國家森林城市檔案整理與作用

楊布朗 劉華 彭守亞 譚瓊艷

摘 要： 通過闡述國家森林城市檔案的形成基礎(chǔ)，建檔的基本原則，依據(jù)建檔的內(nèi)容及方法，以湖北省巴東縣為例，結(jié)合巴東縣創(chuàng)建國家森林城市過程中存在的問題和不足之處，在綜合分析的基礎(chǔ)上，提出了檔案整理應(yīng)注意事項、改進(jìn)措施和具有巴東特色的建議，以期能為其他縣市的國家森林城市建設(shè)提供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞： 國家森林城市;檔案整理;問題及建議

中圖分類號：G272;S731.2?? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A?? 文章編號：1004-3020（2021）01-0076-04

Archives Arrangement and Function of National Forest City

——Take Badong County in Hubei Province as an Example

Yang Brown（1） Liu Hua（1） Peng Shouya（1） Tan Qiongyan（2）

（1.Badong County Forestry Bureau Enshi 444300;2.Hubei Zhengyi Certified Public Accountants Co.，Ltd.， Enshi 444300）

Abstract： The authors combined with the existing problems and deficiencies in the process of creating Badong，based on the comprehensive analysis，and puts forward the matters needing attention，improvement measures and the construction with Badong characteristics.In order to provide reference for the construction of national forest cities in other counties and cities by expounding the formation basis，basic principles，contents and methods of National Forest City Archives and taking Badong County of Hubei Province as an example，.

Key words： National Forest City;archives arrangement;problems and suggestions

檔案是歷史的儲備形式，是現(xiàn)實的見證[1]。縣級國家森林城市建設(shè)檔案是在國家森林城市創(chuàng)建（下簡稱創(chuàng)森）過程中形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。巴東縣位于湖北省西南部，長江流經(jīng)湖北境內(nèi)的第一縣，林業(yè)用地2 400平方公里，森林覆蓋率64.44%。境內(nèi)野生動植物資源豐富，有金絲猴、林麝、珙桐、紅豆杉等珍稀動植物，以巴東命名的植物達(dá)23種，國家重點保護(hù)野生動植物達(dá)65種。自2015年啟動“六城”同創(chuàng)工作以來，累計投入資金30億元，先后獲得“國家衛(wèi)生縣城”“國家園林縣城”“湖北省森林城市”“湖北省省級文明城市”“湖北省生態(tài)文明示范縣”等榮譽稱號。為鞏固創(chuàng)建成果，全面推進(jìn)生態(tài)文明建設(shè)，改善城鄉(xiāng)生態(tài)環(huán)境，提升城市品位，2017年12月，巴東縣委、縣政府決定開展國家森林城市建設(shè)（以下簡稱“創(chuàng)森”）。

1 檔案建立原則依據(jù)范圍

1.1 基本原則

從森林城市創(chuàng)建活動開始，就要依據(jù)不同時間、不同階段隨時收集各類創(chuàng)建資料;收集的資料，要求客觀真實反映創(chuàng)建全過程，做到實事求是，不能弄虛作假;創(chuàng)建資料十分龐雜，做到應(yīng)收盡收;本著對歷史負(fù)責(zé)，收集、整理時，認(rèn)真校對，必須做到文字、圖紙、表格完全一致。

1.2 建檔依據(jù)

縣（市）國家森林城市評價指標(biāo)，建設(shè)總體規(guī)劃，創(chuàng)建工作方案其他相關(guān)文件。

1.3 建檔時間范圍

從申請創(chuàng)建年度至考核驗收年度。巴東縣資料收集時限2018～2021年（下稱建設(shè)期）。

2 建檔內(nèi)容及方法

2.1 建檔內(nèi)容

2.1.1 城市森林網(wǎng)絡(luò)

縣（市）域森林覆蓋率：森林資源“二類清查”報告，林地更新數(shù)據(jù)，森林面積、蓄積動態(tài)變化表等。新造林面積：新一輪退耕還林、精準(zhǔn)扶貧產(chǎn)業(yè)發(fā)展、長江兩岸綠化、裸土覆綠等林業(yè)工程相關(guān)資料。城區(qū)綠化覆蓋率、城區(qū)人均公園綠地面積、城區(qū)喬木種植比例：建成區(qū)各類綠地面積、城市公園、喬木種植情況報告，城區(qū)園林綠化、人均公園綠地面積指標(biāo)統(tǒng)計表（含綠化覆蓋率），公園綠地服務(wù)半徑覆蓋率統(tǒng)計表，新建公園綠地一覽表，喬木所占比率統(tǒng)計表，城區(qū)公園、廣場、游園等綠化簡介。城區(qū)街道綠化：城市街道綠化情況報告，城區(qū)主要街道綠化簡介，城區(qū)綠化工程相關(guān)文件、照片、規(guī)劃文本、圖紙、招投標(biāo)文件、合同、施工及竣工驗收、后期養(yǎng)護(hù)及綠化統(tǒng)計表等資料（下稱工程相關(guān)資料）。城區(qū)地面停車場綠化：城市林蔭停車場建設(shè)情況報告、圖片資料、綠化統(tǒng)計表及相關(guān)文件。城市重要水源地綠化：重要水源地保護(hù)與管理情況報告、相關(guān)文件、技術(shù)規(guī)程等，保護(hù)標(biāo)牌圖片，年度供水統(tǒng)計表，水質(zhì)檢測數(shù)據(jù)等。休閑游憩綠地建設(shè)：《城市綠地系統(tǒng)規(guī)劃》文本（含規(guī)劃圖紙），休閑綠地統(tǒng)計表，繞城線等城區(qū)綠化精品相關(guān)工程建設(shè)資料。村屯綠化：村鎮(zhèn)綠化情況報告，村鎮(zhèn)綠化實施方案等相關(guān)文件，匯總表，林木綠化率統(tǒng)計表（注明集中型、分散型），森林城鎮(zhèn)、鄉(xiāng)村建設(shè)等工程相關(guān)資料和統(tǒng)計表。

森林生態(tài)廊道建設(shè)：主要生態(tài)廊道發(fā)展規(guī)劃文本、一覽表，宜萬鐵路、鄭萬高鐵、滬渝高速、滬蓉高速、209和318國道、侯鳥通道等生態(tài)廊道建設(shè)相關(guān)資料。水岸綠化：較大型河道和水體岸線綠化工作情況報告，林木綠化率統(tǒng)計表，建設(shè)期內(nèi)水土流失治理情況一覽表，水系綠化工程、工作方案等相關(guān)資料。道路綠化：鐵路、高速公路、國道、省道、縣道、鄉(xiāng)村道（下稱通道）等通道綠化情況報告，規(guī)劃文本，綠化簡介、文字、圖片資料，綠化率統(tǒng)計表等相關(guān)資料。農(nóng)田林網(wǎng)建設(shè)：四旁植樹情況報告、工作方案、建設(shè)情況統(tǒng)計表，圖片資料。防護(hù)隔離林帶建設(shè)：城市防護(hù)綠地建設(shè)情況報告、實施率統(tǒng)計表，防護(hù)隔離林帶建設(shè)等工程相關(guān)資料。

2.1.2 城市森林健康

鄉(xiāng)土樹種使用：建設(shè)期內(nèi)城鄉(xiāng)鄉(xiāng)土植物推廣應(yīng)用情況報告、相關(guān)文件，綠化使用鄉(xiāng)土樹種情況統(tǒng)計表。樹種豐富度：建設(shè)期內(nèi)巴東縣樹種分布情況報告、主要樹種應(yīng)用情況報告，城鄉(xiāng)造林植物分類統(tǒng)計表和造林綠化使用樹種指數(shù)。郊區(qū)森林自然度：郊區(qū)森林自然度工作情況報告、統(tǒng)計表，第三方機構(gòu)或?qū)＜医M的評估報告，提高森林質(zhì)量的相關(guān)文件、技術(shù)規(guī)程等。造林苗木使用：巴東縣良種苗木培育使用制度、執(zhí)行情況報告，苗圃育苗的相關(guān)文件、技術(shù)規(guī)程等。森林保護(hù)：森林資源保護(hù)發(fā)展規(guī)劃、城區(qū)山體保護(hù)規(guī)劃，保護(hù)發(fā)展情況報告，涉林案件查處相關(guān)資料。生物多樣性保護(hù)：生物多樣性保護(hù)情況報告，生物物種資源普查報告及統(tǒng)計表，保護(hù)規(guī)劃和實施措施及相關(guān)文件。林地土壤保育：建設(shè)期內(nèi)分年度免煉山造林、穴墾造林、生物防治及有機覆蓋物保育土壤等林業(yè)技術(shù)推廣情況報告，林地土壤保育等相關(guān)文件及技術(shù)規(guī)程。森林撫育與林木管理：森林撫育管護(hù)制度的相關(guān)文件、技術(shù)規(guī)程等。

2.1.3 城市林業(yè)經(jīng)濟(jì)

生態(tài)旅游：森林公園、濕地公園及自然保護(hù)區(qū)規(guī)劃、批復(fù)、發(fā)展情況報告;新建情況一覽表（建設(shè)期）等;森林人家等創(chuàng)建活動文字及圖片資料;生態(tài)旅游收入年度對比資料。林產(chǎn)基地：建設(shè)期內(nèi)特色經(jīng)濟(jì)林、林下種養(yǎng)殖、用材林發(fā)展情況報告，林業(yè)產(chǎn)業(yè)基地建設(shè)相關(guān)文件、文字及圖片資料，農(nóng)民涉林收入情況一覽表，涉林收入年度對比資料。林木苗圃：建設(shè)期間花卉苗木基地發(fā)展情況報告，柏木、杉木等優(yōu)良鄉(xiāng)土樹種培育基地簡介（文字、圖片資料齊全），年度造林綠化用苗統(tǒng)計表等。

2.1.4 城市生態(tài)文化

科普場所：科普場所、科普教育基地等建設(shè)情況報告，一覽表及圖片資料;科普教育基地縣級以上批復(fù)文件等相關(guān)資料。義務(wù)植樹：全民義務(wù)植樹活動組織文件、活動宣傳、開展情況等文字、圖片資料，義務(wù)植樹登記卡、盡責(zé)率統(tǒng)計表，林木綠地認(rèn)建認(rèn)養(yǎng)情況報告、相關(guān)臺賬?？破栈顒樱嚎破栈顒娱_展情況報告，纖夫旅游文化節(jié)、銀杏節(jié)、三峽鄉(xiāng)村旅游文化節(jié)等活動相關(guān)的文字、圖片資料，國際濕地日、國際森林日、愛鳥周等宣傳科普活動相關(guān)的文字、圖片資料，核桃、柑橘等移民技術(shù)培訓(xùn)、科技下鄉(xiāng)活動相關(guān)的文字、圖片資料。古樹名木：城鄉(xiāng)古樹名木保護(hù)情況報告、相關(guān)文件、保護(hù)檔案，一覽表、調(diào)查表、圖片，編號、掛牌情況。市樹市花：建設(shè)期分年度縣樹、縣花推廣應(yīng)用情況報告，應(yīng)用情況統(tǒng)計表。公眾態(tài)度：創(chuàng)森問卷調(diào)查方案、結(jié)果，市民知曉率、支持率、滿意度抽查統(tǒng)計表，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)及縣直各單位創(chuàng)森宣傳活動的相關(guān)文件、文字及圖片資料，，新聞媒體創(chuàng)森宣傳報道一覽表，創(chuàng)森宣傳報道的原件、復(fù)印件、掃描件（按時間順序，分級歸類整理），創(chuàng)森知識“五進(jìn)”活動的文字、圖片資料，創(chuàng)森簡報，戶外宣傳圖片資料，國家森林城市技術(shù)報告、電視匯報專題片、匯報畫冊。

2.1.5 森林城市管理

組織領(lǐng)導(dǎo)：創(chuàng)森組織機構(gòu)文件、實施方案、任務(wù)分解表、責(zé)任清單、分年度工作計劃和總結(jié)、考核方案、檢查及督查情況匯報、宣傳方案等日常工作相關(guān)文件和資料，創(chuàng)森相關(guān)會議的有關(guān)文件、會議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話、匯報材料、會議圖片等資料，創(chuàng)森檢查驗收考核辦法的相關(guān)文件。保障制度：創(chuàng)建期間林業(yè)有關(guān)文件，植樹造林、森林防火、林業(yè)有害生物防治、林地管理、全民義務(wù)植樹等林業(yè)規(guī)章制度匯編，“十三五”規(guī)劃執(zhí)行情況報告?？茖W(xué)規(guī)劃：縣創(chuàng)森詳細(xì)規(guī)劃及專項規(guī)劃的文本、相關(guān)文件，完成執(zhí)行情況報告，創(chuàng)森任務(wù)完成情況一覽表。投入機制：創(chuàng)森專項資金概況，建設(shè)期內(nèi)分年度財政預(yù)算佐證材料（匯總表、統(tǒng)計表、創(chuàng)森工作經(jīng)費及工程建設(shè)經(jīng)費請示、審批、撥付等相關(guān)文件、有關(guān)票據(jù)等）?？萍贾危喝h林業(yè)科技人員統(tǒng)計、林業(yè)科研論文、科研成果獲獎，林業(yè)新技術(shù)推廣應(yīng)用情況等資料。生態(tài)服務(wù)：公園、景區(qū)免費開放情況報告、相關(guān)文件，免費開放文字、圖片資料，各類公園、景區(qū)規(guī)范化管理匯編資料。森林資源和生態(tài)功能監(jiān)測：城市森林資源管理信息技術(shù)應(yīng)用、信息化監(jiān)管體系建設(shè)情況報告，建設(shè)期內(nèi)分年度動態(tài)監(jiān)管情況報告，森林生態(tài)效益第三方機構(gòu)的評估資料。檔案管理：城市森林資源檔案管理工作情況報告，林業(yè)局檔案管理的相關(guān)制度，創(chuàng)森資料收集整理的相關(guān)文件等，創(chuàng)森工作所有資料匯編。

2.2 建檔方法

2.2.1 原始材料整理

紙質(zhì)文件材料，保持迎檢資料整理原貌，按《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）執(zhí)行，同時形成數(shù)字化副本;錄音（帶）光盤、錄像（帶）光盤（含數(shù)碼照片）磁性載體檔案，按照《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T 15-1995）執(zhí)行;傳統(tǒng)照片及文字說明，按照《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821-2002）執(zhí)行;有紀(jì)念意義的憑證性和標(biāo)志性實物，包括活動標(biāo)志、證件、證書、獎?wù)碌龋瑧?yīng)當(dāng)分類按件編寫說明和編制目錄[2]。

2.2.2 電子文檔的編排

根據(jù)國家森林城市評價指標(biāo)（LY/T 2004-2012）5大項40小項指標(biāo)，分項編排文字說明材料。文字說明材料包括4個部分：第1部分對各項指標(biāo)進(jìn)行解釋或簡單描述;第2部分闡述國家標(biāo)準(zhǔn)要求;第3部分達(dá)標(biāo)情況;第4部分內(nèi)容就是佐證資料。

2.2.3 檔案的整理分類

編頁號：在案卷材料有機排列后，從前至后給每一頁案卷材料一個固定的順序號。依照《國家森林城市評價指標(biāo)》的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)將縣級國家森林城市檔案分為五大類四十屬。分類編碼用羅馬數(shù)字和阿拉伯?dāng)?shù)字分別表示“大類”“屬類”“案卷流水號”。即第一位大類表示為“Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、Ⅳ、Ⅴ”;第二位屬類表示為“1，2，3，4……”;后三位表示案卷的流水號，用“01，02，03，04……”。如：“森林網(wǎng)絡(luò)——縣域森林覆蓋率（1個檔案盒）”，表示為：“Ⅰ-1-01”（特別說明：“Ⅰ”代表“森林網(wǎng)絡(luò)”，數(shù)字“1”代表“縣域森林覆蓋率”在森林網(wǎng)絡(luò)指標(biāo)中第1項指標(biāo)，“01”表示該屬檔案只有1盒檔案）。當(dāng)屬類檔案資料較多，超過1個檔案盒時，依照案卷的流水號依次增加。如：“森林網(wǎng)絡(luò)——村屯綠化（1個以上檔案盒）”，表示為“Ⅰ-10-01，02，03……（特別說明：“Ⅰ”代表“森林網(wǎng)絡(luò)”，數(shù)字“10”代表“村屯綠化”在森林網(wǎng)絡(luò)指標(biāo)中第10項指標(biāo)）。其余類推。

填寫卷內(nèi)目錄：每個案卷內(nèi)都要填寫一份卷內(nèi)目錄，放在卷內(nèi)的最前面，方便查閱卷內(nèi)材料。填寫備考表：案卷組成后，卷內(nèi)材料如有修改和變更，要在備考表中標(biāo)注清楚，備考表放在案卷的最后面。編寫封面和封背：案卷的內(nèi)容是通過封面和封背編寫揭示出來的。封面標(biāo)題一般不準(zhǔn)超過50個字，并要代表案卷的全部內(nèi)容;封背的編寫，要突出案卷主題[1]。

3 森林城市檔案的作用

3.1 做好國家森林城市檔案管理工作，為迎檢做準(zhǔn)備

森林城市檔案是國家森林城市評價指標(biāo)的重要組成部分，是國家森林城市考核驗收的必要條件，是維護(hù)歷史真實面貌的一項重要工作，建檔的目的就是為了更好地利用[3]。

3.2 搞好部門配合，為其他城市創(chuàng)建提供佐證

巴東縣在創(chuàng)建“國家森林城市”的同時，正在創(chuàng)建“全國文明城市”“國家生態(tài)文明示范縣”“國家全域旅游示范縣”“全國民族團(tuán)結(jié)進(jìn)步示范縣”等其他城市創(chuàng)建工作，相關(guān)部門在收集佐證材料時，需要林業(yè)部門提供森林覆蓋率，林業(yè)用地變更數(shù)據(jù)，森林城市、省級森林城鎮(zhèn)、國家森林鄉(xiāng)村等創(chuàng)建成果資料，充分體現(xiàn)了森林城市檔案的利用價值。

4 存在問題及建議

4.1 存在的問題

（1）檔案管理意識淡薄，工作不重視。少數(shù)責(zé)任單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理重視程度不夠，認(rèn)識還存在一定差距，認(rèn)為檔案管理工作只是收集、整理相關(guān)資料，沒有落實專人。

（2）檔案管理觀念落后，操作不規(guī)范。創(chuàng)建責(zé)任單位在檔案資料收集、整理過程中存在諸多不完整、不規(guī)范的問題。

（3）檔案管理人員素養(yǎng)偏低，學(xué)習(xí)不積極。檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)地學(xué)習(xí)，專業(yè)化程度不高，通常身兼數(shù)職，致使檔案整理、管理無序。

（4）工作人員變動頻繁，資料收集不及時。由于工作人員流動頻繁，創(chuàng)森資料收集不及時，人員變動時沒有辦理移交手續(xù)。

4.2 工作建議

（1）提升檔案管理意識。加強領(lǐng)導(dǎo)、提高認(rèn)識是做好“創(chuàng)森”檔案工作的前提和基礎(chǔ)。與創(chuàng)建相關(guān)的責(zé)任單位必須加強森創(chuàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)，充分認(rèn)識森林城市檔案對生態(tài)文明建設(shè)的重要作用與價值，提高“創(chuàng)森”檔案管理意識。

（2）建立完善標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化管理。建議國家林業(yè)和草原局盡快制定和頒布《國家森林城市建設(shè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》，各?。ㄊ校┮惨虻刂埔酥贫ǖ胤綐?biāo)準(zhǔn)，建立和完善“創(chuàng)森”檔案管理等各項規(guī)章制度，促使檔案管理工作朝著規(guī)范化、制度化方向發(fā)展。

（3）利用現(xiàn)代信息技術(shù)，探索創(chuàng)新工作機制。積極探索檔案“實體+數(shù)字”雙備份管理模式，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、規(guī)范化，紙質(zhì)檔案與電子檔案并存，建立“創(chuàng)森”工作信息群，明確檔案專管員，定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不斷提升檔案管理信息化水平。

（4）及時移交檔案。森林城市創(chuàng)建工作在國家考核驗收通過后，縣森創(chuàng)辦應(yīng)及時向縣檔案館移交“創(chuàng)森”檔案，并建立相應(yīng)的專業(yè)工作檔案[2]。

5 結(jié)語

森林城市檔案管理是關(guān)系到森林城市的發(fā)展和國計民生的大事，需要建立規(guī)范完整的管理體制。要緊跟國家森林城市建設(shè)發(fā)展的步伐，做到與時俱進(jìn)。做好“創(chuàng)森”檔案管理工作，不僅可以提高森林城市建設(shè)的質(zhì)量和效率，而且可以為其他縣市提供參考依據(jù)。要做好“創(chuàng)森”檔案管理工作，就要提高對此項工作的認(rèn)識，建立健全管理制度，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提升檔案管理的水平，促進(jìn)“創(chuàng)森”檔案管理再上新臺階。

參考文獻(xiàn)

[1]王輝，劉海芬.淺談林業(yè)科技檔案建立與利用[J].林業(yè)科技通訊，2014（7）：26-28.

[2]楊世洪.談?wù)劤鞘袆?chuàng)建工作檔案資料的收集與管理[J].四川檔案，2015，2018（5）：30-32.

[3]劉宏明.國家森林城市創(chuàng)建重點工作研究[J].林業(yè)經(jīng)濟(jì)，2018（3）：77-79，98.

（責(zé)任編輯：鄭京津）

收稿日期2020-08-06：

作者簡介：楊布朗（1965～），林業(yè)高級工程師。主要從事森林培育、森林城市建設(shè)與管理工作。