建設(shè)項(xiàng)目檔案收集歸檔存在的問(wèn)題與對(duì)策研究

童順琴

摘要：檔案管理工作主要表示對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、識(shí)別、統(tǒng)計(jì)、存儲(chǔ)和后續(xù)的為其他人供應(yīng)便利的服務(wù)工作。分工也只是一個(gè)廣泛的概念，并不是絕對(duì)的，因?yàn)楝F(xiàn)代社會(huì)的進(jìn)程，檔案管理工作已經(jīng)變成了十分復(fù)雜的工作體系，檔案管理按多種層次來(lái)劃分，然而歸根結(jié)底，檔案管理中最為關(guān)鍵的內(nèi)容還是在檔案管理中對(duì)多媒體技術(shù)的信息化使用。文章通過(guò)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案收集歸檔的重要意義進(jìn)行分析，闡述了檔案文件收集和歸檔中存在的一些問(wèn)題，并提出了有效的建議和改善措施。

關(guān)鍵詞：建筑工程;檔案收集;歸檔;問(wèn)題和策略

中圖分類(lèi)號(hào)：G275.3文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-2177（2021）01-0123-02

0 引言

伴隨中國(guó)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，項(xiàng)目建設(shè)規(guī)模也越來(lái)越大，對(duì)項(xiàng)目檔案文件的收集以及歸檔的管理工作進(jìn)行優(yōu)化，不斷提升要求，所以，在開(kāi)展項(xiàng)目建設(shè)時(shí)，項(xiàng)目檔案的收集與歸檔有著十分重要的作用，建筑項(xiàng)目檔案對(duì)建筑工程的整體面貌進(jìn)行了反映。所以，良好開(kāi)展建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集、歸檔工作具有十分重要的意義。然而，現(xiàn)如今大部分建設(shè)項(xiàng)目檔案收集、歸檔工作中還具有各種各樣的問(wèn)題需要處理。通過(guò)對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行進(jìn)一步的分析，從而提出有效地改善策略，為中國(guó)建設(shè)部門(mén)檔案管理工作的開(kāi)展提供了一些可行的思路與發(fā)展對(duì)策。

1 建設(shè)項(xiàng)目檔案收集和歸檔工作的重要意義

工程檔案的收集與歸檔是檔案管理工作中的重要基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。檔案管理中收集的檔案是項(xiàng)目建設(shè)的歷史記錄，也是項(xiàng)目投產(chǎn)以后進(jìn)行運(yùn)行、維護(hù)、管理、改擴(kuò)建和技術(shù)改造的重要依據(jù)。所以，項(xiàng)目檔案文件的收集與歸檔，在項(xiàng)目建設(shè)工作中有著十分重要的作用。因此，有關(guān)部門(mén)應(yīng)該高度重視檔案的完整性，這屬于高質(zhì)量檔案實(shí)現(xiàn)的一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，完整的檔案對(duì)組織的生存與發(fā)展也是至關(guān)重要的。在建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集和歸檔過(guò)程中，收集是對(duì)檔案進(jìn)行管理的基礎(chǔ)內(nèi)容，然而也是最為關(guān)鍵的一項(xiàng)內(nèi)容，良好開(kāi)展收集工作是保證項(xiàng)目文件完整性的重要條件，而完善的檔案才能最大化地展現(xiàn)自身價(jià)值[1]。

2 建設(shè)檔案收集和規(guī)定工作的現(xiàn)狀

2.1 具有一定忽視性

檔案管理者對(duì)項(xiàng)目檔案收集歸檔工作存在忽視性，在工作執(zhí)行中具有許多問(wèn)題。一部分管理者注重重要問(wèn)題，對(duì)其他文件的效用存在忽視，造成檔案收集與歸檔工作十分片面，不完善。對(duì)檔案的完整性造成了影響，減少了檔案的真實(shí)與有效性，讓建設(shè)項(xiàng)目檔案的具體效用無(wú)法最大化地展現(xiàn)，并且影響了提供和利用工作的正常開(kāi)展。

2.2 收集歸檔的工作量很小

項(xiàng)目檔案收集方法十分單一?，F(xiàn)如今，許多企業(yè)部門(mén)在開(kāi)展項(xiàng)目檔案收集的工作時(shí)，依舊采取傳統(tǒng)十分單一的工作方式，這對(duì)一般工程項(xiàng)目檔案的收集而言，造成的影響較小。然而，伴隨企業(yè)的持續(xù)擴(kuò)大與機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)的拓展，項(xiàng)目檔案的數(shù)量也會(huì)不斷增加，因此，傳統(tǒng)的收集必然會(huì)減少文件和檔案的收集的效率與質(zhì)量，對(duì)檔案管理工作造成了影響，并且對(duì)施工單位有關(guān)工作的進(jìn)程造成了阻礙。

2.3 文檔不完整

文件資料收集的時(shí)候往往出現(xiàn)斷章、缺頁(yè)的現(xiàn)象，使得原始資料的完整性不斷減少，對(duì)后續(xù)檢查工作的開(kāi)展和利用產(chǎn)生了影響，對(duì)項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)量造成了影響。

2.4 檔案部門(mén)在活動(dòng)中對(duì)項(xiàng)目部的檢查和指導(dǎo)不足

因?yàn)榻ㄔO(shè)項(xiàng)目數(shù)量較多，建設(shè)時(shí)間較長(zhǎng)，并且部門(mén)較多，檔案部門(mén)編制指導(dǎo)項(xiàng)目部竣工文件的力度不夠。因?yàn)轫?xiàng)目規(guī)模具有一定差異，并且項(xiàng)目工期不一致，所以檔案工作者無(wú)法對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度隨時(shí)掌控，無(wú)法在最合適的時(shí)間進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)，及時(shí)進(jìn)行指導(dǎo)。因?yàn)椴⑽磸脑搭^開(kāi)始檢查，造成收到的文檔質(zhì)量都無(wú)法達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，因此出現(xiàn)返工狀況。

3 處理建筑項(xiàng)目檔案問(wèn)題的具體策略

3.1 加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，建立自覺(jué)與責(zé)任感

建設(shè)工程文件是在工程建設(shè)的全過(guò)程中形成，并且涉及到每一個(gè)工程的小細(xì)節(jié)，對(duì)每個(gè)項(xiàng)目的內(nèi)部技術(shù)質(zhì)量進(jìn)行了反映。因此，從基建項(xiàng)目開(kāi)工之日起，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人就必須全面負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)、檢查、指導(dǎo)這一部分檔案單位與有關(guān)的建筑方進(jìn)行管理。技術(shù)干部就職時(shí)，應(yīng)該明確規(guī)定設(shè)備管理施工工序，誰(shuí)管理負(fù)責(zé)編制竣工文件，不管是哪一專(zhuān)業(yè)，誰(shuí)負(fù)責(zé)開(kāi)展技術(shù)指導(dǎo)，誰(shuí)就對(duì)負(fù)責(zé)本專(zhuān)業(yè)竣工文件的編制和積累。隨時(shí)修改圖紙，填寫(xiě)表格，收集和積累文件資料，良好完成檔案工作應(yīng)該是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)人員和檔案人員的自覺(jué)行為。應(yīng)該往往督促有關(guān)部門(mén)和人員落實(shí)工程文件的編制工作，從根源上進(jìn)行檢查，堵上各種可能發(fā)生的漏洞，讓工程文件能夠?qū)崿F(xiàn)完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性的目標(biāo)[2]。

3.2提供建設(shè)部門(mén)的統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、監(jiān)督作用

為了確保檔案工作的實(shí)施，項(xiàng)目建設(shè)以前，就創(chuàng)建“項(xiàng)目工程檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組”，對(duì)工作責(zé)任進(jìn)行確定，根據(jù)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)與要求，落實(shí)對(duì)項(xiàng)目機(jī)構(gòu)、所有的承包商、監(jiān)理單位工程文件的保管、收集、整理、歸檔工作技術(shù)進(jìn)行檢查、指導(dǎo)和監(jiān)管工作，技術(shù)把握檔案工作的開(kāi)展?fàn)顩r。施工部門(mén)應(yīng)該在每一個(gè)環(huán)節(jié)都組織三方（建設(shè)、施工和檔案機(jī)構(gòu)）開(kāi)展檢查和指導(dǎo)。對(duì)竣工文件管理，需重視兩部分：（1）文件的形成。在編寫(xiě)竣工文件以前，建設(shè)部門(mén)應(yīng)該組織施工部門(mén)召開(kāi)會(huì)議，向施工單位明確說(shuō)明編制竣工文件的要求以及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。（2）重視驗(yàn)收工作。工程驗(yàn)收以前，施工部門(mén)應(yīng)該組織專(zhuān)業(yè)技術(shù)工作者與檔案管理者對(duì)竣工文件開(kāi)展驗(yàn)收工作，并找出問(wèn)題及時(shí)整改。與此同時(shí)，展現(xiàn)接管部門(mén)業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)的監(jiān)督作用，在驗(yàn)收的過(guò)程中對(duì)竣工文件的內(nèi)部質(zhì)量開(kāi)展檢驗(yàn)。在檢驗(yàn)完成后，施工部門(mén)應(yīng)該指定專(zhuān)業(yè)人員接收各建設(shè)單位上交的竣工文件，開(kāi)展審查與把關(guān)，合格后方可驗(yàn)收，并把檔案移交到檔案室進(jìn)行歸檔[3]。

3.3 檔案部門(mén)應(yīng)該進(jìn)到基層，開(kāi)展引導(dǎo)工作

檔案部門(mén)有必要提前干涉，把握文檔資料的形成規(guī)律，并采取有效的策略，提出需求，從而規(guī)避被動(dòng)。同時(shí)在施工現(xiàn)場(chǎng)開(kāi)展檢查與指導(dǎo)工作，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)改善。并且對(duì)現(xiàn)場(chǎng)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，監(jiān)督檔案管理者對(duì)系統(tǒng)文件于質(zhì)量的形成進(jìn)行完善，從而監(jiān)督施工項(xiàng)目單位強(qiáng)化技術(shù)管理，使得檔案能夠在施工工藝的日常管理中使用，良好實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的管理，為落實(shí)文檔制備打下穩(wěn)定的基礎(chǔ)[4]。

3.4 落實(shí)建設(shè)項(xiàng)目竣工文件的“三同步”

首先，布置施工任務(wù)和竣工文件的編制任務(wù)共同開(kāi)展。施工項(xiàng)目部有必要結(jié)合項(xiàng)目工期需要以及進(jìn)度的安排對(duì)竣工文件的編制時(shí)間提出意見(jiàn)，和施工任務(wù)共同發(fā)送到班組，并將完成的文件準(zhǔn)備要求、交接時(shí)間等，歸納到工作計(jì)劃、工作管理程序、有關(guān)部分責(zé)任范圍與相關(guān)人員的工作責(zé)任;其次，項(xiàng)目施工進(jìn)度和竣工文件形成積累要統(tǒng)一。技術(shù)文獻(xiàn)資料是在建設(shè)活動(dòng)中形成和積累的，施工技術(shù)人員有必要按專(zhuān)業(yè)和類(lèi)別對(duì)每一單獨(dú)項(xiàng)目的各類(lèi)文件資料進(jìn)行積累，等待項(xiàng)目竣工，這些日常積累起來(lái)的科技資料屬于編制完整檔案的基礎(chǔ)。尤其是規(guī)模較大的項(xiàng)目，施工工期長(zhǎng)、工程點(diǎn)較多。假如平時(shí)不注重文件資料的形成與積累，在工程結(jié)束后再去收集，將會(huì)造成因項(xiàng)目技術(shù)人員的轉(zhuǎn)移，原始資料收集不完整或資料散落，對(duì)檔案完整性造成影響。所以，有必要結(jié)合施工進(jìn)度來(lái)開(kāi)展竣工文件的形成和積累;最后，項(xiàng)目竣工交接和竣工文件的交接統(tǒng)一進(jìn)行。施工部門(mén)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收以前，有必要對(duì)所有竣工文件進(jìn)行編制，和項(xiàng)目一起交接給建設(shè)單位。建設(shè)項(xiàng)目檔案和工程進(jìn)度一致的主要目的是，確保工程檔案資料移交及時(shí)、具有完整性、真實(shí)性和可靠性[5]。

3.5 使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開(kāi)展檔案資料的收集

信息背景下，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已經(jīng)變成了各個(gè)單位經(jīng)營(yíng)過(guò)程中必不可分的一部分，使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，能夠有效提高問(wèn)卷檔案的管理質(zhì)量與效率，減弱檔案收集歸檔工作的復(fù)雜程度。基于此，檔案管理者有必要熟練把握辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的操作技術(shù)，具有辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的賬號(hào)權(quán)限，方便核對(duì)系統(tǒng)中的上級(jí)要求和指令。如果文件管理這實(shí)現(xiàn)了有關(guān)的辦理事項(xiàng)，應(yīng)該及時(shí)到有關(guān)單位開(kāi)展資料收集，不能有延誤或拖后，規(guī)避文件資料信息遺漏或不完整，對(duì)文件收集和歸檔的效果造成影響[6]。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，建設(shè)項(xiàng)目檔案的真實(shí)性對(duì)工程整個(gè)過(guò)程進(jìn)行了記錄，它是檢測(cè)項(xiàng)目質(zhì)量的重要依據(jù)，并且還是加快城市現(xiàn)代的進(jìn)程，建立和諧社會(huì)的關(guān)鍵手段。在項(xiàng)目檔案工作中，收集是基礎(chǔ)內(nèi)容，并且也是極為重要的部分，良好開(kāi)展收集工作，可以確保項(xiàng)目部分重要檔案的完整性，只有良好保管完整的檔案，才能最大化地展現(xiàn)檔案的效用。

參考文獻(xiàn)

[1]裴吉祥，張偉強(qiáng).建筑工程技術(shù)資料管理存在的問(wèn)題及措施探究[J].城市建設(shè)理論研究（電子版），2019（12）：20.

[2]王瑜.大數(shù)據(jù)背景下建設(shè)項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)采集與存儲(chǔ)對(duì)策探索[J].蘭臺(tái)世界，2018（11）：44-46.

[3]王恒.水利工程建設(shè)項(xiàng)目前期檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].檔案，2018（7）：57-59.

[4]沈燕，倪娜.企業(yè)科研項(xiàng)目檔案收集歸檔工作中存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].機(jī)電兵船檔案，2019（03）：73-74.

[5]高嵐.公路工程檔案收集工作存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].蘭臺(tái)世界，2012（s4）：88.

[6]劉輝敏.淺談做好基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（16）：106-107.

（責(zé)編：陳靜姝）