高職院校如何有效開發(fā)利用檔案資源

李欣

摘 ? 要： 本文通過論述湖南M職業(yè)學(xué)院檔案資源開發(fā)利用的現(xiàn)狀與取得的成效，分析了高職院校檔案資源開發(fā)利用中存在的不足，提出了從構(gòu)建豐富的檔案資源結(jié)構(gòu)、創(chuàng)新檔案利用服務(wù)模式、建立檔案編研工作考核激勵機(jī)制等方面加強(qiáng)、完善高職院校檔案資源開發(fā)利用的路徑、策略。

關(guān)鍵詞： 高職院校 ? 檔案資源 ? 開發(fā) ? 路徑

隨著社會經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的迅速發(fā)展，我們進(jìn)入了信息資源大量增長和信息技術(shù)全面運(yùn)用的新時代。高職院校檔案從客觀角度記載著學(xué)校真實(shí)、全面的歷史發(fā)展軌跡，在教學(xué)評估、重大項(xiàng)目申報(bào)、各類專項(xiàng)督查審計(jì)等方面發(fā)揮著重要的憑證作用，能為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)制訂長遠(yuǎn)的總體發(fā)展規(guī)劃提供建設(shè)性的參考意見，是社會文化資源不可或缺的重要組成部分。2014年9月，中共湖南省委辦公廳、湖南省人民政府辦公廳印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的實(shí)施意見》，提出要深化檔案信息的開發(fā)利用，充分挖掘檔案資源的現(xiàn)實(shí)和歷史價值，把“檔案庫”變成“思想庫”[1]。在2019年全國檔案局長館長會議上的工作報(bào)告中，李明華強(qiáng)調(diào)要抓好檔案信息資源開發(fā)利用，發(fā)揮檔案資政育人作用[2]（85）。因此，高職院校檔案資源的開發(fā)利用必須順應(yīng)時代的發(fā)展，緊跟信息技術(shù)發(fā)展新形勢，進(jìn)行適當(dāng)?shù)膭?chuàng)新和有效的管理，為學(xué)校教師、學(xué)生和社會公眾提供更優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

1.高職院校檔案資源開發(fā)利用的現(xiàn)狀與取得的成效

湖南M職業(yè)學(xué)院創(chuàng)建于1975年，是湖南省教育廳直屬、湖南省唯一獨(dú)立設(shè)置的完全藝術(shù)設(shè)計(jì)類高等職業(yè)院校。湖南M職業(yè)學(xué)院綜合檔案室始建于1989年，隸屬于黨政辦公室，由黨委副書記直接分管，另外根據(jù)檔案的專業(yè)性特點(diǎn)設(shè)立了學(xué)生檔案、人事檔案、教學(xué)檔案3個檔案分室。湖南M職業(yè)學(xué)院深入貫徹國家和省市相關(guān)檔案工作文件精神，積極采取多種有效措施，加大在檔案經(jīng)費(fèi)、人員、軟硬件設(shè)施等方面的投入，檔案資源開發(fā)與利用工作取得了些許成效。

1.1領(lǐng)導(dǎo)較重視檔案資源開發(fā)利用工作

湖南M職業(yè)學(xué)院根據(jù)省市有關(guān)檔案工作文件要求，不斷健全檔案工作組織機(jī)構(gòu)，適時因?qū)W校人事異動及分工變化調(diào)整檔案鑒定、編研工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員，明確成員的工作職責(zé)，積極推動檔案資源開發(fā)利用工作落到實(shí)處。學(xué)校為督促落實(shí)檔案編研工作，把檔案編研工作履行情況納入檔案人員、分管領(lǐng)導(dǎo)的年終績效考核中，權(quán)重占比高達(dá)10%，較大地提高了工作人員的檔案編研積極性。另外，學(xué)校專門設(shè)置了檔案編研專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，用于每年教育年鑒、大事記、人物志等編研、印刷、宣傳工作。

1.2具備較好的檔案資源開發(fā)利用條件

一是有良好的硬件設(shè)施基礎(chǔ)。湖南M職業(yè)學(xué)院檔案室?guī)旆棵娣e約120平方米，庫房容量較充足，檔案庫房、辦公室、閱覽室三室分開，創(chuàng)造了科學(xué)規(guī)范的檔案保管和利用環(huán)境。同時，檔案庫房里配置了密集檔案柜、空調(diào)、除濕機(jī)、防磁柜、防盜門窗等設(shè)施，辦公室配備了電腦、打印機(jī)、快速掃描儀等辦公設(shè)備，為學(xué)校檔案資源的開發(fā)利用創(chuàng)造了有利的硬件條件。

二是有較齊全的室藏資源。湖南M職業(yè)學(xué)院嚴(yán)格執(zhí)行檔案收集、整理等工作制度，對各部門需歸檔資料及時收集、整理，確保檔案資料的完整性，較好地完成了各年度歸檔任務(wù)，豐富了室藏檔案的種類與藏量。截至2019年12月，湖南M職業(yè)學(xué)院檔案室藏有文書、財(cái)會、基建、教學(xué)、學(xué)生、聲像、實(shí)物等各類檔案約13000卷，為檔案資源開發(fā)利用奠定了較堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。檔案人員編制了案卷目錄、歸檔文件目錄、文件匯編等檢索工具，為檔案資源的專題整理及查詢利用提供了條件。

三是有較穩(wěn)定的檔案人員隊(duì)伍。湖南M職業(yè)學(xué)院建立了檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)圖，成立了一支學(xué)歷高、職稱結(jié)構(gòu)合理、相對穩(wěn)定的專兼職檔案人員隊(duì)伍，為檔案資源的開發(fā)利用提供了人才保障。檔案人員隊(duì)伍有22人，其中專職人員4人，占比18.1%。學(xué)歷方面，碩士及以上學(xué)歷人員有18人，占比高達(dá)81.8%，本科學(xué)歷人員22人，占比達(dá)100%;專業(yè)方面，檔案學(xué)專業(yè)有2人，占比9.1%;服裝、藝術(shù)設(shè)計(jì)等藝術(shù)類專業(yè)人數(shù)12人，占比54.5%，權(quán)重比較大，為學(xué)校藝術(shù)設(shè)計(jì)學(xué)科教學(xué)檔案的收集、整理、開發(fā)等奠定了專業(yè)基礎(chǔ);職稱結(jié)構(gòu)比較合理，副高及以上職稱人員3人，占比13.6%，中級職稱人員12人，占比高達(dá)49.2%。另外，湖南M職業(yè)學(xué)院鼓勵并提供每年參加省市檔案局舉辦的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)的機(jī)會，逐漸提高專職、兼職檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，為檔案資源開發(fā)奠定了業(yè)務(wù)知識基礎(chǔ)。

1.3檔案資源編研成果比較豐富

湖南M職業(yè)學(xué)院多形式、多題材、多載體地開展檔案編研工作，充分開發(fā)與利用檔案資源。檔案室工作人員編制了歷年組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記、年鑒、中層領(lǐng)導(dǎo)干部任職文件匯編、教師發(fā)表論文集、湘繡非遺傳承人劉愛云視頻匯編等檔案編研材料，結(jié)合學(xué)校發(fā)展特點(diǎn)及專業(yè)特色，立足于歷史記載及文化傳承，充分挖掘?qū)W校檔案特色資源，擴(kuò)大檔案利用的深度和范圍。另外，湖南M職業(yè)學(xué)院35周年校慶之際，檔案室協(xié)助相關(guān)部門人員圓滿編撰了《校友錄》《大事記》《校史》等，同時為校慶的其他活動提供了大量的聲像、文字等多種形式的憑證支持，并收集、整理了三十五周年校慶專題檔案。

1.4檔案資源利用率逐步提高

湖南M職業(yè)學(xué)院檔案室一直秉持服務(wù)師生的理念，熱情地為學(xué)校師生和社會人士提供檔案資源利用服務(wù)。根據(jù)《湖南M職業(yè)學(xué)院檔案借閱利用情況登記》統(tǒng)計(jì)，檔案室每年通過原件借出、復(fù)印、現(xiàn)場查閱、網(wǎng)絡(luò)查詢等方式提供檔案利用1000多人次，利用范圍涵蓋文書、科研、基建、財(cái)會、學(xué)籍等各類檔案，為學(xué)校教學(xué)、科研、黨政管理等各項(xiàng)工作的有序開展提供了有力支持。同時，檔案人員積極配合和參與學(xué)校各項(xiàng)重要活動、項(xiàng)目佐證材料的查找、匯總工作。如為學(xué)校國家骨干高職院校項(xiàng)目的驗(yàn)收工作提供并匯總了院校舉辦方承諾、地方政府支持承諾及舉措等方面的檔案，掃描并裝訂成冊。為學(xué)校申報(bào)國家非物質(zhì)文化基地、平安高校立項(xiàng)申報(bào)工作、文明高校創(chuàng)建工作等提供了大量的佐證材料，充分發(fā)揮了檔案的利用價值，豐富了室藏檔案。

2.高職院校檔案資源開發(fā)利用存在的不足

2.1檔案資源開發(fā)利用的重要程度認(rèn)識不夠

檔案資源開發(fā)利用是檔案工作的最終目的，從事檔案資源開發(fā)利用的人員要加深對檔案資源開發(fā)利用重要性的認(rèn)識[3]（68）。高職院校雖然將檔案編研、開發(fā)納入了檔案人員崗位年終績效考核中，但是檔案人員只勉強(qiáng)完成了下達(dá)的工作任務(wù)，缺乏積極主動挖掘、開發(fā)庫藏檔案資源的意識，對新形勢下的檔案資源開發(fā)利用缺乏深刻、清晰的認(rèn)識。檔案人員依然把管好檔案當(dāng)作重點(diǎn)，對于如何更好地開發(fā)檔案資源思考得較少，導(dǎo)致檔案資源無法充分發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。

2.2室藏檔案中可開發(fā)利用的資源較貧乏

高職院校各門類檔案收集不夠齊全，結(jié)構(gòu)比較單一，主要集中在文書檔案，科研、聲像檔案偏少，紙質(zhì)檔案較多，電子檔案較少，近十年的檔案較多，建校初期的歷史檔案較少。相對不完整的室藏檔案結(jié)構(gòu)致使?jié)M足師生和社會利用需求的檔案資源較少，可開發(fā)利用的范圍較窄，無法全面反映高職院校的發(fā)展歷程，對檔案利用者缺乏強(qiáng)有力的吸引。

2.3檔案人員編研專業(yè)素養(yǎng)不夠高

在高職院校檔案資源開發(fā)利用中，檔案人員的文化素養(yǎng)、檔案編研業(yè)務(wù)能力等直接影響檔案資源開發(fā)利用的質(zhì)量和效率。由于高職院校檔案人員缺乏相關(guān)的檔案編研業(yè)務(wù)知識，專業(yè)素養(yǎng)不夠高，致使檔案資源開發(fā)利用水平比較低。同時，高職院校檔案編研成果種類不多，宣傳與推廣力度不夠，制約檔案資源開發(fā)利用的有效推進(jìn)。

2.4檔案資源開發(fā)利用的手段相對落后

隨著社會信息化的快速發(fā)展，高職院校為檔案室（館）配備了計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等信息設(shè)備，逐步由傳統(tǒng)管理紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為利用信息化技術(shù)手段管理電子檔案。但由于高職院校檔案信息化工作起步比較晚，信息化管理水平比較低，檔案資源開發(fā)利用手段相對落后，尤其建校初期的檔案缺少電子目錄和電子全文，仍然以進(jìn)庫房手動查詢紙質(zhì)檔案為主要管理方式。同時，高職院校由于檔案編研力度不夠，編研成果較少，檔案利用的手續(xù)煩瑣且效率較低，較大地降低了檔案資源的利用深度和廣度。

3.加強(qiáng)高職院校檔案資源開發(fā)利用的路徑

3.1強(qiáng)化檔案資源開發(fā)利用意識

高職院校院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)全面、深刻地認(rèn)識檔案資源開發(fā)利用的重要性，從長遠(yuǎn)發(fā)展的眼光做好檔案資源利用開發(fā)工作的頂層規(guī)劃設(shè)計(jì)。高職院校檔案人員要化消極接收檔案為積極收集檔案，化被動查詢檔案為主動挖掘檔案，主動調(diào)研、了解學(xué)校師生和社會大眾的檔案利用需求，通過開展檔案專題講座、檔案信息服務(wù)咨詢等多種方式，充分發(fā)掘?qū)W校室藏檔案的重要價值，讓檔案走出庫房、走向師生、走進(jìn)社會，提供更高效、優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)。

3.2注重檔案資源開發(fā)人才隊(duì)伍建設(shè)

高職院校檔案人才是做好檔案資源開發(fā)利用的重要保障，要多途徑培養(yǎng)檔案資源開發(fā)利用所需要的人才。高職院校要嚴(yán)格把控對檔案人員的聘任關(guān)，重視檔案人員后期的培訓(xùn)培養(yǎng)工作。一是高職院校要定期開展檔案編研及檔案信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案人員的信息挖掘、資料分析及編研能力，確保檔案人員的業(yè)務(wù)能力緊跟新時期檔案編研與開發(fā)的要求和趨勢;二是高職院校要積極創(chuàng)造檔案人員外出學(xué)習(xí)交流的機(jī)會，多向其他高校吸取寶貴經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)檔案資源開發(fā)工作精髓，增強(qiáng)檔案人員自身的編研業(yè)務(wù)能力。三是高職院校要重視檔案人員的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，提供與教師、科研人員同等的公正、公平的專業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升平臺，提高檔案人員的工作積極性及增強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)進(jìn)取心。

3.3構(gòu)建豐富的檔案資源體系

豐富、完善的檔案資源是開發(fā)利用檔案的基礎(chǔ)，高職院校要做好學(xué)校檔案資源的整合和共享工作。例如高職院校要做好重要會議、重大活動、校企合作培訓(xùn)項(xiàng)目、優(yōu)秀畢業(yè)作品、精準(zhǔn)扶貧等特色檔案的收集、整理與開發(fā)，打造特色檔案數(shù)據(jù)庫，不斷豐富學(xué)校檔案資源，優(yōu)化存檔結(jié)構(gòu)。高職院校要逐步改變以查閱紙質(zhì)案卷為主的檔案利用模式，強(qiáng)化使用信息化技術(shù)手段利用檔案，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案資源的在線傳輸與利用，讓檔案資源真正“活”起來。高職院校積極開展室藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，加快紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描和全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，有計(jì)劃、有步驟地開展檔案信息化建設(shè)，不斷為挖掘檔案價值和提高檔案利用效率夯實(shí)基礎(chǔ)。

3.4創(chuàng)新檔案利用服務(wù)模式

高職院?？梢酝ㄟ^建設(shè)檔案專題網(wǎng)站、微信公眾號等網(wǎng)絡(luò)宣傳平臺，采用圖文、聲像結(jié)合的方式，對歷年圍繞學(xué)校中心開展的重大活動進(jìn)行專題陳列和展示，如依托學(xué)校湘繡、陶瓷、根藝大師工作室，以VR視頻或圖片的形式呈現(xiàn)非遺傳承技藝、優(yōu)秀設(shè)計(jì)作品。也可以梳理學(xué)校發(fā)展歷史脈絡(luò)，建立校史展館，以史為據(jù)，通過對學(xué)校發(fā)展歷史的呈現(xiàn)、展覽與宣傳，吸引在校師生及歷屆校友，建立起對外交流合作的對話窗口、宣傳平臺。還可以緊密契合文旅融合發(fā)展形勢，依托本校特色專業(yè)，充分挖掘特色檔案資源，建立湘繡、陶瓷、根藝、民族服裝等專題博物館，建設(shè)學(xué)校專業(yè)教學(xué)的實(shí)訓(xùn)實(shí)踐基地，打造成輻射周邊大眾的非遺文化傳播基地。

3.5建立檔案編研工作考核激勵機(jī)制

高職院校應(yīng)制訂合理的、可量化的檔案編研工作考核制度，對檔案編研工作涉及的相關(guān)人員實(shí)施獎懲，形成獎勵優(yōu)秀、淘汰不合格者的常態(tài)激勵機(jī)制。給予為高職院校檔案編研工作作出貢獻(xiàn)的人員必要的獎勵，如參評優(yōu)秀教育工作者優(yōu)先考慮、適當(dāng)增加年度績效獎勵、職稱評審加分優(yōu)勢;對于未能按時按質(zhì)履行檔案編研職責(zé)的人員，要追究其責(zé)任，給予適當(dāng)減發(fā)年度績效獎勵或禁止參與年度評選優(yōu)秀的懲罰。

4.結(jié)語

高職院校要緊跟新時代信息資源發(fā)展的要求和步伐，在嚴(yán)守檔案安全保密原則的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步探索做好檔案資源開發(fā)利用工作的新方法、新路徑、新策略，真正讓躺在檔案庫房里的檔案資源“動”起來，讓學(xué)校的發(fā)展歷史記錄“活”起來，讓珍貴的校園文化延續(xù)和傳承起來。

參考文獻(xiàn)：

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[3]王泳霽.做好檔案信息資源開發(fā)利用工作之淺見[J].黑龍江檔案，2017（06）.

基金項(xiàng)目：本文為2020年度湖南省檔案科技項(xiàng)目計(jì)劃“湖南省傳統(tǒng)花鼓戲教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)”（項(xiàng)目編號2020-XD-10）研究成果;2020年度國家檔案局科技項(xiàng)目計(jì)劃“湖南傳統(tǒng)花鼓戲教學(xué)檔案數(shù)字資源體系開發(fā)利用研究”（項(xiàng)目編號2020-X-072）研究成果。