醫(yī)院檔案管理工作的問(wèn)題及改進(jìn)措施

王紅

[摘要]受公立醫(yī)院改革工作的影響，近年來(lái)很多醫(yī)院的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)質(zhì)量都得到了顯著提升，檔案管理工作同樣實(shí)現(xiàn)了較快發(fā)展，但如果從現(xiàn)代化、信息化檔案管理的角度來(lái)看，不少醫(yī)院的檔案管理工作卻仍然存在著一定的不足，并不能夠?qū)⑨t(yī)院檔案資料在各工作領(lǐng)域中的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，而這也使醫(yī)院的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展受到了較大限制。因此，本文對(duì)當(dāng)前國(guó)內(nèi)醫(yī)院在檔案管理方面存在的普遍性問(wèn)題進(jìn)行了分析，同時(shí)圍繞這些檔案管理工作問(wèn)題的解決措施展開了探討，以期促進(jìn)醫(yī)院檔案管理水平的提升。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；醫(yī)院；檔案資料

中圖分類號(hào)：R197.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1722（2021）08-0071-03

醫(yī)院檔案是各項(xiàng)醫(yī)療工作活動(dòng)中直接形成的具有查考保存價(jià)值的不同形式和載體的歷史記錄，是醫(yī)院各項(xiàng)工作利用的合法憑證和依據(jù)，也是醫(yī)院信息資產(chǎn)和財(cái)富。在醫(yī)院的重大經(jīng)營(yíng)決策、臨床診療、科研教學(xué)、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、行政事務(wù)、財(cái)務(wù)管理、檢查評(píng)比、達(dá)標(biāo)升級(jí)，以及解決醫(yī)患糾紛與維護(hù)單位及職工利益等方面，檔案都具有較高的利用價(jià)值，因此有必要針對(duì)醫(yī)院檔案管理工作問(wèn)題及相關(guān)改進(jìn)措施進(jìn)行研究。

一、醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)存問(wèn)題

（一）檔案意識(shí)相對(duì)薄弱

面對(duì)提高醫(yī)療服務(wù)水平的迫切需求，當(dāng)前很多醫(yī)院雖然在發(fā)展過(guò)程中得到了國(guó)家的大力支持，但基本都習(xí)慣于將工作重心放在臨床診療、科研等方面，希望通過(guò)技術(shù)創(chuàng)新、先進(jìn)技術(shù)引進(jìn)、高素質(zhì)醫(yī)護(hù)人員培養(yǎng)等措施，為患者提供更好的醫(yī)療服務(wù)，對(duì)于工作效果難以得到直接體現(xiàn)的檔案管理工作，重視程度則相對(duì)不足，在人力、資金等方面的支持力度也比較小，這對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作的有效開展是不利的。另外，在部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)干部檔案意識(shí)不強(qiáng)的情況下，醫(yī)院各崗位職工也常常會(huì)出現(xiàn)對(duì)檔案管理缺乏重視的問(wèn)題，并不愿意主動(dòng)配合檔案管理人員完成資料收集、整理等工作，而這也給檔案管理工作帶來(lái)了不小的困難[1]。例如在科研檔案管理工作中，部分醫(yī)院科研人員將科研項(xiàng)目的相關(guān)資料視為個(gè)人私有財(cái)產(chǎn)，不愿及時(shí)上交論著、專利證書等材料的原件，最終使科研檔案的完整性受到影響。

（二）檔案管理制度缺失

醫(yī)院檔案管理的工作內(nèi)容十分復(fù)雜，在檔案資料內(nèi)容、類型不同的情況下，其相關(guān)管理要求也同樣會(huì)存在明顯差異，檔案管理人員必須針對(duì)各類檔案的特點(diǎn)及相關(guān)應(yīng)用需求，完成收集、歸檔、整理等方面的管理工作，保證檔案管理的有效性。然而目前由于不少醫(yī)院對(duì)于檔案管理工作的重視程度不高，在相關(guān)工作制度的建設(shè)上也比較滯后，因此并未能夠建立起完善的檔案管理工作制度體系，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)制度針對(duì)性不足，部分檔案管理制度缺失、制度要求不明確等問(wèn)題，而在缺乏明確、細(xì)化工作制度作為指導(dǎo)的情況下，檔案管理工作的有效性也必然會(huì)隨之降低[2]。另外，近幾年不少醫(yī)院雖然對(duì)檔案管理工作的重視程度有所提高，建立了相對(duì)完善的檔案管理工作制度體系，但對(duì)于制度內(nèi)容的更新卻仍然有所不足，尤其是在醫(yī)院信息化建設(shè)持續(xù)推進(jìn)的情況下，隨著醫(yī)院檔案管理工作逐漸實(shí)現(xiàn)信息化，工作內(nèi)容、工作形式、工作要求等都發(fā)生了較大改變，如果仍基于原有的工作制度對(duì)檔案管理工作提出要求，自然也就無(wú)法取得理想工作成果。

（三）專業(yè)人才有所不足

當(dāng)今人才競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，國(guó)內(nèi)很多醫(yī)院雖然都十分重視對(duì)高素質(zhì)人才的引進(jìn)與培養(yǎng)，但無(wú)論是外部人才引進(jìn)還是內(nèi)部人才培養(yǎng)，同樣主要集中于醫(yī)療、管理等領(lǐng)域，針對(duì)檔案管理工作的人才引進(jìn)與培養(yǎng)并不多，而這也使醫(yī)院檔案管理部門出現(xiàn)了專業(yè)人才明顯不足的問(wèn)題，即便醫(yī)院能夠通過(guò)信息化建設(shè)來(lái)為檔案管理工作提供支持，但在缺少專業(yè)檔案管理人員的情況下，檔案管理工作質(zhì)量也同樣很難得到保證。另外，很多醫(yī)院的檔案管理人員多為兼職，而且人員更換也較頻繁，無(wú)法集中有效精力掌握檔案知識(shí)，也缺少系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對(duì)檔案工作也缺乏責(zé)任心，思想上忽略檔案管理的重要性，對(duì)檔案的收集、整理、保管等不規(guī)范，很少對(duì)檔案深入研究，開發(fā)編研資料，充分有效地利用檔案。缺少專業(yè)專職的檔案管理人員，不能保證歸檔質(zhì)量，造成檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，開展工作的方式方法制約了醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展，不利于醫(yī)院管理。

（四）信息化基礎(chǔ)建設(shè)不規(guī)范

在信息化發(fā)展趨勢(shì)的影響下，當(dāng)前不少醫(yī)院都開展了檔案管理信息化建設(shè)，以期盡快實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，使檔案管理工作效率、工作質(zhì)量得到顯著提升。但從實(shí)際情況來(lái)看，由于部分醫(yī)院在檔案管理信息化建設(shè)方面的投入相對(duì)較少，有關(guān)檔案管理工作的長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃也有所不足，因此各類基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)仍處于相對(duì)滯后的狀態(tài)，并不能夠滿足信息化檔案管理的需求，而醫(yī)院檔案管理的整體水平也隨之受到了巨大影響[3]。例如在檔案管理信息化趨勢(shì)下，很多醫(yī)院雖然實(shí)現(xiàn)了從傳統(tǒng)手工操作管理向計(jì)算機(jī)自動(dòng)管理的轉(zhuǎn)變，但在進(jìn)行檔案整理、分類、編目等工作時(shí)，卻仍然習(xí)慣于按照原本紙質(zhì)檔案管理的思維進(jìn)行，使信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)很難充分發(fā)揮出來(lái)。例如在檔案分類整理方面，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)新舊分類大綱同時(shí)存在的情況，一旦新舊大綱中的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)出現(xiàn)沖突，就很容易導(dǎo)致檔案號(hào)混亂等問(wèn)題，造成人力、物力的大量浪費(fèi)，降低檔案工作效率。

（五）信息安全問(wèn)題凸顯

在醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)過(guò)程中，醫(yī)院不僅需要面對(duì)資金、技術(shù)方面的諸多問(wèn)題，同時(shí)還會(huì)面臨嚴(yán)峻的信息安全問(wèn)題，尤其是在醫(yī)院各類紙質(zhì)檔案資料逐漸轉(zhuǎn)為電子檔案資料的情況下，醫(yī)院檔案管理的信息安全問(wèn)題更是顯得十分突出，如果不能及時(shí)采取有效應(yīng)對(duì)措施，就很可能會(huì)造成重要數(shù)據(jù)信息的泄露，給醫(yī)院各項(xiàng)工作的正常進(jìn)行乃至患者個(gè)人隱私安全帶來(lái)巨大影響。例如在病歷檔案的管理工作中，一旦有檔案資料出現(xiàn)泄漏，那么病例中記錄的患者個(gè)人隱私信息就會(huì)被他人所獲取，并應(yīng)用于惡意營(yíng)銷、電信詐騙等活動(dòng)，干擾患者的正常生活，嚴(yán)重時(shí)甚至還會(huì)使患者出現(xiàn)財(cái)產(chǎn)損失。

二、醫(yī)院檔案管理工作中問(wèn)題的有效解決措施

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理觀念

對(duì)于現(xiàn)階段的醫(yī)院來(lái)說(shuō)，要想提高自身檔案管理水平，解決檔案管理工作中出現(xiàn)的諸多問(wèn)題，首先必須轉(zhuǎn)變自身的檔案管理觀念，加深對(duì)檔案管理工作的了解，并在充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作重要性的基礎(chǔ)上，加大對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的支持力度，使各項(xiàng)檔案管理工作得以有效展開。例如在檔案管理信息化建設(shè)中，醫(yī)院就需要加大對(duì)檔案管理工作的資金投入力度，為各項(xiàng)信息化建設(shè)工作提供充足的資金支持，以便于引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，完成信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)的開發(fā)建設(shè)，為檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)提供支持[4]。而在重醫(yī)療管理，輕檔案管理的環(huán)境下，檔案人員則可以在收集檔案資料的同時(shí)，與各相關(guān)科室兼職檔案人員做好檔案宣傳工作，并積極、主動(dòng)、熱情地提供檔案利用服務(wù)，做好相關(guān)檔案利用登記工作。另外，醫(yī)院需要將檔案利用的典型事例記錄下來(lái)，或者對(duì)所產(chǎn)生的檔案利用經(jīng)濟(jì)效益展開精確計(jì)算，在每年年終匯總后上報(bào)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和主管部門領(lǐng)導(dǎo)審閱，以充分體現(xiàn)出檔案資料的重要作用，贏得領(lǐng)導(dǎo)高度重視和支持及各科室工作人員的積極配合。

（二）完善檔案管理制度

為保證醫(yī)院檔案管理工作的有效性，醫(yī)院還需進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作制度體系的建設(shè)，針對(duì)醫(yī)院檔案類型多樣、內(nèi)容復(fù)雜的特點(diǎn)，對(duì)不同類型檔案的管理工作進(jìn)行明確區(qū)分，建立更加具體的細(xì)化工作制度，以保證工作制度內(nèi)容的針對(duì)性。例如在科研檔案管理工作制度的建設(shè)上，就需要充分考慮針對(duì)科研文件材料分散的特點(diǎn)，加強(qiáng)科研檔案收集與科研管理工作間的聯(lián)系，對(duì)科研檔案的收集工作方法加以創(chuàng)新，將科研人員的檔案歸檔情況與個(gè)人考核掛鉤，建立更具針對(duì)性的歸檔制度。同時(shí)，醫(yī)院還要根據(jù)國(guó)家檔案局、國(guó)家衛(wèi)生健康委員會(huì)及省市等上級(jí)部門相關(guān)檔案管理體系中的各種管理辦法、規(guī)章制度，制訂出適合本單位各種門類、各種載體的檔案管理體系，將醫(yī)院檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度、管理辦法明確下來(lái)，并對(duì)部分規(guī)章制度進(jìn)行公示。此外，檔案管理工作還必須遵循集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，形成由院領(lǐng)導(dǎo)分管、主管科室領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、各相關(guān)科室負(fù)責(zé)人組成的檔案工作目標(biāo)管理領(lǐng)導(dǎo)小組與考核小組及檔案室檔案人員，各相關(guān)科室檔案兼職人員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，保證職責(zé)明確、分工到位，使檔案工作有章可循、有據(jù)可依，科學(xué)規(guī)范、職責(zé)明確，進(jìn)而保證歸檔質(zhì)量，提高檔案管理水平和利用率。而在歸檔方面，醫(yī)院應(yīng)明確電子檔案的歸檔方式要求，要求檔案管理人員在將電子檔案存儲(chǔ)在信息系統(tǒng)中后，借助光盤、磁盤、磁帶等介質(zhì)對(duì)檔案進(jìn)行異地備份，并注明檔案的建檔日期、內(nèi)容、分類等相關(guān)信息。而在電子檔案的存放期間，則需要對(duì)檔案文件進(jìn)行復(fù)制，并將復(fù)制后的各套電子檔案分別用于查閱、封存與利用。

（三）建立專業(yè)人才隊(duì)伍

醫(yī)院檔案是一項(xiàng)專業(yè)性與服務(wù)性很強(qiáng)的工作，檔案人員必須具備一定的檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能，而且也要具備較高的政治素養(yǎng)和良好的職業(yè)道德。面對(duì)專業(yè)檔案管理人才的缺失，醫(yī)院還需進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)專業(yè)檔案管理人才的引進(jìn)與培養(yǎng)，以期盡快建立專業(yè)化的檔案管理工作隊(duì)伍。例如，在人才引進(jìn)方面，醫(yī)院不僅要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的人才觀念，提高對(duì)檔案管理類專業(yè)人才的重視，同時(shí)通過(guò)提高工作待遇、制定人才引進(jìn)計(jì)劃等方式，積極引進(jìn)具有良好專業(yè)素養(yǎng)的檔案管理人才，使其能夠?yàn)楦黜?xiàng)檔案管理工作的有效展開提供支持。在人才培養(yǎng)方面，醫(yī)院應(yīng)根據(jù)不同崗位檔案管理人員的工作內(nèi)容、工作性質(zhì)、工作要求，為其建立常態(tài)化、針對(duì)性的培訓(xùn)體系，以幫助其不斷提高專業(yè)素養(yǎng)，掌握各項(xiàng)工作技能。例如，醫(yī)院可以對(duì)科研檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，幫助其了解科研工作中各類檔案資料的格式、內(nèi)容、類型、作用等，以便于后續(xù)的檔案整理、分類、歸檔。在電子檔案管理工作中，醫(yī)院需要組織檔案管理人員參加信息技術(shù)培訓(xùn)活動(dòng)，保證其能夠掌握信息系統(tǒng)操作、電子檔案保存等方面的技能，盡快參與到信息化檔案管理工作中來(lái)。

（四）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，醫(yī)院雖然需要關(guān)注對(duì)先進(jìn)技術(shù)、設(shè)備的引進(jìn)，但對(duì)于各方面基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)也同樣是十分重要的。例如，為凸顯信息化檔案管理在工作效率方面的優(yōu)勢(shì)，醫(yī)院需要根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際需求，對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)，保證檔案管理人員能借助信息系統(tǒng)完成電子檔案分類存儲(chǔ)、檢索查閱、復(fù)制下載等工作，使檔案管理工作能夠變得更加便捷、高效。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境方面，醫(yī)院則需要建立網(wǎng)絡(luò)管理部門，由專業(yè)人員負(fù)責(zé)對(duì)醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行維護(hù)，同時(shí)完成檔案管理信息系統(tǒng)的更新、維護(hù)等工作，在保證檔案管理信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的同時(shí)，為檔案管理人員提供更加穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境[5]。

（五）強(qiáng)化信息安全管理

隨著當(dāng)今社會(huì)信息安全問(wèn)題的逐漸凸顯，醫(yī)院檔案管理工作所面臨的信息安全隱患也同樣變得越來(lái)越大。解決醫(yī)院檔案的信息安全問(wèn)題，保證各類檔案信息的安全性，則需要醫(yī)院靈活應(yīng)用各類信息安全防范技術(shù)，對(duì)信息安全管理工作加以強(qiáng)化。例如，為加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的保護(hù)，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的用戶訪問(wèn)控制，通過(guò)設(shè)置身份驗(yàn)證防火墻、設(shè)立系統(tǒng)訪問(wèn)權(quán)限等級(jí)等方式，限制內(nèi)、外部人員的非法訪問(wèn)行為，避免電子檔案信息出現(xiàn)泄漏。檔案查閱、檔案收集等工作則需要利用數(shù)據(jù)加密技術(shù)對(duì)待傳輸?shù)谋Ｃ芪募M(jìn)行加密處理，以免其在傳輸過(guò)程為他人所截取。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，醫(yī)院檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院臨床診療、科研、財(cái)務(wù)管理、人事管理等各項(xiàng)工作的展開都有著很大幫助，雖然從目前來(lái)看，很多醫(yī)院的檔案管理仍存在明顯不足，檔案管理工作的效果也并不理想，但只要能夠在檔案管理制度建設(shè)、信息安全管理、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等方面采取有效的應(yīng)對(duì)措施，就必然能夠使醫(yī)院檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

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