文·陳洪花
“十四五”時期,我國將進(jìn)入新發(fā)展階段。正確認(rèn)識新發(fā)展階段的內(nèi)涵和特點,準(zhǔn)確把握我國所處重要戰(zhàn)略機遇期的機遇和挑戰(zhàn),積極貫徹新發(fā)展理念,為構(gòu)建新發(fā)展格局貢獻(xiàn)檔案力量,是檔案部門義不容辭的責(zé)任。為適應(yīng)新發(fā)展階段的需要,筆者就加強檔案征集工作談一些自己膚淺的看法,以求對讀者有所裨益。
征集工作是檔案館工作的法定職責(zé),是檔案館日常工作的重要組成部分,是維護(hù)黨和國家歷史真實面貌的必要手段,是豐富館藏檔案信息資源、改善館藏結(jié)構(gòu)的有效手段和重要途徑,是留存國家記憶的重要補充。檔案部門一定要充分認(rèn)識做好檔案征集工作的重大現(xiàn)實意義和深遠(yuǎn)歷史意義,以對黨、對歷史、對組織、對百姓高度負(fù)責(zé)的態(tài)度,認(rèn)真履行崗位職責(zé),扎實地做好征集工作。
任何一項工作想做好,領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵,檔案征集工作更是如此。因此,要成立由館主要領(lǐng)導(dǎo)任組長,館班子分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長、相關(guān)科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案征集工作領(lǐng)導(dǎo)小組,責(zé)任明確,落實到人,形成主要領(lǐng)導(dǎo)親自抓,分管領(lǐng)導(dǎo)靠上抓,責(zé)任科室日常具體抓的責(zé)任體系。檔案征集工作領(lǐng)導(dǎo)小組,要定期進(jìn)行研究部署,提出明確目標(biāo)要求。具體責(zé)任科室要定期進(jìn)行工作匯報,及時提請領(lǐng)導(dǎo)研究解決檔案征集工作中遇到的新情況、新問題,加大對檔案征集工作人力、物力、財力的投入,使檔案征集工作事事有人做、件件有回音。要把檔案征集工作與其它業(yè)務(wù)工作擺上同等位置,同布置、同檢查、同考核,納入年終綜合考評。要注意關(guān)心檔案征集干部的成長,經(jīng)常過問工作和生活中遇到的困難和問題,及時研究幫助解決,以解除檔案干部的后顧之憂,使其能夠全身心地投入到工作中去,為檔案征集工作的順利開展創(chuàng)造良好的條件。
沒有規(guī)矩,不成方圓。檔案征集工作要健全完善各項規(guī)章制度,使征集工作有章可循。
首先,根據(jù)《檔案法》《山東省檔案條例》及有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定,對本地的檔案工作特別是征集工作進(jìn)行深度調(diào)研,結(jié)合本地區(qū)、本館工作的實際情況,對檔案征集的目的、內(nèi)容、范圍、方式以及征集工作的獎懲進(jìn)行原則界定,廣泛征求意見,并報本地法制部門審核批準(zhǔn),形成針對性強的《檔案征集工作管理辦法》,使征集工作有法可依、有規(guī)可循。
其次,根據(jù)《檔案征集工作管理辦法》的規(guī)定,結(jié)合日常工作實際,進(jìn)行分析研究,細(xì)化分解征集工作管理辦法的相關(guān)規(guī)定,對征集范圍、征集方式、征集檔案資料的移交、價值鑒定、對征集工作者的要求等方面做出詳細(xì)具體的規(guī)定,形成可操作性強的操作步驟和流程,成為檔案征集工作的基本準(zhǔn)則,讓新任檔案工作者,一看征集工作操作流程圖就會操作運作。
再次,要定期回顧總結(jié),查找不足,立即整改。分管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)責(zé)任科室人員要定期總結(jié)前段的檔案征集工作情況,發(fā)現(xiàn)不足和問題,總結(jié)經(jīng)驗和做法。對不足和問題,要分析原因,采取措施,立即整改,確保整改到位。對總結(jié)提煉的好做法、好經(jīng)驗,要大力宣傳和推廣。
要認(rèn)真學(xué)習(xí)研究《檔案征集工作管理辦法》,明確具體的征集范圍,到哪里征集、征集什么、怎么樣征集,并在這個基礎(chǔ)上研究確定征集工作的目標(biāo)任務(wù)。
厘清征集范圍,既要明確總的征集范圍,進(jìn)行全面征集,又要突出重點的征集范圍,進(jìn)行重點征集。在厘清征集范圍的前提下,再制定具體征集工作目標(biāo)任務(wù)??偟恼骷秶獓@當(dāng)?shù)攸h委政府的中心工作去開展。近年來要圍繞新冠疫情防控、新舊動能轉(zhuǎn)換、脫貧攻堅、鄉(xiāng)村振興等重大部署來開展征集;圍繞紅色教育基地、文化傳承基地建設(shè)等,將基地的建設(shè)和檔案征集工作緊密結(jié)合起來,達(dá)到事半功倍的效果。檔案征集工作的重點,筆者認(rèn)為是民間的檔案資料。這是因為,一博大精深的民間文化造就了燦爛多姿的地方特色檔案資料;二濃郁的地方民間工藝,為檔案部門的檔案征集提供了極大的潛力;三民間收藏有著悠久的歷史和豐富的內(nèi)容,為檔案征集工作提供了豐富的檔案源。
征集工作的目的是豐富館藏資源,改善館藏結(jié)構(gòu)。研究確定征集目標(biāo)任務(wù)時,既要考慮檔案資料數(shù)量,又要考慮檔案資料的質(zhì)量。切不能只求數(shù)量,而網(wǎng)羅大量無用的資料,既占館庫空間,又不能調(diào)節(jié)館藏結(jié)構(gòu)。因此,在進(jìn)行征集工作時,一定要進(jìn)行價值鑒定,去劣選優(yōu)。這就對檔案征集工作者提出了很高的要求,即平時要對檔案征集范圍內(nèi)的大事要事進(jìn)行潛心研究,掌握當(dāng)?shù)氐奈幕?、歷史、人文等。
檔案征集工作要有新發(fā)展、新進(jìn)步,達(dá)到預(yù)期的征集目的,就必須進(jìn)行創(chuàng)新。既要創(chuàng)新工作思路,完善工作舉措,又要優(yōu)化征集方式,采用新技術(shù)。當(dāng)前,要做好檔案征集工作,應(yīng)該在繼續(xù)堅持印發(fā)文件、發(fā)布公告等以往成功做法的基礎(chǔ)上,突出兩個新的征集方式。
一是利用新媒體進(jìn)行檔案征集工作。各級黨委政府發(fā)布重大決策、組織的重大活動以及經(jīng)濟(jì)社會各項事業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r,無不通過新型媒體進(jìn)行宣傳。因此,新型媒體是地方特色檔案資料征集的方向,是檔案征集工作不可或缺的檔案源。所以,要高度重視,安排專人負(fù)責(zé),天天瀏覽地方電視臺的新聞、各類歷史文化欄目、日報的數(shù)字版、官方的微信等新聞媒體,發(fā)現(xiàn)有保存價值的檔案資料,就利用新技術(shù)進(jìn)行下載,然后歸檔整理移交檔案館。同時,發(fā)現(xiàn)有價值的史料、紀(jì)錄片等檔案資料,可以在保證安全、質(zhì)量的前提下,通過網(wǎng)絡(luò)傳輸手段獲得。利用現(xiàn)代新技術(shù)作為支撐,可以使檔案征集工作即快捷又便利。
二是以檔案編研、檔案展覽為契機,開展系統(tǒng)性地檔案資料征集工作。圍繞編研、展覽選題所收集的相關(guān)資料具有很強的專題性和系統(tǒng)性。因此,檔案征集工作與檔案編研和展覽工作要緊密結(jié)合起來,緊緊跟蹤檔案編研和檔案展覽選題,開展檔案資料征集,使征集到的檔案資料具有專題性、系統(tǒng)性,真正做到逐步改善館藏結(jié)構(gòu)、豐富檔案門類,從而推動檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。