“南大之星”檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能應(yīng)用研究

左麗娜

DOI：10.16660/j.cnki.1674-098x.2103-5640-3952

摘? 要：“南大之星”檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)成為在我國許多高等院校的檔案管理中得到廣泛應(yīng)用的一項軟件，該系統(tǒng)的特點是其數(shù)據(jù)引入處理技術(shù)是一項適合應(yīng)用領(lǐng)域涉及面很寬、非常實用、可以顯著地提高其工作效率和服務(wù)質(zhì)量的技術(shù)性功能。本文針對數(shù)據(jù)引導(dǎo)功能在檔案管理中的應(yīng)用進行了詳盡的論述，此項功能在檔案管理中的應(yīng)用將會顯著地提升其檔案資料著錄的工作效率與質(zhì)量，并有效地減輕其工作量，提高其檔案管理工作的科學性與現(xiàn)代化程度。

關(guān)鍵詞：南大之星? 檔案管理系統(tǒng)? 數(shù)據(jù)導(dǎo)入? 功能應(yīng)用

中圖分類號：TP315? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A文章編號：1674-098X（2021）01（c）-0145-03

Research on the Application of Data Import Function in "Nantah star" File Management System

ZUO Lina

（Archives of Heilongjiang Institute of Engineering， Harbin， Heilongjiang Province， 150050 China）

Abstract： "star of Nantah" file management system has become a software widely used in the file management of many colleges and universities in our country. The characteristic of this system is that its data introduction processing technology is a technical function which is suitable for a wide range of application fields， very practical， and can significantly improve its work efficiency and service quality. This paper discusses the application of data guiding function in archives management in detail. The application of this function in archives management will significantly improve the work efficiency and quality of archives recording， effectively reduce the workload， and improve the scientificity and modernization of archives management.

Key Words： Nantah star; file management system; data import; function application

“南大之星”檔案管理系統(tǒng)就是一種專門適用于我國高等院校電子檔案管理信息化的課程建設(shè)和檔案管理中比較理想的一種系統(tǒng)軟件[1]。高校專用修訂版“南大之星”教學檔案管理解決軟件在目前我國各類高校的實際教學運行中尤其應(yīng)用相對較多，如國立中國大學華東師范大學、中國人民大學等。然而高校的檔案管理工作者在實際中對于這款軟件的使用認識還存在一定的欠缺，其中軟件的很多功能還亟待實際應(yīng)用中去開發(fā)[2]。筆者通過自身調(diào)研可以發(fā)現(xiàn)許多檔案管理工作者目前在網(wǎng)絡(luò)上對于這個軟件功能的使用還明顯陌生，使得數(shù)據(jù)引導(dǎo)人的功能沒有真正得到充分的研究開發(fā)和運行[3]。使得數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能沒有得到充分的開發(fā)和應(yīng)用。高校版“南大之星”學位檔案管理軟件的學位資料引入功能主要是基于 Excel 電子表格的學位資料信息數(shù)據(jù)，功能的具體應(yīng)用和實踐就以某校碩士研究生的學位檔案資料的引入作者著錄為主要案例進行了探討。

1? 大數(shù)據(jù)背景下構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)的必要性

1.1 促進檔案信息管理思想轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案信息管理工作，屬于企業(yè)的常規(guī)性與輔助性業(yè)務(wù)，存在被動性、消極性，容易受到忽視，這種情況下，企業(yè)檔案信息并不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。同時，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案信息管理工作主要針對紙質(zhì)檔案進行管理，而這一階段企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息，完全可以通過人工管理的方式進行收集與整合。但在大數(shù)據(jù)時代下的今天，企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息大量增加，傳統(tǒng)的檔案信息管理方法完全無法支撐檔案信息管理工作的需求，企業(yè)檔案信息管理工作就需要不斷創(chuàng)新工作方法，引進更加先進的管理技術(shù)。企業(yè)檔案管理部門應(yīng)就傳統(tǒng)的管理思想進行優(yōu)化與轉(zhuǎn)變，將檔案信息作為重要的信息資源，突出用戶或消費者的中心地位，建立檔案信息管理理念，向用戶或消費者提供人性化管理，改善企業(yè)產(chǎn)品或服務(wù)[4]。

1.2 豐富檔案信息管理工作內(nèi)容

在信息化的大數(shù)據(jù)時代下，數(shù)據(jù)海量增加已經(jīng)給企業(yè)檔案管理部門工作的開展提供了豐富的資源，這種情況下，企業(yè)的各個數(shù)據(jù)檔案管理機構(gòu)和部門的工作內(nèi)容都有所變化，突破了其工作內(nèi)容原本的局限性。就企業(yè)檔案信息管理部門而言，其檔案資源不僅包含本館資源，還與其他部門進行資源信息的共享，以打破企業(yè)自身檔案資源局限，為信息使用者提供豐富而有效的檔案資源，保證信息合理性。海量檔案信息資源可以為企業(yè)檔案信息管理工作提供數(shù)據(jù)信息支撐，保證其管理內(nèi)容的豐富性，并滿足信息數(shù)據(jù)使用者的實際需求。在豐富檔案信息管理內(nèi)容的同時，對檔案信息管理方式加以完善。

2 “南大之星”檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能應(yīng)用

2.1 制作檔案表格并完成信息的填寫

Excel版的企業(yè)檔案要求表軟件需要依據(jù)各個不同門類的企業(yè)檔案資料庫的信息管理要求表來進行設(shè)計制作，所以我們能夠把它確定做成高于Excel版主要理由是因為“南大之星”的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)軟件對于檔案資料和索引人的信息要求都已經(jīng)是高于Excel版的軟件最高版本[5]。就以某校2015年碩士學位考試研究生的碩士學位考試檔案資料基本信息的目錄人設(shè)計為題舉例，首先，我們也就需要通過這種設(shè)計方法首先來設(shè)計制作一個Excel兩種版本的關(guān)于碩士學位考試研究生命題資料信息檔案的學位考試命題資料信息目錄中的電子化資料表格，這個電子表格中所列的需要明確包含的學位考試檔案資料主要基本信息內(nèi)容有：序號、案卷資料名稱、責任人、起止期日、保管期和截止期、備注等。Excel版本電子畢業(yè)表格的設(shè)計標準化填寫格式由各所學校學位檔案館學生自行設(shè)計填寫制作好，交由各個本科學院的學校研究生入學秘書按該一個學院的學校研究生秘書學位信息檔案館的實際使用情況，完成了這份版本電子畢業(yè)表格的設(shè)計填寫整理工作，再將自己所設(shè)計填寫的這份Excel版本的電子畢業(yè)表格格式送回各所學校學位檔案館。

2.2 檔案信息的檢查和完善

教學教材檔案的審核管理員將及時對接收收到的Excel版數(shù)學教材中的電子拼音文字文本表格內(nèi)容進行了審核檢查，其需要審核的檢查內(nèi)容主要功能包括兩項：其一，審核目標就是及時檢查本版教材中所有電子拼音文字文本表格的所有形式信息是否正確;其二，審核目標就是及時檢查本版教材中所有電子拼音文字文本表格中所有相關(guān)信息內(nèi)容的正確完整性和其他的準確度[6]。其一在案卷填寫名稱格式中常見的考試答案填寫錯誤之一就是學位案卷填寫名稱的正確填寫次序格式要求錯誤，未嚴格的依照學位案卷名稱要求填寫次序、名稱，未能遵照標準格式正確的填寫，這樣就可能會直接導(dǎo)致造成在被收錄人“南大之星”的學位檔案管理信息系統(tǒng)管理服務(wù)系統(tǒng)過程中的填寫資料混亂，發(fā)現(xiàn)這個存在問題后就應(yīng)及時予以進行改進與及時糾正。格式內(nèi)的問題在于“起止時間”這一欄識別、填寫，一般會錯誤的填寫為“一”，不注意仔細看就不會發(fā)現(xiàn)此識別問題，這些小問題在系統(tǒng)內(nèi)很難識別。因此，發(fā)現(xiàn)此識別問題應(yīng)及時予以糾正。其二在于檢驗專業(yè)電子檔案資料內(nèi)的信息，查看其是否完整，或精準，主要應(yīng)當根據(jù)對研究生的學位檔案實體情況進行逐個檢查，發(fā)現(xiàn)存在問題及時給予修改或者完善?！澳洗笾恰钡臋n案管理系統(tǒng)對于引用導(dǎo)入個人數(shù)據(jù)的 Excel 版電子檔案表格的技術(shù)要求相對比較高，這樣我們才能夠有效地保證其所導(dǎo)入的檔案資料信息被“南大之星”檔案管理系統(tǒng)正確地識別，并且有效地保證其檔案資料的真實準確性與其完整。

2.3 檔案信息數(shù)據(jù)的導(dǎo)入

在數(shù)據(jù)預(yù)覽導(dǎo)人功能頁面中直接點擊“瀏覽”，選擇是否可以打開一個需要預(yù)覽導(dǎo)人的 Excel 版本或檔案信息的電子表格，之后再次點擊“導(dǎo)人數(shù)據(jù)”按鈕，等到數(shù)據(jù)初步導(dǎo)人功能系統(tǒng)運行完成后，就在“導(dǎo)人預(yù)覽數(shù)據(jù)”這個表格中就可以查看到預(yù)覽導(dǎo)人的相關(guān)信息，此時我們就可以實時查看預(yù)覽導(dǎo)人的相關(guān)信息[7]。隨后在“導(dǎo)人數(shù)據(jù)字段對應(yīng)設(shè)置”的文檔表格中自動匹配進行了原始著錄信息的源數(shù)據(jù)和含有著錄檔案信息的源數(shù)據(jù)的著錄字段名稱匹配處理操作，點擊“導(dǎo)人預(yù)覽數(shù)據(jù)”文檔表格中第一列中的首行諸如f11、f22、f33等著錄數(shù)據(jù)匹配模塊，在“導(dǎo)人數(shù)據(jù)字段對應(yīng)設(shè)置”的文檔表格中“源字段名”中就應(yīng)該會自動匹配產(chǎn)生一個諸如f11、f22、f33等著錄信息，此時就不是需要我們用戶就是可以直接通過點擊“目的字段名”下的一個帶有空白紅色按鍵的對應(yīng)位置，會自動使得其中相應(yīng)地就會出現(xiàn)一個系統(tǒng)文件的其中的所有目的著錄字段名，這時候我們就是需要用戶可以選擇一個空白按鍵，在其選擇按照檔案表字段對應(yīng)的錄目字段，點擊名稱，并進行自動匹配。換而言之，能夠?qū)⒊醪椒治龅饺说闹洐n案資料以及數(shù)據(jù)庫表格中的所有源著錄字段名和所有目的著錄字段昵稱名都自動完成了一個匹配。在最終完成這項歸檔工作之后就可能需要對最初的各引導(dǎo)人專業(yè)資料檔案進行一次最終成為引導(dǎo)人的歸檔工作，即最終引導(dǎo)人在該專業(yè)門類中將檔案放在管理員的微信公眾號中[8]。

2.4 導(dǎo)入信息數(shù)據(jù)的修改完善

檔案資料信息引人后仍然必須對其作一定的修正或者完善。首先，以注冊用戶名和登錄密碼的方式直接進入“南大之星”檔案信息管理系統(tǒng)，在“檔案信息管理”的界面就已經(jīng)可以清楚地看到一個紅色中所呈現(xiàn)的文字“導(dǎo)人數(shù)據(jù)”，點擊按鈕打開，就會自動呈現(xiàn)一個“導(dǎo)人數(shù)據(jù)編號***”，選擇了所有需要修改的導(dǎo)人數(shù)據(jù)就已經(jīng)可以直接打開本檔案數(shù)據(jù)庫[9]。在“檔案文件信息管理”的界面就已經(jīng)可以直接進行數(shù)據(jù)的修改，對于引導(dǎo)人的信息共性問題，數(shù)據(jù)修改等。比如：大幅度地進行項目修改與完善，并對其進行優(yōu)化等，選擇的是大幅度的修改方式。

2.5 移動信息數(shù)據(jù)至相應(yīng)的檔案表

修改和調(diào)整完善好的修改引導(dǎo)人信息數(shù)據(jù)只是在一個被同時暫存于“南大之星”高校檔案管理系統(tǒng)的“檔案信息管理”門類中的一個數(shù)據(jù)暫存管理單位，要將它們同時移動到一個位置相應(yīng)正確的高校檔案系統(tǒng)信息管理門類中，才能最終順利地調(diào)整完成本次高校檔案管理信息門類表的修改引導(dǎo)人數(shù)據(jù)編輯管理工作。以作為注冊人的用戶名和注冊登記號碼為密碼的輸入方式直接點擊進入“南大之星”的引導(dǎo)檔案管理信息系統(tǒng)，打開作為引導(dǎo)人的單位檔案系統(tǒng)信息管理數(shù)據(jù)庫列表，點擊“全選”按鈕，即可直接看到下圖表明將此部門類型的引導(dǎo)檔案管理信息數(shù)據(jù)表全部自動轉(zhuǎn)換至一個相應(yīng)的引導(dǎo)檔案或部門類型的信息數(shù)據(jù)表中[10]。

3? 結(jié)語

綜上所述，“南大之星”檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，在實際應(yīng)用中，要依照門類檔案信息資料，進行信息編輯與信息桌錄，完善相應(yīng)的工作。在實際應(yīng)用中，可先制作Excel 版的檔案信息表，明確相應(yīng)的目錄與項目，為網(wǎng)絡(luò)脫機糾正、修正奠定基礎(chǔ)，提供便捷，Excel版檔案信息錯誤，可修改與完善，確保信息的完整。接著由網(wǎng)上相關(guān)檔案信息的導(dǎo)人，很好的著錄檔案表的相關(guān)信息。

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