淺談如何有效提高企業(yè)公文印制水平

文/中國(guó)航天科工飛航技術(shù)研究院 吉霞 王莉莉

黨政機(jī)關(guān)公文是黨政機(jī)關(guān)在實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)過程中形成的具有特定效力和規(guī)范體式的文書。一般包括決議、決定、命令（令）、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等內(nèi)容；一般企業(yè)的公文主要包括通知、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、紀(jì)要以及信息、簡(jiǎn)報(bào)等體現(xiàn)企業(yè)特色的內(nèi)容。本文中所涉及的企業(yè)公文主要包括通知、通報(bào)、決定、意見、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、紀(jì)要、函、簡(jiǎn)報(bào)、信息等文種。所涉及公文種類較多，公文印制時(shí)需要核查核對(duì)的地方也相應(yīng)增多。為此，為了有效提高公文印制水平，作者制定了“記、審、制、發(fā)”的公文印制關(guān)鍵點(diǎn)及印制要求，較好地提升了公文印制效果，減少公文印制差錯(cuò)率，得以在企業(yè)內(nèi)部廣泛運(yùn)用。

一、公文擬制流程

公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。具體見“圖1”。

圖1 公文擬制流程

公文的“擬稿”，就是起草公文，也稱“撰稿”。是公文中最重要、最細(xì)致、最復(fù)雜的部分，是一項(xiàng)政策性、思想性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，在一定程度上反映一個(gè)企業(yè)的精神面貌、政策水平以及執(zhí)行能力。因此，擬稿人要有高站位、寬視野，充分貫徹上級(jí)文件精神，領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖；要立足崗位，彰顯才能，具備一定水平的業(yè)務(wù)能力、寫作能力、分析能力。

公文的“審核”，也稱“核稿”。即公文起草成形送交領(lǐng)導(dǎo)人審批簽發(fā)前，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)公文的文字、內(nèi)容等做的全面審核工作。審核人要履職盡責(zé)，既要把好公文質(zhì)量關(guān)，也要審核公文印發(fā)的必要性，嚴(yán)格精簡(jiǎn)公文。

公文的“復(fù)核”，指由辦公室主任（或秘書）對(duì)公文文稿進(jìn)行把關(guān)，從政策、措施、審批流程以及體式、文字等方面進(jìn)行審核。對(duì)于不成熟或質(zhì)量有問題的文稿，協(xié)商擬稿部門或者請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)后可以根據(jù)情況采取退、改等辦法加以處理。

公文的“簽發(fā)”是文件定稿的最后一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。文件一經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)即成定稿，產(chǎn)生效力。企業(yè)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的分工、部門的職責(zé)等確定公文的簽發(fā)人。簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。在辦公系統(tǒng)中使用電子簽名的視為本人簽署意見。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)合單位的負(fù)責(zé)人簽發(fā)。

公文的“印制”是由公文制發(fā)部門通過套紅、用印、繕印等才能成為正式文件。公文印制前要設(shè)定發(fā)文字號(hào)、注明緩急程度、標(biāo)明文件密級(jí)、確定文件印制份數(shù)等。制發(fā)是公文處理工作的重要組成部分，也是本文主要討論的內(nèi)容。這些工作做得好壞，直接影響到公文的處理速度和準(zhǔn)確性。

公文的“分發(fā)”主要是向外發(fā)出，包括聯(lián)網(wǎng)發(fā)送和紙質(zhì)文件發(fā)送。公文分發(fā)前要做好發(fā)文登記。發(fā)文登記可根據(jù)企業(yè)信息化建設(shè)程度選擇辦公系統(tǒng)登記或簿冊(cè)式登記。登記的項(xiàng)目主要有：文件標(biāo)題、密級(jí)、緩急程度、份數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、文件頁(yè)數(shù)等。

公文的“歸檔”指公文加蓋公章后的正本需要留出相應(yīng)份數(shù)（根據(jù)公文聯(lián)合發(fā)文單位數(shù)量確定），連同原稿一起立卷歸檔。

二、公文印制關(guān)鍵點(diǎn)及注意事項(xiàng)

作者在長(zhǎng)期從事公文印制工作中發(fā)現(xiàn)，影響公文印制質(zhì)量的主要環(huán)節(jié)在發(fā)文代字號(hào)設(shè)定、版頭設(shè)計(jì)、落款名稱、版記等方面。為提升公文印制水平，作者將公文印制過程進(jìn)行了步驟劃分，并列出每一步驟的關(guān)鍵點(diǎn)和易錯(cuò)點(diǎn)。詳見“圖2”。

圖2 公文印制步驟圖解

發(fā)文登記工作是公文印制的第一步，主要記錄文件標(biāo)題、簽發(fā)日期、簽發(fā)意見、承辦人及承辦單位、發(fā)送范圍。按照當(dāng)前信息化發(fā)展應(yīng)用程度，企事業(yè)單位一般通過內(nèi)部信息系統(tǒng)進(jìn)行公文流轉(zhuǎn)。為避免系統(tǒng)的不可靠性造成的數(shù)據(jù)丟失，公文印制人員要認(rèn)真仔細(xì)記錄以上信息，便于后期查詢。公文印制人員可在記錄時(shí)添加文件是否發(fā)送以及發(fā)送途徑等備注作為日常工作記錄，可較大程度上避免差錯(cuò)。

發(fā)文登記后進(jìn)入審核發(fā)文審批流程階段。該階段主要由各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層層審批，把好公文質(zhì)量關(guān)。以本企業(yè)為例，以企業(yè)名稱印發(fā)的公文審核需要經(jīng)過擬稿部門處（室）領(lǐng)導(dǎo)審核、擬稿部門領(lǐng)導(dǎo)審核、辦公室復(fù)核，最終由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。處（室）領(lǐng)導(dǎo)主要審核行文方式是否得體；情況是否屬實(shí)，數(shù)據(jù)和文字是否準(zhǔn)確；觀點(diǎn)是否明確，條理和內(nèi)容表達(dá)是否清楚；提出的要求和措施是否明確、具體、可行；標(biāo)定的密級(jí)和保密期限是否準(zhǔn)確；發(fā)文范圍是否合適；與黨和國(guó)家、上級(jí)部門以及本企業(yè)的其他文件是否抵觸。部門領(lǐng)導(dǎo)審核的重點(diǎn)是行文目的是否明確；是否符合國(guó)家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；是否需要與相關(guān)部門協(xié)商、會(huì)簽；審核需呈報(bào)的領(lǐng)導(dǎo)是否準(zhǔn)確。辦公室復(fù)核的重點(diǎn)是否確需行文，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，行文方式是否妥當(dāng)，公文格式是否符合相關(guān)規(guī)定等。公文印制人員的職責(zé)則為審核發(fā)文流程簽署的完整性，標(biāo)題、公文格式的正確性以及主、抄送單位的正確性、規(guī)范性。

制發(fā)公文環(huán)節(jié)是公文印制的核心部分，主要由公文印制人員完成，其主要任務(wù)是編輯公文格式，開展文字核查類工作。首先根據(jù)公文的類型確定發(fā)文字號(hào)，并選擇對(duì)應(yīng)的公文版頭，然后進(jìn)入公文格式編輯。在進(jìn)行公文格式編輯時(shí)，首先根據(jù)文件內(nèi)容確定標(biāo)題的命名是否準(zhǔn)確、規(guī)范，尤其注意標(biāo)題斷行時(shí)切忌詞組分家。標(biāo)題確定后對(duì)標(biāo)公文格式確認(rèn)各層級(jí)序號(hào)、字體是否使用正確。正文格式編輯完成后，需確認(rèn)版頭、制文單位與落款單位、印章的一致性，版記中的印發(fā)時(shí)間是否正確，頁(yè)碼標(biāo)注是否規(guī)范、正確，尤其關(guān)注在頁(yè)面版式發(fā)生變化的相鄰頁(yè)面。

公文印制完畢，公文印制人員應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的文字、格式和印制質(zhì)量進(jìn)行再次檢查后嚴(yán)格按照文件確定的分發(fā)范圍進(jìn)行分發(fā)。尤其是紙質(zhì)文件分發(fā)做好記錄，辦好交接手續(xù)，確保文件的全生命周期管理符合國(guó)家及企業(yè)的相關(guān)規(guī)定。

三、結(jié)語(yǔ)

公文印制是公文的最終收官環(huán)節(jié)。公文印制人員必須時(shí)刻保持高度的責(zé)任心、事業(yè)心，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提升業(yè)務(wù)能力。企業(yè)應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，強(qiáng)化信息化手段及能力，建立不同公文的寫作模板、AI檢錯(cuò)功能。通過軟硬件能力的保障，與業(yè)務(wù)人員的專業(yè)素質(zhì)相結(jié)合，整體提升企業(yè)的公文印制水平。