探析檔案管理工作對地方志編寫的作用

張洪光 王艷娟

長春市九臺區(qū)地方志編纂中心

一、檔案管理和地方志書的特點

（一）檔案管理的主要特點

檔案管理簡單來說就是對檔案資料進行保存和應(yīng)用，其特點主要包括文化性、科學(xué)性以及政治性等。檔案的文化性主要取決于檔案的內(nèi)容。檔案主要記錄社會的經(jīng)濟、發(fā)展軌跡等資料，其是社會生活、人文歷史的原始記錄，由此可見檔案是對歷史的一種傳承形式，另外，從歷史信息中也可見其文化傳承性，所以說檔案具有顯著的文化特性。所有對經(jīng)濟發(fā)展和社會進步有利的資料都是極為寶貴的檔案資料，由此可見檔案具有一定的服務(wù)特性。而不同的單位和企業(yè)，他們在檔案的服務(wù)性質(zhì)上也會存在一定的差異，例如在機關(guān)單位中，檔案管理能夠有效的提升工作效率，且能夠?qū)Ⅻh在各個時期的工作重心和發(fā)展進程準確地呈現(xiàn)出來。而在企業(yè)中，檔案的服務(wù)性則較為的多樣化，一方面，企業(yè)可以通過員工的檔案資料，掌握員工的工作經(jīng)歷、在學(xué)校的具體表現(xiàn)等相關(guān)情況，借此來決定對員工的任免和獎懲；另一方面，企業(yè)的生產(chǎn)資料是其運營的核心內(nèi)容，能夠為不同時期的生產(chǎn)經(jīng)營提供所需的技術(shù)支持、解決方案等，使企業(yè)的生產(chǎn)效率得到顯著提升。另外，檔案還具有保密性，就比方說國家的科技、航天以及武器等技術(shù)的研發(fā)成果，諸如此類的檔案資料都是不可公開的。同時，檔案的保密性也是有等級的，權(quán)限不同也決定了獲取檔案的程度會有所不同，普通的工作人員只能看到那些公開的資料信息，而更高級別的資料只有核心人員才能接觸到。

（二）地方志書的主要特點

志書是以地區(qū)為主，對該地區(qū)的人文地理、歷史文化以及經(jīng)濟發(fā)展等進行綜合記錄，又被稱為地志或地方志。首先，志書的地方性特點較為顯著。從多個層面對本地區(qū)的事件進行記錄，圍繞著地方性所展開，針對本區(qū)域內(nèi)的各項重大事件、人物等進行相應(yīng)的記錄，而那些與本地區(qū)無關(guān)或是超出本地區(qū)范圍的事件通常不會寫入志書。 與此同時。其還包含本地區(qū)的文化特色、民風(fēng)民俗等，這樣不僅既可以展現(xiàn)當?shù)氐娜宋奶厣矣衷斅缘卯?，使地方志更加具有可讀性和準確性。其次，志書具有時代性特征。隨著時間的逐漸推移，志書也會在內(nèi)容上進行不斷地更新，所以說時代性是其另一個顯著特點。需要特別注意的是對未發(fā)生、將來有可能發(fā)生的事情不應(yīng)記錄在志書中，并且在時間等方面也切勿弄虛作假。這充分表明了地方志在記錄上是以時間順序為主線的，針對一定時間段之內(nèi)的人文情況、經(jīng)濟發(fā)展等進行記錄。

二、檔案管理在地方志編寫中發(fā)揮的重要作用

地方志的編寫在一定程度上來說，其與檔案管理較為的相似，就是對所發(fā)生的事件進行準確的記錄，檔案管理是地方志編寫的可靠依據(jù)，地方志的編寫不僅能夠使原始檔案資料得到更加有效的保存，還能使原始檔案的保存年限得到延長。

（一）檔案管理是地方志編寫的可靠依據(jù)

編纂志書應(yīng)遵循述而不論這一重要原則，反映歷史客觀事實，而檔案則是用來維護黨和國家歷史真實面貌的。地方志的編寫會需要很多相關(guān)的材料，而檔案就是其中最為可靠的依據(jù)。只有對檔案資料進行充分的利用，才能使志書更加具有可信性，這也是其他資料所無法與之相比的。因此，要想能夠編纂出高品質(zhì)的志書，勢必離不開檔案資料。

與檔案管理相比較而言，編纂地方志與其即有不同，又有一定的聯(lián)系性，檔案是歷史的原始記錄，地方志則是歷史的系統(tǒng)記載，地方志的編寫與檔案是分不開的，如果沒有檔案，地方志的編寫則無法順利的進行下去，與此同時，檔案材料如果未能用于編修地方志，它也就失去一部分重要作用。地方志屬于一個地區(qū)性的百科全書，其記錄的是一定時期內(nèi)的事件，而檔案則是事件發(fā)生的實時記錄，所以說檔案是編寫地方志的必要基礎(chǔ)。與此同時，檔案管理隨著發(fā)展變得更加的規(guī)范化，各項檔案歸類明確，且檔案時間性較強，因此，其是編寫地方志的首選且必不可少的材料。

檔案記載著最為原始的歷史資料，其具有極強的權(quán)威性。歷代的史官在編史修志的過程中都會借助檔案資料。地方志是對一個地區(qū)自然環(huán)境、人文歷史的綜合全面的概述，可以說是地方小百科。地方志中包含著豐富且詳實的內(nèi)容，其中對地方各處的特點和所處時代的鮮明特色進行了充分展現(xiàn)，其主要資料依據(jù)都來自于檔案。而當前要想續(xù)寫新的地方志，其需要借鑒各級各類志書、年鑒及相關(guān)文獻等當中文字、圖表以及照片等此類的材料，同時也需要各級檔案部門予以充分的支持和積極地配合，從而為地志書的編寫提供所需的材料，將城市發(fā)展進程中發(fā)生的各類事件進行記錄。

（二）檔案為地方志的編寫創(chuàng)造了極大的便利條件

隨著社會的不斷發(fā)展進步，檔案管理工作變得更加的專業(yè)化，檔案管理在方式上也由以往的紙質(zhì)化轉(zhuǎn)變?yōu)楫斍暗碾娮踊榷嘣l(fā)展。當前，檔案管理工作得到了充分的重視，為了推動其實現(xiàn)更好的發(fā)展，很多高校還專門設(shè)立了相關(guān)的學(xué)科，并將大量的人力、物力以及財力投入其中，這些在很大程度上方便了地方志的編寫。我國的公共檔案存儲量非常的大，而隨著檔案管理工作越發(fā)的規(guī)范化和專業(yè)化，檔案被按照類別清楚地劃分開來，并得到了妥善的保管。與此同時，各行各業(yè)、區(qū)域性的檔案也得到了一定的發(fā)展，資料不僅被有效的保存起來，而且檔案與單位之間的聯(lián)系也更加緊密，檔案管理更加完善，覆蓋范圍也越發(fā)廣闊，這些都為地方志的編寫提供了便利條件。與此同時，在網(wǎng)絡(luò)化迅猛發(fā)展的背景下，有越來越多的原始檔案通過掃描之后以電子文檔的形式被保存起來。在查詢和瀏覽檔案時也更加快速便捷，檔案管理的電子化和規(guī)范化程度的不斷提升，使得人們只需要輸入關(guān)鍵詞就可以找到所需的檔案以及與之相關(guān)的所有檔案條目，而地方志的編寫具有涉及面廣，跨度大等特點，以往查找翻閱資料費時費力，如今有了信息查詢功能則可以節(jié)約大量的時間?？梢?，充分利用檔案資料可以使地方志的編寫工作效率得到極大提升。

（三）檔案管理工作能夠確保地方志的質(zhì)量

檔案是相關(guān)部門將歸納整理完畢的材料進行歸檔，也是所記錄事件的不斷積累，原始性特點較為顯著。在編寫地方志工作過程中，積極收集、充分利用檔案資料，將其作為地方志編寫的重要參考材料，這也是確保地方志可靠性的重要保障。從編寫較為成功的志書來看，其在編寫中，檔案資料較為的全面化，且具有較高的準確性，使得志書能夠獲得更加廣泛的認可，進而成為資政參考的重要依據(jù)。因此，編寫地方志的作者必須要對檔案資料予以高度的重視，只有如此才能讓志書的編寫更為的順利。

三、結(jié)語

總之，在編寫地方志的過程中，檔案資料發(fā)揮著重要作用，其不僅是地方志編寫的重要參考依據(jù)，而且還提供了極大的便利條件，保證了志書的權(quán)威性。因此，作為志書的編寫者必須要充分利用檔案資料。