ERP存貨管理系統(tǒng)與企業(yè)財(cái)務(wù)核算相結(jié)合運(yùn)用— 以×××公司為例

陸崇媛 柳州六和方盛機(jī)械有限公司

引言

目前，制造企業(yè)的庫(kù)存管理還存在一些問(wèn)題和不足。只有轉(zhuǎn)變觀念，學(xué)習(xí)先進(jìn)的庫(kù)存管理方法，加強(qiáng)庫(kù)存管理各個(gè)內(nèi)控環(huán)節(jié)的細(xì)化實(shí)施，不斷開展庫(kù)存管理人員的專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)，能否提高制造業(yè)企業(yè)的整體資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)效率和資金占用水平。

×××公司作為一家汽車零配件生產(chǎn)企業(yè)，主要生產(chǎn)產(chǎn)品包括汽車零部件總成（含乘用車車身鈑金件、前/后懸置和擺臂懸掛件）、汽車用容器總成（燃油箱、貯氣筒）等，目前的主要客戶有：東風(fēng)柳汽，上汽通用五菱，北汽株洲，廣汽日野等等，現(xiàn)已達(dá)到年產(chǎn)值近10億元，職工人數(shù)近千人以上的中型企業(yè)。由于承接產(chǎn)品車型種類、狀態(tài)繁多，其存貨具有數(shù)量大、品種多的特點(diǎn)，對(duì)于手工記賬存在單據(jù)多，工作量大，核算時(shí)間冗長(zhǎng)，且準(zhǔn)確率低等諸多弊端。而存貨作為制造業(yè)企業(yè)最重要的流動(dòng)資產(chǎn)，對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程的持續(xù)穩(wěn)定至關(guān)重要。存貨管控質(zhì)量的好壞直接影響企業(yè)的資產(chǎn)運(yùn)作效率、資金占用水平以及企業(yè)的運(yùn)營(yíng)狀況。依托ERP對(duì)存貨的管控，大大提高了存貨管理質(zhì)量，以及財(cái)務(wù)核算的準(zhǔn)確性。

×××公司從成立之處就開始致力于建立完善存貨管理信息化系統(tǒng)，特別是將存貨管理與財(cái)務(wù)核算相融合的一體化信息系統(tǒng)。2005年開始建立了存貨管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)平臺(tái)賬務(wù)處理，減少由于人為因素導(dǎo)致的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，以及數(shù)據(jù)不能完整銜接的弊端。2014年產(chǎn)成品升級(jí)管理，引進(jìn)了掃描槍掃描等現(xiàn)代管理工具。2020年公司存貨ERP系統(tǒng)全面升級(jí)，除了原材料鋼材相關(guān)憑證延用維持人工做賬方式，其他零配件及產(chǎn)成品實(shí)現(xiàn)了掃碼管控的全覆蓋，不斷提升存貨管理的標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化和信息化水平，使企業(yè)的存貨管理工作得到跨越式上升。

一、采購(gòu)管理

以生產(chǎn)計(jì)劃為主線，以技術(shù)BOM表為指引，以銷定產(chǎn)，建立供應(yīng)商協(xié)同模塊。

（一）通過(guò)BOM表拉動(dòng)生產(chǎn)，指引采購(gòu)計(jì)劃

采購(gòu)作為生產(chǎn)的第一環(huán)節(jié)，對(duì)于采購(gòu)的管理尤為重要，采購(gòu)過(guò)量容易導(dǎo)致庫(kù)存積壓增加資金占用成本，采購(gòu)不足又使庫(kù)存短缺，容易導(dǎo)致企業(yè)停工缺料，面臨無(wú)法滿足主機(jī)廠需求的交付風(fēng)險(xiǎn)，從而導(dǎo)致主機(jī)廠對(duì)企業(yè)產(chǎn)生信任危機(jī)，連帶承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)損失。我們采用ERP系統(tǒng)管理后，要求各部門做到無(wú)BOM不生產(chǎn)，不采購(gòu)。將主機(jī)廠生產(chǎn)計(jì)劃通過(guò)產(chǎn)品BOM表消耗配比計(jì)算轉(zhuǎn)出各類物料的需求計(jì)劃，提高物料采購(gòu)計(jì)劃的準(zhǔn)確性。通過(guò)掃描物料倉(cāng)儲(chǔ)部門不僅可以通過(guò)在線看板卡查看實(shí)時(shí)入庫(kù)出庫(kù)明細(xì)，還可以通過(guò)看板卡流轉(zhuǎn)時(shí)長(zhǎng)查看存貨的周轉(zhuǎn)以及倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存積壓，設(shè)定庫(kù)存預(yù)警，及時(shí)通知采購(gòu)部門下達(dá)采購(gòu)計(jì)劃，對(duì)于關(guān)鍵零部件需求我們盡量實(shí)現(xiàn)本地化采購(gòu)，僅預(yù)留一天庫(kù)存，減少庫(kù)存壓力、場(chǎng)地及資金占用。

（二）整合供應(yīng)商資源，建立供應(yīng)商協(xié)同模塊

建立適合×××公司的供應(yīng)商管理標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)先考慮與管理體系規(guī)范健全的供應(yīng)商長(zhǎng)期戰(zhàn)略合作，開發(fā)本地化供應(yīng)商，通過(guò)整合供應(yīng)商資源，減少供應(yīng)商數(shù)量，增強(qiáng)上下游業(yè)務(wù)之間的集中度和緊密性，為此公司開發(fā)了供應(yīng)商協(xié)同管理模塊，建立企業(yè)外部上下游之間信息的傳遞與共享。供應(yīng)商登錄網(wǎng)頁(yè)即可查詢訂單計(jì)劃，訂單數(shù)量，按照已維護(hù)好的產(chǎn)品圖號(hào)名稱信息打印裝箱碼，隨同貨框粘貼，公司驗(yàn)收人員掃描裝箱碼辦理入庫(kù)。

（三）采購(gòu)發(fā)票與采購(gòu)合同價(jià)格自動(dòng)匹配，核銷暫估

采購(gòu)人員導(dǎo)入采購(gòu)合同，按照系統(tǒng)自動(dòng)生成的供應(yīng)商采購(gòu)入庫(kù)數(shù)量，形成開票通知單，供應(yīng)商據(jù)此開票，系統(tǒng)自動(dòng)核銷存貨暫估數(shù)量。采購(gòu)部門可通過(guò)系統(tǒng)比對(duì)合同和往年采購(gòu)價(jià)格，為與供應(yīng)商價(jià)格談判，制定當(dāng)期采購(gòu)價(jià)格提供參考。通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)管理、匹配，可精確輸出供應(yīng)商歷年價(jià)格對(duì)比表等需求數(shù)據(jù)，有助于財(cái)務(wù)部門開展報(bào)價(jià)、核價(jià)、定價(jià)工作。

二、生產(chǎn)管理

作為整個(gè)存貨管理的重要環(huán)節(jié)，直接影響存貨收發(fā)存賬實(shí)相符。

（一）培訓(xùn)相關(guān)人員實(shí)操，增強(qiáng)責(zé)任心，推進(jìn)獎(jiǎng)懲機(jī)制

新系統(tǒng)投入使用之前，按照每個(gè)站點(diǎn)布置掃描窗口，編制掃描操作流程圖，并對(duì)相應(yīng)操作人員進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)和實(shí)操訓(xùn)練。要求操作人員熟練操作技能、嚴(yán)格遵照流程標(biāo)準(zhǔn)，減少人為操作失誤。增強(qiáng)員工責(zé)任心，每月末截止，對(duì)存貨實(shí)際庫(kù)存數(shù)盤點(diǎn)，保證賬實(shí)相符。積極推進(jìn)獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，由第三方部門TPS局參與考核監(jiān)督，每月不定期對(duì)實(shí)物抽查，按準(zhǔn)確率高低偏差率對(duì)相關(guān)人員實(shí)施獎(jiǎng)懲，大大提高了賬實(shí)相符準(zhǔn)確率。為避免相關(guān)責(zé)任人片面追求庫(kù)存周轉(zhuǎn)效率的提升而忽視庫(kù)存不足及交付不及時(shí)給企業(yè)經(jīng)營(yíng)帶來(lái)的影響，公司還設(shè)定交付率和缺貨率等績(jī)效指標(biāo)作為考核標(biāo)準(zhǔn)。

（二）根據(jù)不同業(yè)務(wù)模式，設(shè)計(jì)相應(yīng)掃描窗口

按照公司不同業(yè)務(wù)模式，分設(shè)不同掃描窗口，如車間生產(chǎn)領(lǐng)料窗口，委外加工物資發(fā)出窗口，發(fā)出商品調(diào)撥窗口，自制成品入庫(kù)窗口，報(bào)廢退貨登記等等各相應(yīng)的模塊切換窗口，滿足業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)核算的各項(xiàng)需求。

三、銷售管理

以金稅開票系統(tǒng)數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，協(xié)同主機(jī)廠開票通知單模塊，核銷發(fā)出商品數(shù)量。

責(zé)任人檢驗(yàn)合格完工下線產(chǎn)品，投至看板卡，發(fā)貨員在接收銷售訂單時(shí)，掃描客戶名稱，看板卡信息出庫(kù)，以及通過(guò)掃描車輛信息，還可計(jì)算物流趟數(shù)與物流公司結(jié)算運(yùn)費(fèi)等等。銷售部門對(duì)發(fā)出商品回單掃描確認(rèn)，通過(guò)主機(jī)廠開票通知單對(duì)比我公司存貨系統(tǒng)發(fā)出商品明細(xì)賬，與客戶對(duì)接數(shù)據(jù)，確認(rèn)未開票結(jié)算數(shù)量，系統(tǒng)自動(dòng)核銷發(fā)出商品在途數(shù)量。

四、財(cái)務(wù)管理

以存貨收發(fā)存數(shù)據(jù)為基準(zhǔn)，搭建數(shù)據(jù)之間的鉤稽關(guān)系，建立財(cái)務(wù)核算各相應(yīng)報(bào)表體系。

（一）物資流轉(zhuǎn)，成品銷售環(huán)節(jié)規(guī)范業(yè)務(wù)流程

對(duì)于汽車零配件生產(chǎn)企業(yè)，鋼材是最大的原材料，相關(guān)的原材料流轉(zhuǎn)，涉及鋼材下料，調(diào)撥，發(fā)出委外加工，沖壓焊接車間生產(chǎn)領(lǐng)料等。根據(jù)業(yè)務(wù)模塊分別設(shè)計(jì)相應(yīng)的業(yè)務(wù)窗口，如鋼材領(lǐng)料單，委外加工領(lǐng)料單，倉(cāng)庫(kù)物資領(lǐng)料單，發(fā)出商品調(diào)撥單，為財(cái)務(wù)人員期末核算歸集生產(chǎn)成本、制造費(fèi)用、研發(fā)費(fèi)用等，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的緊密聯(lián)系。成品完工入庫(kù)，相關(guān)業(yè)務(wù)人員掃描回單確認(rèn)，生成銷售商品發(fā)出明細(xì)賬。

（二）在制品BOM表拉動(dòng)生產(chǎn)，消耗減數(shù)，形成完整閉環(huán)

我們公司推行的“無(wú)BOM不生產(chǎn)”原則，要求生產(chǎn)部門下發(fā)排產(chǎn)計(jì)劃前，技術(shù)部門人員需先導(dǎo)入BOM表。生產(chǎn)計(jì)劃下達(dá)后，技術(shù)部門提供并維護(hù)生產(chǎn)BOM表導(dǎo)入系統(tǒng)，通過(guò)BOM表拉動(dòng)生產(chǎn)，從而推動(dòng)原材料的采購(gòu)生產(chǎn)領(lǐng)用完工入庫(kù)及發(fā)出商品。系統(tǒng)通過(guò)拆分BOM層級(jí)及耗用配比，按生產(chǎn)投料完工及產(chǎn)成品消耗轉(zhuǎn)出，結(jié)轉(zhuǎn)車間在制品，形成完整閉環(huán)。

（三）財(cái)務(wù)期末核算，搭建數(shù)據(jù)鉤稽關(guān)系，生成核算報(bào)表

在ERP系統(tǒng)的支持下，系統(tǒng)中存儲(chǔ)了大量的數(shù)據(jù)信息，完整的數(shù)據(jù)鏈為財(cái)務(wù)報(bào)表核算取數(shù)提供了基礎(chǔ)。通過(guò)ERP系統(tǒng)，財(cái)務(wù)部門實(shí)時(shí)查詢采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售、庫(kù)存各個(gè)環(huán)節(jié)詳細(xì)數(shù)據(jù)，對(duì)企業(yè)產(chǎn)、供、銷鏈條進(jìn)行成本核算，財(cái)務(wù)人員通過(guò)成本歸集，還可以與預(yù)算進(jìn)行比較，及時(shí)調(diào)整控制成本費(fèi)用，使財(cái)務(wù)控制與財(cái)務(wù)監(jiān)督更有效。財(cái)務(wù)報(bào)表是財(cái)務(wù)分析的基礎(chǔ)，在存貨ERP管理系統(tǒng)里面我們基于完整的數(shù)據(jù)庫(kù)輸出了許多與財(cái)務(wù)核算報(bào)表相關(guān)的各種核算報(bào)表與管理報(bào)表，如暫估入庫(kù)明細(xì)表、生產(chǎn)成本-領(lǐng)用材料分配匯總表、發(fā)出商品銷售明細(xì)賬、采購(gòu)發(fā)票與銷售發(fā)票價(jià)格對(duì)比表等等各種報(bào)表，為財(cái)務(wù)分析提供數(shù)據(jù)支持，為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策，投資決策提供可靠的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。除了依賴ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，財(cái)務(wù)部門還要求各部門打印紙質(zhì)領(lǐng)、退料，出、入庫(kù)各環(huán)節(jié)的單據(jù)以及庫(kù)存盤點(diǎn)表等單據(jù)移交相關(guān)經(jīng)辦責(zé)任人簽字留存，財(cái)務(wù)人員對(duì)庫(kù)存盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行抽查核對(duì)等等，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)物賬實(shí)相符。

結(jié)語(yǔ)

接下來(lái)，我公司致力于建立更加完善全面的存貨財(cái)務(wù)ERP系統(tǒng)，包括產(chǎn)品成本報(bào)價(jià)、核價(jià)、定價(jià)模塊；建立金稅開票軟件、存貨管理系統(tǒng)、用友財(cái)務(wù)軟件3個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)之間的傳遞連接等等。以業(yè)務(wù)為導(dǎo)向，將業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)核算相融合建立適合本企業(yè)管理的存貨ERP系統(tǒng)。通過(guò)不斷掌握生產(chǎn)管理知識(shí)及倉(cāng)儲(chǔ)物流理論，提高員工職業(yè)素養(yǎng)，提升公司整體的存貨管理水平。通過(guò)推動(dòng)實(shí)施科學(xué)合理的存貨管理方法，優(yōu)化存貨管理結(jié)構(gòu)，減少庫(kù)存積壓，降低存貨資金占用，控制成本，提高利潤(rùn)，最終實(shí)現(xiàn)本企業(yè)整體經(jīng)濟(jì)效益的提升。