談高?？蒲袡n案的知識(shí)組織與服務(wù)

顏冬英

摘? 要：本文以高校檔案管理工作為對(duì)象，提出知識(shí)經(jīng)濟(jì)背景下高?？蒲袡n案管理的新思路。通過優(yōu)化檔案管理方式和方法，最大限度開發(fā)科研檔案的資源利用價(jià)值，使其為教育、科研活動(dòng)的開展提供更有力支撐，同時(shí)能夠通過合理的資源共享，拓展服務(wù)范圍。

關(guān)鍵詞：知識(shí)經(jīng)濟(jì);檔案管理;高?？蒲袡n案;資源共享;科研檔案

Abstract： This article takes the archives management of colleges and universities as the object， and puts forward a new idea of archives and scientific research archives management in colleges under the background of knowledge economy. By optimizing archive management methods and methods， the resource utilization value of scientific research archives will be maximized to provide stronger support for the development of education and scientific research activities. At the same time， it can expand the scope of services through reasonable resource sharing.

Keywords： Knowledge economy; Archives management; Scientific research archives in universities; Resource sharing; Scientific research archives

高?？蒲袡n案工作應(yīng)該重視和接受信息化背景下知識(shí)經(jīng)濟(jì)管理理念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的被動(dòng)接受型和資源依賴型管理模式，提升科研檔案管理的信息化和知識(shí)化水平，推動(dòng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

1 知識(shí)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下高?？蒲袡n案管理的新要求

1.1 規(guī)范化?？蒲袡n案是高校檔案管理的重要模塊，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的科研檔案價(jià)值維度更加多元、價(jià)值含量逐漸提升，與高校其他檔案資源的管理之間存在一定差異的同時(shí)，又有很強(qiáng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系。因此在對(duì)科研檔案管理方式方法做創(chuàng)新優(yōu)化時(shí)，要始終保持檔案管理的規(guī)范性和統(tǒng)一性，即提高檔案管理整體工作的規(guī)范程度，將科研檔案與其他檔案資料的管理相互協(xié)同，做到整體規(guī)范、有所側(cè)重。

1.2 全面化?？蒲袡n案的資料完整、全面是對(duì)科研檔案管理的基本要求。在科研檔案收集、歸檔過程中，必須對(duì)檔案類型、數(shù)量、成分等做出精確規(guī)劃和明確要求，并以此作為歸檔依據(jù)，分門別類進(jìn)行科研檔案管理，避免出現(xiàn)人為疏忽、遺漏等問題，為檔案資料后期使用提供便利。[1]對(duì)此，科研檔案管理需要確保全面性與系統(tǒng)性，做到管理范圍明確、管理內(nèi)容系統(tǒng)完整。

1.3 信息化。高校檔案管理現(xiàn)代化最早體現(xiàn)在檔案管理的數(shù)字化上，并從數(shù)字化檔案管理逐漸向信息化檔案管理過渡。知識(shí)時(shí)代科學(xué)研究工作的頻繁開展使得科研檔案更新、積累速度進(jìn)一步加快，檔案管理體量日漸龐大、檔案類型逐漸復(fù)雜，此時(shí)必須合理借助數(shù)字化、信息化手段，使得科研檔案管理工作能夠高效、便捷地開展。此外，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的一大特征為知識(shí)資源共享，在傳統(tǒng)檔案管理階段，檔案資料多以紙質(zhì)文件的形式存在，在轉(zhuǎn)移、翻閱過程中必然會(huì)導(dǎo)致檔案受到不同程度的破壞，影響檔案存儲(chǔ)壽命，因此檔案資源的共享程度非常低。而隨著檔案管理信息化建設(shè)條件的完善，將科研檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字資料的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，不但可解決使用過程中易引發(fā)原始資料遭破壞的問題，還可延長(zhǎng)檔案保存周期，實(shí)現(xiàn)原始檔案與數(shù)字檔案的同步保存。

1.4 資源化?？蒲袡n案資源化開發(fā)以檔案管理規(guī)范化、全面化和現(xiàn)代化為基礎(chǔ)，是高?？蒲袡n案管理順應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代社會(huì)發(fā)展特點(diǎn)的必然選擇?？蒲袡n案管理的最終目的是通過數(shù)字化、數(shù)據(jù)化和知識(shí)化的管理方式，實(shí)現(xiàn)科研檔案的資源化共享，充分發(fā)揮檔案參考作用，實(shí)現(xiàn)檔案的知識(shí)價(jià)值，推動(dòng)科學(xué)創(chuàng)新發(fā)展，最終轉(zhuǎn)化為科研成果?？蒲袡n案的資源化共享對(duì)于高校自身來說是一種共贏，通過科研檔案在各個(gè)高校以及高校與社會(huì)間的有效流轉(zhuǎn)，使得固有的檔案資料能夠參與到社會(huì)科技再生產(chǎn)當(dāng)中，創(chuàng)造更高的科研價(jià)值。[2]

2 知識(shí)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下高?？蒲袡n案管理的新路徑

2.1 完善科研檔案管理模式。高?？蒲袡n案管理工作應(yīng)當(dāng)在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中保管的模式下，結(jié)合高校科研工作實(shí)際開展科研檔案分級(jí)管理工作。通常情況下，科研檔案應(yīng)當(dāng)由高?？蒲胁块T和檔案管理部門共同對(duì)科研課題或項(xiàng)目進(jìn)行分級(jí)，根據(jù)科研項(xiàng)目重要程度、學(xué)術(shù)意義、技術(shù)水平、獲獎(jiǎng)情況等進(jìn)行科研項(xiàng)目等級(jí)劃分。[3]如國(guó)內(nèi)某高校執(zhí)行科研檔案分級(jí)管理方案，根據(jù)各項(xiàng)科研檔案資料的類別、內(nèi)容、使用價(jià)值、重要程度，將科研檔案劃分為三個(gè)類別。其中：一類檔案為核心檔案，非公共部門及其他必要性需求不對(duì)外共享;二類檔案為重要檔案，由校內(nèi)檔案管理人員或檔案提供者，對(duì)檔案中的信息要點(diǎn)做篩選、編輯和重組，形成可被共享的科研項(xiàng)目期刊文獻(xiàn)、項(xiàng)目報(bào)告等形式，面向?qū)W校師生、合作企業(yè)及其他社會(huì)公共單位開放;三類檔案為非重要檔案，依照學(xué)?？蒲袡n案管理規(guī)程，按流程提交申請(qǐng)、簽訂保密協(xié)議后，可向社會(huì)各類科研活動(dòng)、學(xué)術(shù)研究活動(dòng)以及一般用戶提供檔案服務(wù)?？蒲袡n案的分級(jí)管理模式明確了各類科研檔案的工作重點(diǎn)，提高科研檔案管理效率的同時(shí)，有利于提高科研檔案的開放共享率。

2.2 強(qiáng)化科研檔案歸檔管理

2.2.1 規(guī)范檔案收集流程。第一，加強(qiáng)科研檔案的前端控制，實(shí)現(xiàn)科研檔案管理工作與科研管理活動(dòng)的緊密結(jié)合。科研檔案的收集工作應(yīng)當(dāng)由檔案部門對(duì)科研項(xiàng)目歸檔情況進(jìn)行統(tǒng)一指導(dǎo)和監(jiān)督，將收集歸檔工作納入科研管理部門的科研管理流程，共同收集各類在科研活動(dòng)過程中自然形成的、具有保存價(jià)值的材料。第二，完善科研檔案收集制度及流程，對(duì)檔案管理全面性進(jìn)行約束。例如，要求各類科研項(xiàng)目結(jié)題后，必須第一時(shí)間向檔案管理部門報(bào)備并提交有關(guān)的檔案材料，做好歸檔準(zhǔn)備，并將歸檔申請(qǐng)作為高?？蒲许?xiàng)目評(píng)估的一項(xiàng)指標(biāo)，以敦促項(xiàng)目參與師生積極配合科研檔案收集工作。第三，加強(qiáng)科研檔案管理宣傳，向科研人員普及檔案管理知識(shí)以及知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)知識(shí)，使其熟悉科研項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)后的檔案歸檔流程和要求，盡快將全面、真實(shí)的項(xiàng)目材料上交。最后，科研項(xiàng)目在結(jié)題之前，必須先向檔案管理部門報(bào)備、提交歸檔申請(qǐng)，由檔案管理部門審批通過后，才可開展項(xiàng)目結(jié)題活動(dòng)，進(jìn)入到科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷、項(xiàng)目評(píng)價(jià)評(píng)優(yōu)等后續(xù)環(huán)節(jié)。

2.2.2 擴(kuò)大檔案歸檔范圍。隨著“大檔案觀”興起，全方位信息資源整合建設(shè)的理念與目標(biāo)成為未來檔案事業(yè)發(fā)展的新方向。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，任何與科研項(xiàng)目有關(guān)的資料都可能成為后續(xù)開展科學(xué)研究工作的寶貴資源。因此為最大化科研檔案的資源價(jià)值，有必要合理擴(kuò)大檔案歸檔的范圍，將具備保存價(jià)值的隱性檔案資源納入收集范圍，由分散管理的傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)為集中管理模式，實(shí)現(xiàn)資源的集中統(tǒng)一管理。[4]在一些發(fā)達(dá)國(guó)家的高校檔案管理中，科研檔案、教學(xué)檔案以及有關(guān)專家、教授的個(gè)人檔案都被納入到歸檔范圍內(nèi)，該方法也非常值得我國(guó)高校檔案管理工作學(xué)習(xí)。[5]例如，制定本校的檔案歸檔政策，鼓勵(lì)即將退休的教授、離校學(xué)生及其他科研人員，自主、自愿地將個(gè)人所積累的科研資料，包括項(xiàng)目記錄、論文、項(xiàng)目報(bào)告等捐贈(zèng)給學(xué)校檔案館，使得之后的學(xué)者和學(xué)生有機(jī)會(huì)享受前輩們提供的寶貴科研資料。檔案歸檔范圍的擴(kuò)大并不意味著檔案資料的大范圍歸檔，相反，歸檔范圍擴(kuò)大必須要與科研檔案資料質(zhì)量的嚴(yán)格把控同步進(jìn)行，確保所獲取的科研檔案“全”而“精”，以合理縮減科研檔案體量，確保高校檔案館所保存的檔案資料具備較高的使用和珍藏價(jià)值。與此同時(shí)，加強(qiáng)檔案資料安全管理，尤其在各類信息化技術(shù)不斷向檔案管理融合的局面下，檔案的保密性更為關(guān)鍵。

2.3 科研檔案的信息化建設(shè)?，F(xiàn)階段，國(guó)內(nèi)各高校檔案數(shù)字化建設(shè)已取得一定成果，檔案資料的數(shù)字化程度逐漸提高。檔案資料數(shù)字化、檔案管理信息化使得以往科研檔案管理中重復(fù)、低效的工作可借助信息技術(shù)高效完成。依托功能強(qiáng)大的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，可實(shí)現(xiàn)科研檔案的精細(xì)化管理，確保檔案資料的安全性，使得更多用戶能夠順利使用科研檔案資源。高校在推進(jìn)科研檔案信息化建設(shè)時(shí)應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注以下問題：第一，結(jié)合本校實(shí)際資源配置情況，循序漸進(jìn)完成科研檔案的數(shù)字化過渡，對(duì)于有條件的學(xué)校，應(yīng)盡快完善各類信息化管理軟硬件設(shè)施。第二，結(jié)合檔案管理人員具體職級(jí)和工作內(nèi)容，設(shè)定相應(yīng)的管理權(quán)限，保證檔案資料安全的同時(shí)，有效規(guī)避人員系統(tǒng)操作中的失誤問題。最后，設(shè)置完善的檔案管理信息化建設(shè)體系，明確本校檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、要求、進(jìn)度安排等，確?？蒲袡n案資料按規(guī)定入庫(kù)保存。

2.4 構(gòu)建科研檔案服務(wù)平臺(tái)。高校科研檔案的信息化能夠有效提升檔案服務(wù)的深度和廣度。高校在檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)上，需要整合內(nèi)外部資源，通過服務(wù)平臺(tái)將本?？蒲袡n案資源活化，使其能夠輔助新科研項(xiàng)目的順利開展，開發(fā)科研檔案在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。[6]高?？蒲袡n案服務(wù)平臺(tái)的構(gòu)建可從以校園網(wǎng)為平臺(tái)。以校園網(wǎng)作為科研檔案服務(wù)的基礎(chǔ)平臺(tái)能夠保證檔案服務(wù)過程的權(quán)威性，無需建設(shè)新的服務(wù)平臺(tái)，可幫助學(xué)校節(jié)約服務(wù)成本，依照檔案類別及重要程度，將可共享資源集成至校園網(wǎng)，供高校師生及其他合作單位人員使用。在利用校園網(wǎng)提供科研檔案服務(wù)時(shí)，首先是要保證提供檔案資料的完整和豐富，能夠被目前科研領(lǐng)域發(fā)展所需要;其次是要充分考慮不同用戶群體對(duì)檔案服務(wù)的不同需求，為其提供差異化的服務(wù)功能。最后是要以新媒體為平臺(tái)。基于新媒體平臺(tái)提供科研檔案服務(wù)，優(yōu)勢(shì)在于可同時(shí)對(duì)高?？蒲袡n案服務(wù)項(xiàng)目做推廣宣傳，加速高校與其他社會(huì)部門間的資源流動(dòng)，使得科研檔案能夠服務(wù)更廣的用戶范圍。[7]目前覆蓋范圍最廣、權(quán)威性最高的新媒體平臺(tái)有微博、微信等，高?？蓪⑦@兩類平臺(tái)作為科研檔案服務(wù)的首要陣地。微博公眾平臺(tái)可提供簡(jiǎn)單的自助服務(wù)項(xiàng)目，以此為基礎(chǔ)，通過注冊(cè)、登錄、身份審核，審核通過的用戶可訪問高校對(duì)外共享的科研檔案資料庫(kù)，以提升科研檔案服務(wù)體驗(yàn)。

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（作者單位：濰坊醫(yī)學(xué)院 來稿日期：2021-02-08）