文書檔案管理信息化建設(shè)利用率和安全保護策略探究

【摘? ?要】在依法治國理念深入推進的背景下，民眾的法律意識逐步提高，對自身合法權(quán)益維護的重視度顯著提升，其集中表現(xiàn)在人事管理方面，在經(jīng)濟效益等因素的影響下，文書檔案的保存及利用價值越來越大，使得事業(yè)單位文書檔案管理涉及的檔案數(shù)據(jù)類型逐漸多樣，增加了文書檔案管理的難度，傳統(tǒng)文書檔案管理模式效率低與質(zhì)量差等問題逐漸顯露，使得事業(yè)單位管理工作的展開與落實缺乏檔案數(shù)據(jù)支撐，在一定程度上降低了相關(guān)工作落實的可靠性。信息技術(shù)在文書檔案管理工作中的應(yīng)用，不僅有效提升了文書檔案管理的效率，還促進了文書檔案利用率的提升和可靠性。對此，本文將對文化檔案管理的信息化建設(shè)及安全保障進行分析，以促進文書檔案管理信息化建設(shè)完備度的提升，為事業(yè)單位管理相關(guān)工作的展開提供檔案數(shù)據(jù)支撐。

【關(guān)鍵詞】文書檔案管理;信息化;利用率;安全保護;建設(shè)策略

引言

檔案管理作為事業(yè)單位的保障工作與流程環(huán)節(jié)，對事業(yè)單位的穩(wěn)定良好運行具有重要影響，特別是在社會環(huán)境日趨復(fù)雜的背景下，檔案管理逐漸成為事業(yè)單位提升工作效率的基礎(chǔ)性保障。而文書檔案管理作為檔案管理的核心構(gòu)成，管理對象是日常文書資料，文書資料作為工作經(jīng)驗的總結(jié)與工作指示的憑證，對事業(yè)單位各項工作的順利落實具有重要影響。在傳統(tǒng)文書檔案管理工作中，事業(yè)單位更多采用紙質(zhì)保存為主，數(shù)字存儲為輔的管理模式，隨著文書檔案管理復(fù)雜性的提升，該管理模式效率低等局限性逐漸顯露，由此，以信息技術(shù)為主導(dǎo)的文書檔案管理覆蓋范圍顯著提升，有效提升了文書檔案管理與新時代發(fā)展的適應(yīng)性。對此，本文將從特點、優(yōu)勢、問題以及策略出發(fā)，對文書檔案管理信息化建設(shè)和安全保護等方面進行探析，促進文書檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，以促進經(jīng)濟和社會的發(fā)展。

1.文書檔案管理的特點分析

文書檔案管理主要包括紙質(zhì)檔案與電子檔案兩種形式，主要表現(xiàn)為：

一是紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案主要是指以紙張為媒介的檔案數(shù)據(jù)呈現(xiàn)形式，主要包括文件、憑證、合同、證書以及圖紙等多方面內(nèi)容，紙質(zhì)檔案具有安全性與穩(wěn)定性的特點，穩(wěn)定性得力于染料、紙張以及顏料的穩(wěn)定性特征，安全性得力于紙質(zhì)檔案字跡。一般而言，字跡具有明顯的個人特色，保留手寫或簽字件原稿，可信度高，被篡改可能性小，進而使得紙質(zhì)檔案具有較高的安全性，但是，缺點在于紙質(zhì)檔案的保存會占用較大空間，卻易受到環(huán)境與空間的影響，且需要耗費高額的維護管理費用，同時，紙質(zhì)檔案在查閱與搬運的過程中方便度較低，且易因搬運而產(chǎn)生檔案資料損傷的情況，此外潮濕、火災(zāi)、光和空氣污染物、病蟲等亦會對紙質(zhì)檔案的完整性產(chǎn)生不良影響;

二是電子檔案，電子檔案主要是指以電子為媒介的檔案記錄形式，在文書檔案管理工作壓力有所提升的背景下，電子檔案成為文書檔案管理的發(fā)展傾向，且隨著經(jīng)濟社會和信息技術(shù)的發(fā)展，電子文書（憑證）將替代紙質(zhì)文件（憑證），檔案信息化管理成為必然，其管理演變?yōu)椋簡翁字疲堎|(zhì)）——雙套制（電子與紙質(zhì)文件）——單套制（電子文件）。相較于紙質(zhì)檔案而言，電子檔案具有數(shù)據(jù)內(nèi)容承載量大且占地空間小的優(yōu)勢，具體表現(xiàn)在借助移動硬盤、云盤以及U盤等即可以實現(xiàn)大量文書檔案的儲存與管理，此外，借助信息技術(shù)，還可以實現(xiàn)文書檔案的多元化呈現(xiàn)，直觀性與生動性顯著提升，同時，文書檔案管理工作的準(zhǔn)確性與具體化亦有所提高。此外，電子檔案還打破了紙質(zhì)檔案在空間與時間上的限制，實現(xiàn)了文書檔案利用率的提高。但是，由于電子檔案以互聯(lián)網(wǎng)為依托，使其存在網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險，容易中病毒，對此，在落實電子檔案管理時，應(yīng)當(dāng)重視安全保障，以促進信息化文書檔案管理價值的充分實現(xiàn)。

2.文書檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢

在信息技術(shù)高速發(fā)展的推動下，民眾的工作與生活方式發(fā)生巨大變革，有效實現(xiàn)了技術(shù)、群體以及生產(chǎn)要素的跨行業(yè)流動，文書檔案管理的指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)逐漸轉(zhuǎn)化為數(shù)字化與信息，實行“雙套制”的檔案管理模式。在傳統(tǒng)文書檔案管理過程中，多以紙質(zhì)檔案為媒介，存在管理資源消耗大、存檔難度高以及維護工作消耗大等方面的問題，通過將信息技術(shù)融入于文書檔案管理中的方式，推動文書檔案管理的信息化發(fā)展，有效解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案管理模式的各項弊端，同時，還打破了空間環(huán)境對文書檔案管理的限制，促進了文書檔案數(shù)據(jù)使用效率的提升，降低了文書檔案管理在人力、物力以及財力等資源的消耗，實現(xiàn)了文書檔案管理成本的降低，推動了文書檔案管理工作成效的提升。此外，文書檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢，還表現(xiàn)在以下幾方面：

2.1提升文書檔案管理工作效率

文書檔案管理的信息化建設(shè)有效縮減了文書檔案管理的工作流程，減少了文書檔案收集與整理工作的時間，將文書檔案管理工作的側(cè)重點放置于文書檔案分析與使用等方面，有效緩解了文書檔案管理人員的工作壓力，實現(xiàn)了文書檔案管理工作效率的提升。

2.2推動文書檔案管理優(yōu)化改革

在經(jīng)濟社會發(fā)展的推動下，各行業(yè)的工作模式與工作結(jié)構(gòu)發(fā)生了較大的變化，特別是信息技術(shù)在各行各業(yè)各域的運用，事業(yè)單位的工作模式發(fā)生質(zhì)的變化，從傳統(tǒng)的現(xiàn)場辦業(yè)務(wù)到網(wǎng)上辦業(yè)務(wù)，很多資源需要網(wǎng)上共享，傳統(tǒng)文書檔案工作模式難以適應(yīng)事業(yè)單位信息化辦公工作模式變化，由此，文書檔案管理工作的優(yōu)化變革成為必然，而信息化建設(shè)則是文書檔案管理工作創(chuàng)新變革的直觀體現(xiàn)之一，能夠有效提升文書檔案工作與事業(yè)單位發(fā)展的適應(yīng)性，為文書檔案的價值最大化創(chuàng)造條件。

2.3提升文書檔案保存的方便度

傳統(tǒng)文書檔案管理受外在環(huán)境因素的影響較大，紙質(zhì)文書檔案極易受到侵蝕，進而對文書檔案的完整性產(chǎn)生影響。通過信息化建設(shè)的方式，能夠有效降低外界因素對文書檔案的影響力，降低文書檔案的儲存難度和損毀度，促進文書檔案管理方便度的提升。

3.文書檔案管理信息化建設(shè)的問題

文書檔案管理信息化建設(shè)的問題，主要表現(xiàn)為：

一是管理設(shè)備落后，主要是指事業(yè)單位在落實文書檔案管理信息化建設(shè)的過程中，并未順應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展變化，將先進技術(shù)設(shè)備引入到文書檔案管理工作之中，使得文書檔案管理信息化建設(shè)與時代發(fā)展處于脫節(jié)狀態(tài)，進而對文書檔案管理有效性的提升產(chǎn)生影響;

二是重視度偏低，部分事業(yè)單位對文書檔案管理信息化建設(shè)的重視度偏低，使得文書檔案管理信息化建設(shè)缺乏資金保障，再加上工作管理機制的缺失，使得文書檔案管理工作信息化建設(shè)的落實面臨諸多限制。此外，部分文書檔案管理人員并未明晰文書檔案管理的價值，將文書檔案管理工作的側(cè)重點放置于文書檔案數(shù)據(jù)的收集與整理之中，存在積極性偏低的問題，進而對文書檔案管理工作有效性的提升產(chǎn)生影響;

三是工作流程陳舊，文書檔案管理信息化建設(shè)的推進改變了原有檔案管理工作模式，但是，在實際的管理工作中，部分事業(yè)單位仍采用原有管理架構(gòu)，并未結(jié)合文書檔案管理工作信息化建設(shè)的變化情況，對管理流程、管理內(nèi)容等進行優(yōu)化調(diào)整，使得文書檔案管理存在信息更新較慢與管理側(cè)重點偏差等方面的問題，進而對文書檔案管理信息化建設(shè)的成效產(chǎn)生不良影響。

4.文書檔案管理信息化建設(shè)利用率與安全保護策略

4.1文書檔案管理信息化建設(shè)利用率的提升策略

機制是推動文書檔案管理信息化建設(shè)落實與利用率提升的關(guān)鍵，在優(yōu)化常態(tài)化機制的過程中，應(yīng)當(dāng)重視以下幾方面：一是規(guī)范機制，應(yīng)當(dāng)以電子檔案管理規(guī)范為依據(jù)，對電子文件歸檔與管理工作機制進行完善，側(cè)重于引導(dǎo)管理人員以元數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，保持文書檔案原樣，并將之以數(shù)字化形式上傳至管理系統(tǒng)之中，用以推動文書檔案信息化管理有序性的提升，為后續(xù)使用提供保障;二是使用機制，主要是指應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)檔案管理人員對文書檔案進行篩選，對價值偏低的文書檔案進行剔除，一方面提升檔案管理的效率，一方面促進文書檔案價值性的提升，進而達到提升文書檔案利用價值的目標(biāo);三是一體化機制，主要是指通過將文書檔案信息化與辦公自動化巧妙融合的方式，實現(xiàn)文書檔案管理全面性與自動性的提升，提升文書檔案信息化管理的方便度與直觀性。

4.2文書檔案管理信息化建設(shè)的安全保護策略

外在把控是提升文書檔案信息化管理安全性的骨架支撐，在優(yōu)化骨架支撐時，應(yīng)當(dāng)注意：一是規(guī)范機制，側(cè)重于通過完善安全管理機制、安全培養(yǎng)機制以及安全行為操作規(guī)范的方式，降低人為因素對文書檔案信息化管理安全性的影響力，進而達到提升文書檔案信息化管理安全性的目標(biāo);二是優(yōu)化組織架構(gòu)，側(cè)重于通過提升領(lǐng)導(dǎo)層安全管理意識的方式，為文書檔案信息化管理安全保障工作的落實創(chuàng)造條件，在此過程中，應(yīng)當(dāng)對領(lǐng)導(dǎo)層的管理職責(zé)進行規(guī)定，并將領(lǐng)導(dǎo)工作深度引入對實際安全保障工作之中，將安全管理融入于領(lǐng)導(dǎo)日常工作之中，為文書檔案信息化管理安全保障工作的落實提供上層保障;三是培訓(xùn)機制，側(cè)重于通過提升文書檔案信息化管理人員管理能力、服務(wù)意識以及安全管理能力的方式，推動文書檔案信息化管理工作的有序展開，在此過程中，還應(yīng)當(dāng)構(gòu)建相應(yīng)的安全培養(yǎng)機制，強化文書檔案信息化管理人員對安全防范的認(rèn)知。

內(nèi)在把控側(cè)重于提升文書檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護力，具體措施如下：首先應(yīng)當(dāng)構(gòu)建內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，通過構(gòu)建可信內(nèi)網(wǎng)的方式，提升文書檔案的安全性，同時，還應(yīng)當(dāng)在局域網(wǎng)內(nèi)構(gòu)建監(jiān)控點，實現(xiàn)對檔案信息狀態(tài)的實時監(jiān)控;其次數(shù)據(jù)備份（最好是異地備份），文書檔案信息化管理人員應(yīng)當(dāng)對重要數(shù)據(jù)進行備份處理，用以降低數(shù)據(jù)丟失的影響力，同時，還能方便復(fù)原恢復(fù)，用以保障文書檔案數(shù)據(jù)的完整性，為文書檔案信息化管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運行創(chuàng)造條件;最后人才選用，應(yīng)當(dāng)聘用專業(yè)安全管理人才，對文書檔案信息化管理系統(tǒng)運行進行實時管理與監(jiān)控，以達到提升文書檔案信息化管理系統(tǒng)穩(wěn)定運行的目標(biāo)。

5.結(jié)束語

綜上所述，在文書檔案管理工作日漸復(fù)雜的背景下，文書檔案信息化管理作為文書檔案管理工作的創(chuàng)新體現(xiàn)，實行“雙套制”的檔案管理模式，有效提升了文書檔案管理工作的效率、質(zhì)量以及利用。但是，在落實文書檔案信息化管理的過程中，仍存在使用率偏低與安全風(fēng)險較大的情況，對此，事業(yè)單位在落實文書檔案信息化管理時，應(yīng)當(dāng)重視文書檔案信息化管理體系與安全防護體系的構(gòu)建，通過這樣的方式，促進文書檔案信息化管理使用率與安全性的提升，為文書檔案信息化管理價值最大化創(chuàng)造條件。

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作者簡介：周劍鋒（1973.11-），男，漢族，四川廣安人，?？?，檔案管理館員，研究方向： 從事文書檔案收集、整理、保管、利用、信息化等工作制度和方案并組織實施。

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