整車制造企業(yè)內(nèi)控評(píng)價(jià)中的數(shù)據(jù)使用方法開發(fā)

李月嬌 一汽-大眾汽車有限公司

引言

近年來，以整車制造為代表的傳統(tǒng)制造業(yè)面臨著劇烈多變的外部環(huán)境，這其中不僅有宏觀經(jīng)濟(jì)環(huán)境和競爭環(huán)境變化帶來的外部市場挑戰(zhàn)，更有新信息技術(shù)手段的滲透和引入帶來的內(nèi)部業(yè)務(wù)模式變革，前者的影響更多地表現(xiàn)在企業(yè)短期經(jīng)營情況和市場表現(xiàn)的變化及長期戰(zhàn)略的調(diào)整，后者則“潤物細(xì)無聲”地將觸角伸及企業(yè)內(nèi)部管理的方方面面，一項(xiàng)新信息技術(shù)的應(yīng)用甚至可以顛覆原來某一項(xiàng)傳統(tǒng)業(yè)務(wù)開展的模式，對(duì)于業(yè)務(wù)人員來說，需要快速適應(yīng)新的模式、利用新的技術(shù)手段和因此產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)開展傳統(tǒng)業(yè)務(wù)，對(duì)于現(xiàn)代制造企業(yè)的流程內(nèi)部控制管理部門來說，更是一項(xiàng)考驗(yàn)創(chuàng)新力、適應(yīng)力和執(zhí)行力的挑戰(zhàn)。本文基于筆者所處的國內(nèi)頭部整車制造企業(yè)業(yè)務(wù)背景，對(duì)傳統(tǒng)內(nèi)控評(píng)價(jià)方式進(jìn)行分析和優(yōu)化，形成了包含“兩段式”內(nèi)控評(píng)價(jià)方法、“三流”業(yè)務(wù)內(nèi)控流程圖法、數(shù)據(jù)選擇“四象限法”在內(nèi)的信息數(shù)據(jù)應(yīng)用內(nèi)控評(píng)價(jià)工具，及其在實(shí)際業(yè)務(wù)當(dāng)中的應(yīng)用過程及成果。

一、傳統(tǒng)內(nèi)控評(píng)價(jià)方式及其在整車制造企業(yè)的應(yīng)用現(xiàn)狀

（一）傳統(tǒng)內(nèi)控評(píng)價(jià)方式概述

《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》中描述內(nèi)部控制為“由企業(yè)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、管理層和全體員工實(shí)施的、旨在實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)的過程”，其目標(biāo)是“合理保證企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財(cái)務(wù)報(bào)告及相關(guān)信息真實(shí)完整，提高經(jīng)營效率和效果，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略?！币话闫髽I(yè)內(nèi)部控制管理的組織架構(gòu)通常以管理層和治理層要求出發(fā)，以專門設(shè)立的內(nèi)部控制管理部門作為業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)控管理的第二道防線，通過組織公司業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)控管理第一道防線的各級(jí)業(yè)務(wù)部門開展業(yè)務(wù)內(nèi)控體系搭建、向其進(jìn)行理論培訓(xùn)及理念宣貫、組織其開展內(nèi)部控制自我評(píng)價(jià)等工作，識(shí)別業(yè)務(wù)流程高風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域，優(yōu)化流程控制手段，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制管理目標(biāo)。

內(nèi)部控制概念產(chǎn)生之初來自COSO內(nèi)部控制框架及美國薩班斯法案中對(duì)于在美國資本市場上市的公司內(nèi)部控制工作的要求。2008年發(fā)布的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及其配套指引，擴(kuò)大了在中國適用企業(yè)類型的范圍，同時(shí)明確了企業(yè)建立和實(shí)施有效的內(nèi)部控制應(yīng)包含內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通和內(nèi)部監(jiān)督五個(gè)要素，其中內(nèi)部環(huán)境是最基本的一項(xiàng)，而風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和控制活動(dòng)則是最重要的兩項(xiàng)，在對(duì)實(shí)際業(yè)務(wù)流程開展內(nèi)控測試時(shí)，往往是針對(duì)這兩項(xiàng)要素開展。

傳統(tǒng)的內(nèi)控評(píng)價(jià)方法主要包含業(yè)務(wù)流程梳理、業(yè)務(wù)訪談、實(shí)地查驗(yàn)、穿行測試、抽樣測試等。即通過業(yè)務(wù)訪談繪制出待評(píng)價(jià)業(yè)務(wù)的流程圖，根據(jù)實(shí)際情況選擇不同的測試方法、不同的測試樣本進(jìn)行內(nèi)控評(píng)價(jià)測試，進(jìn)而對(duì)該項(xiàng)業(yè)務(wù)的內(nèi)控有效性情況給出判定結(jié)論。

（二）傳統(tǒng)內(nèi)控評(píng)價(jià)方式在整車制造企業(yè)的應(yīng)用現(xiàn)狀

筆者所在的企業(yè)為整車制造企業(yè)，在內(nèi)控工作初期推進(jìn)的階段，內(nèi)部控制管理部門更多的采取了傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程梳理、訪談和測試方法，完成了流程內(nèi)控體系的搭建。但近幾年，對(duì)公司內(nèi)控工作效率效果產(chǎn)生直接影響的公司流程環(huán)境發(fā)生了較大的變化，隨著公司業(yè)務(wù)數(shù)字化趨勢愈加明顯，大量業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)開始存儲(chǔ)和流轉(zhuǎn)于新搭建的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)當(dāng)中，其關(guān)鍵業(yè)務(wù)領(lǐng)域的特點(diǎn)包括研發(fā)體系需通過系統(tǒng)平臺(tái)與國外協(xié)同、供應(yīng)鏈信息流長且復(fù)雜、經(jīng)銷體系充分依賴廠商的平臺(tái)搭建等，因此內(nèi)控評(píng)價(jià)的成果輸出對(duì)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)及其數(shù)據(jù)運(yùn)用的依賴性越來越強(qiáng)，按照傳統(tǒng)方式開展的弊端則逐漸顯現(xiàn)：如缺乏對(duì)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的有效應(yīng)用，僅對(duì)流程文件及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)評(píng)價(jià)，導(dǎo)致評(píng)價(jià)范圍受限；再如缺乏數(shù)據(jù)處理分析方法的應(yīng)用，難以全面掌握業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀及風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致評(píng)價(jià)效率較低等。

二、信息數(shù)據(jù)應(yīng)用內(nèi)控評(píng)價(jià)工具的開發(fā)過程論述

利用PDCA循環(huán)思路，對(duì)內(nèi)控評(píng)價(jià)項(xiàng)目執(zhí)行流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，明確各環(huán)節(jié)輸出、工具、經(jīng)驗(yàn)方法，用以提高專項(xiàng)內(nèi)控評(píng)價(jià)項(xiàng)目效率，提升項(xiàng)目交付質(zhì)量。在下方圖1展示的“內(nèi)控評(píng)價(jià)項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行流程圖”中，著重闡述“三流”業(yè)務(wù)內(nèi)控流程圖法、數(shù)據(jù)選擇“四象限法”和“兩段式”內(nèi)控評(píng)價(jià)方法。

圖1 內(nèi)控評(píng)價(jià)項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行流程圖

（一）“三流”業(yè)務(wù)內(nèi)控流程圖法

在傳統(tǒng)的內(nèi)控評(píng)價(jià)業(yè)務(wù)流程梳理中，通常采用的是流程制度文件分析與業(yè)務(wù)訪談相結(jié)合的方式，通過控制矩陣的形式對(duì)待評(píng)價(jià)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行描述，其中包含每個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)描述和等級(jí)，以及與其相對(duì)應(yīng)的控制活動(dòng)描述，第一道防線業(yè)務(wù)部門或者是第二道防線內(nèi)控管理部門基于此矩陣進(jìn)行后續(xù)的內(nèi)控評(píng)價(jià)或自評(píng)工作，并按年度滾動(dòng)更新。但在數(shù)字化趨勢下，這種方式的短板也逐漸凸顯：如無法如實(shí)還原業(yè)務(wù)路徑，導(dǎo)致缺陷判定的誤差；如時(shí)效性差，流程制度文件更新頻率通常在一年及以上，但當(dāng)下為適應(yīng)內(nèi)外部環(huán)境變化的業(yè)務(wù)基于信息系統(tǒng)的變更和迭代往往是快速而高頻的，基于傳統(tǒng)方法的評(píng)價(jià)往往是滯后的。因此只有包含業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息流及數(shù)據(jù)流的內(nèi)控流程圖才能準(zhǔn)確地反映業(yè)務(wù)流程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)，對(duì)于這些控制點(diǎn)的測試工作，內(nèi)控管理人員才能夠明確可以進(jìn)行數(shù)據(jù)分析的數(shù)據(jù)源。圖2所展示的是筆者所在整車制造企業(yè)的商品車生產(chǎn)及銷售物流流程圖，在商品車的銷量預(yù)測訂單、生產(chǎn)排產(chǎn)及制造、下線質(zhì)量檢測及合格證程序、車輛入庫及庫存管理、終端經(jīng)銷商資源分配及銷售倉儲(chǔ)物流等環(huán)節(jié)，均明確了各環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)操作信息系統(tǒng)信息及該環(huán)節(jié)生成的系統(tǒng)數(shù)據(jù)源和傳遞形式。

圖2 帶信息流、數(shù)據(jù)流的業(yè)務(wù)流程泳道圖

（二）數(shù)據(jù)選擇“四象限法”

通過上述“三流”合一的業(yè)務(wù)流程圖，可以獲知某一業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和流轉(zhuǎn)的系統(tǒng)平臺(tái)及數(shù)據(jù)形式，現(xiàn)實(shí)情況是某一業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)可能存在多于一個(gè)的系統(tǒng)中，那么需要對(duì)于不同的系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行選擇或者組合使用，即便僅存在于一個(gè)系統(tǒng)中，該系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)于內(nèi)控評(píng)價(jià)工作的可用性也需要進(jìn)行進(jìn)一步的判斷。對(duì)于系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的科學(xué)篩選，直接關(guān)系到內(nèi)控評(píng)價(jià)結(jié)果輸出的高效性和準(zhǔn)確性。圖3是對(duì)于某一業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，判定了其業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)和系統(tǒng)數(shù)據(jù)可獲得性及數(shù)據(jù)質(zhì)量之后，可以參考的數(shù)據(jù)選擇優(yōu)先級(jí)策略。業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)低、數(shù)據(jù)可獲得性好或數(shù)據(jù)質(zhì)量高，則應(yīng)利用兩段式數(shù)據(jù)分析內(nèi)控評(píng)價(jià)方法；業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)高、數(shù)據(jù)可獲得性差或數(shù)據(jù)質(zhì)量低，則應(yīng)利用傳統(tǒng)方法進(jìn)行替代性測試；業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)低、數(shù)據(jù)可獲得性好或數(shù)據(jù)質(zhì)量高，則可以選擇性測試；業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)低、數(shù)據(jù)可獲得性差或數(shù)據(jù)質(zhì)量低，則可以選擇性放棄。

圖3 信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)選擇優(yōu)先級(jí)策略象限

（三）“兩段式”內(nèi)控評(píng)價(jià)方法

在完成了流程圖繪制，明確了數(shù)據(jù)情況并確定了合適的內(nèi)控評(píng)價(jià)方法后，就可以開始利用“兩段式”數(shù)據(jù)分析方法開展實(shí)際的業(yè)務(wù)流程內(nèi)控測試工作。即第一步基于業(yè)務(wù)特性，建立假設(shè)并梳理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)清單，搭建數(shù)據(jù)驗(yàn)證邏輯模型，通過數(shù)據(jù)分析軟件和技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)篩選；第二步基于第一步的結(jié)果進(jìn)行訪談和抽樣以驗(yàn)證假設(shè)。

對(duì)于數(shù)據(jù)分析軟件的選擇，傳統(tǒng)的Excel分析局限性較大，對(duì)于超過100萬行的數(shù)據(jù)，會(huì)存在運(yùn)行速度明顯降低、數(shù)據(jù)運(yùn)行不完整的情況，對(duì)于筆者所在的整車制造企業(yè)，資產(chǎn)數(shù)量遠(yuǎn)高于這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，則可以結(jié)合SQL或Tableau等數(shù)據(jù)分析軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)建模和交叉驗(yàn)證工作。

結(jié)語

在面臨汽車行業(yè)新的經(jīng)營形勢下，如何利用企業(yè)的數(shù)據(jù)資產(chǎn)，通過新的內(nèi)控評(píng)價(jià)方法，為業(yè)務(wù)開展提示風(fēng)險(xiǎn)、提高效率、創(chuàng)造價(jià)值，已經(jīng)成為行業(yè)內(nèi)共識(shí)。相信筆者所處的企業(yè)環(huán)境不是個(gè)例，也希望筆者所闡述的依賴信息系統(tǒng)及數(shù)據(jù)的內(nèi)控評(píng)價(jià)方法也能夠在整車制造企業(yè)之外的其他制造類企業(yè)加以應(yīng)用和推廣。