基于價值鏈的本科學(xué)生檔案管理三階段分析

朱紅 楊莎莎 閆雪

摘 要：本文按照檔案移交的時間序列，將本科學(xué)生檔案分成三個階段的檔案：入校前檔案、入校后檔案、畢業(yè)時檔案，三階段檔案工作的延伸為轉(zhuǎn)遞工作。然后采用價值鏈分析方法，分析了本科學(xué)生檔案管理的基本活動、輔助活動和外部活動，以及這些活動構(gòu)成的基本價值鏈、管理制度價值鏈、管理決策價值鏈。最后，站在系統(tǒng)工程的角度，分析了本科學(xué)生檔案管理的系統(tǒng)價值鏈，更好地體現(xiàn)本科學(xué)生檔案的自身價值及其管理的附加價值。

關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案管理;價值鏈;三階段分析;檔案工作;系統(tǒng)工程

自邁克爾·波特提出價值鏈分析方法以來，該方法被廣泛應(yīng)用在經(jīng)濟(jì)管理各項研究中。價值鏈分析的基礎(chǔ)是價值。[1][2]價值鏈主要是企業(yè)在創(chuàng)造價值期間所產(chǎn)生價值活動的總稱。[3][4][5]價值鏈分析方法運(yùn)用系統(tǒng)性方法，提升競爭優(yōu)勢。學(xué)生檔案系統(tǒng)也是由各項價值活動相互作用而成的系統(tǒng)，因此，適于用價值鏈方法分析。

1 基本活動構(gòu)成的三階段管理基本價值鏈

1.1 三階段本科學(xué)生檔案。本科學(xué)生檔案從時間序列來看，分成三個階段的檔案：入校前檔案、入校后檔案、畢業(yè)時檔案。

1.1.1 入校前檔案。入校前檔案是高校本科學(xué)生檔案的初始檔案，包括高中檔案、高考檔案和入團(tuán)檔案，其重要性在于這些檔案是反映個人簡歷、家庭狀況、學(xué)習(xí)狀況、健康狀況、品德、獎懲、誠信、社會實(shí)踐等情況的憑證和依據(jù)，在學(xué)生工作之后，如果缺失就無法彌補(bǔ)。

其中，高中檔案主要指普通高中畢業(yè)生登記表，圍繞著普通高中畢業(yè)生登記表，還有學(xué)習(xí)成績表、體能測試表、社會實(shí)踐表等檔案，高中檔案與本科生在校檔案相比，完整性相對較差，也沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，各個省份高中檔案的名稱和內(nèi)容也有較大的差異，例如，天津的高中檔案相對較為完整，檔案分散，但是涉及高中畢業(yè)生的各個方面。山西則一個綜合發(fā)展報告，就涵蓋了高中檔案的各個部分。高考檔案是高中生報名參加高考到院校錄取過程中形成的檔案，分為來自生源地的檔案和本科生入學(xué)之后本校教務(wù)處或者招就處等招生管理部門提供的檔案，這些檔案主要是高考報名表、高考體檢表、高考成績表。入團(tuán)檔案是團(tuán)組織工作中形成的檔案，主要指中國共產(chǎn)主義青年團(tuán)入團(tuán)志愿書。

1.1.2 入校后檔案。入校后檔案是學(xué)生檔案管理的中間檔案，是本科生在校四年的動態(tài)檔案，主要包括入黨材料和獎懲材料。目前關(guān)于在校檔案收集范圍的研究，有擴(kuò)大的趨勢，提出增加學(xué)生的個人信貸情況等誠信檔案、通過心理咨詢測評等形成的心理素質(zhì)檔案、各種專業(yè)或職業(yè)資格考試等技能檔案，[6]全面反映本科生在校期間的學(xué)習(xí)經(jīng)歷和成長經(jīng)歷，以及政治表現(xiàn)、思想品德、身心健康、社會實(shí)踐、公益活動、技能水平、獎懲情況、自我評價、學(xué)校鑒定等[7]情況，為用人單位選拔合適的人才提供依據(jù)。

擴(kuò)大在校檔案的收集范圍，有其必要性和可行性，如果高中檔案都要征集品德、獎懲、誠信、社會實(shí)踐等材料，本科生檔案更應(yīng)該擴(kuò)大征集范圍。

1.1.3 畢業(yè)時檔案。畢業(yè)時檔案是本科學(xué)生檔案管理的終極檔案，是本科生畢業(yè)前入檔的靜態(tài)檔案，主要包括學(xué)籍登記表、學(xué)生成績表、學(xué)籍卡、畢業(yè)生登記表、學(xué)位授予材料等學(xué)籍材料，雙學(xué)位材料，派遣證白聯(lián)，考研調(diào)檔函，以及體檢表、黨員材料、各種優(yōu)秀表等材料。其中，比較關(guān)鍵的學(xué)籍檔案是畢業(yè)生登記表、學(xué)籍卡、學(xué)生成績表、學(xué)位授予材料。入黨材料是隨時移交的，入校后可以逐年移交，也可以在畢業(yè)時統(tǒng)一移交，而且在畢業(yè)時必須移交。

根據(jù)作者的調(diào)研，高校不是很重視高中檔案，從高中轉(zhuǎn)來什么材料，就是什么材料，缺失也不會通知本科生，有的高校甚至將高中檔案登記在冊之后，馬上密封，等待畢業(yè)時不拆封就直接裝入本科生檔案袋。因?yàn)楫厴I(yè)時檔案是“三齡兩歷”認(rèn)證和干部選拔任用、定崗、定級、晉級的重要材料，高校檔案管理部門和接收流動人員檔案的人才市場很重視畢業(yè)時檔案。

根據(jù)作者調(diào)研，人才市場接收流動人員檔案基本要求是畢業(yè)生登記表、學(xué)籍卡、報到證、轉(zhuǎn)遞通知單，這些基本要求的檔案都是畢業(yè)時檔案。

1.2 三階段檔案管理基本價值鏈。本科學(xué)生檔案的管理就是圍繞入校前檔案、入校后檔案、畢業(yè)時檔案三階段檔案管理進(jìn)行的，因此，入校前檔案管理、入校后檔案管理、畢業(yè)時檔案管理這三階段檔案管理，是本科學(xué)生檔案管理的基本活動，這些基本活動構(gòu)成了三階段管理基本價值鏈。由于這些基本活動是按照檔案管理的時間序列分階段的，因此三階段管理基本價值鏈本質(zhì)是三階段時間序列價值鏈，是本科學(xué)生檔案管理基本價值鏈，構(gòu)成這條價值鏈的節(jié)點(diǎn)或者環(huán)節(jié)，就是三階段檔案的管理。

三階段檔案管理基本價值鏈的橫軸是時間序列，也就是入校前、入校后、畢業(yè)時，縱軸則是價值所在，也就是入校前的高中檔案、高考檔案和入團(tuán)檔案，入校后的入黨材料和獎懲材料，畢業(yè)時的學(xué)籍檔案、雙學(xué)位材料、派遣證白聯(lián)、考研調(diào)檔函。

1.3 三階段基本價值鏈的延伸：檔案轉(zhuǎn)遞。本科學(xué)生檔案管理的基本活動，除了入校前檔案管理、入校后檔案管理、畢業(yè)時檔案管理三階段之外，還有一個基本活動的延伸，即對本科學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞活動，因此，本科學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞是三階段基本價值鏈的延伸。

依據(jù)教育部辦公廳、人社部辦公廳、國家郵政局辦公室2015年出臺的《關(guān)于高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞有關(guān)事項的通知》，2015年高?？赏ㄟ^郵政機(jī)要通信轉(zhuǎn)遞高校畢業(yè)生檔案。已經(jīng)與郵政部門簽署協(xié)議的高校，畢業(yè)生檔案可采用“郵政EMS標(biāo)準(zhǔn)快遞”形式轉(zhuǎn)遞。同年中國郵政集團(tuán)公司發(fā)布文件，自2015 年6月1日起，郵政公司各級機(jī)要通信機(jī)構(gòu)停止收寄和投遞各類大學(xué)生檔案，引導(dǎo)大學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞方式由“郵政機(jī)要通信渠道”轉(zhuǎn)遞轉(zhuǎn)向“EMS 標(biāo)準(zhǔn)快遞”。[8]作者曾經(jīng)調(diào)研過山西大學(xué)、山西農(nóng)業(yè)大學(xué)、太原科技大學(xué)、南昌大學(xué)、江西師范大學(xué)、東華理工大學(xué)等高校，目前全部采用郵政EMS方式轉(zhuǎn)遞學(xué)生檔案。

三階段管理基本價值及其延伸的重要性在于：一是本科學(xué)生檔案是人事檔案的前身。在本科學(xué)生畢業(yè)后，考取碩士研究生繼續(xù)升學(xué)的，檔案轉(zhuǎn)遞到攻讀碩士研究生的院校，本質(zhì)上還是人事檔案前身的延伸，在工作后成為人事檔案;進(jìn)入政府部門、事業(yè)單位、國有企業(yè)工作的，有了正式工作，學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞到工作部門，形成了人事檔案;自主擇業(yè)、靈活就業(yè)的，學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞到派遣單位，至少是縣級以上教育局或者人社局檔案管理部門，形成了流動人員檔案，流動人員檔案本質(zhì)上還是人事檔案。二是作為人事檔案前身的本科學(xué)生檔案，起著承上啟下的作用，上承高中和高考檔案構(gòu)成的入校前檔案，下啟繼續(xù)升學(xué)和參加工作的人事檔案前身的延伸或者人事檔案本身。從“三齡兩歷”認(rèn)證工作來看，出生年月認(rèn)證的依據(jù)基本上是高中檔案，學(xué)歷認(rèn)證的起始是本科檔案。三是本科檔案及作為其組成部分的高中檔案和高考檔案，缺失后無法增補(bǔ)。本科檔案材料缺失，檔案的不完整影響學(xué)生就業(yè)后的一些認(rèn)證和考察。

2 輔助活動構(gòu)成的三階段管理制度價值鏈

本科學(xué)生檔案管理的輔助活動主要是管理制度的制定、執(zhí)行以及制度有效性的評估和調(diào)整，這些輔助活動是圍繞三階段基本活動進(jìn)行的，構(gòu)成了三階段管理的制度價值鏈。治理本身就是制度安排，本科學(xué)生檔案的管理也應(yīng)該在制度約束下提升治理能力。

三階段管理制度價值鏈?zhǔn)怯杀究茖W(xué)生檔案管理制度構(gòu)成的。由于本科學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞之后成為人事檔案和流動人員檔案，因此，本科學(xué)生檔案管理制度的制定，應(yīng)該以《干部人事檔案條例》為基準(zhǔn)，參考《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)范》和《干部檔案整理工作細(xì)則》。

邱艷[9]把學(xué)生檔案管理按照時間序列分為初期接收、中期管理、后期轉(zhuǎn)遞。這雖然也是三階段劃分，但是為了突出畢業(yè)時檔案管理，也為了與前文呼應(yīng)，輔助活動構(gòu)成的三階段管理制度價值鏈，橫軸依然應(yīng)該是時間序列，也就是入校前、入校后、畢業(yè)時三個階段，同時延伸到學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞。

縱軸依然是價值所在，也就是本科學(xué)生檔案的各項管理制度，包括《本科學(xué)生檔案的歸檔范圍和要求》《本科學(xué)生檔案的交接制度》《本科學(xué)生檔案的查閱制度》《本科學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞制度》。

其中，由于本科學(xué)生檔案的交接是分階段移交的，因此，《本科學(xué)生檔案的交接制度》又可以細(xì)分為《本科學(xué)生入校前檔案的移交制度》《本科學(xué)生入校后檔案的移交制度》《本科學(xué)生畢業(yè)時檔案的移交制度》。

3 外部活動構(gòu)成的三階段管理決策價值鏈

本科學(xué)生檔案管理的三階段，不是由院系或檔案部門以及學(xué)生管理部門和招生就業(yè)部門獨(dú)立完成的，而是學(xué)院、檔案部門、學(xué)生管理部門、招生就業(yè)部門多部門聯(lián)動，共同完成的。

根據(jù)作者調(diào)研，按照入校前、入校后、畢業(yè)時檔案歸屬部門，以及檔案轉(zhuǎn)遞部門的不同，高校學(xué)生檔案的管理模式分為五種：檔案館全程管理模式、檔案館主要管理模式、檔案館部分管理模式、學(xué)工部主要管理模式、院系主要管理模式。

多部門參與學(xué)生檔案管理，主要原因在于國家沒有明確規(guī)定學(xué)生檔案應(yīng)該由哪個部門歸口管理，各個高校檔案研究人員對此的意見和看法也不一致。

學(xué)者們既有院系管理學(xué)生檔案的觀點(diǎn)，[10]也有檔案部門統(tǒng)一管理學(xué)生檔案的觀點(diǎn)。[11]筆者認(rèn)為，從規(guī)范性的視角來看，檔案館參與學(xué)生檔案管理比較規(guī)范，檔案館參與的管理越多，管理的規(guī)范性越強(qiáng)。一是從檔案收集來看，檔案管理專職人員能夠較為完整地收集檔案，對不完整的檔案督促補(bǔ)缺。二是從檔案日常管理來看，學(xué)生檔案存儲在檔案館，安全可靠性較強(qiáng)，不會出現(xiàn)檔案丟失的問題。三是從檔案轉(zhuǎn)遞來看，檔案館負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)遞，能夠一直保存學(xué)生檔案去向的留痕。

由于學(xué)生檔案形成和管理具有多部門聯(lián)動屬性，相對于檔案館來說，院系和非檔案管理部門的檔案形成和管理活動，就是一種外部活動。

在全國高校都成立了檔案管理機(jī)構(gòu)的情況下，這種外部活動影響本科學(xué)生檔案管理的管理效能，需要有效整合參與本科學(xué)生檔案形成和管理部門，建立各方面共同參與的學(xué)生檔案管理體制，才能確保分工明確、密切配合，促進(jìn)學(xué)生檔案管理協(xié)調(diào)發(fā)展。各方面共同參與的檔案管理體制，因外部活動構(gòu)成了三階段管理的決策價值鏈，該價值鏈構(gòu)成的基礎(chǔ)是檔案管理部門全程或者主要負(fù)責(zé)學(xué)生檔案管理工作，橫軸依然是本科學(xué)生檔案管理三階段及其延伸，縱軸是參與本科學(xué)生檔案形成部門和非檔案管理部門。

4 各項活動構(gòu)成的三階段管理系統(tǒng)價值鏈

本科學(xué)生檔案管理的基本活動、輔助活動和外部活動，全部圍繞著本科學(xué)生檔案管理的三個階段進(jìn)行，這些活動共同構(gòu)成了本科學(xué)生檔案三階段管理的系統(tǒng)價值鏈，充分體現(xiàn)了本科學(xué)生檔案管理是一個系統(tǒng)，是各項活動價值的集合體。

在這個系統(tǒng)當(dāng)中，所有要素都在發(fā)揮作用，并且這些要素是相互聯(lián)系、相互支持、共同發(fā)展的。在這個系統(tǒng)當(dāng)中，盡管各個要素都在發(fā)揮作用，但是，還缺乏一個牽頭單位引領(lǐng)下的領(lǐng)導(dǎo)和咨詢決策、監(jiān)督組織，這個組織應(yīng)該是學(xué)生檔案工作委員會。

從目前國內(nèi)各個高校的檔案管理來看，基本上都成立了檔案工作委員會，學(xué)生檔案工作委員會可以下設(shè)在檔案工作委員會之下，也可以單獨(dú)設(shè)置。學(xué)生檔案工作委員會是學(xué)生檔案管理基本活動、輔助活動和外部活動的領(lǐng)導(dǎo)和咨詢決策、監(jiān)督組織，站在三階段管理系統(tǒng)的頂層。

本科學(xué)生檔案管理三階段的劃分，從時間序列上細(xì)化了本科學(xué)生檔案管理的階段性，思路明晰地概括了本科學(xué)生檔案管理的工作，也適用于其他學(xué)生檔案管理工作。同時，將本科學(xué)生檔案管理工作上升到了一個系統(tǒng)工程上，能夠更好地體現(xiàn)本科學(xué)生檔案的自身價值及其管理的附加價值。