廢紙收購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制研究

張世忠 浙江金龍再生資源科技股份有限公司

引言

廢紙是包裝原紙企業(yè)的主要原料，約占總成本的70%。隨著進(jìn)口廢紙于2020年全面停止，國內(nèi)廢紙采購全面轉(zhuǎn)為生產(chǎn)商直接或間接向自然人收購為主，其約占整個廢紙采購總量的90%?？刂茝U紙收購成本已成為包裝原紙企業(yè)獲得競爭優(yōu)勢最基礎(chǔ)、最有效的手段。同時我國廢紙回收體系仍不健全，形成了收購個人——社區(qū)回收點——城鎮(zhèn)打包站——投售戶——生產(chǎn)商的較長回收鏈，包裝原紙企業(yè)需要應(yīng)對更大的內(nèi)控風(fēng)險，包括稅務(wù)、成本增加、采購舞弊等。為此，包裝原紙企業(yè)需要建立健全內(nèi)部控制體系，控制廢紙收購業(yè)務(wù)風(fēng)險，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。

一、存在的問題

（一）管理體制問題

造紙產(chǎn)業(yè)作為兩高一剩行業(yè)，在環(huán)保排放、能耗指標(biāo)、信貸支持、項目用地等方面都受到各級政府的嚴(yán)格控制、甚至被直接關(guān)停進(jìn)行產(chǎn)業(yè)升級，如浙江富陽因環(huán)保、能耗等原因直接叫停全部造紙企業(yè)，涉及500多家、700余萬噸產(chǎn)能。另一方面作為主要的包裝用品，包裝用紙產(chǎn)銷量近5年來一直保持近2%的增長。導(dǎo)致包裝用紙企業(yè)集中度持續(xù)提升，單戶企業(yè)的廢紙收購量隨之增長，如單條箱板紙（包裝用紙一種）生產(chǎn)線提升到30萬噸產(chǎn)能。

但部分企業(yè)組織管理架構(gòu)沒有隨著產(chǎn)銷規(guī)模擴(kuò)大而進(jìn)行調(diào)整，存在嚴(yán)重的小馬拉大車的現(xiàn)象，尤其在采購管理體制方面。①崗位分工不明確，權(quán)責(zé)不清晰，制度不健全。一人擔(dān)任多個崗位，如即分管采購業(yè)務(wù)，又負(fù)責(zé)廢紙檢驗業(yè)務(wù)，不相容職務(wù)未進(jìn)行有效分離；以及基于人工成本考慮，由單人質(zhì)檢，沒有進(jìn)行雙人同檢和第三人隨機(jī)復(fù)檢，使得檢驗本身沒有得到監(jiān)督。②此外，為適應(yīng)我國不完善的廢紙回收體系，企業(yè)一般采用敞開式收購方式進(jìn)行廢紙采購，廢紙隨到隨收，沒有采購計劃或以微信方式向投售發(fā)出采購邀請，不簽訂采購合同，且投售戶眾多，這都加劇了企業(yè)在廢紙收購業(yè)務(wù)風(fēng)險。

（二）過程控制問題

首先，檢驗標(biāo)準(zhǔn)和收購價格不公開。部分企業(yè)將檢驗標(biāo)準(zhǔn)和收購價格列入機(jī)密信息，不向供應(yīng)商等公開，并以此作為企業(yè)控制采購成本的工具。檢驗人員根據(jù)采購負(fù)責(zé)人通知，對檢驗標(biāo)準(zhǔn)和收購價格進(jìn)行隨時調(diào)整，導(dǎo)致供應(yīng)商無法對其投售的廢紙進(jìn)行扣水扣雜和利潤預(yù)期，影響到供應(yīng)商長期穩(wěn)定供貨積極性。另外，由于保密，企業(yè)內(nèi)部的財務(wù)、內(nèi)審也無法掌握經(jīng)批準(zhǔn)的采購價格及采購政策，從而沒有對廢紙購價進(jìn)行復(fù)核和審計。

其次，檢驗方法不先進(jìn)。對廢紙的檢驗主要包括驗質(zhì)和驗數(shù)兩方面，其中驗質(zhì)又包括水分檢測和雜質(zhì)檢測。一方面，部分企業(yè)水分檢驗仍以人工檢測為主，由質(zhì)檢員在整車中選擇3～5包散包后通過烘箱等檢測，手工開具檢驗單，未能全檢。另一方面，雜質(zhì)檢測需要散包，耗時費(fèi)力，無法全檢，需要隨機(jī)進(jìn)行抽檢。部分企業(yè)沒有科學(xué)抽樣，由質(zhì)檢員抽取車輛指定部位或人為隨便挑選廢紙檢驗，出現(xiàn)了檢驗結(jié)果偏差較大，未能真實反映廢紙收購品質(zhì)。

再次，廢紙庫存管理隨意。由于部分企業(yè)采用敞開式收購，計劃不足及其他因素影響，極容易出現(xiàn)某一時段廢紙收購暴增，從而導(dǎo)致庫存管理壓力，出現(xiàn)堆放雜亂，甚至隨地堆放，既影響了庫存管理，也帶來消防隱患。不同批次廢紙混合堆放，帶來了混合投料使用，使得造成的生產(chǎn)損失無法向上追溯到具體批次及供應(yīng)商，從而影響了供應(yīng)商管理、增加生產(chǎn)成本和財務(wù)得率分析（即一噸紙消耗廢紙噸數(shù)）。

（三）監(jiān)督考核問題

第一，監(jiān)督檢查乏力。一方面是會計監(jiān)督缺失。部分企業(yè)會計監(jiān)督意識薄弱，財務(wù)規(guī)范仍停留在稅務(wù)合規(guī)和一支筆時代。會計人員在辦理支付結(jié)算時，主要看采購員是否簽字、總經(jīng)理是否批準(zhǔn)，收購發(fā)票是否開具等，沒有深入審核。此外，部分企業(yè)成本核算簡易化，按廢紙、成品大類進(jìn)行成本核算，無法進(jìn)行具體的廢紙成本分析，未能及時發(fā)現(xiàn)廢紙成本重大差異，如得率過高（即一噸紙消耗廢紙噸數(shù)）、價格波動偏大等。另一方面是沒有內(nèi)部審計。部分企業(yè)對于在廢紙采購過程中出現(xiàn)的問題，采用一事一議一督查，沒有考慮建立內(nèi)審部門進(jìn)行長效監(jiān)督檢查。

第二，績效文化空白。良好的績效考核體系和全員廉潔文化教育是加強(qiáng)廢紙采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制不可或缺的。一方面，部分企業(yè)關(guān)鍵崗位（如采購或檢驗）人員采用了固定薪酬制，甚至是低薪制。或不進(jìn)行考核，或考核指標(biāo)沒有與關(guān)鍵品質(zhì)或業(yè)務(wù)指標(biāo)掛鉤，甚至出現(xiàn)以罰代考。廢紙采購業(yè)務(wù)人員工作積極性嚴(yán)重不足，人員流動性大，對品質(zhì)也漠不關(guān)心。另一方面，公司漠視廉潔教育。開展廉潔教育是企業(yè)預(yù)防腐敗、營造正氣的重要手段，尤其是面對天量采購資金的廢紙采購業(yè)務(wù)。部分企業(yè)長期不開展廉潔教育，導(dǎo)致相關(guān)人員未能正確認(rèn)知違法違紀(jì)行為及其后果，以及對個人造成的損害。

二、導(dǎo)致的風(fēng)險

（一）舞弊風(fēng)險

企業(yè)廢紙收購涉及合同簽訂、采購定價、過磅稱量、品質(zhì)檢驗、貨款支付等流程，環(huán)節(jié)較多，相關(guān)責(zé)任人權(quán)力重大。一方面，廢紙投售戶眾多、經(jīng)營靈活，為追求個人利益最大化，較容易發(fā)生商業(yè)賄賂、以次充好、摻雜泥沙等舞弊行為，腐化相關(guān)人員、損害企業(yè)利益。另一方面，由于相關(guān)人員待遇偏低而經(jīng)手采購廢紙額巨大，同時缺乏監(jiān)督和教育等，極易引發(fā)廢紙收購流程中相關(guān)責(zé)任人利用權(quán)力，發(fā)生內(nèi)部串通舞弊行為，與公司進(jìn)行不公正交易、虛假交易或公然索賄等，如高價收購廢紙、虛計過磅重量、抬高檢驗等級、虛假品質(zhì)檢驗、隱瞞高額損耗等行為。這些舞弊行為的發(fā)生，嚴(yán)重?fù)p害了公司利益和企業(yè)形象。

（二）稅務(wù)風(fēng)險

利用廢紙造紙是再生資源綜合利用的一種，相關(guān)企業(yè)可以享受資源綜合利用產(chǎn)品增值稅即征即退50%的優(yōu)惠政策。但根據(jù)稅法規(guī)定，如企業(yè)因違反稅法受到處罰超過1萬元的，則停止享受該優(yōu)惠政策。因此合法經(jīng)營、依法納稅是廢紙利用企業(yè)的高壓線。①企業(yè)采購行為的不規(guī)范，會計記錄失真或不完整以及“四流不一”——即發(fā)票流、單據(jù)流、資金額、貨物流等，都有可能被稅務(wù)處罰。②采購中的舞弊行為，也會導(dǎo)致虛假采購、虛增成本、少交稅費(fèi)而受到稅務(wù)處罰。稅務(wù)處罰一旦超過1萬元的就會導(dǎo)致公司喪失增值稅即征即退資格，以及高新技術(shù)企業(yè)所得稅優(yōu)惠資質(zhì)，從而給企業(yè)帶來重大損失，甚至停產(chǎn)停業(yè)。

（三）成本增加風(fēng)險

廢紙成本約占包裝原紙成本的70%，在技術(shù)工藝相似的條件下，誰控制住廢紙供應(yīng)成本，誰就取得了領(lǐng)先的成本優(yōu)勢。一方面，廢紙采購過程中內(nèi)部控制缺失，會導(dǎo)致廢紙采購品質(zhì)下降，或價格上升，或庫存過高，或影響員工士氣等，從而增加公司經(jīng)營成本。①廢紙質(zhì)量下降，會增加噸紙得率，從而直接增加噸紙成本。②廢紙質(zhì)量下降，也會增加噸紙生產(chǎn)工時、電耗、工費(fèi)等，間接增加噸紙成本。③采購計劃缺失，會增加廢紙庫存，增加資金成本。另一方面，舞弊行為的發(fā)生，也會顯著影響到其他員工對公司發(fā)展和自我發(fā)展的信心，致使喪失工作熱情，消極怠工，導(dǎo)致工作效率低下，從而增加了公司綜合經(jīng)營成本。

三、解決的策略

（一）健全廢紙采購管理體系

企業(yè)應(yīng)重視廢紙采購管理體系的規(guī)范性建設(shè)，健全各部門職責(zé)和崗位分工。①明確不相容崗位分離。根據(jù)廢紙收購業(yè)務(wù)過程，分別設(shè)置計劃、采購、過磅、質(zhì)檢、倉儲、結(jié)算、支付、核算及成本分析等崗位，并配備有信息化基礎(chǔ)的操作人員，實行不相容崗位分離制度。尤其是采購計劃和采購審批人員，采購和質(zhì)檢人員要分離，減少不必要的一人多崗。②應(yīng)開展定期輪崗制度。企業(yè)應(yīng)對采購、檢驗、分析等關(guān)鍵崗位定期輪崗，以消除對職業(yè)的怠倦感、增加對風(fēng)險的警惕性，增強(qiáng)對舞弊行為的防范。同時，企業(yè)還可以對采購、檢驗等崗位實施年度強(qiáng)制休假制度，進(jìn)行例行性檢查。③實施計劃采購。企業(yè)應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)計劃，編制月度分日廢紙采購計劃。采購部門應(yīng)按采購計劃進(jìn)行采購量控制，通知投售戶合理供貨，保持合理庫存，減少庫存資金占用和場地占用。④開展投售戶管理。企業(yè)應(yīng)完善投售戶檔案和評價體系，定期開展資信評級。同時應(yīng)與投售戶簽訂標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)合同，以明確雙方權(quán)利與義務(wù)。標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)合同應(yīng)在律師指導(dǎo)下制訂，明確約定廢紙收購過程中的檢驗、過磅、結(jié)算、訂單通知、質(zhì)量賠償?shù)取?/p>

（二）建設(shè)廢紙采購信息管理系統(tǒng)

企業(yè)應(yīng)加大信息化投入，通過信息系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)采集和結(jié)算自動化，監(jiān)控采購作業(yè)，防范人為干預(yù)或差錯。①采購廢紙電子稱重系統(tǒng)。企業(yè)應(yīng)自建大重量電子稱重系統(tǒng)，所有采購車輛均進(jìn)出廠區(qū)均應(yīng)過磅，并通過電子大屏公示過磅結(jié)果，接受對方監(jiān)督。②在此基礎(chǔ)上開發(fā)廢紙結(jié)算系統(tǒng)，自動采集過磅數(shù)據(jù)，生成過磅碼單。采購計劃人員應(yīng)在系統(tǒng)內(nèi)定期維護(hù)經(jīng)批準(zhǔn)的公開采購價格表，并提交財務(wù)人員復(fù)核。質(zhì)檢人員在系統(tǒng)內(nèi)錄入質(zhì)檢單。結(jié)算人員根據(jù)過磅碼單、價格表、質(zhì)檢單下推生成廢紙采購結(jié)算單，并提交相關(guān)人員審批，辦理開票或支付申請。③建立適時監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)。在地磅、磅房、廢紙堆場或倉庫、檢驗場所及送檢過程等設(shè)立高清攝像機(jī)，適時錄音錄像，監(jiān)控作業(yè)人員的行為，防止舞弊和分析作業(yè)效能，錄像資料應(yīng)存儲到專門機(jī)房并進(jìn)行災(zāi)備。此外，還可以讀取車牌信息同步錄入到結(jié)算系統(tǒng)以實現(xiàn)結(jié)算自動化。④開發(fā)數(shù)據(jù)接口，聯(lián)通ERP。實現(xiàn)采購數(shù)據(jù)與ERP互通，減少數(shù)據(jù)手工操作和人為傳遞，可以有效防止數(shù)據(jù)失真。開發(fā)數(shù)據(jù)接口，ERP直接采集廢紙結(jié)算系統(tǒng)的中過磅結(jié)算數(shù)據(jù)，自動生產(chǎn)采購入庫單。

（三）嚴(yán)格廢紙收購過程管理

企業(yè)應(yīng)該結(jié)合工藝流程，對廢紙收購業(yè)務(wù)過程進(jìn)行重點嚴(yán)管。①對檢驗標(biāo)準(zhǔn)和收購價格雙公開。雙公開有利于采購活動的公開監(jiān)督，也有益于供應(yīng)商初檢和送貨安排，從而提升廢紙品質(zhì)的穩(wěn)定性、收購量的可控性和收購價的合理性。故企業(yè)應(yīng)在過磅房等公示檢驗標(biāo)準(zhǔn)和價格，還可在微信公眾號推送。②隨機(jī)抽檢和自動化檢驗。檢驗抽樣的合理性決定了檢驗結(jié)果的可靠性，為防止人為干預(yù)或彌補(bǔ)判斷力不足，企業(yè)應(yīng)采用電腦隨機(jī)抽檢。對于待檢車輛進(jìn)行對抽選中廢紙包解包和甩包，進(jìn)行水分人工復(fù)檢和雜質(zhì)檢驗。此外，企業(yè)還應(yīng)配備自動化水分檢測儀，在過磅同時進(jìn)行水分全檢。③盲檢和復(fù)檢。由于廢紙采購量巨大，一般企業(yè)廢紙品種僅不到10種，單一品種的年采購額高達(dá)數(shù)億元，檢驗舞弊會帶來巨大損失。為此企業(yè)應(yīng)進(jìn)行盲檢，由倉儲部門并根據(jù)電腦選樣結(jié)果送檢，送檢時僅提供批次號，不提供廠商標(biāo)識。企業(yè)還應(yīng)不定期指定專人進(jìn)行隨機(jī)復(fù)檢。④實施批號管理。批次號不僅可用于盲檢，可以用于指導(dǎo)倉儲部門進(jìn)行物料管理，將同批同質(zhì)同種的廢紙集中堆放，即可加強(qiáng)廢紙盤點，也可防止串料使用，從而提高驗數(shù)監(jiān)督和提升成品質(zhì)量。

（四）績效考核和廉潔教育

針對廢紙收購業(yè)務(wù)，企業(yè)應(yīng)在內(nèi)外部開展績效考核和廉潔教育，激勵投售戶和相關(guān)人員規(guī)范業(yè)務(wù)操作、提升廢紙品質(zhì)，實現(xiàn)預(yù)防職業(yè)犯罪和節(jié)耗降本增利。①提高關(guān)鍵崗位待遇。過低的薪酬待遇會導(dǎo)致較低的舞弊成本或辭職成本，因此企業(yè)應(yīng)高薪養(yǎng)廉，較大幅度提高采購、檢驗人員的工資待遇，以與其工作性質(zhì)相匹配。較高的待遇有助于吸引更高專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)的人員從事廢紙采購和檢驗工作，增強(qiáng)其企業(yè)內(nèi)部地位，減少相關(guān)人員的流動性，也有助于后續(xù)的績效考核。②以得率為中心進(jìn)行績效考核?！暗寐省本哂锌陀^、綜合、簡便的特點，輔以價格、庫存量等其他指標(biāo)，形成KPI體系，可以激勵員工努力開發(fā)穩(wěn)定貨源、采購優(yōu)質(zhì)廢紙、落實采購計劃、降低生產(chǎn)成本。③對投售戶激勵。根據(jù)資信評價結(jié)果，企業(yè)對投售戶予以正激勵或負(fù)激勵，如提升采購比例或減少采購份額等。④常態(tài)化開展廉潔教育，倡導(dǎo)廉潔文化，形成廉潔氛圍。企業(yè)除了通過集中學(xué)習(xí)、編寫手冊、違法警示、撰寫心得等形式進(jìn)行廉潔教育外，還應(yīng)與投售戶簽訂采購廉潔協(xié)議、與員工簽訂廉潔從業(yè)承諾書等，提高其廉潔自律意識和違規(guī)舞弊成本。

（五）實施會計監(jiān)督和內(nèi)部審計

會計監(jiān)督和內(nèi)部審計是廢紙收購業(yè)務(wù)監(jiān)督的重要手段，企業(yè)應(yīng)完善財務(wù)和內(nèi)部審計職能，積極開展公開監(jiān)督檢查。①嚴(yán)格財務(wù)支付審核。企業(yè)應(yīng)制定并嚴(yán)格執(zhí)行廢紙結(jié)算審核標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真比對采購計劃、收購發(fā)票、過磅單、結(jié)算單、質(zhì)檢單、入庫單和供應(yīng)商送貨單等，鉤稽數(shù)量、時間和品質(zhì)等級。校驗收購發(fā)票與收購報價表，檢查報價有效性。以實現(xiàn)“四流一致”，防范稅務(wù)風(fēng)險和舞弊風(fēng)險。②加強(qiáng)財務(wù)分析。財務(wù)部門應(yīng)每天按產(chǎn)線分品種計算不同克重成品紙的廢紙得率，并與標(biāo)準(zhǔn)用量進(jìn)行比較分析。如出現(xiàn)重大得率或結(jié)構(gòu)偏差的，還應(yīng)進(jìn)行批次分析。此外，還應(yīng)進(jìn)行價格趨勢分析，其他企業(yè)比較分析，以及質(zhì)檢水分和雜質(zhì)分析、生產(chǎn)廢渣分析，對廢紙收購價格、質(zhì)量、數(shù)量進(jìn)行全方面監(jiān)督。③定期或不定期進(jìn)行存貨盤點。財務(wù)部門至少每月對廢紙盤點一次，對庫存的廢紙按批次分別盤點，核對庫存，查明差異原因。④開展內(nèi)部審計。企業(yè)應(yīng)建立獨(dú)立內(nèi)審部門或配備專職內(nèi)審人員，明確審計職責(zé)和范圍，定期或不定期開展內(nèi)部審計，檢查、發(fā)現(xiàn)、糾正廢紙收購業(yè)務(wù)中存在內(nèi)控問題。

結(jié)語

綜上所述，企業(yè)在廢紙收購業(yè)務(wù)中存在一些內(nèi)部控制問題，原因是其體系不健全、過程控制弱以及監(jiān)督不力等，企業(yè)應(yīng)積極應(yīng)對和實施內(nèi)部控制，通過建立健全采購管理體系、建設(shè)信息化、嚴(yán)格過程管理、開展績效考核和廉潔教育以及實施會計監(jiān)督和內(nèi)部審計等，防范或降低舞弊、稅務(wù)和成本增加等風(fēng)險，促進(jìn)企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。