信息化建設(shè)大背景下高校學(xué)籍檔案管理建設(shè)

張文婷

[摘 要] 高校學(xué)籍檔案管理建設(shè)一直都是教育部門重點(diǎn)關(guān)注的問題。隨著我國科技水平不斷增強(qiáng)，高校的檔案管理方法與以往相比也有了質(zhì)的提升。我國傳統(tǒng)的高校學(xué)籍檔案管理一直都是采取紙質(zhì)保存的方法，但是一旦保存不當(dāng)或者出現(xiàn)意外情況，學(xué)籍檔案資料非常容易被損毀或者丟失。在信息化建設(shè)的背景下，我國高校的教學(xué)管理水平以及教學(xué)質(zhì)量得到有效提升，從某種程度上來說，高校的學(xué)籍檔案管理也體現(xiàn)出學(xué)籍管理的直觀性以及文化一體性，體現(xiàn)出高校的發(fā)展水平以及信息化建設(shè)程度。

[關(guān)鍵詞] 信息化建設(shè)；高校；學(xué)籍檔案；管理；大數(shù)據(jù)

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1722（2021）07-0062-02

黨的十九大后，我國正在朝著建設(shè)“雙一流”大學(xué)方向的目標(biāo)邁進(jìn)。所以，創(chuàng)設(shè)內(nèi)涵式高等教育科研管理模式，才能有效提升我國高等教育管理水平以及教育水平。隨著信息時(shí)代的來臨，大數(shù)據(jù)技術(shù)推動(dòng)了高校信息化建設(shè)的發(fā)展，并且使得高校管理模式得到了創(chuàng)新。而對(duì)高校來講，結(jié)合基礎(chǔ)管理?xiàng)l件，將信息技術(shù)的作用充分發(fā)揮出來，由此來推動(dòng)高校學(xué)籍檔案工管理工作的發(fā)展[1]。

一、高校學(xué)籍檔案信息化建設(shè)的重要意義

（一）拓展學(xué)籍檔案管理范圍

高校在進(jìn)行學(xué)籍檔案管理工作的過程中，利用信息技術(shù)，不僅能實(shí)現(xiàn)文字信息錄入，一些圖案或者視頻、音頻的資料也可以利用信息化技術(shù)進(jìn)行保存，并且通過大數(shù)據(jù)平臺(tái)，可以大范圍地來收集其他有用的信息，有效拓展了學(xué)籍檔案管理的職能以及范圍。高校運(yùn)用信息化技術(shù)來進(jìn)行學(xué)籍檔案管理，不僅信息存儲(chǔ)量大，并且具有很強(qiáng)的便捷性、穩(wěn)定性；另外最重要的一點(diǎn)就是，利用信息化技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)信息共享。而根據(jù)高校傳統(tǒng)保存學(xué)籍檔案的方法，要對(duì)紙質(zhì)學(xué)籍檔案進(jìn)行合理分類然后存放，這樣不僅要占據(jù)很大的空間，同時(shí)還要分配很多的人力資源進(jìn)行管理。而利用信息化技術(shù)來進(jìn)行高校學(xué)籍檔案管理，一方面不用占據(jù)大面積空間，節(jié)省了很多人力資源；另一方面，也提升了高校學(xué)籍檔案管理的工作效率，以及學(xué)籍檔案資料的利用率。從整體效果來講，這既降低了高校學(xué)籍檔案管理以及維護(hù)的成本，同時(shí)也使得高校學(xué)籍檔案管理的服務(wù)水平得到有效提升。

（二）節(jié)約空間成本

在以往，高校一般運(yùn)用紙質(zhì)文件來記錄學(xué)生的學(xué)籍檔案資料，同樣會(huì)以紙質(zhì)檔案的形式來對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行保存。然而高校的學(xué)生數(shù)量眾多，并且每年都會(huì)增加大量的學(xué)生，這樣一來，也就意味著高校每年要對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案資料重新進(jìn)行記錄。高校在學(xué)籍檔案資料更新以及處理的過程中，不僅要浪費(fèi)大量的人力資源以及物力資源，同樣要花費(fèi)大量的空間成本。因?yàn)榧堎|(zhì)檔案的保存有著嚴(yán)格的要求，檔案室要處于干燥陰涼的環(huán)境中，濕度不能過高，并且要遠(yuǎn)離火源。對(duì)于貨架以及擺放都有著固定的標(biāo)準(zhǔn)；所以，對(duì)于這些要求，高校學(xué)籍檔案管理部門要在檔案室工程建造開始前，就要考慮按照檔案室的布局并進(jìn)行建筑設(shè)計(jì)，但是如此就會(huì)增加建筑面積，加大投入成本。一旦儲(chǔ)存空間受限，那么就會(huì)對(duì)學(xué)生學(xué)籍紙質(zhì)檔案管理造成很多不便。

（三）增加現(xiàn)有信息資源共享以及利用效率

隨著我國高校朝著“雙一流”大學(xué)建設(shè)目標(biāo)逐漸邁進(jìn)，我國高?；痉艞壥褂眉堎|(zhì)保存學(xué)生學(xué)籍檔案的方法，大多運(yùn)用信息化辦公軟件以及檔案管理平臺(tái)來獲得高校學(xué)籍檔案信息并且進(jìn)行綜合管理。運(yùn)用此種方法能在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息共享。另外，加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)，不僅能夠有效實(shí)現(xiàn)高校學(xué)籍檔案的文字信息共享，還能實(shí)現(xiàn)圖片、視頻以及音頻等信息資源共享。

二、高校學(xué)籍信息化現(xiàn)狀以及問題分析

（一）學(xué)籍信息化水平較低

在當(dāng)前階段，我國有諸多高校存在學(xué)籍檔案信息管理科學(xué)水平達(dá)不到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的情況。甚至我國有很多“雙一流”大學(xué)，其學(xué)籍檔案管理水平也不是很高，甚至還有很多高校還不曾具備專業(yè)化的學(xué)籍檔案信息管理技術(shù)，沒有建立屬于自己的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，無法對(duì)學(xué)籍檔案在短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行準(zhǔn)確分類以及搜索，目前還處于簡單的收集目錄信息的階段，不具備專業(yè)的搜索平臺(tái)以及信息數(shù)據(jù)儲(chǔ)存庫，有些高校電子信息檔案占比較小，不能實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案精細(xì)化管理。有些高校的學(xué)籍檔案信息管理人員由于自身能力不足，所以無法達(dá)到二級(jí)學(xué)院檢索的學(xué)籍檔案系統(tǒng)和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

（二）學(xué)籍檔案安全性不足

在當(dāng)前階段，我國有很多高校還在運(yùn)用傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式，運(yùn)用紙質(zhì)文件來記錄學(xué)籍檔案。如果將此類紙質(zhì)學(xué)籍檔案進(jìn)行管理的話，就要在防潮、防火、防光等多方面進(jìn)行考慮，管理以及儲(chǔ)存紙質(zhì)學(xué)籍檔案的條件過于苛刻。如果運(yùn)用大數(shù)據(jù)平臺(tái)綜合信息技術(shù)來進(jìn)行學(xué)籍檔案信息管理，那么就能將學(xué)籍檔案出現(xiàn)物理損傷的概率降低至最小。另外需要注意的是，在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中高校容易出現(xiàn)學(xué)籍檔案丟失，或者學(xué)籍檔案信息被篡改以及竊取等現(xiàn)象。這些情況一般會(huì)發(fā)生在學(xué)籍檔案信息數(shù)據(jù)傳輸以及存儲(chǔ)階段。而要想有效避免此類情況發(fā)生，就要在高校學(xué)籍檔案信息化建設(shè)階段，加強(qiáng)信息化安全體系建設(shè)；并且，尤其要提高學(xué)籍檔案信息管理人員的安全意識(shí)，這樣才能在最大程度上建立完善全面安全的高校學(xué)籍檔案信息化安全系統(tǒng)。

（三）學(xué)籍檔案管理人員專業(yè)程度不高

高校學(xué)籍檔案管理人員的專業(yè)程度影響著高校整體學(xué)籍檔案管理，所以高校對(duì)學(xué)籍檔案管理人員要嚴(yán)格要求。高校學(xué)籍檔案管理人員一定要具備現(xiàn)代化數(shù)據(jù)信息處理能力，特別是在當(dāng)前大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，學(xué)籍檔案管理人員的信息技術(shù)水平在一定程度上決定了高校學(xué)籍檔案管理的水平。而就當(dāng)前階段來講，我國高校學(xué)籍檔案管理人員的不足主要體現(xiàn)在兩方面：其一是學(xué)籍檔案管理思維以及管理模式上過于傳統(tǒng)，使得高校學(xué)籍檔案管理人員的工作效率無法得到有效提升。其二就是高校一級(jí)院系以及二級(jí)院系存在一人身兼多職的情況[2]。這樣一來，就使得二級(jí)院校的學(xué)籍檔案管理的發(fā)展在某種程度上受到了限制，并且也無法將其學(xué)籍檔案管理應(yīng)有的水平充分發(fā)揮出來。

三、高校學(xué)籍檔案信息化管理體系建設(shè)的對(duì)策

（一）加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的投入力度

首先，高校要想學(xué)籍檔案信息化建設(shè)能夠順利開展，那么高校領(lǐng)導(dǎo)就要加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案信息化管理建設(shè)的重視，高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)籍檔案信息化建設(shè)的支持是此項(xiàng)工作能夠順利開展的前提。另外，高校的財(cái)務(wù)部門應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案信息化建設(shè)的財(cái)力投入。這樣高校學(xué)籍檔案管理部門才有足夠的資金來購置管理設(shè)備，以及軟件設(shè)施。資金是一切活動(dòng)進(jìn)行的基礎(chǔ)，如果投入資金不夠，一切都只是紙上談兵。而學(xué)籍檔案管理部門只有具備足夠的資金，才能購置先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備。對(duì)于計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)的安全管理，高校學(xué)籍檔案管理部門要定時(shí)對(duì)計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)進(jìn)行巡查，做好防火墻以及防病毒等網(wǎng)絡(luò)工作，另外對(duì)學(xué)籍檔案的存儲(chǔ)、下載等工作一定要做好權(quán)限管理。另外，高校學(xué)籍檔案管理部門需要做好計(jì)算機(jī)管理工作以及學(xué)籍檔案電子文件的避光、避塵以及防變形等工作，保證學(xué)籍電子檔案的存儲(chǔ)、下載等工作能安全穩(wěn)定進(jìn)行。

（二）提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

高校學(xué)籍檔案管理人員的專業(yè)技能以及綜合素養(yǎng)水平一定要能達(dá)到相關(guān)要求的水準(zhǔn)。高校學(xué)籍檔案管理人員要努力學(xué)習(xí)新的技術(shù)，既要擁有管理傳統(tǒng)紙質(zhì)學(xué)籍檔案的能力，同時(shí)也要精通計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以強(qiáng)化學(xué)籍檔案信息化建設(shè)的能力。另外，高校學(xué)籍檔案管理人員要具備良好的服務(wù)思想，不能具有“重管理、輕服務(wù)”的思想。高校學(xué)籍檔案管理人員要做到主動(dòng)為學(xué)籍檔案使用人員服務(wù)，并且要?jiǎng)?chuàng)造多元服務(wù)模式，以實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案信息資源共享為目標(biāo)，將學(xué)籍檔案信息應(yīng)有的作用充分發(fā)揮出來，這樣才能有效提升學(xué)籍檔案信息資源管理的質(zhì)量[3]。

（三）加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)

隨著時(shí)代不斷發(fā)展，實(shí)現(xiàn)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為時(shí)代的要求。高校學(xué)籍檔案管理人員要改變傳統(tǒng)“重藏輕用”的觀念，運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息手段，在最短的時(shí)間內(nèi)查詢到所需要的信息并將之進(jìn)行應(yīng)用，這樣能有效提升學(xué)籍檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。另外，高校學(xué)籍檔案管理人員要做好紙質(zhì)學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)工作，這對(duì)實(shí)現(xiàn)高校學(xué)籍檔案信息化建設(shè)有著非常重要的意義。

四、結(jié)語

綜上所述，學(xué)籍檔案管理對(duì)高校有著非常重要的影響。隨著時(shí)代的發(fā)展，信息化技術(shù)在高校學(xué)籍檔案管理中得到廣泛應(yīng)用。高校在進(jìn)行學(xué)籍檔案信息化建設(shè)的過程中，不僅有效提升了學(xué)籍檔案信息化管理效率，也提高了學(xué)籍檔案信息化管理工作質(zhì)量。高校應(yīng)重視對(duì)學(xué)籍檔案信息化的管理工作，一方面要投入足夠的資金支持；另一方面，要提高學(xué)籍檔案信息管理人員的質(zhì)量，這樣才能做好高校學(xué)籍檔案信息管理建設(shè)工作。

參考文獻(xiàn)：

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[2]張桂英.高校學(xué)籍管理信息化建設(shè)中存在的問題與對(duì)策[J].知識(shí)經(jīng)濟(jì)，2019（18）：104+106.

[3]李曉宇.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)中的應(yīng)用[J].科技傳播，2016（19）：130-131.