基于“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的醫(yī)院基建檔案信息化管理策略

摘 要：基建檔案是醫(yī)院檔案管理工作的重要內(nèi)容，是醫(yī)院開展工程建設(shè)竣工驗收必須要使用的資料，對于醫(yī)院今后的日常管理以及對醫(yī)院的改建、擴(kuò)建都有重要的參考意義。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，醫(yī)院基建檔案的管理活動將會更加便捷。本文對當(dāng)前醫(yī)院基建檔案工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并結(jié)合信息化時代的最新特點，探討醫(yī)院基建檔案管理的策略。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”;醫(yī)院基建檔案;信息化管理

醫(yī)院是重要的社會公共服務(wù)機構(gòu)，隨著人們生活條件的不斷提升，對醫(yī)療服務(wù)有著很高的要求。但是目前醫(yī)院的條件與人們的需求之間還存在很大差距，為了滿足人們多元化的就醫(yī)需要，各級醫(yī)院都在不斷展開工程建設(shè)。在工程建設(shè)開展過程中會產(chǎn)生大量基建檔案，按照傳統(tǒng)的方法來展開基建檔案管理，已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前信息時代檔案管理的需要。為了更好地促進(jìn)檔案管理活動的開展，需要對基建檔案的信息化管理進(jìn)行研究，探索“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下基建檔案工作開展的策略。

一、基建檔案對于醫(yī)院管理工作的作用

1.是竣工驗收必備的條件之一

在醫(yī)院基建工程開展過程中，會形成大量原始檔案，涉及工程建設(shè)的設(shè)計、審批、招投標(biāo)以及現(xiàn)場施工工程監(jiān)理和竣工驗收等多方面的內(nèi)容。這些原始檔案涉及了工程建設(shè)的各個方面，有文字資料、圖片資料、視頻資料等多種類型，這些資料都是工程竣工驗收必須要參考的資料。同時，根據(jù)國家建設(shè)部門發(fā)布的管理規(guī)定，工程建設(shè)單位也需要在日常的管理活動中，及時將工程建設(shè)項目各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件資料統(tǒng)一收集整理，按照檔案管理規(guī)定來建立健全建設(shè)項目檔案，很多地區(qū)都將工程建設(shè)檔案作為竣工驗收的重要內(nèi)容。如果工程建設(shè)檔案沒有做好，將會直接影響基建工作的竣工驗收，所以基建檔案管理工作是一項非常重要的管理活動，醫(yī)院必須要對此項工作高度重視。

2.有利于醫(yī)院后期的管理和擴(kuò)建維護(hù)

在工程建設(shè)項目完工之后，對基建檔案進(jìn)行不斷完善和管理是一項非常重要的工作。因為在工程項目竣工投入使用之后，根據(jù)需要，在后期會對工程項目進(jìn)行擴(kuò)建和維護(hù)，在擴(kuò)建和維護(hù)過程中，都需要參考工程建設(shè)項目的資料。這些資料就是基建檔案，基建檔案不僅具有重要的參考價值，也是改建擴(kuò)建以及后期維護(hù)的重要依據(jù)，在工程項目竣工驗收完成之后，如果使用過程中發(fā)現(xiàn)重大問題，借助基建檔案可以幫助人們快速查清是哪一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，對于劃分責(zé)任有很大的參考價值。同時，借助基建檔案人們也能制定出工程建設(shè)項目維修、維護(hù)的方案，這對于促進(jìn)工程建設(shè)質(zhì)量問題的解決也有很大幫助，也能減少因為責(zé)任劃分而產(chǎn)生的矛盾糾紛?；n案中記錄了工程建設(shè)過程中各個環(huán)節(jié)的重要原始資料，尤其是工程建設(shè)的圖紙，對工程建設(shè)過程中各項數(shù)據(jù)都有非常明確的記錄，這些都是改建擴(kuò)建工作開展的依據(jù)，借助這些資料可以加快施工進(jìn)度，保證施工順利進(jìn)行，同時醫(yī)院在后期的工程建設(shè)過程中，也可以積極吸收和借鑒基建檔案中的數(shù)據(jù)，對工程建設(shè)的可行性以及工程費用，施工時間等做出科學(xué)的判斷，對于促進(jìn)醫(yī)院管理工作的開展，有著非常重要的意義。

3.能夠促進(jìn)醫(yī)院檔案工作管理水平的不斷提升

基建檔案是醫(yī)院檔案工作的重要組成部分，但是由于基建檔案涉及很多工程建設(shè)項目的內(nèi)容，具有非常強的專業(yè)性，因此很多醫(yī)院的檔案管理人員對于基建檔案都存在不熟悉的現(xiàn)象。在醫(yī)院的檔案管理工作中，涉及到很多方面的檔案，具有傳統(tǒng)的人事檔案、會計檔案、病歷檔案，同時還有醫(yī)院的醫(yī)療器械以及教學(xué)科研工作開展過程中形成的檔案，這些檔案都具有非常強的專業(yè)性，對醫(yī)院檔案管理人員的管理水平提出了很高要求。在這種新的形勢下，借助醫(yī)院基建檔案管理工作的開展，可以使醫(yī)院檔案管理人員加深對基建檔案的認(rèn)識，這對于快速提升醫(yī)院檔案管理人員的管理水平有很大幫助，當(dāng)工作人員的管理水平不斷提升之后，也能很好地促進(jìn)醫(yī)院檔案管理水平的不斷提升和改善。

二、目前醫(yī)院基建檔案管理的現(xiàn)狀

1.管理效率低下

盡管基建檔案是醫(yī)院一項重要的管理活動，但是在基建檔案的日常管理與維護(hù)過程中。由于檔案管理人員缺乏對工程建設(shè)活動的認(rèn)識，對基建檔案的重要性也存在很大的不足，導(dǎo)致他們在檔案管理工作中，無法有針對性的開展檔案管理活動，大多以應(yīng)付的心態(tài)來展開對此項檔案的管理。工程項目在建設(shè)過程中涉及的檔案資料眾多，按照傳統(tǒng)的檔案管理思路和方法，很難對基建檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的管理，同時由于檔案管理人員缺乏對工程項目資料的全面認(rèn)識，在檔案收集的過程中，很容易出現(xiàn)檔案的缺失，這在很大程度上也影響了基建檔案工作管理的質(zhì)量。在實際的管理活動中，很多醫(yī)院的基建檔案都存在關(guān)鍵內(nèi)容的缺失，由于基建檔案內(nèi)容多，在管理工作中缺乏信息化檔案管理設(shè)備的應(yīng)用，導(dǎo)致醫(yī)院的基建檔案，大多不能有采取信息化手段來展開管理，這對醫(yī)院基建檔案的應(yīng)用造成了很大影響和不便，集中體現(xiàn)在后期的使用過程中很難快速查找到所需要的資料。這就是當(dāng)前醫(yī)院檔案管理效率低下的重要原因，需要醫(yī)院檔案管理部門認(rèn)真分析并加以改善。

2.無法滿足醫(yī)院后期改建擴(kuò)建的需要

在醫(yī)院的發(fā)展過程中，為了滿足人民群眾的就醫(yī)需要，各級各類醫(yī)院都需要不斷加強醫(yī)院建設(shè)，擴(kuò)大醫(yī)院規(guī)模，這需要醫(yī)院不斷加大基建力度改善醫(yī)院的各項基礎(chǔ)設(shè)施和就醫(yī)條件。在此項工作開展過程中，需要參考醫(yī)院基建檔案，但是目前基建檔案是醫(yī)院管理工作的薄弱環(huán)節(jié)，一直沒有得到醫(yī)院檔案管理部門的重視，導(dǎo)致在醫(yī)院的改建、擴(kuò)建工作開展過程中，很難系統(tǒng)全面的參考基建檔案。目前的管理現(xiàn)狀很難滿足醫(yī)院的基建需要，這對醫(yī)院檔案管理人員提出了很高的要求，需要不斷加強學(xué)習(xí)，借助信息化手段來完善醫(yī)院的檔案管理工作。

3.無法滿足醫(yī)院基建決策的需要

在醫(yī)院發(fā)展的過程中，基建工作是必不可少的一項管理工作，對于醫(yī)院未來的發(fā)展具有十分重要的意義，這項管理活動的開展，需要醫(yī)院管理層進(jìn)行科學(xué)決策。在決策的過程中，基建檔案是決策工作開展的重要依據(jù)，在目前的檔案管理模式下，醫(yī)院的基建檔案管理活動很難滿足決策活動的需要。因為在目前的管理體制下，由于缺乏信息技術(shù)的應(yīng)用，很多原始的基建檔案都無法得到有效應(yīng)用。對于一些重要的基建原始檔案資料，檔案管理部門并未重視，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)在決策的過程中很難參考到有價值的檔案內(nèi)容，這些嚴(yán)重影響醫(yī)院管理層的決策活動。

4.工作人員的管理水平和技術(shù)很難滿足管理需要

在信息化時代，醫(yī)院基建檔案工作的順利開展，需要借助專業(yè)的人員，但是目前很多醫(yī)院的檔案管理工作人員在管理水平和技術(shù)上都很難滿足基建檔案管理的需要，大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理工作都是由非專業(yè)人員開展的，導(dǎo)致他們無法按照規(guī)范的要求來做好檔案的收集與整理?；n案涉及的內(nèi)容很多，具有非常強的專業(yè)性，各項檔案的收集都需要按照建設(shè)部門的有關(guān)要求來開展，但是大多數(shù)醫(yī)院檔案管理人員都缺乏對此項工作的認(rèn)識，對于工程建設(shè)項目的各個環(huán)節(jié)都不熟悉。很多檔案管理人員在實際工作開展過程中，也缺乏深入工程建設(shè)一線進(jìn)行學(xué)習(xí)和了解，導(dǎo)致他們在開展基建檔案管理活動過程中無法系統(tǒng)全面地收集到工程建設(shè)項目施工過程中產(chǎn)生的基建檔案。重要的資料都出現(xiàn)收集不全面的問題，這需要檔案管理部門認(rèn)真研究和反思，盡快拿出改善的策略和方法。

5.缺乏專業(yè)的人員

基建檔案的管理是醫(yī)院一項重要的檔案管理工作，盡管這項工作具有十分重要的意義。但是在醫(yī)院體檢檔案管理工作開展過程中，普遍面臨缺乏專業(yè)人員的現(xiàn)象，這導(dǎo)致此項工作的開展無法有效進(jìn)行，大多數(shù)檔案管理人員不具有工程專業(yè)背景。因此在這件檔案管理工作中，很難系統(tǒng)全面的將施工過程中產(chǎn)生的各種基建檔案進(jìn)行全面記錄和收集，在很大程度上也影響了基建檔案管理工作的有序開展。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下醫(yī)院基建檔案信息化管理的策略

1.積極使用信息化檔案管理系統(tǒng)

為了更好地促進(jìn)醫(yī)院基建檔案管理工作的開展，在信息化時代，要借助互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，積極使用信息化檔案管理系統(tǒng)來開展基建檔案管理工作。醫(yī)院的檔案管理部門要不斷加強最新檔案管理設(shè)備的引進(jìn)，對基建檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，及時將相關(guān)資料上傳到檔案管理系統(tǒng)中，按照統(tǒng)一的規(guī)范對檔案資料進(jìn)行命名和圖片處理，借助專業(yè)的檔案管理軟件來實現(xiàn)對基建檔案的在線檢索和使用。在基建檔案管理過程中，能夠借助專業(yè)的管理系統(tǒng)和軟件，不斷優(yōu)化檔案管理活動，就能很好的促進(jìn)檔案管理工作的正常開展，不斷提高醫(yī)院基建檔案的管理效率，為后期基建檔案的使用創(chuàng)造有利條件，這需要醫(yī)院不斷加大對檔案工作的重視程度，認(rèn)真做好專業(yè)設(shè)備軟件的引進(jìn)，使基建檔案信息化管理工作得到有效開展。

2.管理層提高認(rèn)識

基建檔案管理工作是一項專業(yè)性非常強的工作，為了使此項工作取得理想效果，需要醫(yī)院管理層不斷提高對基建檔案管理工作的認(rèn)識。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，醫(yī)院基建檔案管理工作將會面臨更多挑戰(zhàn)，按照傳統(tǒng)的檔案管理思路，已經(jīng)很難適應(yīng)時代發(fā)展的需要。這就需要醫(yī)院管理層不斷加強對新形勢下檔案工作開展思路的學(xué)習(xí)，積極學(xué)習(xí)和借鑒其它醫(yī)院的先進(jìn)經(jīng)驗，從思想上改變對基建檔案管理工作的認(rèn)識?；n案管理工作與傳統(tǒng)的檔案管理工作有很大不同，既有相同點，也有不同點，要根據(jù)基建檔案管理工作的特點和當(dāng)前信息化時代的特殊要求，利用先進(jìn)的信息技術(shù)，來更好地促進(jìn)此項管理工作的開展。只有醫(yī)院管理層提高了對基建檔案管理工作的認(rèn)識，才能更好的領(lǐng)導(dǎo)檔案管理部門來開展基建檔案管理活動。

3.根據(jù)信息化時代的要求對基建檔案管理流程進(jìn)行改進(jìn)

信息化時代，“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的出現(xiàn)為檔案管理工作的開展提供了極大的便利，為了使基建檔案管理工作開展的更加順利，需要對基建檔案管理流程進(jìn)行不斷優(yōu)化和改進(jìn)，為了使此項工作得到更加有效的開展，檔案管理部門需要將基建檔案管理工作按照接收檔案、審核檔案，根據(jù)審核結(jié)果是否符合要求，按照統(tǒng)一的規(guī)范對檔案進(jìn)行整理和編輯，利用專業(yè)的數(shù)字化檔案處理軟件進(jìn)行數(shù)字處理從而實現(xiàn)電子化信息管理。在相關(guān)資料上傳系統(tǒng)之后，對紙質(zhì)資料進(jìn)行裝訂、編號并入庫，并及時借助短信通知相關(guān)人員。對于不符合條件的檔案，要及時通知檔案管理人員將檔案取走并補充完善。借助對流程的規(guī)范，可以更好地促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的有效開展，只要醫(yī)院檔案管理部門能夠根據(jù)基建檔案信息化工作開展的需要，制定出明確的管理流程和檔案收集內(nèi)容，就能嚴(yán)把檔案審核關(guān)，及時高效地對基建檔案進(jìn)行有效的管理，由于基建檔案內(nèi)容繁多，所以只有及時對檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化處理并及時入庫，這樣才能更好地推進(jìn)基建檔案管理工作的有效開展。

4.不斷加強對基建檔案管理人員的培訓(xùn)

基建檔案管理是一項非常專業(yè)性的管理活動，為了使這項管理活動取得理想效果，需要檔案管理部門在平時不斷加強對基建檔案管理人員的培訓(xùn)力度，為了提高培訓(xùn)效果，建議醫(yī)院檔案管理部門與工程項目建設(shè)單位和建設(shè)部門以及檔案管理部門做好溝通，明確檔案管理人員培訓(xùn)的內(nèi)容，邀請行業(yè)內(nèi)的專業(yè)人員來開展對醫(yī)院檔案管理人員的培訓(xùn)，通過培訓(xùn)加深檔案管理人員對工程建設(shè)各個環(huán)節(jié)的認(rèn)識。在此基礎(chǔ)上，使相關(guān)人員能夠按照工程建設(shè)項目檔案管理要求來做好，基建檔案的收集與歸檔，為了加深印象，要積極創(chuàng)造條件讓檔案管理人員深入施工一線，加強對基建工程建設(shè)過程中各個環(huán)節(jié)的認(rèn)識，只有理論聯(lián)系實際才能最大限度的提升醫(yī)院基建檔案管理人員的水平，才能更好地促進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下基建檔案信息化管理工作的有效開展。

5.做好人才引進(jìn)

醫(yī)院基建檔案管理工作的順利開展，需要借助專業(yè)的人員，為了提升此項管理工作的質(zhì)量，需要醫(yī)院認(rèn)真做好人才引進(jìn)。隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，未來的醫(yī)院基建力度將會不斷加大，所以引進(jìn)專業(yè)的工程管理人才也是醫(yī)院一項重要的管理活動。醫(yī)院要將人才引進(jìn)工作作為管理工作的重點，只有為醫(yī)院基建檔案管理工作配備專業(yè)的人員，才能更好地推進(jìn)基建檔案信息化管理工作的有效開展，才能使基建檔案真正發(fā)揮出最大的功效。

四、結(jié)束語

基建檔案管理是醫(yī)院一項重要的管理內(nèi)容，為了使此項管理活動得到有效開展，醫(yī)院管理部門要結(jié)合基建檔案管理過程中存在的問題，不斷加強學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，引進(jìn)專業(yè)的工程管理人才，對基建檔案的管理流程進(jìn)行重新規(guī)劃和設(shè)計，以此來更好地促進(jìn)基建檔案信息化水平。

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（作者單位：駐馬店市中醫(yī)院）

作者簡介：李琳（1986—），女，漢族，河南駐馬店人，本科，館員，研究方向：檔案管理。