新時期強(qiáng)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理能力的思考

摘 要：全國機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員養(yǎng)老保險改革后，機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工養(yǎng)老金待遇水平與其人事檔案信息的關(guān)系更加密切，檔案信息的調(diào)取與使用更加頻繁，對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案規(guī)范化、信息化和專業(yè)化管理水平提出了更高要求。因此，增強(qiáng)干部人事檔案綜合管理能力既是職責(zé)所在又是時代使命，對推動機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險改革實施、保障職工養(yǎng)老待遇都具有迫切且重要的現(xiàn)實意義。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險改革;干部人事檔案;檔案管理

自國家啟動機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險改革后，全國機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員養(yǎng)老保險進(jìn)入社會化管理新時代。本文立足于機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工養(yǎng)老保險改革實踐，對當(dāng)前干部人事檔案管理現(xiàn)狀、存在的問題進(jìn)行梳理，對增強(qiáng)干部人事檔案的綜合管理能力提出合理化建議，以期切實推動機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理工作提質(zhì)增效。

一、干部人事檔案對推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險改革的重要意義

干部人事檔案是伴隨職工一生的重要歷史記錄，具有真實性、完整性、動態(tài)性和機(jī)密性的特點，是確定職工身份、學(xué)歷、履歷等人生軌跡的重要憑證，也是確定人員工資待遇、社會保險、組織關(guān)系等重大事項的可靠依據(jù)。國家決定實施機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險改革后，各級機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事部門的首要任務(wù)是全面核查干部人事檔案，確定參保人員的范圍并進(jìn)行參保登記，對人員身份、出生日期、證件號碼、參加工作時間、聘用崗位、退休時間等一系列關(guān)鍵信息逐項核實，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險改革的順利開展夯實數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

1.機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險確定參保人員范圍的重要憑證

根據(jù)《國務(wù)院關(guān)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員養(yǎng)老保險制度改革的決定》（國發(fā)〔2015〕2號）文件要求，本次參加機(jī)關(guān)養(yǎng)老保險改革的人員必須是“按照公務(wù)員法管理的單位、參照公務(wù)員法管理的機(jī)關(guān)（單位）、事業(yè)單位及其編制內(nèi)的工作人員”。因此做好參保人員身份核定工作，明確本單位參保人員范圍，是做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險制度改革的首要任務(wù)和重要前提。目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位特別是事業(yè)單位內(nèi)，出于工作實際需要存在多種用工形式，同一崗位上可能同時存在事業(yè)編制、人事代理編制、勞動合同制、勞務(wù)派遣等不同身份的職工，而且部分人員存在曾進(jìn)行身份轉(zhuǎn)換的情況，較難直接確定人員的身份。為保證本次改革成效，最大程度實現(xiàn)人員應(yīng)保盡保，人事部門對每一份職工人事檔案進(jìn)行仔細(xì)核查，根據(jù)檔案內(nèi)報到證、派遣證、錄用通知書、人員調(diào)動通知、招工表等原始憑證核定人員身份，實現(xiàn)對參保登記資格的審慎認(rèn)定。

2.機(jī)關(guān)事業(yè)單位編制內(nèi)職工信息數(shù)據(jù)采集的可靠來源

干部人事檔案是由組織人事部門根據(jù)檔案管理規(guī)章制度形成的權(quán)威性個人材料，所記載的信息具有極高可信度，能夠在信息認(rèn)定、職工調(diào)配、干部任免、薪資待遇、社會保險等重大事項中發(fā)揮憑證作用。因此各單位在進(jìn)行養(yǎng)老保險參保登記時，須以干部人事檔案記載的人員姓名、性別、民族、出生日期、證件號碼、參工時間、崗位職級、工資繳費基數(shù)等各項數(shù)據(jù)指標(biāo)為依據(jù)，經(jīng)綜合審查無誤后準(zhǔn)確報送至養(yǎng)老保險經(jīng)辦網(wǎng)絡(luò)平臺。在本次機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險參保登記和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集過程中，筆者所在的人事部門對所有職工的干部人事檔案進(jìn)行了逐一核實，為職工參保登記和信息采集、養(yǎng)老保險和職業(yè)年金征繳、養(yǎng)老保險關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)等后續(xù)工作提供了真實可靠的依據(jù)。

3.為機(jī)關(guān)事業(yè)單位退休職工申領(lǐng)養(yǎng)老待遇提供關(guān)鍵數(shù)據(jù)

退休人員養(yǎng)老待遇核定與發(fā)放工作關(guān)系著廣大中老年群體的切身利益，因此各項待遇核發(fā)數(shù)據(jù)必須以退休人員干部人事檔案記載為依據(jù)，特別是機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險改革后，退休人員的養(yǎng)老待遇核定方法增加了更多關(guān)鍵指標(biāo)、對數(shù)據(jù)信息的精準(zhǔn)程度要求也更高，需根據(jù)職工實際工作年限、視同繳費年限、職務(wù)職級升降情況及個人賬戶累計金額等多方面因素進(jìn)行綜合核定，改革后的養(yǎng)老待遇水平與個人工作年限、職務(wù)職級、貢獻(xiàn)程度等情況相關(guān)度極高。因此，只有嚴(yán)格根據(jù)其干部人事檔案準(zhǔn)確核定視同繳費年限、實際繳費年限、實際繳費基數(shù)、退休前的職務(wù)職級及變化時間等關(guān)鍵信息，將各項信息精確到月，才能切實保障職工“多繳多得、長繳多得”的基本權(quán)益，有效維護(hù)養(yǎng)老保險改革公平與效率相結(jié)合、權(quán)利與義務(wù)相對應(yīng)的基本原則。

二、目前干部人事檔案管理工作存在的突出問題

新形勢下的養(yǎng)老保險制度改革對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案工作提出了更高要求，通過本次人事檔案整理和核查的全面檢驗，發(fā)現(xiàn)一些目前突出存在的問題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.干部人事檔案管理專業(yè)人才配備不足

干部人事檔案管理是一項專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作，并隨著職工獎勵、處分、任免、工資、人事調(diào)動等情況隨時進(jìn)行檔案材料的收集、利用、調(diào)取和轉(zhuǎn)移等操作，日常工作強(qiáng)度極大，對管理人員的專業(yè)技能、責(zé)任心和身體素質(zhì)都有較高要求。中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》第十六條明確指出：組織人事部門應(yīng)當(dāng)明確負(fù)責(zé)干部人事檔案工作的機(jī)構(gòu)，每管理1000卷檔案一般應(yīng)當(dāng)配備1名專職工作人員。但目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位的組織人事部門人手緊張，無專職檔案管理員或人數(shù)達(dá)不到配備要求的現(xiàn)象較為普遍，通常由本部門其他崗位人員兼任，在專業(yè)理論、實操技能和管理精力等方面較專職檔案管理員存在一定差距，并因同時負(fù)責(zé)多項業(yè)務(wù)而無法專注于檔案管理工作，許多檔案材料難以及時整理，歷史遺存檔案歸檔困難，存在疲于應(yīng)付、流于形式的現(xiàn)象，影響了干部人事檔案管理的質(zhì)量和工作時效，制約著干部人事檔案管理工作向制度化、精細(xì)化、信息化方向的進(jìn)一步發(fā)展。

2.退休人員干部人事檔案管理相對薄弱

機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險改革后，個人養(yǎng)老待遇與人事檔案信息緊密相連，較為穩(wěn)定退休人員年度待遇調(diào)整機(jī)制也使退休人員檔案的使用調(diào)取更加頻繁。以此次改革為契機(jī)，各單位對退休人員的人事檔案進(jìn)行了全面徹底的核查，暴露出退休職工干部人事檔案存在較多內(nèi)容不準(zhǔn)確、前后記載不一致以及材料缺失等問題。在職人員干部人事檔案因職工個人情況經(jīng)常性的變化而保持較為頻繁的維護(hù)和整理，而退休人員基本狀態(tài)較為穩(wěn)定，干部人事檔案的收集及調(diào)取率較低，同時因其形成的歷史時間較長，早期檔案管理不規(guī)范，長期存于檔案庫房深處，使得退休人員干部檔案管理長期得不到應(yīng)有的重視，缺乏及時有效的管理，導(dǎo)致部分檔案信息未能及時核實更正。本次退休干部人事檔案核查工作對相關(guān)信息進(jìn)行了嚴(yán)謹(jǐn)審慎的核查與認(rèn)定，為做好退休人員待遇核定和待遇調(diào)整工作提供了堅實可靠的數(shù)據(jù)支撐。未來隨著人口老齡化程度不斷加速加深，必然會導(dǎo)致越來越多的退休干部和退休人員干部人事檔案產(chǎn)生，這就需要單位提高預(yù)見性和管理能力，提升對退休人員人事干部檔案管理工作的重視程度。

3.人事檔案電子信息化程度亟待提升

目前，盡管機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案工作正在嘗試檔案管理模式的變革，不同程度地開展了檔案電子化工作，但受限于使用場地、專業(yè)人員、經(jīng)費支持等多方面因素，相關(guān)基礎(chǔ)硬件與管理軟件配置不到位，干部人事檔案電子化的進(jìn)程較為緩慢、電子檔案信息的使用和利用效果不甚理想。同時，因缺乏及時且系統(tǒng)的專業(yè)技能培訓(xùn)，不少檔案管理者依舊延續(xù)傳統(tǒng)檔案管理模式，仍以手工查閱紙質(zhì)檔案的方式進(jìn)行信息搜索，不僅費時費力、效率低下，也在一次次搬移、翻閱檔案的過程中對紙質(zhì)載體產(chǎn)生了不可逆轉(zhuǎn)的損害。特別是在機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險改革后，退休人員由原單位進(jìn)行服務(wù)管理轉(zhuǎn)變?yōu)樯鐣芾?、養(yǎng)老待遇調(diào)整和查檔的工作量顯著增加，給日常本就繁重的檔案管理工作增加了巨大的負(fù)擔(dān)。因此，唯有通過加快干部人事檔案電子化進(jìn)程，建立健全干部人事檔案信息庫和管理平臺，實現(xiàn)在線收集材料、整理歸類、檔案調(diào)取、轉(zhuǎn)移接收、信息統(tǒng)計等工作，才能最大可能保護(hù)好原始紙質(zhì)檔案、提高查閱效率、降低檔案管理者的體力勞動強(qiáng)度，也能從技術(shù)上實現(xiàn)查閱留痕、檔案信息電子備份等功能，使電子信息檔案和紙質(zhì)檔案相互印證，從根本上降低紙質(zhì)檔案出入庫的損耗、遺失以及在使用過程中產(chǎn)生的人為損害、偽造、涂改等可能性。

三、全面提升干部人事檔案綜合管理能力的途徑

以機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險改革為契機(jī)，站在促進(jìn)改革總體進(jìn)程的宏觀視野下審視干部人事檔案管理工作，對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行及時調(diào)整，對保障職工個人權(quán)益、推動人事檔案管理工作意義重大。

1.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，構(gòu)建科學(xué)全面的人事檔案管理機(jī)制

干部人事檔案管理工作是一項嚴(yán)肅且意義重大的工作，各級機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)予以高度重視，根據(jù)本單位檔案管理工作的特點和人力資源情況，構(gòu)建針對檔案管理工作的具有領(lǐng)導(dǎo)職能和協(xié)調(diào)管理的組織領(lǐng)導(dǎo)體系，明確人事檔案管理工作的關(guān)鍵地位和重要意義，突出檔案管理在人員任免、人才引進(jìn)、干部調(diào)配等方面的重要作用。同時，根據(jù)《檔案法》《干部檔案整理工作細(xì)則》等政策法規(guī)，結(jié)合本單位實際對干部人事檔案具體經(jīng)辦工作形成更為細(xì)致的管理辦法，對檔案的收集歸檔、檢查審核、交接轉(zhuǎn)遞等內(nèi)容形成明確的工作規(guī)范，完善本單位干部人事檔案保管保密制度、查閱借閱制度等相關(guān)規(guī)定。同時，要建立人事檔案管理的規(guī)范體系，對干部人事檔案管理的進(jìn)程、效果、方法、標(biāo)準(zhǔn)等關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行總體監(jiān)督把控，建立健全人事檔案管理考核機(jī)制，對干部人事檔案管理的方法、效果、群眾滿意度等內(nèi)容進(jìn)行綜合考評，全面推動機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理工作提質(zhì)增效。

2.提高政治站位，增強(qiáng)干部人事檔案管理的服務(wù)意識

干部人事檔案管理是一項對政治素養(yǎng)、專業(yè)能力要求極高的工作，干部人事檔案是個人成長軌跡的真實記載和原始憑證，不僅對個人成長過程中的成績與過錯如實記錄，也保存了許多僅限組織掌握、不可隨意公開的信息。因此，干部人事檔案管理工作首先要具有良好的政治素養(yǎng)，不斷提高政治站位，加強(qiáng)政治能力建設(shè)，嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，在思想上和業(yè)務(wù)能力上始終與組織保持一致。同時，機(jī)關(guān)事業(yè)單位決策者和領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)對人事干部管理工作的重視程度，肯定干部人事檔案管理工作的成績和價值，激發(fā)干部人事管理工作者的工作積極性和職業(yè)認(rèn)同感;通過績效獎勵、考核考評等多種形式發(fā)現(xiàn)并樹立高質(zhì)量人事檔案管理和服務(wù)工作的典型，挖掘干部人事檔案管理工作的意義和價值，強(qiáng)化使命擔(dān)當(dāng)和服務(wù)意識，做到工作主動靠前，服務(wù)提速增效，使干部人事檔案管理和服務(wù)工作讓組織放心、讓職工安心。

3.重視業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，加快干部人事檔案管理人才隊伍建設(shè)

目前，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的效能和管理質(zhì)量主要受限于缺乏專業(yè)的干部人事檔案管理人員，無法有效滿足干部人事檔案管理日常工作需求，也難以進(jìn)一步實現(xiàn)干部人事檔案管理的長遠(yuǎn)規(guī)劃和發(fā)展目標(biāo)。正所謂“千秋基業(yè)，人才為本”，要做好新時代的干部人事檔案管理工作，離不開一只結(jié)構(gòu)合理、專業(yè)素質(zhì)過硬的人才隊伍，各級機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)立足于本單位實際，結(jié)合人事檔案管理工作實際要求，對本單位已有人事檔案管理人員進(jìn)行科學(xué)、全面的系統(tǒng)培訓(xùn)，進(jìn)一步增強(qiáng)政治理論水平、專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)綜合技能，強(qiáng)化保密意識和服務(wù)意識;重視檔案管理基層人員隊伍建設(shè)，通過完善選人用人、人才培養(yǎng)及人才激勵等機(jī)制，為基層檔案管理人員的職業(yè)發(fā)展和個人價值實現(xiàn)提供良好平臺;同時，通過公開招聘和高層次人才引進(jìn)等渠道，對高層次、復(fù)合型檔案管理專業(yè)人才進(jìn)行定向吸納，改善人才短缺的現(xiàn)狀、優(yōu)化檔案人才隊伍結(jié)構(gòu)，為人事檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展提供強(qiáng)有力的人才支持。

4.提升軟硬件條件，推進(jìn)干部人事檔案管理的信息化進(jìn)程

目前，計算機(jī)技術(shù)和數(shù)字存儲技術(shù)已較為成熟，廣泛應(yīng)用于社會生活各個方面，各機(jī)關(guān)事業(yè)單位也不同程度實現(xiàn)了電子化辦公并建立本級單位的電子政務(wù)辦公平臺。干部人事檔案管理工作也應(yīng)順應(yīng)時代發(fā)展需要，逐步由紙質(zhì)檔案管理向紙質(zhì)載體和數(shù)字檔案資源相結(jié)合的管理模式轉(zhuǎn)變，建立健全干部人事檔案綜合管理系統(tǒng)，促進(jìn)干部人事檔案信息資源的妥善保存和高效合理利用。一方面機(jī)關(guān)事業(yè)單位要集中對所藏干部人事檔案進(jìn)行清庫盤查，對所負(fù)責(zé)的檔案數(shù)量及未歸檔歷史散材料進(jìn)行登記，對檔案保管和信息化工作場地進(jìn)行安全隱患全面排查，按要求配備安全監(jiān)控及消防設(shè)施，確保檔案電子化的過程穩(wěn)妥安全、萬無一失。另一方面需增強(qiáng)干部人事檔案管理員對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識和實操水平，掌握檔案信息化的工作方法、工作流程及特點，時刻保持安全保密意識，確保在檔案電子信息化過程中檔案信息的利用、存儲過程安全可靠，保障電子信息化過程中程序規(guī)范、操作合規(guī)、利用合理。在新形勢下合理利用信息化技術(shù)開展人事檔案管理工作，有助于更加高效優(yōu)質(zhì)開展檔案管理工作，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位提供更加全面、科學(xué)、具體的人才檔案信息服務(wù)和管理工作，推動機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理工作在新時期的全面發(fā)展與持續(xù)進(jìn)步。

四、結(jié)語

各級機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事管理部門應(yīng)進(jìn)一步提升對檔案管理工作的認(rèn)識和重視程度，對檔案管理工作出現(xiàn)的問題進(jìn)行及時思考，采取科學(xué)、全面、完善、系統(tǒng)措施，建立健全干部人事檔案管理機(jī)制，增強(qiáng)干部人事檔案管理的專業(yè)人才隊伍建設(shè)，完善退休人員干部人事檔案管理規(guī)范，積極推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，不斷強(qiáng)化干部人事檔案管理人員的專業(yè)水平，切實增強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案的綜合管理能力，為新形勢下機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新提供堅實的支持和保障。

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（作者單位：故宮博物院人事處）

作者簡介：傅芳周（1989—），女，漢族，內(nèi)蒙古包頭人，碩士研究生，目前就職于故宮博物院人事處，館員，研究方向為博物館人力資源管理。