電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)

唐萌

摘要：隨著我國經(jīng)濟的高速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)成為了人們生活中必不可少的一部分。其中，電子文件檔案管理因其自身的優(yōu)勢在國家機構(gòu)和企業(yè)單位中被廣泛應(yīng)用。這就使得電子文件檔案管理的信息化成為我國各檔案管理系統(tǒng)部門的重要研究內(nèi)容。為此本文對電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)進行了探究，希望能夠更快的適應(yīng)新時代發(fā)展的需求，對檔案管理的工作帶來幫助。

關(guān)鍵詞：電子文件檔案;管理系統(tǒng);設(shè)計與實現(xiàn)

引言：

經(jīng)濟的發(fā)展推動著社會的信息化，各行各業(yè)為了追上時代的腳步，開始將自身產(chǎn)業(yè)全面信息化。基于這個背景下，電子文件檔案應(yīng)運而生，被政府和企業(yè)高度重視。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來說，電子文件檔案的保密性和安全性更強，并且也在一定程度上促進了企業(yè)的發(fā)展，為企業(yè)更好的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

一.電子文件檔案管理系統(tǒng)研究的背景

信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用不僅對電子文件檔案管理工作的有效進行產(chǎn)生了重要的影響，它對電子文件檔案管理工作的準確性和有效性也提出了新的要求。目前的電子文件檔案管理工作主要有兩種類型，一種是以紙質(zhì)，聲音，圖片，視頻的形式存在;一種是用計算機進行處理并產(chǎn)生的電子文件檔案。就目前的發(fā)展來看，第一種形式的文件檔案管理工作已經(jīng)逐漸向第二種類型演變。現(xiàn)如今，政府與企業(yè)也逐漸的加強了對于電子文件檔案管理的重視，作為政府與企業(yè)信息管理的重要部分，形成安全高效的電子文件檔案已經(jīng)是亟需解決的問題，同時也是促進電子檔案管理發(fā)展的關(guān)鍵。

二.電子文件檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用趨勢分析

電子文件檔案管理主要是使用計算機進行工作，主要內(nèi)容是對管理工作的主要內(nèi)容進行歸檔，收集，儲存電子文件。與傳統(tǒng)的文件檔案管理相比，電子文件檔案管理比傳統(tǒng)的文件檔案管理擁有更多的收集方法，并且電子文件檔案管理更具多樣性與全面性，在電子文件檔案管理系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用中，主要出現(xiàn)了以下幾點趨勢：

（一）電子文件檔案管理系統(tǒng)的規(guī)范化應(yīng)用趨勢分析

在電子文件檔案管理系統(tǒng)中，最重要的就是文件檔案的安全性和完整性和高效性。只有將電子文件檔案的核心內(nèi)容發(fā)揮好，才能促進企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。但是就電子文件檔案收集的多樣性來說，這又是一件極具挑戰(zhàn)性的工作，因此，如果想要更好的促進電子檔案管理系統(tǒng)的可持續(xù)發(fā)展，就必須不斷規(guī)范電子文件檔案管理系統(tǒng)，使其文件檔案更加的完整，全面，可靠。只有才能對政府與企業(yè)的工作有幫助，有參考價值。

（二）電子文件檔案管理系統(tǒng)的一體化應(yīng)用趨勢分析。

隨著經(jīng)濟與科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)的一體化應(yīng)用越來越廣泛。對于電子文件檔案來說，實現(xiàn)一體化的管理是適應(yīng)電子文件檔案管理發(fā)展的必然要求。所謂一體化的管理，就是將電子文件檔案的所有工作全部整合為一個系統(tǒng)，進行統(tǒng)一的控制與管理。在電子文件產(chǎn)生后，文件的設(shè)計，歸檔，整理，鑒定，生成元數(shù)據(jù)等大量的檔案管理工作都需要在文件的生成階段進行，所以電子文件檔案必須進行一體化。并且電子文件檔案管理系統(tǒng)的一體化管理不僅能夠保障電子文件檔案安全性也能夠保障電子文件的真實性。

三.電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)探討

在電子文件檔案管理的系統(tǒng)設(shè)計過程中，要對電子文件檔案管理的設(shè)計有一個新的目標(biāo)。要根據(jù)不同的目標(biāo)設(shè)計一個不同的工作計劃，并且在電子文件檔案的系統(tǒng)設(shè)計中必須要立足與發(fā)展的實際需求，根據(jù)文件檔案的特征進行管理，優(yōu)化設(shè)計，從而實現(xiàn)電子文件檔案管理系統(tǒng)高質(zhì)的設(shè)計。

（一）電子文檔管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)探討

在電子文檔管理系統(tǒng)的設(shè)計過程中，必須要按照規(guī)定的制度流程進行設(shè)計。電子文件檔案管理作為一個獨立的管理系統(tǒng)，主要的作用就是為了保證文檔的執(zhí)行力，在電子文檔的設(shè)計中，一定要加強對于區(qū)分文檔草稿和定稿的工作，保證文檔的合格率。也要設(shè)計一個規(guī)范的流程，自動的檢查文檔中錯誤并進行修正，以此來確保文檔的可靠性。

（二）管理流程設(shè)計與實現(xiàn)探討

管理流程的設(shè)計是電子文件檔案管理的重要設(shè)計內(nèi)容，管理流程的設(shè)計主要是流程的規(guī)則設(shè)計和系統(tǒng)內(nèi)部的結(jié)構(gòu)設(shè)計。首先是流程的規(guī)則設(shè)計，在進行設(shè)計的時候，要根據(jù)不同的工作要求，設(shè)計出不同的電子文件檔案管理功能。其次是在進行系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)的設(shè)計時，要規(guī)定電子文件檔案管理系統(tǒng)的活動要素，對檔案管理工作的流程進行合理的先后順序的設(shè)計。在考慮檔案的可靠性和安全性的設(shè)計過程中，要有計劃的運用先進的技術(shù)來預(yù)測文檔的安全和可靠性，再對文檔的內(nèi)容進行分析，以此來保障電子文件檔案的效用。

（三）業(yè)務(wù)流程設(shè)計與實現(xiàn)探討

在電子文件檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用過程中，要注重對于業(yè)務(wù)流程的設(shè)計以此來實現(xiàn)電子文件檔案管理系統(tǒng)的真正價值。首先，對文件進行收集和歸檔，再利用相關(guān)的技術(shù)鑒定，確定每個電子文件的屬性，以此來進行分類。其次，要評判電子文件的價值，可以通過調(diào)查，詢問的方法確定電子文件的保管或者是銷毀。最后在電子文件的整理過程中，管理部門的工作人員要對文件的不同價值，屬性，所要出儲存的時長進行分組，為后續(xù)的工作提供資料支持。

結(jié)語：

綜上所述，電子文件檔案管理系統(tǒng)對政府和企業(yè)都有著非常重要的作用。同時，加強電子文件管理系統(tǒng)進行優(yōu)化設(shè)計，也是保障檔案資料安全可靠性的重要手段。在今后的電子文件檔案發(fā)展過程中，相關(guān)的工作人員也要與時俱進不斷更新優(yōu)化管理系統(tǒng)，為了自身產(chǎn)業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展而不斷努力。

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（黑龍江省綏化市慶安縣人民醫(yī)院?152400）