普通高中會(huì)議效能的調(diào)研和問題應(yīng)對(duì)策略

沈曉云

【摘要】高效能的學(xué)校會(huì)議，對(duì)于發(fā)現(xiàn)和解決工作中的問題，提高工作效率，完成工作目標(biāo)有重要意義。然而普通高中會(huì)議效能的現(xiàn)狀存在頻率高、耗時(shí)多、效能低下的問題。文章針對(duì)這一情況進(jìn)行了深入的摸底調(diào)查，從時(shí)間因素、組織者因素、參會(huì)者因素等方面分析了原因并提出了應(yīng)對(duì)策略。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校會(huì)議;效能低下;原因;應(yīng)對(duì)策略

學(xué)校會(huì)議是學(xué)校管理中進(jìn)行決策、交換信息、解決問題的手段。本文中，筆者為了使問卷調(diào)查開展得更順利、更明確，把學(xué)校會(huì)議界定為三人或三人以上參加的、時(shí)間超過十分鐘的、內(nèi)容與學(xué)校工作有關(guān)的聚會(huì)討論。

普通高中學(xué)校會(huì)議的效能如何？怎樣才能開好會(huì)？帶著這些問題，筆者面向杭州地區(qū)的普高教師進(jìn)行調(diào)研，回收有效答卷432份，經(jīng)過分析和總結(jié)，得出如下結(jié)論。

一、普通高中會(huì)議效能現(xiàn)狀：會(huì)議頻率高，耗時(shí)多，效能低下

根據(jù)統(tǒng)計(jì)，按每個(gè)學(xué)期20周（100個(gè)工作日）計(jì)算，那么一位校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在一學(xué)期中花費(fèi)在會(huì)議上的時(shí)間是83.6小時(shí)，相當(dāng)于10.45個(gè)工作日（占工作日總量的10.45%），主觀感受中無效會(huì)議時(shí)間是34小時(shí)，相當(dāng)于4.25個(gè)工作日（占工作日總量的4.25%）;一位中層領(lǐng)導(dǎo)在一學(xué)期中花費(fèi)在會(huì)議上的時(shí)間是78小時(shí)，相當(dāng)于9.75個(gè)工作日（占工作日總量的9.75%），主觀感受中無效會(huì)議時(shí)間是35.2小時(shí)，相當(dāng)于4.4個(gè)工作日（占工作日總量的4.4%）;一位班主任在一學(xué)期中花費(fèi)在會(huì)議上的時(shí)間是50.4小時(shí)，相當(dāng)于6.3個(gè)工作日（占工作日總量的6.3%），主觀感受中無效會(huì)議時(shí)間是24.6小時(shí)，相當(dāng)于3.07個(gè)工作日（占工作日總量的3.07%）;一位普通老師在一學(xué)期中花費(fèi)在會(huì)議上的時(shí)間是43小時(shí)，相當(dāng)于5.38個(gè)工作日（占工作日總量的5.38%），主觀感受中無效會(huì)議時(shí)間是21.6小時(shí)，相當(dāng)于2.7個(gè)工作日（占工作日總量的2.7%）。

二、普通高中會(huì)議效能低下的影響因素

（一）組織者因素

1.會(huì)議準(zhǔn)備不充分。當(dāng)被問及“大部分時(shí)候，會(huì)議組織者是否為會(huì)議做了準(zhǔn)備”的時(shí)候，10%的老師選擇了“很充分”，43.8%的老師選擇了“較充分”，46.2%的老師選擇了“較草率”?？梢姡瑫?huì)議組織者在會(huì)議的準(zhǔn)備工作上還有進(jìn)一步提高的空間。沒有采用書面會(huì)議資料也是準(zhǔn)備不充分的主要表現(xiàn)之一，95.2%的老師表示學(xué)校會(huì)議多數(shù)沒有采用書面會(huì)議資料。

2.會(huì)議的流程不合理。主要體現(xiàn)在會(huì)議流程機(jī)械刻板。比如，年級(jí)組長已經(jīng)比較明確地提出了會(huì)議的要求，教務(wù)主任要補(bǔ)充幾句，接著副校長繼續(xù)補(bǔ)充，最后校長還要總結(jié)發(fā)言……而層層發(fā)言大部分內(nèi)容相互重復(fù)，各個(gè)發(fā)言者在準(zhǔn)備時(shí)并沒有相互通氣。這種按職務(wù)發(fā)言的刻板會(huì)議流程浪費(fèi)了老師們寶貴的時(shí)間，影響了會(huì)議效能。

3.會(huì)議形式單調(diào)。問卷調(diào)查顯示，學(xué)校會(huì)議的形式大部分是“全體會(huì)議、小團(tuán)體會(huì)議、群組討論”等傳統(tǒng)形式，比較單一，往往需要一群人聚在一起，在同一時(shí)間同一地點(diǎn)共同完成，在普高這樣教職員工眾多、工作時(shí)間安排交叉性明顯的單位有很大的局限性。因此，這一因素也在一定程度上影響了會(huì)議的效能。

4.會(huì)議發(fā)言長篇大論。調(diào)查顯示，在可能影響會(huì)議效能的因素中，67.1%的老師選擇了“領(lǐng)導(dǎo)講話長篇大論”，而該項(xiàng)在“您最不能容忍的會(huì)議現(xiàn)象”調(diào)查中也有13.8%的老師選擇?？梢?，會(huì)議發(fā)言者隨心所欲的長篇大論也是學(xué)校會(huì)議中比較突出的問題。

（二）參會(huì)者因素

1.參會(huì)者與會(huì)議內(nèi)容無關(guān)。訪談中，很多老師都表示曾有過這樣的經(jīng)歷：開了半天會(huì)，結(jié)果發(fā)現(xiàn)開會(huì)的內(nèi)容和自己毫無關(guān)系或者與自己有關(guān)的內(nèi)容很少，開會(huì)過程中也只是發(fā)呆看手機(jī)打發(fā)時(shí)間，浪費(fèi)了寶貴的工作時(shí)間。問卷調(diào)查中，有32.4%的受訪者認(rèn)為影響會(huì)議效能的一個(gè)重要原因是“參會(huì)者與會(huì)議內(nèi)容無關(guān)”。

2.參會(huì)者未能積極參與討論和決策。學(xué)校會(huì)議的功能在多數(shù)時(shí)候只是傳達(dá)決策者已經(jīng)做出的決定，僅起到布置任務(wù)的作用。而在通信和社交平臺(tái)如此發(fā)達(dá)的今天，這項(xiàng)功能完全可以通過手機(jī)、電話、網(wǎng)絡(luò)來完成。開會(huì)時(shí)大家坐在一起討論，不斷優(yōu)化決策的這一過程有沒有實(shí)現(xiàn)？65.2%的老師表示，開會(huì)時(shí)“大部分時(shí)候只是機(jī)械地接受指示”，并沒有積極參與討論和決策。

3.會(huì)議紀(jì)律糟糕。主要體現(xiàn)在會(huì)議過程中參加會(huì)議的成員參與度不高，自顧自看報(bào)紙、批作業(yè)、備課、聊天、看手機(jī)等，影響了會(huì)議精神的傳達(dá)。問卷調(diào)查中，有38.1%的受訪者認(rèn)為，會(huì)議紀(jì)律糟糕是影響會(huì)議效能的因素之一。

4.參會(huì)者對(duì)會(huì)議的抵觸情緒。當(dāng)被問及“您認(rèn)為開會(huì)對(duì)您的工作有幫助嗎？”時(shí)，僅11.4%的老師選擇“很有幫助”，28.6%的老師選擇了“較有幫助”，52.9%的老師認(rèn)為“偶爾有幫助”，還有7.1%的老師甚至認(rèn)為“幾乎沒有幫助”。當(dāng)被問及“開會(huì)對(duì)您的工作有影響嗎？”的時(shí)候，45.7%的老師認(rèn)為“有，常常與其他工作沖突”，37.6%的老師認(rèn)為“有，牽制時(shí)間精力”，16.7%的老師認(rèn)為“有，突然開會(huì)影響心情”，沒有一位老師選擇“沒有影響”。

我們當(dāng)然不能否認(rèn)學(xué)校會(huì)議在上情下達(dá)和下情上傳及布置工作等方面不可替代的作用，但從問卷調(diào)查的結(jié)果來看，受訪的這些老師對(duì)學(xué)校會(huì)議的功用還是持保留態(tài)度的居多。

三、普通高中學(xué)校會(huì)議效能低下的問題應(yīng)對(duì)策略

（一）時(shí)間因素

1.合理安排會(huì)議時(shí)間。盡管普高教學(xué)任務(wù)重，老師的時(shí)間很難協(xié)調(diào)，但組織者應(yīng)盡可能避開中午、傍晚或晚上老師下班休息時(shí)間來開會(huì)，否則不僅不符合《中華人民共和國勞動(dòng)法》的內(nèi)在精神，也沒有考慮到普高老師工作時(shí)間長、壓力大的實(shí)際生存狀態(tài)。組織者應(yīng)在學(xué)期初制訂教育教學(xué)總計(jì)劃，在時(shí)間安排時(shí)大致預(yù)留出公共的開會(huì)時(shí)間。

2.盡可能減少會(huì)議數(shù)量。調(diào)查顯示，老師們每周能承受的會(huì)議次數(shù)如下：選擇“1～2次”的占68.1%，選擇“3～4次”的占29%，選擇“5～6次”的占2.9%。大部分老師希望每周只開一兩次會(huì)，最多不要超過四次。就目前學(xué)校會(huì)議的情況來看，還要精減大約一半的會(huì)議數(shù)量才能達(dá)到這個(gè)期待值。各職能部門之間要多交換信息，辦公室做好統(tǒng)籌，盡可能合并議題，將每次開會(huì)的價(jià)值最大化。

3.盡可能壓縮會(huì)議時(shí)間。當(dāng)被問及“您能接受的會(huì)議時(shí)間最長是”，23.3%的老師選擇了“0.5小時(shí)以內(nèi)”，62.9%的老師選擇了“0.5小時(shí)～1小時(shí)”，13.3%的老師選擇了“1小時(shí)～1.5小時(shí)”，4.3%的老師選擇了“1.5小時(shí)～2小時(shí)”，另有1%的老師選擇了“2小時(shí)以上”。由此得出結(jié)論，學(xué)校會(huì)議的時(shí)間最好控制在1小時(shí)以內(nèi)，會(huì)議準(zhǔn)備階段應(yīng)充分考慮各方面因素，壓縮流程，使會(huì)議能準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。

4.會(huì)議必須按時(shí)開始和結(jié)束。開會(huì)時(shí)間一旦確定，便是大家需要共同履行的契約，組織者應(yīng)充分重視，參與者也要有守時(shí)的意識(shí)，確保學(xué)校會(huì)議的權(quán)威，能在規(guī)定時(shí)間準(zhǔn)時(shí)召開。尤其值得注意的是，學(xué)校會(huì)議應(yīng)進(jìn)一步規(guī)范，組織者除了規(guī)定開始的時(shí)間，還應(yīng)明確會(huì)議的基本時(shí)長，按時(shí)結(jié)束。

（二）組織者因素

1.認(rèn)真做好會(huì)前準(zhǔn)備。組織者應(yīng)對(duì)會(huì)議充分負(fù)責(zé)，提前做好準(zhǔn)備，有必要的話還應(yīng)提前分發(fā)書面會(huì)議資料。必要時(shí)會(huì)議流程和內(nèi)容應(yīng)至少提早2～3天發(fā)送給與會(huì)者，這樣可以使與會(huì)者對(duì)主要議題有一個(gè)初步了解和事先準(zhǔn)備，便于集思廣益。

2.合理安排會(huì)議流程。合理安排會(huì)議流程，就是明確會(huì)議進(jìn)行的步驟，一般而言，應(yīng)遵照先“緊急、重要、普遍性”，后“不緊急、次要、個(gè)別性”的先后順序。會(huì)前擬定規(guī)范的會(huì)議議程，詳細(xì)寫明具體要討論和解決的問題。

3.創(chuàng)新會(huì)議形式。除傳統(tǒng)的“全體會(huì)議、小團(tuán)體會(huì)議、群組討論”形式，學(xué)校會(huì)議還可根據(jù)實(shí)際情況，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，采取“電話會(huì)議、視頻會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議”等新形式，達(dá)到節(jié)約時(shí)間、提高效能的目的。

4.對(duì)各議程進(jìn)行時(shí)間量化。為了使會(huì)議更加規(guī)范高效，有必要對(duì)每個(gè)議程都進(jìn)行時(shí)間量化，會(huì)前要告知相關(guān)組織和發(fā)言人員各環(huán)節(jié)的時(shí)間安排，避免長篇大論。

（三）參會(huì)者因素

1.嚴(yán)格選擇與會(huì)人員。開會(huì)不可興師動(dòng)眾，敲鑼打鼓，搞形式主義。選擇與會(huì)人員時(shí)應(yīng)嚴(yán)格控制人數(shù)，一般來說需要參會(huì)的是以下四類人：一是對(duì)會(huì)議主題負(fù)主要或直接責(zé)任的人員;二是對(duì)相關(guān)議題有決策權(quán)的人員;三是落實(shí)會(huì)議決策的人員;四是對(duì)相關(guān)議題有豐富經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)的人員。其他人員能不參會(huì)的盡量不參會(huì)，與會(huì)議相關(guān)性不大但確需交流的情況盡量通過個(gè)別交流的方式來完成。

2.激發(fā)參會(huì)者的熱情。會(huì)議的功能不僅僅局限于布置工作，傳達(dá)決策，通過集思廣益使問題得到全面深入的分析也是重要功能之一，而這依賴于與會(huì)者的積極參與。因此，在會(huì)議實(shí)施過程中應(yīng)盡可能做到民主，問題的提出應(yīng)盡可能采取開放的形式，以激發(fā)與會(huì)者的想象力，使參會(huì)者真正以主人翁的姿態(tài)投入到會(huì)議中來。

3.做好會(huì)中控制。為確保會(huì)議順利高效地進(jìn)行，控制好會(huì)議進(jìn)程，做好會(huì)中控制，維持好會(huì)議紀(jì)律也是關(guān)鍵因素。會(huì)前應(yīng)明確會(huì)議的流程和紀(jì)律，會(huì)議進(jìn)行過程中對(duì)會(huì)中出現(xiàn)的紀(jì)律問題也應(yīng)及時(shí)指出和溝通。

四、結(jié)語

普通高中的老師工作量大，每個(gè)班四五十名學(xué)生，每名學(xué)生都期待老師投入更多的時(shí)間和精力來關(guān)心其成長。同時(shí)，普高段高考升學(xué)壓力大，老師需要投入比其他學(xué)段的老師更多的時(shí)間鉆研業(yè)務(wù)，不斷提高教育教學(xué)水平。此外，培訓(xùn)學(xué)習(xí)需要投入時(shí)間，教科研需要耗費(fèi)精力。因此，在開會(huì)這件事上，普高的管理者和教育行政部門要充分重視，要給一線老師減負(fù)，減少不必要的時(shí)間和精力損耗，不斷提高會(huì)議效能，保證會(huì)議質(zhì)量，由此提高學(xué)校的綜合管理能力，辦好人民滿意的教育。

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