檔案管理在醫(yī)院文化建設(shè)中的助推作用

摘 要：檔案管理是醫(yī)院文化建設(shè)的一個基礎(chǔ)，它發(fā)揮著不可或缺的作用，與醫(yī)院文化密切相連。在社會的發(fā)展中，醫(yī)院檔案管理也隨之發(fā)展，醫(yī)院的管理者要重視檔案管理工作，同時其他醫(yī)務(wù)工作者也應(yīng)該關(guān)注檔案管理工作的完善情況。因為完善檔案管理工作，對建設(shè)醫(yī)院文化而言，發(fā)揮著重要作用，以這些理論為基礎(chǔ)，本文研究檔案管理工作對醫(yī)院文化建設(shè)的推動作用。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;文化建設(shè);推動作用

檔案管理對任何一個工作單位都是重要的載體，對醫(yī)院而言，把日常的管理工作轉(zhuǎn)為醫(yī)院文化，對文化建設(shè)的方向有直接的影響。醫(yī)院可以設(shè)立檔案管理工作室，將醫(yī)務(wù)人員和患者的信息收集整理，妥善管理，然后利用互聯(lián)網(wǎng)，整理和保管這些資源，提高工作效率。檔案管理工作在建設(shè)醫(yī)院文化的過程中，有推進(jìn)作用，檔案管理在現(xiàn)階段向創(chuàng)新出發(fā)，這不僅對相關(guān)人員資料進(jìn)行管理，同時還對醫(yī)院文化建設(shè)、還有重大活動進(jìn)行記錄。檔案管理對文化建設(shè)而言，是一個最精彩的階段回顧，所以在檔案管理的過程中，不僅要對醫(yī)務(wù)人員資料加強管理，同時對醫(yī)院相關(guān)文化活動建設(shè)的管理也不能忽視，要以此來推動醫(yī)院文化發(fā)展。

一、檔案管理對醫(yī)院文化建設(shè)的作用

1.檔案管理引導(dǎo)醫(yī)院文化建設(shè)

一個醫(yī)院的精神形象源于醫(yī)院文化的建設(shè)，所以醫(yī)院為了維持良好的精神形象，必須以文化建設(shè)為發(fā)展宗旨，將這一理論深入到每一個醫(yī)務(wù)人員和工作人員心中，實現(xiàn)醫(yī)院所期待的精神文明建設(shè)。在實現(xiàn)醫(yī)院文化建設(shè)的長河中，必須有一個領(lǐng)頭人作為引導(dǎo)員工的角色，一般而言，院長應(yīng)該充當(dāng)領(lǐng)頭羊的作用，對醫(yī)院承載的歷史文化進(jìn)行充分的了解，并對發(fā)展宗旨進(jìn)行定位。檔案管理對醫(yī)院文化建設(shè)而言，具有導(dǎo)向作用，因為管理者要想充分了解員工的資料信息，必須通過檔案管理完成，同時還可以了解醫(yī)院其他相關(guān)活動，或者是文化建設(shè)工作發(fā)展情況，可以及時全面的提出管理方法，了解員工的綜合素質(zhì)，以及醫(yī)院的工作環(huán)境或者治療環(huán)境等。

2.檔案管理有積極建設(shè)醫(yī)院文化的作用

醫(yī)院的管理者在建設(shè)醫(yī)院文化時，應(yīng)該進(jìn)行帶頭引導(dǎo)，起到榜樣作用，嘉獎優(yōu)秀員工和團隊，并將一些先進(jìn)事跡進(jìn)行宣傳和表揚，激發(fā)員工工作積極性，讓員工意識到積極工作所帶來的好處，使其愿意投入到醫(yī)院文化建設(shè)中。在建設(shè)過程中，檔案管理人員記載相關(guān)文化時，需要把醫(yī)院的文化和價值理念記載，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，采用圖片、文字、視頻等方式，全方位的展現(xiàn)企業(yè)文化，發(fā)揮檔案管理的長處。因此，檔案管理工作對醫(yī)院的文化建設(shè)具有積極作用，通過記錄的方式，讓員工受到鼓舞，同時立體的了解企業(yè)發(fā)展的背景。

3.檔案管理有服務(wù)決策作用

醫(yī)院必須要對內(nèi)外環(huán)境進(jìn)行充分了解，才能培育自己的特色文化，管理好醫(yī)院內(nèi)部醫(yī)療狀況和規(guī)章制度，還有廣大醫(yī)務(wù)人員的思想等等，而醫(yī)院檔案正是記錄這些活動的措施，所以必須要完善檔案管理工作，這對獲取信息而言必不可少，充分了解這些信息并研究，才能夠培育醫(yī)院文化。檔案管理者在工作時可以向醫(yī)院提出建設(shè)醫(yī)院文化的建議，給各部門進(jìn)行參考，為醫(yī)院決策進(jìn)行服務(wù)。

4.記錄傳承醫(yī)院檔案

醫(yī)院必須結(jié)合自身傳統(tǒng)文化開拓和創(chuàng)新醫(yī)院文化，這樣經(jīng)過深厚的積累，才能有文化基礎(chǔ)，才能夠得到醫(yī)護人員和社會的認(rèn)可。醫(yī)院文化建設(shè)的寶庫正是醫(yī)院檔案，所以在醫(yī)院檔案中篩選傳統(tǒng)文化是檔案管理者的工作，管理者整理專題并提出意見和建議，提供給相關(guān)人員，發(fā)揮檔案對醫(yī)院文化建設(shè)的作用。

5.醫(yī)院檔案對教育有引導(dǎo)作用

醫(yī)院可以通過宣傳當(dāng)代或者以前出現(xiàn)的模范人物，這是弘揚醫(yī)院文化的一個重要途徑，采用這種方法，就要得到醫(yī)院所有人物的資料和事跡，所以要利用好檔案的價值，將檔案中的代表人物或者優(yōu)秀事跡進(jìn)行陳列展示，大力宣傳，可以弘揚醫(yī)院文化，增強醫(yī)院凝聚力，激勵員工，鼓勵職工為醫(yī)院文化建設(shè)做貢獻(xiàn)。

二、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理存在的問題

1.醫(yī)院忽視了檔案管理工作的重要性

隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國醫(yī)院發(fā)展十分迅速，尤其是在醫(yī)療業(yè)務(wù)，拓寬業(yè)務(wù)領(lǐng)域方面，醫(yī)院本著做大做強的理念，建立更多的分院，從而幫助人們更好的治病，同時獲得一定的收益。總之，醫(yī)院的工作重心是放在了醫(yī)學(xué)研究和醫(yī)療拓展領(lǐng)域，工作過程中比較注重成效，對于過程的管理以及工作的管理存在著一些不足。檔案管理工作作為醫(yī)療工作者基礎(chǔ)的管理工作，但是在日常工作過程中醫(yī)院卻忽視了其重要作用。一方面醫(yī)院在檔案管理宣傳方面力度不夠，導(dǎo)致醫(yī)護工作者對于檔案管理的重要性認(rèn)識不足。另一方面醫(yī)護工作者忙于診治病患，缺少時間對病人的檔案進(jìn)行梳理，缺乏系統(tǒng)性。檔案管理工作的重視程度低也會對醫(yī)院醫(yī)學(xué)研究和拓展工作產(chǎn)生影響。例如，遺傳病的診治，可以通過對病患家屬的檔案進(jìn)行梳理，有助于疑難雜癥的解決，尤其是一些世界性醫(yī)學(xué)難題，都是需要大量的病患檔案作為數(shù)據(jù)支撐，從病患信息中了解到發(fā)病的時間、特征等，進(jìn)而提出相應(yīng)的治療方案，幫患者減輕痛苦。

2.檔案管理體系不健全

受傳統(tǒng)醫(yī)學(xué)管理理念的影響，我國醫(yī)院檔案工作人員在處理檔案管理工作時，敷衍了事，缺乏制度約束，導(dǎo)致檔案管理混亂，甚至出現(xiàn)檔案丟失等現(xiàn)象。另外，一些醫(yī)院的檔案的信息錄入、篩選、審核以及查閱等流程缺乏制度管理，而且檔案管理人員在面對一些詢問時多是按照經(jīng)驗操作，導(dǎo)致一些檔案錄入的信息存在著失真的情況，檔案資料可讀性差。此外，一些檔案管理人員缺乏保密意識，出現(xiàn)檔案泄露等問題。并且檔案管理部門人員職責(zé)不明確，檔案管理工作存在重復(fù)的現(xiàn)象，對資源會造成極大的浪費，工作效率和質(zhì)量較低，不利于醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

3.檔案管理人員素質(zhì)有待提升

檔案管理工作內(nèi)容單一并且枯燥乏味，時間一長就會使檔案管理人員內(nèi)心產(chǎn)生厭倦和抵觸心理，進(jìn)而導(dǎo)致其工作積極性降低，并且工作態(tài)度不好。另外，一些偏遠(yuǎn)地區(qū)的醫(yī)院，受限于醫(yī)療水平和經(jīng)濟條件，在選人用人方面有所欠缺，使得醫(yī)院內(nèi)部人員素質(zhì)水平較低。尤其該類醫(yī)院對于檔案管理工作重視程度較低，在檔案管理人員招聘方面就會顯得隨意。非專業(yè)的檔案管理工作人員或者臨時借調(diào)的人員，對于檔案管理認(rèn)識不充分，無法確保檔案管理的工作質(zhì)量，嚴(yán)重影響醫(yī)院檔案管理工作的開展。

三、在醫(yī)院文化建設(shè)中，優(yōu)化檔案管理的幾點建議

1.將檔案管理體系進(jìn)行完善

完善的制度是工作順利開展的先決條件，檔案管理需要工作人員有著嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和制度性。為此，醫(yī)院需要制定和完善相關(guān)規(guī)章制度，為檔案管理工作的開展提供保障，進(jìn)而提升檔案管理質(zhì)量和效率。一方面由于醫(yī)院檔案的特殊性，檔案種類繁多，形式各異，醫(yī)院要根據(jù)檔案管理要求，做好建檔工作，將檔案分門別類;另一方面檔案收集和歸檔制度要科學(xué)合理，確保檔案管理人員能夠按照規(guī)章制度規(guī)范自身的管理行為。此外，醫(yī)院也制定好考核制度，將工作質(zhì)量和管理人員的薪資掛鉤，從而調(diào)動起檔案管理人員的工作積極性，確保檔案管理穩(wěn)定運行。

規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是檔案建設(shè)管理的工作機制，也是有效進(jìn)行管理檔案的前提與基礎(chǔ)，所以建設(shè)醫(yī)院文化也應(yīng)該以檔案建設(shè)為目標(biāo)，設(shè)立科學(xué)的管理體系，合理地將管理工作分配到各個科室，或者是專職管理人員手中，對檔案進(jìn)行全面的監(jiān)督與管理。由于每個單位的管理體系與文化理念大相徑庭，所以在選擇檔案管理人員時，要以醫(yī)院文化建設(shè)為前提，嚴(yán)格要求工作人員有較強的專業(yè)能力和管理水平，能夠?qū)⒚總€檔案或信息進(jìn)行分類整理，有效地整理相關(guān)內(nèi)容，實現(xiàn)全面建設(shè)檔案管理體系。

2.將檔案管理的內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化

在科技發(fā)展的時代進(jìn)行檔案管理，可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及先進(jìn)的設(shè)備進(jìn)行有效的管理，可以提高工作效率和準(zhǔn)確度，但是工作效率的提升，伴隨的是成本的加大，為了全面發(fā)展，醫(yī)院應(yīng)該進(jìn)行長遠(yuǎn)的打算。不僅如此，檔案管理者應(yīng)也應(yīng)該注重文化建設(shè)，對檔案管理投入精力，行之有效的優(yōu)化檔案服務(wù)方式。除此之外，醫(yī)院良好的形象是所有工作人員共同努力的結(jié)果，因此，管理者還應(yīng)該在實際工作時推廣醫(yī)院文化，如開展公益活動，讓廣大人民參與進(jìn)來，這樣可以樹立良好的公眾形象，實現(xiàn)醫(yī)院文化建設(shè)。在這個環(huán)節(jié)過程中，可以采訪和記錄每一個醫(yī)務(wù)工作者所做出的貢獻(xiàn)，從而把員工的積極性調(diào)動起來，這不僅對醫(yī)院文化建設(shè)有幫助，同時還能提升經(jīng)濟效益，所以將文化建設(shè)建立在科技水平上，同時也要督促每一位領(lǐng)導(dǎo)和員工進(jìn)行自我要求，這樣才能優(yōu)化檔案管理水平和內(nèi)容。

3.完善醫(yī)院檔案，打造醫(yī)院形象品牌

醫(yī)院檔案能夠體現(xiàn)醫(yī)院的文化，所以要想建設(shè)醫(yī)院文化，需要通過多種方式為醫(yī)院文化提供素材，弘揚醫(yī)院的歷史文化，把建設(shè)醫(yī)院文化的內(nèi)容和形式進(jìn)行填充，同時檔案管理者為樹立醫(yī)院的社會形象必須要充分的利用檔案資源，發(fā)掘醫(yī)院內(nèi)在價值，提升醫(yī)院文化附加值，全面推進(jìn)發(fā)展醫(yī)院文化建設(shè)。

4.采用適當(dāng)?shù)氖侄呜S富檔案內(nèi)涵

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院電子檔案已經(jīng)被應(yīng)用到管理中，這一改變大大提升了醫(yī)院檔案管理的工作效率。對于管理醫(yī)院檔案的工作人員而言，首先，要了解建設(shè)醫(yī)院文化對檔案的需要;其次，針對需要建設(shè)加強檔案管理工作，推進(jìn)檔案管理的技術(shù)化，加快檔案管理進(jìn)程，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將醫(yī)院文化資源平臺搭建起來，以檔案為載體，利用好醫(yī)院檔案資源，通過這些資源，發(fā)展醫(yī)院文化建設(shè)，為醫(yī)院發(fā)展做貢獻(xiàn)?；ヂ?lián)網(wǎng)+視域下，醫(yī)院檔案管理工作的開展必然離不開信息化系統(tǒng)，這就需要醫(yī)院根據(jù)自身需求制定信息化檔案管理系統(tǒng)。同時加大硬件和軟件的投入，如電腦、打印機和一體機等，符合現(xiàn)代化管理硬件需求。另外，各個部門應(yīng)加強信息溝通，建立微信群、QQ群等辦公平臺，為檔案收集和整理提供軟件支撐，提升檔案收集的效率和質(zhì)量。此外，醫(yī)院要配備專業(yè)的檔案室和庫房，以便于對檔案進(jìn)行分類管理，并且便于日常維護和查找，確保檔案的完整性，提升檔案管理的質(zhì)量。

5.醫(yī)院必須以患者為重

醫(yī)院最重要的是患者，因此，在檔案管理時，要調(diào)查醫(yī)療工作者基礎(chǔ)情況，根據(jù)所獲取的基本情況進(jìn)行評判每一個醫(yī)務(wù)工作者的職業(yè)道德水平，爭取提升每一位工作人員的道德素養(yǎng)，建立優(yōu)質(zhì)的醫(yī)院文化。醫(yī)院主要職責(zé)是救死扶傷，所以醫(yī)務(wù)工作者必須以患者為主，盡最大的努力提升患者滿意度，實現(xiàn)醫(yī)院文化建設(shè)，同時對自身道德修養(yǎng)進(jìn)行提升;在建設(shè)醫(yī)院文化的具體實踐過程中，醫(yī)療工作者要以患者滿意度為主，做到換位思考，考慮患者心情和切身利益。同時，檔案管理人員必須要遵守相關(guān)法律法規(guī)，確保每一個醫(yī)務(wù)工作人員都能夠嚴(yán)格的執(zhí)行醫(yī)院的規(guī)定。實現(xiàn)醫(yī)院文化建設(shè)時，也要考慮到國家制定的醫(yī)療標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照法律法規(guī)進(jìn)行檔案管理，保護每一個患者的隱私，實現(xiàn)良好的職業(yè)道德規(guī)范。

醫(yī)院的宗旨是為患者進(jìn)行服務(wù)，醫(yī)院的首要任務(wù)是保證患者的健康，要達(dá)此目的就要提升醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量，構(gòu)建醫(yī)院文化，所以在建設(shè)醫(yī)院文化時，要將患者作為中心，始終不渝地把患者的利益考慮在內(nèi)，提升醫(yī)院醫(yī)療水平。同時，在服務(wù)病患時，將服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行提升，這就要求醫(yī)院進(jìn)行設(shè)施管理，引進(jìn)醫(yī)療設(shè)備，同時招聘各種優(yōu)質(zhì)人才，為病患提供滿意的醫(yī)院服務(wù)，尤其是在有關(guān)法律法規(guī)要求下，對檔案進(jìn)行管理，嚴(yán)格的處分違規(guī)行醫(yī)的醫(yī)生，同時保護好患者的隱私。

6.加強醫(yī)院檔案人才隊伍建設(shè)

人才隊伍建設(shè)是檔案管理工作順利開展的基礎(chǔ)，醫(yī)院若要加快互聯(lián)網(wǎng)+視域下的檔案管理制度建設(shè)，快速提升檔案管理質(zhì)量，就需要專業(yè)的人才去支撐。一方面醫(yī)院轉(zhuǎn)變?nèi)瞬排囵B(yǎng)理念，通過各種有效途徑加強檔案團隊人才建設(shè)，強化檔案管理人員專業(yè)水平和信息化技術(shù)水平，進(jìn)而提升檔案管理效率和質(zhì)量。醫(yī)院要積極開展專業(yè)化培訓(xùn)，提升檔案管理人員文化素養(yǎng)，從人才市場和高校引入檔案管理人才，提升人才素質(zhì)水平。另一方面開展考核獎懲機制，針對崗位能力進(jìn)行考核，調(diào)動員工的培訓(xùn)積極性，發(fā)揮培訓(xùn)的作用。

四、總結(jié)

綜上所述，我國現(xiàn)在醫(yī)療水平在不斷發(fā)展，醫(yī)院文化建設(shè)顯得尤為重要，本文通過對檔案進(jìn)行管理，對醫(yī)院文化建設(shè)產(chǎn)生影響，通過分析醫(yī)院檔案管理和文化建設(shè)，得出在建設(shè)醫(yī)院文化的過程中，應(yīng)該完善并加強檔案管理體系，優(yōu)化檔案管理，站在患者的角度進(jìn)行醫(yī)院文化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理推動醫(yī)院文化建設(shè)的作用。

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（作者單位：荊州市中心醫(yī)院）

基金項目：智慧校園背景下高校檔案信息化研究，HGD2019-14。

作者簡介：楊揚（1985-），女，湖北荊州人，本科，中級，研究方向：醫(yī)院檔案管理。