企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與思考

蔣敏 陳明 蘇婉

◆摘? 要：信息化時(shí)代下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)取得了巨大突破，給企業(yè)檔案信息化建設(shè)帶來了契機(jī)和機(jī)遇，計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)逐步取代了以往紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)形式，這不僅實(shí)現(xiàn)了檔案的快速查詢及利用，同時(shí)也促進(jìn)了企業(yè)辦事效率的提高?；诖?，信息化時(shí)代下企業(yè)必須著重關(guān)注檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)自身經(jīng)濟(jì)效益及社會(huì)效益的提高。本文指出了企業(yè)檔案信息化建設(shè)意義，剖析了檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐作用，并探索了具體的建設(shè)策略，以供參考與借鑒。

◆關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案管理;信息化建設(shè);實(shí)踐

作為企業(yè)信息戰(zhàn)略重要組成之一的檔案信息化建設(shè)，是在現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用下統(tǒng)一智能化整體企業(yè)檔案并科學(xué)管理的關(guān)鍵工程。通過檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，不僅有利于檔案使用效率的提高，而且還能為用戶提供更便捷的服務(wù)。同時(shí)，檔案信息化建設(shè)能幫助企業(yè)減少人力及物力消耗，可大幅縮減管理檔案時(shí)支出的成本，在擴(kuò)大企業(yè)經(jīng)營效益的同時(shí)，推進(jìn)企業(yè)核心競爭力的提升。

1企業(yè)檔案信息化建設(shè)意義

近年來，科學(xué)技術(shù)水平日益提升，信息化技術(shù)逐漸成為發(fā)展潮流，信息及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用更加廣泛，給人們帶來了諸多便利，備受社會(huì)各界認(rèn)可。而在持續(xù)發(fā)展的信息化背景下，檔案管理的體現(xiàn)形式逐漸以“文檔一體化”管理為主，且發(fā)展成了主流趨勢(shì)。為了充分發(fā)揮檔案的價(jià)值與作用，促進(jìn)管理高效性的提升，帶動(dòng)企業(yè)工作效率及檔案管理效率的提高，就必須將檔案管理與各個(gè)系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合。

目前的市場競爭中，將檔案信息化建設(shè)發(fā)展為一個(gè)關(guān)鍵途徑，這能幫助企業(yè)在激烈的市場競爭中站穩(wěn)腳步、提高核心競爭力。由于信息本身準(zhǔn)確性和時(shí)效性相當(dāng)強(qiáng)的緣故，所以它能夠有效評(píng)斷企業(yè)收集的信息，通過持續(xù)更新數(shù)據(jù)庫，可為信息更新速度提供保障，指引企業(yè)及時(shí)發(fā)現(xiàn)自身存在的不足與缺陷，并盡快優(yōu)化調(diào)整。通過信息化建設(shè)的持續(xù)推進(jìn)，還能幫助企業(yè)做出更正確、更科學(xué)的判斷，確保企業(yè)決策的合理性，從而帶動(dòng)企業(yè)收益的提升，并促進(jìn)企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐作用

就檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐作用而言，主要包含下述幾方面：一是檔案管理省時(shí)省力。以往檔案的收集、整理、保管和利用是由檔案管理人員手工進(jìn)行的，不僅涉及了較大的工作量，且效率低下。而通過檔案信息化建設(shè)，能夠自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化及網(wǎng)絡(luò)化管理檔案，僅需一次錄入數(shù)據(jù)后便能支持反復(fù)利用，可實(shí)現(xiàn)內(nèi)部檔案管理數(shù)據(jù)的共享。同時(shí)，在錄入數(shù)據(jù)后，能迅速完成各種目錄等材料的打印，促進(jìn)檔案管理工作效率的提升。二是支持更便利的檢索查詢。以往檢索方式，是由檔案管理人員一一查詢目錄，并以查詢的結(jié)果為依據(jù)前往庫房中查找檔案，耗時(shí)耗力。而通過檔案信息化建設(shè)，在圖像數(shù)據(jù)庫與目錄數(shù)據(jù)庫的運(yùn)用下，能夠支持即時(shí)查詢，以數(shù)據(jù)庫為對(duì)象合理篩選查詢后，能夠迅速檢索出檔案庫中的檔案信息，省時(shí)省力且效率顯著。三是可控檔案查借工作。推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，能打造多種檔案利用方式，如直接查詢、網(wǎng)上查詢等，支持計(jì)算機(jī)全面管理，高效、便捷。四是幫助企業(yè)出謀劃策。檔案信息化建設(shè)后，企業(yè)管理人員通過海量檔案信息及編研材料信息的運(yùn)用，能為管理層決策提供必要的信息依據(jù)，有利于企業(yè)工作效率的提高，并促進(jìn)企業(yè)競爭力的提升。

3企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐策略

3.1牢固樹立檔案信息化建設(shè)意識(shí)

實(shí)踐取決于意識(shí)，要想推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的順利開展，企業(yè)管理層及工作人員就必須牢固樹立檔案信息化建設(shè)意識(shí)。一方面，管理層理念的更新，企業(yè)管理層需對(duì)企業(yè)發(fā)展中檔案管理的重要性予以充分認(rèn)識(shí)。企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄，能夠指導(dǎo)企業(yè)未來的發(fā)展。通過檔案信息化建設(shè)，有利于檔案管理與使用效率的提高，加快企業(yè)發(fā)展速度。同時(shí)，企業(yè)管理層應(yīng)當(dāng)深刻意識(shí)現(xiàn)代檔案管理需要與時(shí)代潮流相符合，要盡量契合時(shí)代發(fā)展需求。另一方面，積極開展宣傳工作，推進(jìn)協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)。企業(yè)內(nèi)部工作人員也是推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的重要力量，通過積極宣傳、多方配合，幫助全體人員深刻意識(shí)檔案信息化建設(shè)的必要性與重要性，引領(lǐng)他們熟知檔案信息化建設(shè)內(nèi)涵，夯實(shí)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。

3.2積極構(gòu)建知識(shí)管理協(xié)同平臺(tái)

立足實(shí)際的基礎(chǔ)上，通過統(tǒng)籌規(guī)劃，推進(jìn)檔案資源采集、管理及利用平臺(tái)的構(gòu)建，以實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通為目標(biāo)，以建設(shè)檔案共性數(shù)據(jù)庫為核心，打造集數(shù)據(jù)采集、存儲(chǔ)、管理及共享為一體的檔案信息中心，保障安全性和可靠性，由此推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)化管理檔案信息資源的實(shí)現(xiàn)，并促進(jìn)檔案信息資源多渠道分層次的利用與共享。

企業(yè)需要以信息化協(xié)同模式為中心，以自身經(jīng)營生產(chǎn)流程為基礎(chǔ)推進(jìn)檔案信息化架構(gòu)，通過檔案服務(wù)多元化擴(kuò)展，促進(jìn)檔案發(fā)展建設(shè)模式的創(chuàng)新。同時(shí)，結(jié)合信息化技術(shù)手段處理傳統(tǒng)介質(zhì)檔案，推進(jìn)信息資源共享及提供信息技術(shù)服務(wù)等一系列目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，在主營業(yè)務(wù)流程中深度整合檔案管理之后，不但能滿足自身發(fā)展需求，同時(shí)還能有效適應(yīng)企業(yè)管理需要。信息化時(shí)代下，引入此類模式的檔案信息化建設(shè)，能夠充分發(fā)掘科研、經(jīng)營、生產(chǎn)及管理等環(huán)節(jié)資料的價(jià)值，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步發(fā)展。

3.3優(yōu)化完善檔案信息化管理制度

通過優(yōu)化完善相應(yīng)的管理制度，同樣能推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作。具體而言應(yīng)從下述幾方面入手：一是推進(jìn)目標(biāo)職責(zé)體系的構(gòu)建。通過《檔案管理人員信息化工作職責(zé)》《檔案管理信息化領(lǐng)導(dǎo)小組工作職責(zé)》及《檔案管理信息化工作領(lǐng)導(dǎo)崗位責(zé)任制》等相關(guān)規(guī)章制度的構(gòu)建，夯實(shí)信息化建設(shè)工作的基礎(chǔ)。其中，檔案管理人員負(fù)責(zé)歸檔、移交、保存、鑒定和銷毀紙質(zhì)及電子文件等，同時(shí)負(fù)責(zé)指導(dǎo)其他部門檔案信息化工作。而檔案管理信息化領(lǐng)導(dǎo)小組的職責(zé)主要體現(xiàn)在組織、管理和指導(dǎo)企業(yè)檔案工作。二是推進(jìn)操作規(guī)范體系的構(gòu)建。以檔案信息化建設(shè)管理要求為根據(jù)，立足于企業(yè)實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，合理制定材料分類方案、檔案立卷歸檔辦法、歸檔范圍等內(nèi)容，賦予檔案管理工作有規(guī)可循、有章可依的保障。三是推進(jìn)督促檢查體系的構(gòu)建。對(duì)檔案信息化管理嚴(yán)格開展監(jiān)督檢查工作，以年度為周期開展檔案信息化管理安全檢查工作，每年應(yīng)不低于兩次，通過自查、普查、抽查及互查等方式的統(tǒng)籌運(yùn)用，規(guī)避檔案信息化建設(shè)管理中可能出現(xiàn)的問題，同時(shí)杜絕案卷損壞、丟失、泄密等現(xiàn)象，確保檔案工作發(fā)展的穩(wěn)定性。

3.4大力培養(yǎng)信息化建設(shè)人才

檔案信息化建設(shè)中，相應(yīng)的人才必不可少。基于此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視檔案管理人才培養(yǎng)工作，打造優(yōu)質(zhì)的環(huán)境便于人才素養(yǎng)的提升。具體而言，可從下述幾方面入手：一是培訓(xùn)工作開展前，應(yīng)當(dāng)落實(shí)需求調(diào)研工作，以人才實(shí)際需求為根據(jù)合理制定培訓(xùn)內(nèi)容的范圍，并將培訓(xùn)課程內(nèi)容與實(shí)際工作有機(jī)結(jié)合。二是科學(xué)系統(tǒng)設(shè)計(jì)培訓(xùn)計(jì)劃。計(jì)劃設(shè)計(jì)中，要關(guān)注教學(xué)者層次，突出集教學(xué)、研討、自學(xué)與實(shí)踐為一體化的目標(biāo)。三是組織檔案工作人員及相關(guān)專業(yè)人員密切交流學(xué)習(xí)，拓展檔案管理人員學(xué)習(xí)的平臺(tái)和機(jī)會(huì)，幫助他們及時(shí)掌握最新的知識(shí)技術(shù)，豐富檔案知識(shí)儲(chǔ)備、累積更多的經(jīng)驗(yàn)。四是切忌以臨時(shí)性工作看待檔案工作，避免安排臨時(shí)人員負(fù)責(zé)檔案管理。企業(yè)需設(shè)立專門的檔案信息化管理崗位，委派專業(yè)人員負(fù)責(zé)管理檔案，由此推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作。

3.5結(jié)合檔案數(shù)字資源創(chuàng)新知識(shí)服務(wù)體系

檔案工作的宗旨在于提供有效服務(wù)，而其發(fā)展及建設(shè)的核心便是需求。信息化時(shí)代下，要想推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，就必須秉承服務(wù)的目標(biāo)。需以檔案服務(wù)為根本，著重突出企業(yè)各項(xiàng)工作中檔案管理的地位及作用。在關(guān)注檔案工作服務(wù)科研、生產(chǎn)管理能力提高的基礎(chǔ)上，加快推進(jìn)信息化建設(shè)速度，同時(shí)通過信息化手段的運(yùn)用深入開發(fā)利用檔案信息資源，確保其與信息化時(shí)代發(fā)展需要相適應(yīng)。

同時(shí)，檔案信息化建設(shè)中，知識(shí)管理和知識(shí)服務(wù)是必然的趨勢(shì)及方向，以往用戶對(duì)檔案的要求僅是數(shù)據(jù)或文件利用，而信息化時(shí)代到來后，他們對(duì)檔案利用提出了全新的要求，即獲取隱含于數(shù)據(jù)背后的信息及知識(shí)?；诖?，需要打造知識(shí)提供的檔案利用服務(wù)，抽取挖掘海量數(shù)據(jù)中有用的知識(shí)信息，以智力支持和知識(shí)服務(wù)體系為目標(biāo)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，盡量滿足檔案利用者的全新使用需求。

4結(jié)語

綜上所述，企業(yè)信息化戰(zhàn)略中，檔案信息化建設(shè)作為一個(gè)關(guān)鍵組成，不但能幫助企業(yè)提高內(nèi)部效率，同時(shí)也能為企業(yè)搭建與外部密切交流合作的平臺(tái)。為了更好地推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，企業(yè)需要從牢固樹立檔案信息化建設(shè)意識(shí)、積極構(gòu)建知識(shí)管理協(xié)同平臺(tái)、優(yōu)化完善檔案信息化管理制度、大力培養(yǎng)信息化建設(shè)人才、結(jié)合檔案數(shù)字資源創(chuàng)新知識(shí)服務(wù)體系等方面入手，夯實(shí)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，充分發(fā)掘檔案信息資源的價(jià)值作用，為企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展保駕護(hù)航。

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