動(dòng)態(tài)管理，同時(shí)，也會(huì)降低檔案管理人員的工作強(qiáng)度和壓力。而且，在信息化管理之下，能夠?qū)τ谑聵I(yè)單位人員的具體表現(xiàn)，進(jìn)行準(zhǔn)確記錄，利于實(shí)現(xiàn)記錄的保存，讓檔案資料更加規(guī)范，整個(gè)流程也更加高效、便捷，具有較強(qiáng)的人性化優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)工作效率的提高。另外，通過人事檔案管理的信息化，也能夠讓檔案信息在查詢的時(shí)候，更加便捷，并且提高各項(xiàng)人事決策的科學(xué)性。管理者在針對(duì)人事調(diào)整做出決策之前，也要利用人事檔案資料開展人員的甄選。通過信息化的人事檔案管理，在這樣的模式下，能夠讓信息和資料的查詢更加快捷。信息化的人事檔案管理以計(jì)算機(jī)技術(shù)為依托，可以實(shí)現(xiàn)多樣化的查詢手段，如高級(jí)檢索、快速檢索，不僅能夠?qū)τ诩堎|(zhì)檔案的存放位置，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)定位，而且還能夠?qū)τ谌藛T的各項(xiàng)基本信息，如出勤、獎(jiǎng)懲、業(yè)績(jī)等信息獲取更加便捷。相比較傳統(tǒng)的檔案查詢方式來說，信息化人事檔案管理能夠在人員信息資料查詢和應(yīng)用的過程更加便利，為人事決策提供有力的信息資料的支撐和依據(jù)。以上便是關(guān)于事業(yè)單位人事檔案信息化管理的相關(guān)概述。

二、信息化檔案管理的重要性

1.人才方面的發(fā)展需求

人事檔案可以理解為是一些過去人才發(fā)展的重要資料，是對(duì)過往一段時(shí)間人員流動(dòng)的真實(shí)反映與客觀說明。隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的興起，人事檔案已經(jīng)越來越多，很多的相關(guān)內(nèi)容已經(jīng)無(wú)法進(jìn)行記錄，另外很多人事檔案都代表著人才方面的發(fā)展，如果不對(duì)人事檔案管理進(jìn)行科學(xué)化的改革與轉(zhuǎn)型，人才方面的發(fā)展需求將沒有辦法得到有效滿足。因此，電子檔案有著難以想象的重要性。

2.檔案方面的發(fā)展需求

除了人才方面的發(fā)展需求外，檔案方面的發(fā)展需求也是體現(xiàn)電子檔案管理重要性的主要原因。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以對(duì)如今的相關(guān)檔案進(jìn)行處理，只有科學(xué)化且數(shù)據(jù)化的電子管理模式可以有效地處理當(dāng)代檔案，讓所有的檔案與資料電子化，更加容易對(duì)其進(jìn)行保存，并且也更加具有保密性，對(duì)檔案進(jìn)行管理的過程中，會(huì)讓具體的檔案更加安全。由此可見，信息化的電子檔案管理有著難以想象的重要程度。

三、事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)的風(fēng)險(xiǎn)探析

1.事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)儲(chǔ)存的風(fēng)險(xiǎn)

在對(duì)事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)的風(fēng)險(xiǎn)中，檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的風(fēng)險(xiǎn)便是其中之一。目前的國(guó)家相關(guān)部門已經(jīng)對(duì)政務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一存儲(chǔ)進(jìn)行了大力推動(dòng)，與此同時(shí)，還鼓勵(lì)了信息共享。為了讓相關(guān)的建設(shè)成本得到一定程度上的降低，很多事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)還是要根據(jù)相關(guān)要求進(jìn)行存儲(chǔ)，并且由當(dāng)?shù)貐^(qū)域的云計(jì)算中心進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)據(jù)管理。面對(duì)這樣的存儲(chǔ)模式，事業(yè)單位人事檔案的相關(guān)電子數(shù)據(jù)將面臨很多問題，其中包括了安全責(zé)任無(wú)法分清、對(duì)風(fēng)險(xiǎn)處置的能力欠缺與病毒風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)很高等多個(gè)方面。所以，要對(duì)相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)儲(chǔ)存系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)的改革，對(duì)新型的檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)行研發(fā)，通過技術(shù)上的進(jìn)步來彌補(bǔ)相應(yīng)的安全風(fēng)險(xiǎn)。因此，在事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)中，人事數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的風(fēng)險(xiǎn)是主要的風(fēng)險(xiǎn)之一。

2.共享環(huán)境下事業(yè)單位人事信息的檔案風(fēng)險(xiǎn)

事業(yè)單位中的有關(guān)信息和農(nóng)業(yè)、林業(yè)、海洋等相關(guān)部門審批的信息、交易的信息等應(yīng)該進(jìn)行實(shí)時(shí)互通的共享。國(guó)土資源、民政、公安、稅務(wù)、財(cái)政、工商、審計(jì)、金融和統(tǒng)計(jì)部門應(yīng)該對(duì)事業(yè)單位人事的有關(guān)信息進(jìn)行互通共享。以上內(nèi)容是《事業(yè)單位人事條例》中的相關(guān)規(guī)定，在對(duì)事業(yè)單位人事信息進(jìn)行共享的過程中，會(huì)有著兩種較為常用的方式，其中包括了數(shù)據(jù)共享平臺(tái)與網(wǎng)絡(luò)專線共享。在進(jìn)行數(shù)據(jù)共享的過程中可以對(duì)身份認(rèn)證系統(tǒng)進(jìn)行啟動(dòng)，并且對(duì)保密協(xié)議進(jìn)行簽訂，還可以對(duì)安全的防范機(jī)制進(jìn)行良好的建立。但是這樣的方式依舊存在著相應(yīng)的弊端，那便是不能對(duì)數(shù)據(jù)的使用者進(jìn)行行為上的約束。在進(jìn)行信息共享時(shí)，所覆蓋的范圍越大，那么對(duì)信息數(shù)據(jù)有接觸的用戶將會(huì)越多，并且信息安全的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)變得更加巨大。

四、目前事業(yè)單位人事管理的現(xiàn)狀

1.缺少數(shù)字化的管理模式

在對(duì)事業(yè)單位的人事檔案進(jìn)行管理時(shí)，有著很多問題還沒有得到解決，其中便包括了缺少數(shù)字化的管理方式。應(yīng)該在人事檔案管理過程中將傳統(tǒng)的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒墓芾砟Ｊ?，但是這樣的模式轉(zhuǎn)換卻沒有在實(shí)際情況中得到具體實(shí)施，在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式下，因?yàn)槿耸聶n案過多會(huì)出現(xiàn)管理失誤情況，這也降低了人事檔案管理人員在具體工作中的效率。所以，缺少數(shù)字化的管理模式已經(jīng)是當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作中不得不解決的問題之一。

2.缺少相應(yīng)的管理人才

除了缺少數(shù)字化的人事檔案管理模式外，在事業(yè)單位的人事檔案管理過程中，還缺少相應(yīng)的人才。在目前的人事檔案管理工作中，檔案管理人員的老齡化程度十分嚴(yán)重，一般情況下都是由中年人來?yè)?dān)任事業(yè)單位檔案管理人員，這樣的管理人員對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)并不熟悉，而且在人事檔案管理工作中也沒有太多的互聯(lián)網(wǎng)人才，這也導(dǎo)致了人事檔案管理工作沒有相應(yīng)的人才來讓其適應(yīng)目前形勢(shì)。缺少相應(yīng)的管理人才這一問題應(yīng)該抓緊解決。

3.對(duì)人事檔案管理缺乏重視

在目前的事業(yè)單位人事檔案管理中，對(duì)人事檔案管理缺少重視程度也已經(jīng)是較為重要的問題。在目前的事業(yè)單位人事檔案管理中，很多工作人員都對(duì)此不重視，這也導(dǎo)致了很多人事檔案管理人員對(duì)此不重視，所以也很少有人會(huì)利用人事檔案，這也讓人事檔案室長(zhǎng)期處于無(wú)人問津的狀態(tài)。面對(duì)這樣的情況，人事檔案管理工作已經(jīng)失去了意義，因此在這樣的事業(yè)單位檔案管理工作中，對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理不重視這一問題一定要得到解決。

4.沒有對(duì)人事檔案進(jìn)行良好的利用

在以往的事業(yè)單位人事檔案中，并沒有良好的對(duì)這些檔案信息進(jìn)行應(yīng)用，這也是對(duì)此方面缺少重視程度的主要原因。在這樣的情況下，人事檔案將會(huì)變得越來越形式化，缺少一定的實(shí)用性。應(yīng)該對(duì)目前的信息技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，讓相應(yīng)的人事檔案信息得到應(yīng)有的利用。這也是事業(yè)單位人事檔案管理中的重要問題之一。

5.信息化人事檔案管理制度的缺失

在事業(yè)單位的人事檔案管理中，如果想要對(duì)信息化管理模式進(jìn)行使用，一定要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行一定程度上的約束，但是目前的信息化檔案管理并沒有較為統(tǒng)一的信息化人事檔案管理制度，這會(huì)讓信息化檔案管理模式?jīng)]有辦法在實(shí)際情況中得到具體實(shí)施，阻礙了事業(yè)單位人事檔案管理的有效發(fā)展，檔案信息也沒辦法進(jìn)行良好的保護(hù)。因此，信息化人事檔案管理制度的缺失已經(jīng)是不得不解決的問題之一。

五、在事業(yè)單位中對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理的相關(guān)策略

1.對(duì)數(shù)字化的檔案管理模式進(jìn)行建立

如果想要在事業(yè)單位中對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化管理，應(yīng)該對(duì)數(shù)字化的檔案管理模式進(jìn)行建立，此策略是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展。目前的事業(yè)單位人事檔案數(shù)量已經(jīng)達(dá)到了很多的地步，如果人工對(duì)其進(jìn)行處理，難以發(fā)揮出良好的管理效果。應(yīng)該將檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將其存儲(chǔ)在相應(yīng)的智能云盤或計(jì)算機(jī)設(shè)備中。如果想要對(duì)這樣的人事檔案管理效果進(jìn)行實(shí)現(xiàn)，應(yīng)該對(duì)數(shù)字化的人事檔案管理模式進(jìn)行建立。在這樣的情況下，應(yīng)該對(duì)相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行引進(jìn)，完善相關(guān)的信息化管理體系，相關(guān)的事業(yè)單位人事檔案管理人員應(yīng)該對(duì)整個(gè)數(shù)字化管理工作流程進(jìn)行一定程度上的了解。因此，在事業(yè)單位對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化管理的過程中，對(duì)數(shù)字化檔案管理模式進(jìn)行建立是非常有效的策略之一。

2.對(duì)數(shù)字化檔案管理人才進(jìn)行培養(yǎng)

除了對(duì)數(shù)字化人事檔案管理模式進(jìn)行建立，還應(yīng)該對(duì)數(shù)字化檔案管理人才進(jìn)行培養(yǎng)。只有這樣才能夠讓事業(yè)單位的數(shù)字化人事檔案管理得到更進(jìn)一步發(fā)展。在培訓(xùn)過程中，在對(duì)人事檔案管理人才進(jìn)行培養(yǎng)的過程中，應(yīng)該對(duì)培訓(xùn)的目的和內(nèi)容進(jìn)行良好了解，對(duì)檔案管理人才進(jìn)行培養(yǎng)的目的便是對(duì)數(shù)字化管理模式進(jìn)行更加良好的執(zhí)行。在具體的檔案管理人才培養(yǎng)中，可以將具體的培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行兩個(gè)方面的拆分，一方面便是計(jì)算機(jī)與信息化方面的培訓(xùn)，另一方面便是信息化與現(xiàn)代化人事檔案管理方面的培訓(xùn)。通過這兩個(gè)方面的相關(guān)培訓(xùn)，可以讓事業(yè)單位的人事檔案管理人員對(duì)數(shù)字化的檔案管理模式有著詳細(xì)的了解，以此來良好地進(jìn)行事業(yè)單位數(shù)字化人事檔案管理工作。因此，在事業(yè)單位對(duì)人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理過程中，對(duì)數(shù)字化的檔案管理人才進(jìn)行培養(yǎng)是非常重要的策略之一。

3.由檔案管理人員進(jìn)行責(zé)任分?jǐn)?/p>

如果想要在事業(yè)單位中對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化管理，應(yīng)該由人事檔案管理人員進(jìn)行責(zé)任分?jǐn)?。因?yàn)橄嚓P(guān)人員都對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理不夠重視，因此在目前的多數(shù)人事檔案管理工作中，事業(yè)單位檔案資料也沒有得到更加合理的利用，這讓檔案的收集與管理變得沒有意義，所以為了提高相關(guān)人員的重視，應(yīng)該對(duì)管理人員實(shí)施責(zé)任分?jǐn)?。如果事業(yè)單位檔案管理出現(xiàn)了問題，那么責(zé)任應(yīng)該由負(fù)責(zé)此檔案的檔案管理員來承擔(dān)責(zé)任。有著這樣的機(jī)制，就算人事檔案管理制度失去作用也會(huì)對(duì)檔案管理人員產(chǎn)生一種約束。

進(jìn)行相關(guān)的責(zé)任分?jǐn)偤?，可以有效地讓工作人員做到及時(shí)歸還檔案，將歸檔的時(shí)間性、完整程度和準(zhǔn)確率都做到大幅度提升，將所對(duì)應(yīng)的職責(zé)與工作所負(fù)責(zé)任相互連接并計(jì)入到事業(yè)單位相關(guān)考核與技能等級(jí)評(píng)定中。對(duì)表現(xiàn)優(yōu)異的工作人員進(jìn)行各方面的獎(jiǎng)勵(lì)，讓事業(yè)單位員工的工作態(tài)度徹底發(fā)生轉(zhuǎn)變，使得員工不再僅僅是按照制度來執(zhí)行歸檔，而是從心理上養(yǎng)成歸檔的習(xí)慣，這讓事業(yè)單位人事檔案管理變得越來越簡(jiǎn)單明了。在現(xiàn)代化檔案管理的各個(gè)流程中，也應(yīng)該有著相對(duì)應(yīng)的人來分?jǐn)傌?zé)任，工作人員負(fù)責(zé)檔案的收集，統(tǒng)計(jì)人員負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)，對(duì)于未歸檔的工作人員應(yīng)負(fù)責(zé)歸檔相應(yīng)的檔案。最后，對(duì)所有人事檔案進(jìn)行統(tǒng)一整合與管理。

4.對(duì)信息化平臺(tái)進(jìn)行建立

除了對(duì)責(zé)任分?jǐn)倷C(jī)制進(jìn)行利用外，還應(yīng)該對(duì)信息化平臺(tái)進(jìn)行建立，主要目的便是對(duì)單位員工的人事信息進(jìn)行應(yīng)用。一方面，在相應(yīng)的信息化平臺(tái)中，單位人員可以對(duì)打卡記錄進(jìn)行查詢，并且讓單位人員可以進(jìn)行及時(shí)溝通;另一方面，還可以對(duì)數(shù)字化的事業(yè)單位人事檔案進(jìn)行有效應(yīng)用，相應(yīng)的信息化平臺(tái)可以對(duì)事業(yè)單位人事信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，再與往年進(jìn)行對(duì)比，以此來對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展與現(xiàn)狀進(jìn)行了解。將信息化管理平臺(tái)作為依據(jù)后，事業(yè)單位的裁員與招聘情況也會(huì)變得更加良好。除此之外，此信息化平臺(tái)還可以根據(jù)人事信息里面的工資情況，對(duì)事業(yè)單位資金的流失情況進(jìn)行了解，以此來實(shí)現(xiàn)更加完善的發(fā)展。因此，在事業(yè)單位對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化管理的過程中，對(duì)信息化平臺(tái)進(jìn)行良好的建立是非常重要的策略之一。

5.對(duì)信息化檔案管理制度進(jìn)行建立

如果想要在事業(yè)單位中對(duì)人事檔案進(jìn)行良好的信息化管理，應(yīng)該對(duì)信息化檔案管理制度進(jìn)行建立。在信息化檔案管理工作正在進(jìn)行時(shí)，一定要建立相應(yīng)的檔案管理規(guī)章制度，包括材料收入、整理、歸檔、保密、交接等制度和信息完整記錄考核制度等等，使干部人事檔案有章可循、有進(jìn)出，堅(jiān)決杜絕檔案的丟失、涂改、提取和偽造。讓人事檔案管理變得更加規(guī)范化與制度化的同時(shí)，還要確保每個(gè)人都要遵守相應(yīng)的檔案管理制度，要將新的制度規(guī)定落實(shí)到現(xiàn)實(shí)情況之中，只有這樣才能夠讓信息化檔案管理在現(xiàn)實(shí)中得到更加良好的應(yīng)用。

六、結(jié)論

綜上所述，目前的事業(yè)單位人事檔案已經(jīng)得到了良好管理，但是其中還有著相應(yīng)的問題沒有得到解決，這已經(jīng)對(duì)我國(guó)事業(yè)單位造成了一定程度上的影響。本文對(duì)我國(guó)事業(yè)單位人事檔案信息化管理策略進(jìn)行了深入的研究與分析，其中包括了重視程度與管理人才等多個(gè)方面，通過這些方面的相關(guān)策略可以讓我國(guó)事業(yè)單位人事檔案得到更加良好的管理。

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（作者單位：南昌市社會(huì)福利院）

基金項(xiàng)目： 2009年南昌市科技計(jì)劃立項(xiàng)項(xiàng)目（2009171）

作者簡(jiǎn)介：梁英（1972—），女，漢，江西吉安人，本科，館員， 研究方向：檔案管理