高校學生檔案流轉問題的實踐探究

金婭琳 謝雨

摘 要：高校學生檔案記載著大學生在校期間的學習和生活經(jīng)歷以及綜合表現(xiàn)，是高校畢業(yè)生就業(yè)時用人單位選聘人才的重要憑證和考核依據(jù)。文章從高校學生人事檔案流轉的過程入手，通過問卷調查和個別訪談的方式收集數(shù)據(jù)，分析流轉過程中存在的問題及其產(chǎn)生原因，提出應當完善網(wǎng)絡化檔案管理體系，探討解決檔案流轉問題的對策，提高高校學生人事檔案流轉效率。

關鍵詞：高校；學生檔案；流轉

高校學生檔案是國家人事檔案的重要組成部分，是聯(lián)系學生與用人單位的橋梁紐帶。檔案在流轉過程中出現(xiàn)問題不僅會影響畢業(yè)生順利就業(yè)，還會不同程度影響畢業(yè)生工齡計算、工資調整、工作調動、職稱申報、出國深造、婚姻生育、辦理“五險一金”等，高校也難以落實畢業(yè)生檔案的有效保護工作[1]。因此，管理好高校學生人事檔案，安全、及時、準確地將檔案轉遞到各用人單位或相關主管部門，十分重要且具有現(xiàn)實意義。高校學生檔案流轉大體經(jīng)歷新生入學、在校管理、畢業(yè)離校時、畢業(yè)離校后四個階段，在檔案流轉過程中往往會出現(xiàn)“缺失”“丟檔”“棄檔”“死檔”等各種問題。進一步解構分析這些問題，并提出相應的解決對策，有利于提高學生檔案工作效率。

一、學生檔案流轉過程性解構與風險評估

高校學生檔案在不同的階段因各種原因會導致不同問題。為深入分析各環(huán)節(jié)問題出現(xiàn)原因，文章采用問卷調查和個別訪談的方式收集資料，共對1000名在校大學生和已畢業(yè)學生進行問卷調查，對10名已工作的畢業(yè)生及5名有檔案工作經(jīng)驗的輔導員進行訪談。參與問卷調查的對象中29.6%是來自大一，9.5%來自大二，10.8%來自大三，30.5%來自大四，還有9.7%來自畢業(yè)后1-2年的學生，9.9%來自畢業(yè)后3-5年的學生。在調查對象選擇時注重廣泛性與合理性，收集的結果具備可參考性。

1. 新生入學階段

高校新生入學時，轉遞的檔案有兩種形式，分別是電子檔案和紙質檔案。紙質檔案一般會由學生自行攜帶，或由原中學通過普通郵寄的方式轉接。根據(jù)調查結果分析，在新生入學階段學生人事檔案流轉過程中，造成紙質檔案缺失的原因主要可歸納為兩類：郵寄丟檔和轉接丟檔。

（1）郵寄丟檔。部分省市中學通過普通郵寄方式進行檔案轉接，在寄件和接收的過程中存在丟檔的風險。因郵寄丟檔在新生入學階段丟檔總量中占33.5%。

（2）轉接丟檔。中學老師在將學生檔案裝袋時，可能會遺漏材料；新生報到時將檔案交到所屬學院，輔導員歸檔時可能造成檔案錯裝或者遺漏；學生檔案轉交過程中，也存在缺失隱患。因轉接丟檔在新生入學階段丟檔中占66.5%。

2. 學生在校期間

高校學生進校后檔案由所在學院統(tǒng)一歸檔，直至畢業(yè)后轉出。在此期間檔案缺失風險相對較低。調查結果顯示，學生在校期間檔案缺失的原因主要有兩種：

（1）工作交接丟檔。根據(jù)輔導員訪談內容分析，輔導員崗位調動，或者工作重新分配后，在檔案交接中有時會出現(xiàn)疏忽，造成學生檔案轉接不完整，存在檔案缺失的風險。統(tǒng)計中工作交接階段丟檔的比例占87.6%。

（2）轉專業(yè)丟檔。轉專業(yè)的學生或自行攜帶檔案到所轉專業(yè)學院報到，或由原學院統(tǒng)一轉交到新學院，檔案流轉期間有丟檔風險。訪談中一名有轉專業(yè)經(jīng)歷的學生就有丟檔的經(jīng)歷。轉專業(yè)丟檔的比例占12.4%。

3. 畢業(yè)離校階段

畢業(yè)生離校階段出現(xiàn)的檔案丟失、檔案缺件、檔案滯留等現(xiàn)實問題，在大部分中國高校畢業(yè)生檔案派遣工作中均有發(fā)生。根據(jù)調查，畢業(yè)離校階段大學生人事檔案流轉存在的問題歸納為兩類：

（1）歸檔過程不規(guī)范。歸檔過程中由于人手不足、事務龐雜等現(xiàn)實條件限制，輔導員會將畢業(yè)生檔案整理工作分派給學生干部，再由學生干部具體分工。在一層一級任務傳遞的過程中容易造成檔案材料缺失或者內容錯誤。調查顯示歸檔過程不規(guī)范導致問題發(fā)生的比例占22.1%。

（2）檔案滯留學校?！秶鴦赵恨k公廳轉發(fā)教育部等部門關于進一步深化普通高等學校畢業(yè)生就業(yè)制度改革有關問題意見的通知》（國辦發(fā)〔2002〕19號）允許“在畢業(yè)離校前仍未落實就業(yè)單位的應屆畢業(yè)生可以在兩年內將其戶口和檔案在學校代存”。因學業(yè)暫時未達到畢業(yè)要求需延長學制或退學的學生，已經(jīng)畢業(yè)但尚未就業(yè)的學生，“二戰(zhàn)”考研、留學、創(chuàng)業(yè)、考公務員的學生，如未在期限內辦理轉檔托檔等相關手續(xù)，其畢業(yè)生檔案將成為“死檔”。檔案滯留學校導致問題發(fā)生的比例占77.9%。

4. 畢業(yè)離校后

隨著就業(yè)環(huán)境和觀念的變化，越來越多的學生選擇進私企、自由創(chuàng)業(yè)、出國勞務等就業(yè)方式。因頻繁更換工作，檔案流轉也較頻繁，在流轉過程中滯留檔案、遺漏檔案、遺失檔案的現(xiàn)象屢屢發(fā)生。究其原因，主要有以下幾方面：

（1）管理不規(guī)范。學生畢業(yè)后或將檔案掛靠于各地人才市場，或托管于用人單位人事部門。一些用人單位人事部門在接收檔案及保管時不夠規(guī)范，最終造成檔案缺漏，甚至遺失。另外，學生將檔案轉入人才市場時，也會存在類似處置不當現(xiàn)象。根據(jù)問卷調查結果和訪談內容來看，管理不規(guī)范導致問題發(fā)生的比例占10.6%。

（2）離職后未及時托管。有的畢業(yè)生自檔案轉托到相關單位后從不過問，離職時也未將檔案轉至新單位或將檔案掛靠新單位所在地人才市場。有的畢業(yè)生將檔案留存在身邊，超過規(guī)定時間，形成“死檔”，或在轉托檔案期間自行打開檔案造成檔案失密無效。離職后未及時進行托管導致問題發(fā)生的比例占80.3%。

（3）離職后單位截留檔案。有的畢業(yè)生跳槽時與原單位發(fā)生矛盾，檔案被扣押，其中部分畢業(yè)生檔案意識淡薄而棄檔，等到了新單位需要檔案時才回頭尋找，往往找不到。離職后單位截留檔案導致問題發(fā)生的比例占9.1%。

二、學生檔案流轉問題根源

1. 管理機制不健全

大學生檔案管理主要遵循《高等學校檔案管理辦法》《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》等法規(guī)。《高等學校檔案管理辦法》規(guī)定：“學生檔案主要包括高等學校培養(yǎng)的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等”。對收集、整理、管理附加材料，如獎懲、學生業(yè)務能力與專業(yè)素養(yǎng)等材料的管理辦法和范圍均沒有詳細規(guī)定。目前，相關法規(guī)對丟失損壞檔案的行為只是做出了相應的處罰規(guī)定，未制定明確補救辦法，這也意味著檔案丟失成了不可追溯、不可逆轉的“硬傷”性事件[2]。當檔案丟失、材料不齊、超過規(guī)定存放時間等問題真正發(fā)生時，最終會導致“死檔”。有研究者提出，當個人檔案中缺少錄取通知書和畢業(yè)生登記表時，檔案館所存教學檔案中的新生錄取名單及畢業(yè)生名單可以彌補[3]。但從現(xiàn)實情況來看，僅有此種補檔方式是不夠的。

2. 管理方式不完善

高校學生在校期間檔案流轉發(fā)生的問題中，87.6%是因為工作交接而導致丟檔；畢業(yè)生離校階段檔案流轉發(fā)生問題，22.1%是因為歸檔過程不規(guī)范導致丟檔，77.9%是因為檔案滯留學校導致丟檔。由此看來，高校檔案管理方式不夠完善體現(xiàn)在兩個方面：一是缺少可供參考的檔案管理細則。在高校學生檔案管理方面，管理機構沒有統(tǒng)一明確的管理細則，各高校只是在學生畢業(yè)時根據(jù)本校實際情況和用人單位要求對檔案進行整理，由學院輔導員將學生現(xiàn)有信息歸檔。缺乏檔案管理制度和管理體系的約束和指導，導致責任不到位，分工不明確。這樣的管理方式容易引發(fā)檔案缺失、檔案滯留等現(xiàn)象。二是缺少專職檔案管理人員。部分高校未設置專職的學生檔案管理人員，而是由二級學院的輔導員兼職管理，導致存在學生檔案管理者不專業(yè)、檔案管理隊伍不穩(wěn)定等問題。輔導員往往對學生檔案管理的相關業(yè)務及規(guī)章制度不甚了解，使得學生檔案很難做到定期更新與完善，工作中出現(xiàn)問題和失誤也在所難免。

3. 檔案重要性認識不足

高校在學生檔案意識培養(yǎng)方面重視程度不足，不少學生對自己檔案的重要性沒有清晰的定位。有學者指出：“缺乏基本的檔案常識是大學生檔案意識薄弱的主要原因”[4]。部分大學生認為檔案只對在國家單位工作或者考研的人才有用，覺得自己未入職國有企業(yè)，也不參加考公考研，檔案對自身轉正定級等完全沒有用處，即使不作任何處理也不會影響今后生活學習，故而離校時不辦理任何轉檔或托檔手續(xù)，也不關心自己檔案的去向，造成檔案缺失，甚至“死檔”。部分學生在畢業(yè)后把檔案放在自己身邊保管，不辦理任何轉托手續(xù)，造成“死檔”或檔案失密無效。部分畢業(yè)生沒有關注自己的檔案是否由于單位沒有獨立人事權而被退回，導致檔案缺失。問卷調查顯示，73%的學生對大學生檔案的作用不甚了解，大學生畢業(yè)后由于離職未及時進行托管導致問題發(fā)生的比例占80.3%。

三、完善學生檔案管理體系

1. 規(guī)范管理體系，強化檔案集中管理

首先，制定相關的管理細則。細則要包含檔案收集、歸檔以及管理辦法。要明確檔案收集人員、管理人員和歸檔人員具體職責，做好與用人單位和人才市場的對接移交工作。其次，設立學生檔案室，由學校設專人管理。學生在高中期間的檔案直接由當?shù)卣猩k通過機要形式轉遞給高校學生檔案室進行歸檔。學生檔案室根據(jù)學校、教育部門、檔案部門的相關規(guī)定，編寫新生檔案所需材料目錄，制定審查原則，對新生檔案的真實性與完整性進行核驗。再次，二級學院設一名檔案聯(lián)絡員，定期將學院輔導員和班主任收集的學生在校期間檔案材料定期移交學生檔案室歸檔管理。最后，學生檔案室組織檔案清查隊伍，根據(jù)制定的章程對審查人員進行培訓，提示重點檢查項目，定期對新生檔案進行檢查、整理、紙質電子雙重歸檔。各部門、人員通過建立的信息溝通和反饋渠道，明確自身在管理體系中應該承擔的職責，保證高校學生檔案管理體系正常運行，更新完善學生在校期間的檔案證明材料。學生畢業(yè)離校時，檔案由學生檔案管理部門通過機要形式轉遞給就業(yè)單位或人才市場的檔案管理部門。

2. 利用網(wǎng)絡技術，構建智能化檔案管理系統(tǒng)

《高等學校檔案管理辦法》規(guī)定：“高校檔案館有責任改進學生檔案管理方式，推進學生檔案的信息化和數(shù)字化。”隨著高校不斷擴招，每年需要轉遞的學生檔案數(shù)量不斷增大。高校應充分利用網(wǎng)絡技術帶來的便利，構建智能化的適合高校學生特點的學生檔案管理系統(tǒng)。經(jīng)筆者調研，目前已有高校研發(fā)并使用了畢業(yè)生檔案服務管理系統(tǒng)。系統(tǒng)具備檔案目錄生成，檔案轉接去向的記錄和查詢、添加、刪除、更新等多個功能，通過系統(tǒng)管理新生入學、在校期間、畢業(yè)離校時學生檔案的歸檔及轉接。根據(jù)學生填寫的報到證申請表，可以將學生檔案的去向分為到所在單位、到人才市場、留校三類。利用系統(tǒng)錄入學生檔案接收處的地址、聯(lián)系電話，對學生檔案去向進行詳細登記，以便日后查詢。

3. 重視宣傳教育，培養(yǎng)檔案意識

加強學生檔案常識的教育和檔案意識的培養(yǎng)，可以有效避免高校學生人事檔案在流轉過程中出現(xiàn)問題。將檔案基本常識、檔案管理規(guī)章制度和檔案相關法律法規(guī)教育貫穿于學生入學教育、課堂教育、社會實踐活動和畢業(yè)離校前的就業(yè)指導，引導和幫助學生樹立正確的檔案觀念，培養(yǎng)學生的檔案意識。通過大量的實例和法律法規(guī)講解向學生宣傳檔案知識，讓學生充分認識到檔案的重要作用，詳細了解畢業(yè)后辦理檔案轉托所需要的各項材料及具體流程。特別要向學生強調檔案暫留學校、檔案存入生源地人才市場或單位所在地人才市場、檔案存入用人單位幾種情況的不同，提醒學生時刻明確自己檔案的去向，檔案滯留自己手中絕不可超過規(guī)定時間。提醒畢業(yè)生在更換工作時，不管檔案是存在用人單位還是人才市場，都要及時完成檔案新的轉托掛靠，絕不可棄檔或自留。

四、結語

高校學生人事檔案是大學生在校期間各類學習、生活、實踐的真實記錄，與他們未來的工作和生活都有密切關系，是異常寶貴且不可再生的資源。一旦缺失，雖然可參考當?shù)貦n案管理機構的規(guī)定通過“以檔補檔”的方式盡力補全，但若丟失了所有可以證明身份的材料，“以檔補檔”也難以實現(xiàn)。要從根本上解決這個問題，應提前預防，加強制度建設，提升學生檔案意識，構建科學規(guī)范的高校學生人事檔案管理體系，實現(xiàn)進檔有源、存檔有序、轉檔可循的理想目標。

*本文系2020年度江蘇省教育廳高校哲學社會科學研究項目“工程教育認證視角下高校德育評價范式的創(chuàng)新研究”（項目編號：2020SJB0916）階段性研究成果。

注釋與參考文獻

[1]曹勤民.高校學生檔案轉遞中存在的問題與對策[J].山西檔案，2011（5）：33-34.

[2]姜獻群.高校畢業(yè)生就業(yè)檔案管理模式探析[J].檔案學通訊，2013（6）：16-19.

[3]許行珺.人事檔案補充學籍檔案的實踐與思考[J].陜西檔案，2017（2）：38-39.

[4]劉大巧，徐娟.當代大學生檔案意識調查研究——以云南地區(qū)為例[J].云南檔案，2017（8）：58-62.