文書檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化策略研究

阮瑩

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2103-5042-8422

摘? 要：我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展日新月異，目前已經(jīng)做出適應(yīng)性的政策調(diào)整，從而讓數(shù)字中國(guó)成為一項(xiàng)關(guān)鍵的國(guó)家戰(zhàn)略，并在此基礎(chǔ)上強(qiáng)調(diào)了數(shù)字政府建設(shè)、數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展等要求。文書檔案數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型，也隨之提上議事日程，它極強(qiáng)地顯現(xiàn)出對(duì)于檔案建設(shè)的價(jià)值，而其快速處理海量數(shù)據(jù)的功能、現(xiàn)狀及優(yōu)化策略等，則將成為此次論題的要點(diǎn)，處理好此類情況，才有可能進(jìn)一步有利于文書檔案數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)有效達(dá)成。利用行之有效的文書檔案數(shù)字化加工和處理，能夠促進(jìn)構(gòu)建形成完整程度更高的文書檔案管理系統(tǒng)，讓數(shù)字檔案被納入綜合式、一體化管理視域之下，這就極大地便利單位業(yè)務(wù)人員、科研人員的檢索與查閱工作，給后續(xù)的各項(xiàng)工作提供良好的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：文書檔案? 數(shù)字化管理? 優(yōu)化策略? 數(shù)字中國(guó)

中圖分類號(hào)：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1672-3791（2021）03（b）-0112-03

Research on Optimization Strategy of Digital Management of Documents and Archives

RUAN Ying

（Ningde Forestry Bureau， Ningde， Fujian Province， 352100? China）

Abstract： With the rapid development of China's economy， adaptive policy adjustments have been made to make digital China a key national strategy. On this basis， the construction of digital government and the development of digital economy are emphasized. It will be helpful for the construction of digital archives to achieve the goal of digital archives management. The use of effective digital processing and processing of documents and archives can promote the formation of a higher degree of integrity of documents and archives management system， so that the digital archives are included in the comprehensive and integrated management perspective， which will greatly facilitate the retrieval and consulting work of business personnel and scientific research personnel， and provide good services for the follow-up work.

Key Words： Documents and archives; Digital management; Optimization strategy; Digital China

文書檔案數(shù)字化管理，即借助圖像掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮與存儲(chǔ)技術(shù)等手段，將傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案給予掃描和錄入，讓其在接受加工處理之后，轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可以識(shí)別的、具有數(shù)字化特點(diǎn)的文字及圖像，以便在接下來數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，以及多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)檔案資源的應(yīng)用等，為檔案信息管理水平提升、利用效率發(fā)展等做出積極的服務(wù)支撐。

1? 文書檔案數(shù)字化管理的功能

重視文書檔案數(shù)字化管理，使相應(yīng)的模式成為現(xiàn)實(shí)，具有其獨(dú)有的，或者與其他模式相比更加重要的功能[1-2]。

1.1 現(xiàn)代信息交流形式的促進(jìn)

文書檔案數(shù)字化管理模式的倡導(dǎo)及實(shí)現(xiàn)，其極為有效地帶動(dòng)現(xiàn)代信息交流方式進(jìn)步，并且因此使文書檔案管理水平提升擁有強(qiáng)勁動(dòng)力。在數(shù)字化技術(shù)作用之下，文書檔案管理者可以基于常規(guī)工作，更為主動(dòng)且有效地提升檔案管理效率，并注意到信息利用率的高低問題。與此同時(shí)，由于得到了數(shù)字化管理模式相支持，文書檔案管理水平也將上升到新的層次，并與具體管理策略發(fā)展一道，共同保障文書檔案的真實(shí)性與完整性，這也將成為現(xiàn)代信息交流形式的促進(jìn)力量。

1.2 單位辦公管理需求的滿足

在當(dāng)今市場(chǎng)發(fā)展強(qiáng)大作用力的影響下，各行各業(yè)之間處在極為緊張、激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境之中，為了讓該單位得到穩(wěn)固發(fā)展的機(jī)會(huì)，管理者在面對(duì)文書檔案信息現(xiàn)代管理的問題時(shí)，應(yīng)當(dāng)給予足夠重視，并在注意傳統(tǒng)文書檔案管理模式及策略對(duì)該單位造成嚴(yán)重阻礙的前提下，積極倡導(dǎo)數(shù)字化的使用，從全新的角度強(qiáng)化文書檔案管理工作，這將讓機(jī)關(guān)單位辦公管理需求得到滿足，即基于穩(wěn)健、高效的新型文書檔案信息管理策略，使機(jī)關(guān)單位因此受到需求滿足的幫助[3]。

1.3 文書檔案安全完整的支持

利用對(duì)文書檔案的數(shù)字化管理優(yōu)化工作，既能夠讓文書檔案信息處在更加安全的狀態(tài)，又可以保證其以完整面目呈現(xiàn)在需求者面前。即數(shù)字化技術(shù)水平影響力持續(xù)提升時(shí)，相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)信息是否安全、是否完整使用等有關(guān)問題，在社會(huì)中引起了廣泛重視，而單位文書檔案管理工作亦應(yīng)迎合社會(huì)心理，利用引入數(shù)字化信息技術(shù)的形式，強(qiáng)化所轄范圍內(nèi)的文書檔案安全性和完整性，以便給該單位、該部門未來發(fā)展提供有利條件[4]。

2? 文書檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

2.1 文書檔案數(shù)字化管理的有利局面

首先，從法律效力上講，數(shù)字化文書檔案已經(jīng)被廣泛認(rèn)可，依據(jù)《中國(guó)人民共和國(guó)民法典》，以電子化形式存在的文書檔案，具有和紙質(zhì)文書檔案相同的地位，在證據(jù)應(yīng)用等方面的作用并不存在差異，而按照國(guó)家檔案局的相關(guān)管理辦法，符合規(guī)定要求的電子公文，完全可以只用電子形式歸檔。類似的規(guī)定完全證明，在法律法規(guī)與政策層面，以電子形式呈現(xiàn)的文件、檔案等，其地位是受到普遍認(rèn)可的[5]。

其次，從各地重視程度來看，各地區(qū)、各單位均增加了對(duì)于文書檔案在數(shù)字化管理工作的科學(xué)安排，可以從國(guó)家檔案局日前所做機(jī)關(guān)部門電子文件歸檔與管理試點(diǎn)工作中，發(fā)現(xiàn)這方面的變化情況，按照試點(diǎn)結(jié)果的分析，多家單位均已經(jīng)做好了單位內(nèi)部業(yè)務(wù)系統(tǒng)所有文書檔案數(shù)字化，并順利通過驗(yàn)收，從實(shí)踐角度出發(fā)的機(jī)構(gòu)探索、領(lǐng)域分析、行業(yè)調(diào)研等，也取得了比較明顯的成績(jī)，這將給有關(guān)單位的此類工作提供借鑒經(jīng)驗(yàn)。

2.2 文書檔案數(shù)字化管理的突出問題

（1）從技術(shù)角度上講，因?yàn)橘Y金投入等因素的影響，各單位文書檔案數(shù)字化管理及轉(zhuǎn)型工作，未能在數(shù)字環(huán)境和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備方面滿足要求，這造成了檔案數(shù)字化建設(shè)過程的遲緩，所以應(yīng)弱化由此可能產(chǎn)生重大效益[6]。

（2）從制度角度上講，現(xiàn)有的管理體制和機(jī)構(gòu)情況，依然有不適宜規(guī)定，且阻礙文書檔案的數(shù)字化建設(shè)問題，而伴隨新技術(shù)的持續(xù)引入，此類問題有較顯著的增加趨勢(shì)，受到這方面因素影響，管理者投入于數(shù)字化建設(shè)與創(chuàng)新中的積極性也會(huì)受到?jīng)_擊。

（3）從人才角度上講，專業(yè)人才匱乏始終是無法規(guī)避的問題，文書檔案數(shù)字化管理及轉(zhuǎn)型工作，對(duì)檔案管理者的專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技術(shù)的要求很高，然而現(xiàn)在的人才整體素質(zhì)顯然不夠理想，無法全面滿足工作要求，成為優(yōu)化策略成為現(xiàn)實(shí)的瓶頸。

3? 文書檔案數(shù)字化管理的技術(shù)及配套舉措要點(diǎn)

3.1 技術(shù)要點(diǎn)

文書檔案管理者應(yīng)當(dāng)在現(xiàn)有經(jīng)費(fèi)條件受到一定限制的條件下，做好技術(shù)方面的改善工作，即通過對(duì)數(shù)字化掃描文書檔案的具體操作，力爭(zhēng)形成友好程度更高的文書檔案數(shù)字化管理化平臺(tái)[7]。因此，要達(dá)到文書檔案數(shù)字化管理的理想效果，其關(guān)鍵問題在于信息資源的掃描、語(yǔ)音內(nèi)容的識(shí)別、鍵盤形式的錄入等方面，其中較常應(yīng)用的做法為掃描，它能夠讓文書檔案以數(shù)字化的形式重新面世，讓管理效率無形中提升。

在開展此項(xiàng)工作時(shí)，專業(yè)掃描設(shè)備的配備是必要的，例如：同性能要求相符的掃描儀，可以依正確掃描流程完成文書檔案的掃描任務(wù)，受限于外部因素的限制，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)做好掃描儀參數(shù)檢查工作，并準(zhǔn)確定位文書檔案，包括其具體類型、預(yù)定的掃描方式，再做出相應(yīng)的方法調(diào)整，如調(diào)整掃描儀的分辨率等。當(dāng)基本掃描工作完成之后，要進(jìn)一步開展文書檔案文字、圖像的校對(duì)與識(shí)別工作，直至確認(rèn)無誤再妥善保存。

除此以外，對(duì)于技術(shù)層面的優(yōu)化策略，還要做好各部門之間協(xié)調(diào)工作，這將讓數(shù)字化文書檔案從使用方式到閱讀方式，因內(nèi)部資源的優(yōu)化配置與緊密結(jié)合而受益，換言之，注意溝通和交流，可既確保文書檔案數(shù)字化管理工作本身的實(shí)效性，又能夠讓文書檔案所關(guān)聯(lián)的信息資源能夠做到實(shí)時(shí)共享，由于遠(yuǎn)程檢索等策略的影響，因而需不斷優(yōu)化各部門間的信息傳播效果，使其趨于高效。

再者，針對(duì)原本存在的電子檔案分散存放、檔案檢索效率未能滿足使用要求、借閱障礙重重、文書檔案泄密、權(quán)限分配不夠合理等問題，在開展數(shù)字化優(yōu)化策略探索時(shí)，應(yīng)當(dāng)有與之相對(duì)應(yīng)的思考，最好可以建立完善度更高的電子檔案庫(kù)，對(duì)紙質(zhì)檔案與電子檔案統(tǒng)一、集中管理，并支持多個(gè)角度、多種途徑的線上檔案檢索工作，與此同時(shí)，確立更為科學(xué)、高效的數(shù)字化歸檔與借閱管理流程，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案資源的安全防護(hù)與合理使用雙重目標(biāo)[8]。

最后，力爭(zhēng)讓文書檔案管理系統(tǒng)提供符合管理者需求的各種統(tǒng)計(jì)表，以利于隨時(shí)進(jìn)行文書檔案監(jiān)控和評(píng)估工作，為了達(dá)到這一效果，還應(yīng)將文書檔案在創(chuàng)新管理方面有所突破，并保證采集和管理的精細(xì)化程度，以完善的歸檔、借閱以及鑒定等流程作為統(tǒng)計(jì)表形成的支持力量，由此從多個(gè)角度全面提升文書檔案管理工作。

3.2 配套的制度及人力要點(diǎn)

文書檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化策略中，技術(shù)要點(diǎn)是其根本，而配套支持要點(diǎn)同樣不容忽視，該文認(rèn)為制度要點(diǎn)和人力要點(diǎn)是兩股重要支持力量。

（1）各單位需要以強(qiáng)化制度保障的形式，對(duì)工作機(jī)制創(chuàng)新給予支持。第一，需要綜合考慮當(dāng)前管理機(jī)構(gòu)、管理體制的實(shí)際情況，找出與規(guī)定不相適應(yīng)之處，并盡快加以完善，特別是應(yīng)當(dāng)基于文書檔案數(shù)字化管理的全局性角度做出思考，重新構(gòu)建更加全面的管理體制，要積極探索文書檔案的管理網(wǎng)絡(luò)是否健全議題，再?gòu)倪@個(gè)角度出發(fā)，重新劃分崗位責(zé)任。第二，在新技術(shù)被不斷引入的背景下，文書檔案也應(yīng)當(dāng)在修編時(shí)，做出與之相對(duì)應(yīng)的調(diào)整，這項(xiàng)工作的長(zhǎng)期性與艱巨性毋庸置疑，關(guān)鍵的問題在于定期的制度評(píng)審與修訂，以便讓文書檔案數(shù)字化管理?yè)碛薪】蹬c可持續(xù)發(fā)展的可能性。第三，受現(xiàn)實(shí)利益所驅(qū)動(dòng)，各單位文書檔案管理部門及相應(yīng)人員，一定要重視自我管理機(jī)制的加快建立工作，這將給檔案數(shù)字化生成的質(zhì)量提高奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（2）各單位需要以關(guān)注人才培養(yǎng)的形式，對(duì)工作機(jī)制創(chuàng)新給予支持[9]。缺少數(shù)字化管理技能是一個(gè)管理者無法回避的問題，由此應(yīng)盡快掃除文書檔案數(shù)字化管理與創(chuàng)新方面的障礙。為了解決這一問題，第一，應(yīng)當(dāng)使人才引入機(jī)制完善起來，從源頭進(jìn)行人才控制，有效提高文書檔案管理者的基本能力，使高資質(zhì)、高技術(shù)人才被引入進(jìn)來。第二，有必要進(jìn)一步加強(qiáng)內(nèi)部培訓(xùn)工作，在原有培訓(xùn)機(jī)制基礎(chǔ)上，從數(shù)字化角度著眼，組織管理者參與到多種形式、多個(gè)層次的繼續(xù)教育中去，用于提升其知識(shí)儲(chǔ)備與綜合素養(yǎng)。第三，可在實(shí)際工作中，實(shí)行激勵(lì)作用更突出的崗位輪換制，讓管理者可以在橫向加強(qiáng)以數(shù)字化為中心的業(yè)務(wù)交流，讓其綜合業(yè)務(wù)能力既能鞏固，又能創(chuàng)新，當(dāng)人員文書檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作表現(xiàn)優(yōu)異時(shí)，則要得到精神及物質(zhì)方面的獎(jiǎng)勵(lì)。

4? 結(jié)語(yǔ)

利用行之有效的文書檔案數(shù)字化加工和處理，能夠促進(jìn)構(gòu)建形成完整程度更高的文書檔案管理系統(tǒng)，讓數(shù)字檔案被納入綜合式、一體化管理視域之下，這將會(huì)極大地便利單位業(yè)務(wù)人員、科研人員的檢索與查閱工作，給后續(xù)的各項(xiàng)工作提供良好服務(wù)。因此，該項(xiàng)工作亦是其他類型檔案走向數(shù)字化變革創(chuàng)新之路的經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)。關(guān)于具體的優(yōu)化策略，該文認(rèn)為單純的技術(shù)要點(diǎn)，以及配套的制度及人力要點(diǎn)，是兩個(gè)重要方面，兩方面缺一不可，將共同服務(wù)于數(shù)字化效果的提升，對(duì)最終達(dá)到檔案信息資源共享理想境界起到至關(guān)重要的作用。

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