辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理現(xiàn)狀及措施分析

摘 要：辦公室是政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及各類社會組織運(yùn)轉(zhuǎn)體系的重要組成部分，是溝通各部門工作、進(jìn)行信息交流的核心場所。文書檔案收集與歸檔工作是辦公室工作的重要內(nèi)容，對辦公模式的優(yōu)化及辦公效率的提升均具有基礎(chǔ)保障功效。在當(dāng)前發(fā)展時(shí)期，企事業(yè)單位的工作節(jié)奏愈發(fā)加快，信息資源日益豐富，檔案存儲趨向信息化管理模式，信息傳遞交互性增強(qiáng)，辦公室管理工作模式進(jìn)入創(chuàng)新發(fā)展階段，文書檔案收集與歸檔工作逐步得到改進(jìn)與完善，信息傳遞媒介及文書制作交接方式發(fā)生了巨大變化，信息資源載體呈現(xiàn)出現(xiàn)代化、信息化發(fā)展趨勢。在此發(fā)展環(huán)境下，文書檔案信息資源的使用頻率逐漸增多、使用價(jià)值逐漸變大，為機(jī)關(guān)單位、企業(yè)組織的戰(zhàn)略決策行為提供了強(qiáng)有力的基礎(chǔ)保障，促使各單位部門的工作質(zhì)量效率得到有效提升，為社會建設(shè)事業(yè)做出了積極的貢獻(xiàn)。但在其實(shí)際運(yùn)行發(fā)展進(jìn)程中，還存在一些問題和不足，面臨一定的發(fā)展困境，需要辦公室和檔案管理部門加強(qiáng)制度建設(shè)、創(chuàng)新管理理念、增強(qiáng)技術(shù)手段、加大人才管理力度，構(gòu)建起科學(xué)完善、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檔案文書管理體系，才能推動檔案管理工作的高效穩(wěn)定發(fā)展。

關(guān)鍵詞：文書檔案;收集歸檔;管理問題;方法策略

文書檔案收集與歸檔工作作為檔案管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，在全新發(fā)展環(huán)境下面臨極大的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)考驗(yàn)，因此需要我們對其進(jìn)行深入研究和全面分析，找到文書檔案收集與歸檔工作在新時(shí)期的合理發(fā)展策略，促使其得到全面綜合發(fā)展，從而為社會主義建設(shè)事業(yè)做出積極的貢獻(xiàn)。

一、辦公室文書檔案收集與歸檔管理工作的當(dāng)前發(fā)展趨勢

辦公室是機(jī)關(guān)單位、企業(yè)組織及其他社會組織的文書檔案資源管理機(jī)構(gòu)，也是單位部門進(jìn)行信息傳遞交流的重要場所。而辦公室文書檔案收集與歸檔工作關(guān)系到檔案管理工作信息收集、流通、使用等內(nèi)容，直接影響到企業(yè)發(fā)展與組織建設(shè)的質(zhì)量成效，因此需要得到我們的關(guān)注與重視，才能不斷得到改進(jìn)與完善，在檔案管理工作中發(fā)揮出更大更好的作用。

1.文書檔案信息資源的形式內(nèi)容呈現(xiàn)多元化發(fā)展趨勢。

在傳統(tǒng)辦公室文書檔案管理工作中，文書檔案是按照標(biāo)準(zhǔn)化格式以文字記錄形式形成的紙質(zhì)檔案材料，需要辦公室檔案管理人員進(jìn)行信息收集工作或者以分支部門整理資料上交的形式來完成辦公室文書檔案收集工作，然后檔案管理員按照管理制度要求進(jìn)行規(guī)范操作，對多種紙質(zhì)文書檔案分門別類地做好歸檔管理工作。但發(fā)展到當(dāng)前時(shí)期，眾多企事業(yè)單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了辦公自動化，開始采用信息化管理技術(shù)來開展辦公室文書檔案收集歸檔工作。部門組織的工作內(nèi)容愈發(fā)繁雜、管理事務(wù)更加復(fù)雜， 使得辦公室文書資料類型呈現(xiàn)出多元化發(fā)展趨勢，文書檔案形式內(nèi)容由紙質(zhì)存儲演化成數(shù)字化多媒體媒介形式與文字形式并存，簡單的文字圖片內(nèi)容轉(zhuǎn)化為復(fù)雜多樣的多媒體展示形式，信息流通上打破了口口相傳的信息交流模式的限制，采用不受時(shí)空限制的網(wǎng)絡(luò)傳輸形式進(jìn)行，及時(shí)便捷、快速高效，受到廣大辦公室工作人員的歡迎。因此，如何確保信息資源的完整收集、充分發(fā)揮其流通使用價(jià)值、完善多樣化信息加工傳遞渠道等成為了需要我們重點(diǎn)關(guān)注的問題，成為了辦公室文書檔案收集歸檔工作順利進(jìn)行的重要研究命題。

2.文書檔案信息的使用頻率和意義價(jià)值變得更高。

檔案管理工作的主要內(nèi)容就是采集有效信息，然后對其進(jìn)行加工管理，形成有價(jià)值的信息資源，提供給單位管理者及各部門相關(guān)工作人員，為政府部門、企事業(yè)單位及社會組織的穩(wěn)步發(fā)展奠定良好的資源基礎(chǔ)。各機(jī)構(gòu)部門的領(lǐng)導(dǎo)需要根據(jù)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)市場環(huán)境的變化，快速果斷地作出管理決策，而信息資源能夠?yàn)檫@種決策活動提供有效參考依據(jù)，從而幫助單位組織實(shí)現(xiàn)既定發(fā)展目標(biāo)，特別是企業(yè)事業(yè)單位的檔案信息管理工作對其運(yùn)行發(fā)展更是具有極其重要的作用，能夠推動企事業(yè)單位的長遠(yuǎn)戰(zhàn)略目標(biāo)得以順利實(shí)現(xiàn)。所以，在當(dāng)前時(shí)期，文書檔案信息作為企事業(yè)單位的記錄資料，其使用價(jià)值日益得到體現(xiàn)、使用頻率變得更高，需要我們更加注重做好辦公室文書檔案管理工作，確保信息資源的完整性、科學(xué)性與時(shí)效性，為企事業(yè)單位的高效運(yùn)行工作提供有價(jià)值的信息資源材料，為管理者的管理決策行為提供科學(xué)依據(jù)，促使辦公室文書檔案管理工作的質(zhì)量效率和意義價(jià)值得到不斷提升。

3.文書檔案的采集操作和歸集管理更加趨向于標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。

在當(dāng)前的信息化發(fā)展環(huán)境下，辦公室文書檔案信息資源的內(nèi)容形式、載體媒介、交互模式等都發(fā)生了巨大的變化， 如何加強(qiáng)文書檔案信息采集的規(guī)范性和歸集方法的科學(xué)性成為了檔案管理領(lǐng)域的重要研究命題。相關(guān)部門為此制定了科學(xué)完善的檔案管理制度體系，明確了文書檔案的規(guī)范管理框架，促使相關(guān)信息采集工作及歸集操作日益走向標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展進(jìn)程。但在實(shí)際檔案管理工作進(jìn)程中，還需要我們認(rèn)真全面地判斷評價(jià)辦公室多元化信息資源的應(yīng)用價(jià)值，針對各種存儲形式的信息資料采用適宜的歸檔處理辦法，實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化操作管理流程，以此確保信息資源的準(zhǔn)確性、完整性與科學(xué)性，確保有價(jià)值的信息資源得到及時(shí)的流通、傳播與使用，這些都是需要我們認(rèn)真對待、積極完善的檔案管理工作內(nèi)容。

二、辦公室文書檔案收集與歸檔管理工作的當(dāng)前發(fā)展困境

1.檔案信息資源的渠道來源不夠暢通。

信息資源采集工作需要得到信息提供者的大力支持與積極配合，才能確保信息資源的真實(shí)性與有效性。辦公室檔案管理人員為了確保信息資源的意義價(jià)值，需要對所有文書資料進(jìn)行定期規(guī)范采集，但許多資料信息具有極強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性和流動性，一個(gè)文書檔案資料就有可能需要得到多個(gè)機(jī)構(gòu)部門的配合，才能將有價(jià)值的資料信息采集整理完畢，然后才能進(jìn)行歸檔管理，才能為今后的經(jīng)濟(jì)活動與管理決策提供參考依據(jù)。這種文書檔案資料關(guān)聯(lián)多個(gè)機(jī)構(gòu)部門的工作利益，因此需要它們積極溝通合作，對相關(guān)信息材料進(jìn)行補(bǔ)充與完善，最終形成科學(xué)規(guī)范、合乎標(biāo)準(zhǔn)的文書檔案。但在實(shí)際管理過程中，許多分支部門嚴(yán)重缺乏對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，對檔案資料收集工作應(yīng)付了事，不予認(rèn)真配合，導(dǎo)致單位的檔案信息渠道來源受到極大阻礙，難以實(shí)現(xiàn)信息資源的有效溝通，致使一些重大信息資源缺乏連續(xù)性與完整性，檔案資料的質(zhì)量難以得到有效保障，對單位的規(guī)范運(yùn)行和建設(shè)發(fā)展產(chǎn)生極為不利的影響。

2.嚴(yán)重缺乏高素質(zhì)專業(yè)化檔案管理人才。

許多單位組織對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足，忽視了檔案管理對于組織決策及單位管理的意義和價(jià)值，將檔案管理工作視作不需要專業(yè)技術(shù)人才的無關(guān)緊要的工作。一些企業(yè)為了節(jié)省人力資源資本投入，將一些文化水平較低、專業(yè)知識缺乏的閑置人員安排到檔案管理工作崗位上去，或者安排其他崗位的工作人員兼職從事檔案管理工作，最終導(dǎo)致辦公室文書檔案管理人員隊(duì)伍整體呈現(xiàn)專業(yè)素質(zhì)低、管理成效差的不利發(fā)展局面;一些企事業(yè)單位設(shè)置了專門化檔案管理機(jī)構(gòu)，也安排了專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)管理工作，但崗位員工缺乏現(xiàn)代化檔案信息收集管理知識技能，不具備規(guī)范操作管理的能力，因而工作效率偏低，信息收集的時(shí)效性和資料內(nèi)容的完整性與規(guī)范性難以得到保障。

3.未能建立科學(xué)高效的信息化檔案收集歸檔管理體系。

許多單位組織只注重對單位運(yùn)營管理體系的建設(shè)與發(fā)展，對檔案管理工作不夠重視，導(dǎo)致檔案管理部門普遍存在設(shè)施老舊、條件落后等實(shí)際發(fā)展問題，信息收集歸檔工作處于傳統(tǒng)手工操作階段，人力財(cái)力耗費(fèi)巨大，管理效率難以提升，這與當(dāng)前時(shí)期的信息化建設(shè)發(fā)展環(huán)境極不吻合。當(dāng)多媒體信息資料越來越多，當(dāng)紙質(zhì)媒介儲存模式受到數(shù)據(jù)庫等信息化儲存方式的巨大沖擊，辦公室傳統(tǒng)文書檔案管理體系在硬件設(shè)施及專業(yè)化管理等方面的問題不足逐漸凸顯了出來，與辦公自動化的整體發(fā)展趨勢形成了強(qiáng)烈反差。這個(gè)實(shí)際問題極大影響到檔案信息資料的收集效率和歸檔質(zhì)量，對檔案信息的交流使用及檔案管理部門與其他機(jī)構(gòu)部門的合作發(fā)展產(chǎn)生極大阻礙，因此需要得到相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，加大檔案管理部門的信息化建設(shè)力度，才能為單位文書檔案管理工作的高效發(fā)展提供強(qiáng)有力的支持和保障。

三、辦公室文書檔案收集與歸檔工作的優(yōu)化發(fā)展措施

要想使辦公室文書檔案收集歸檔管理工作能夠有效適應(yīng)全新發(fā)展形勢的要求，徹底打破檔案信息收集管理工作困境，辦公室文書檔案管理人員就必須不斷提高思想認(rèn)識和業(yè)務(wù)能力，建立科學(xué)完善的檔案管理制度，形成信息資源規(guī)范管理體系，對文書檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，不斷提高其質(zhì)量效率，充分發(fā)揮其意義價(jià)值，從而為整個(gè)檔案管理工作體系的穩(wěn)定和持續(xù)發(fā)展作出積極的貢獻(xiàn)。

1.提高單位全體工作人員對檔案管理工作重要性的思想認(rèn)知。

單位領(lǐng)導(dǎo)要對檔案管理工作予以高度關(guān)注，引導(dǎo)全體員工樹立對檔案管理工作重要性的正確認(rèn)知，構(gòu)建起上下一心、統(tǒng)一完備的檔案管理協(xié)調(diào)配合機(jī)制，為提高單位辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理效率打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。檔案信息資源是對單位組織重大事件及發(fā)展進(jìn)程的真實(shí)記錄，是單位組織制定未來發(fā)展策略的基礎(chǔ)保障和參考依據(jù)，如果全體工作人員都能充分認(rèn)識到這項(xiàng)重要管理工作的意義和價(jià)值，就會徹底改變文書檔案管理工作不被重視的不利局面，促使所有分支機(jī)構(gòu)部門都能夠按照檔案文書制作規(guī)定提交規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的檔案材料，積極配合辦公室管理人員的檔案收集歸檔工作，促使文書檔案信息收集渠道變得暢通無阻、管理質(zhì)量效率得到不斷提升，文書檔案資料更加完整而規(guī)范。

2.建立實(shí)施科學(xué)完善的創(chuàng)新管理制度和標(biāo)準(zhǔn)化工作流程。

在當(dāng)前發(fā)展時(shí)期，辦公室文書檔案資料的內(nèi)容形式更加豐富多樣，紙質(zhì)存儲媒介與計(jì)算機(jī)存儲媒介并存，信息流通更富時(shí)效性和廣泛性，因此需要辦公室檔案管理部門制定科學(xué)完善的創(chuàng)新管理制度，以對整個(gè)檔案管理工作進(jìn)行約束與規(guī)范。嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理工作流程，實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化操作管理，明確劃分檔案管理工作各環(huán)節(jié)步驟的責(zé)任義務(wù)，確保有價(jià)值的文書檔案資料從收集到形成、從歸檔到使用、從保管到交接等各個(gè)方面都合規(guī)合法、嚴(yán)密高效，從而促使檔案管理人員提升管理意識、增強(qiáng)管理能力，以此確保重要文檔信息形式內(nèi)容的規(guī)范性、歸檔工作的嚴(yán)密性以及交接工作的時(shí)效性。同時(shí)，檔案管理部門還要注重加強(qiáng)對辦公室文書檔案收集歸檔工作的標(biāo)準(zhǔn)化操作，促使整個(gè)檔案管理工作流程標(biāo)準(zhǔn)合規(guī)、科學(xué)高效，信息資源跟蹤管理工作落實(shí)到位，檔案信息管理質(zhì)量效率得到不斷提升。

3.充分利用信息化技術(shù)手段提高文書檔案收集歸檔工作的質(zhì)量效率。

信息化管理是運(yùn)用高效實(shí)用的現(xiàn)代化辦公技術(shù)手段，對信息資源的儲存?zhèn)鬏敗⒎治鎏幚砑靶畔⒔换サ饶軌虍a(chǎn)生強(qiáng)大的功能效力。辦公室文書檔案管理工作如果能夠及時(shí)引入信息化管理技術(shù)的話，就會發(fā)揮事半功倍的功效，極大提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，對文書檔案資料的收集加工與歸檔儲存都具有積極推動作用。

具體體現(xiàn)在以下兩點(diǎn)：一是單位內(nèi)部建立起信息化檔案管理工作系統(tǒng)，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺的強(qiáng)大功能作用，在各機(jī)構(gòu)部門與辦公室之間建立起系統(tǒng)完備的檔案管理系統(tǒng)，建立數(shù)字化文書檔案網(wǎng)絡(luò)傳輸體系，促使檔案收集歸檔、管理交接等工作更加快速高效、方便快捷，有效避免傳統(tǒng)檔案管理模式下檔案信息資料時(shí)有缺損失效等問題的發(fā)生;涉及到單位重大管理事務(wù)或經(jīng)濟(jì)事務(wù)的文書檔案資料收集歸檔工作時(shí)，檔案管理人員可以充分借助網(wǎng)絡(luò)管理平臺對檔案資料的形成與傳遞過程進(jìn)行全程動態(tài)跟蹤，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的不規(guī)范之處并做出妥善處理，以此確保檔案材料的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。

4.建立適應(yīng)當(dāng)前發(fā)展環(huán)境的文書檔案收集歸檔標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理機(jī)制。

各級單位組織的辦公室檔案管理部門需要收集加工大量繁雜的信息資料，然后結(jié)合檔案信息資源的實(shí)際構(gòu)成情況分門別類地進(jìn)行統(tǒng)一歸檔管理。由于檔案信息材料的存儲媒介不同，加工處理標(biāo)準(zhǔn)也不同，管理起來就會耗費(fèi)更大的精力物力，造成一定的資源浪費(fèi)。因此，辦公室檔案管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)行業(yè)管理規(guī)范和自身檔案性質(zhì)等級的不同制定出標(biāo)準(zhǔn)化管理制度，結(jié)合自身的實(shí)際發(fā)展需求確立檔案加工標(biāo)準(zhǔn)、存儲方式及處理使用等管理內(nèi)容，對紙質(zhì)文檔的保管使用與數(shù)字化文書檔案的存儲處理作出明確具體的規(guī)定，促使辦公室檔案管理工作效率得到全面提升。

5.努力提升檔案管理人員隊(duì)伍的整體專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能。

辦公室文書檔案資料收集歸檔工作對單位的建設(shè)與發(fā)展具有重要的意義和價(jià)值，需要單位積極招聘引進(jìn)具有現(xiàn)代化檔案管理能力素質(zhì)的專業(yè)人才，徹底解決檔案管理工作體系專業(yè)人才缺乏、管理隊(duì)伍整體素質(zhì)偏低的不利發(fā)展問題，為辦公室檔案收集歸檔工作的高效發(fā)展奠定人才基礎(chǔ)。單位領(lǐng)導(dǎo)需要提高對檔案管理工作重要性的認(rèn)識， 完善相關(guān)崗位設(shè)置和制度管理工作，為檔案工作人員創(chuàng)設(shè)出積極正向的良好工作環(huán)境，促使他們積極努力地工作，認(rèn)真履行自身的崗位職責(zé)，做好檔案收集管理工作，從而為單位管理決策提供強(qiáng)有力的參考依據(jù)。各單位辦公室要不斷組織檔案管理人員參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動，促使他們的專業(yè)知識和實(shí)踐技能得到不斷提高，建立起一支充滿活力和戰(zhàn)斗力的檔案管理隊(duì)伍，為整個(gè)檔案管理體系的持續(xù)發(fā)展打下人才基礎(chǔ)。

結(jié)語

在信息化、數(shù)字化時(shí)代發(fā)展環(huán)境下，辦公室文書檔案收集與歸檔工作也發(fā)生了巨大的變化，面臨全新的考驗(yàn)與挑戰(zhàn)，因此需要單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員提高對這項(xiàng)工作重要性的認(rèn)識，制定科學(xué)完善的檔案管理制度，積極運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)管理手段，不斷提高行業(yè)隊(duì)伍的綜合素質(zhì)能力，促使辦公室文書檔案管理工作質(zhì)量效率得到有效提升，從而為社會建設(shè)事業(yè)作出積極的貢獻(xiàn)。

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（作者單位：青州市醫(yī)療保險(xiǎn)中心）

作者簡介：鐘衛(wèi)國（1972-），男，漢族，山東青州人，本科，副研究館員 ，研究方向：檔案管理。