廣西高職院校財務(wù)信息化管理問題與對策

【摘 要】本文認(rèn)為高職院校實施財務(wù)信息化管理有助于優(yōu)化資源配置與管理決策、實現(xiàn)對經(jīng)濟活動的全過程監(jiān)控、形成內(nèi)部有效協(xié)同，針對廣西高職院校財務(wù)信息化管理面臨的財務(wù)信息化管理系統(tǒng)建設(shè)沒有統(tǒng)一規(guī)劃、不同系統(tǒng)之間無信息交換機制、財務(wù)管理工具的應(yīng)用相對落后、財務(wù)管理人員素質(zhì)有待提高、缺乏成熟的財務(wù)信息化管理制度體系等問題，提出對財務(wù)信息化管理系統(tǒng)進行統(tǒng)一規(guī)劃設(shè)計、完善財務(wù)信息化管理系統(tǒng)的功能、深化財務(wù)管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用、加強財務(wù)管理人員培養(yǎng)、完善財務(wù)信息化管理制度體系等加強財務(wù)信息化管理的策略。

【關(guān)鍵詞】財務(wù)信息化管理 內(nèi)部控制 廣西 高職院校

【中圖分類號】G? 【文獻標(biāo)識碼】A

【文章編號】0450-9889（2021）03-0109-02

在高職院校辦學(xué)規(guī)模日益擴大、收支結(jié)構(gòu)越來越復(fù)雜的背景下，實現(xiàn)財務(wù)信息化管理有助于提高財務(wù)管理工作效率和質(zhì)量，對各類經(jīng)濟活動進行有效的監(jiān)控，保障內(nèi)部控制機制有效運轉(zhuǎn)。本文擬探討廣西高職院校財務(wù)信息化管理現(xiàn)狀，并針對存在的問題提出相應(yīng)的解決策略。

一、高職院校實施財務(wù)信息化管理的意義

（一）優(yōu)化資源配置與管理決策。經(jīng)過多年的高等教育體制改革，高職院校在科研、教學(xué)與基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等方面擁有更大自主權(quán)的同時，收支、資產(chǎn)構(gòu)成和投資方向越來越復(fù)雜。因此，財務(wù)管理目標(biāo)、工作方式都必須作出調(diào)整，而通過信息化管理平臺完善內(nèi)部控制環(huán)境、實現(xiàn)部門間協(xié)同，有助于適應(yīng)外部環(huán)境與內(nèi)部經(jīng)濟活動變化，在為高校管理決策提供有力支持的同時，提高財務(wù)管理工作效率，有效監(jiān)督和規(guī)范財務(wù)與非財務(wù)資源的籌集、分配與使用，提高教育資源的利用率。

（二）實現(xiàn)對經(jīng)濟活動的全過程監(jiān)控。在持續(xù)擴招和同類院校間競爭日益激烈的背景下，高職院校在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、人才培育模式創(chuàng)新等方面的投資額越來越大，依賴傳統(tǒng)的會計核算和事后審計等內(nèi)控手段難以起到防控財務(wù)風(fēng)險的作用。而借助財務(wù)信息化管理，則可以對多樣化的經(jīng)濟活動進行分析、監(jiān)督和控制，動態(tài)預(yù)測影響計劃執(zhí)行的各種因素的變化趨勢，評估風(fēng)險防控措施是否有效、考核相關(guān)部門及崗位有無違規(guī)或履職不到位的問題。

（三）形成內(nèi)部有效協(xié)同。財務(wù)信息化管理不僅意味著會計信息匯總、賬表處理等工作的自動化，還可以實現(xiàn)高職院校財務(wù)與科研、學(xué)工等管理部門間的實時信息交換，優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境。而且，在深化信息技術(shù)運用、升級財務(wù)信息化管理系統(tǒng)的前提下，可以整合、優(yōu)化高職院校組織結(jié)構(gòu)內(nèi)部分工，讓部門及崗位間形成相互約束、緊密協(xié)同的關(guān)系，保證內(nèi)部控制制度全面執(zhí)行。

二、廣西高職院校財務(wù)信息化管理面臨的問題

筆者通過調(diào)查和對周邊院校的走訪發(fā)現(xiàn)，廣西高職院?；旧隙加休^為完善的財務(wù)信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施，但其財務(wù)信息化管理仍面臨如下問題。

（一）財務(wù)信息化管理系統(tǒng)建設(shè)沒有統(tǒng)一規(guī)劃。高職院校財務(wù)信息化管理系統(tǒng)是應(yīng)不同部門的管理需要陸續(xù)搭建的，硬件設(shè)備選型、網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)設(shè)計、系統(tǒng)軟件選擇或研發(fā)沒有經(jīng)過分析論證和統(tǒng)一規(guī)劃。因此，使用中的財務(wù)信息化管理設(shè)備、系統(tǒng)的功能與現(xiàn)實管理需求不符，管理功能停留在替代人工和自動完成簡單的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、生成賬表與文檔等方面。從強化財務(wù)內(nèi)部控制視角來看，廣西高職院校的財務(wù)信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施必須進行整合和優(yōu)化。

（二）不同系統(tǒng)之間無信息交換機制。由于各部門信息化管理系統(tǒng)采用不同供應(yīng)商的解決方案搭建而成，通信協(xié)議、數(shù)據(jù)統(tǒng)計口徑各異，使得財務(wù)管理部門無法即時獲取會計數(shù)據(jù)和相關(guān)信息。因此，理論上高職院校雖然有較為完善的網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，但各子系統(tǒng)之間卻沒有形成自動化的信息交換、共享機制。這一方面不利于預(yù)測、控制各種風(fēng)險因素和起到監(jiān)督、引導(dǎo)、保障預(yù)算指標(biāo)落實等作用;另一方面無法為管理層呈現(xiàn)具有時效性的全面信息，加大了誤判形勢和作出非理性決策的可能性。

（三）財務(wù)管理工具的應(yīng)用相對落后。在大數(shù)據(jù)時代背景下，企事業(yè)單位等組織機構(gòu)的財務(wù)管理職能早已不再局限于會計核算、賬表處理，而是要利用專業(yè)優(yōu)勢和信息化管理工具，基于成本效益原則全程預(yù)測、評價、控制和監(jiān)督經(jīng)濟活動，為管理層提供決策支持。反觀當(dāng)前廣西高職院校的財務(wù)信息化管理，在電算化基礎(chǔ)上雖然也引入了功能更加多樣的財務(wù)管理軟件，但系統(tǒng)功能并沒有得到有效開發(fā)和利用。

（四）財務(wù)管理人員素質(zhì)有待提高。財務(wù)管理信息化改變的不僅是相關(guān)人員的工作方式，還要求其更新理念，掌握信息化管理工具的運用技術(shù)，承擔(dān)風(fēng)險評估等全新的財務(wù)管理職能。但廣西高職院校的財務(wù)管理人員大多習(xí)慣于傳統(tǒng)的工作模式，對信息技術(shù)的掌握僅限于使用電算化軟件和簡單操作信息化管理系統(tǒng)，而且缺乏現(xiàn)代財務(wù)內(nèi)部控制觀念。

（五）缺乏成熟的財務(wù)信息化管理制度體系。由于缺乏統(tǒng)一規(guī)劃和部署，廣西各高職院校的財務(wù)管理信息化系統(tǒng)搭建超前于制度體系優(yōu)化。首先，大部分高職院校的財務(wù)信息化管理系統(tǒng)建設(shè)都是在沒有明確使用目標(biāo)、制度保障的情況下進行，導(dǎo)致財務(wù)信息化管理系統(tǒng)功能不實用、維護和使用技術(shù)難度高;其次，沒有針對信息化管理模式重構(gòu)財務(wù)管理流程，無法順利實現(xiàn)高職院校資金、資產(chǎn)與項目管理狀況的在線監(jiān)控，不利于落實風(fēng)險評估、成本和績效考核等內(nèi)部控制工作。

三、廣西高職院校加強財務(wù)信息化管理的有效策略

（一）對財務(wù)信息化管理系統(tǒng)進行統(tǒng)一規(guī)劃設(shè)計。針對廣西高職院校財務(wù)信息化管理面臨的問題，首先應(yīng)圍繞內(nèi)部控制需要設(shè)計財務(wù)信息化管理系統(tǒng)。依據(jù)高職院校財務(wù)管理現(xiàn)實需求規(guī)劃設(shè)計系統(tǒng)功能，依靠與系統(tǒng)供應(yīng)商、軟件研發(fā)和技術(shù)服務(wù)企業(yè)的合作，對系統(tǒng)架構(gòu)、主要管理模塊功能的實現(xiàn)路徑、各子系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)進行統(tǒng)一規(guī)劃設(shè)計。充分利用現(xiàn)有校園網(wǎng)平臺和資產(chǎn)、財務(wù)、學(xué)工等信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施，構(gòu)建具備實時數(shù)據(jù)交換和更新機制、在線業(yè)務(wù)處理與經(jīng)濟活動監(jiān)控等功能的財務(wù)信息化管理系統(tǒng)，提升高職院校財務(wù)管理效率，保障內(nèi)部控制機制有效運轉(zhuǎn)。

（二）完善財務(wù)信息化管理系統(tǒng)的功能。廣西高職院校財務(wù)信息化管理的目標(biāo)應(yīng)當(dāng)是逐步完善各項管理功能，由簡入繁地實現(xiàn)會計信息和費用報銷等日常事務(wù)的自動化處理、預(yù)算管理指標(biāo)動態(tài)核算、風(fēng)險預(yù)警等功能。在具體實施過程中，要結(jié)合高職院校的經(jīng)濟活動特點，與軟件系統(tǒng)、硬件設(shè)備供應(yīng)商共同探討經(jīng)濟、實用的解決方案。首先，系統(tǒng)應(yīng)具備資產(chǎn)、采購、全面預(yù)算管理等與高職院校財務(wù)管理職能相對應(yīng)的模塊，并且構(gòu)建面向院校管理層、財務(wù)和各業(yè)務(wù)部門、師生的信息服務(wù)平臺。其次，通過軟件系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫開發(fā)、分析模型構(gòu)建實現(xiàn)各模塊的功能，將財務(wù)管理的內(nèi)控流程植入系統(tǒng)。例如，在在線統(tǒng)一結(jié)算、審核資金收支等模塊的開發(fā)過程中，要把預(yù)算管理指標(biāo)、批費用報銷審核和科研經(jīng)費申請標(biāo)準(zhǔn)與流程作為軟件系統(tǒng)設(shè)計的主要依據(jù)，以實現(xiàn)相關(guān)財務(wù)管理工作的信息化和自動化。

（三）深化財務(wù)管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用。為了保障系統(tǒng)信息安全，廣西高職院校應(yīng)建立和供應(yīng)商之間的長期合作，一方面，針對不斷變化的內(nèi)部控制需要和網(wǎng)絡(luò)安全形勢，及時升級已有的軟硬件設(shè)施，確保網(wǎng)絡(luò)安全防護系統(tǒng)的有效性;另一方面，借助對方的專業(yè)技術(shù)優(yōu)勢，接受直接的系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)服務(wù)，或者對本校相關(guān)崗位人員進行培訓(xùn)。例如，委托系統(tǒng)供應(yīng)商深化財務(wù)管理軟件的開發(fā)和利用，在日常財務(wù)管理中，不僅要發(fā)揮軟件的數(shù)據(jù)計算、報表編制和文件收發(fā)等簡單功能，還要有效利用其在風(fēng)險和成本分析方面的優(yōu)勢，提高財務(wù)管理水平。

（四）加強財務(wù)管理人員培養(yǎng)。為了讓廣西高職院校財務(wù)管理人員適應(yīng)新的工作方式、掌握必要的信息技術(shù)運用技能，教育、財政等主管部門和高校都應(yīng)制訂相應(yīng)的人才儲備計劃，為全面實現(xiàn)財務(wù)管理信息化提供人才支撐。首先，相關(guān)主管部門應(yīng)結(jié)合廣西高校管理機制改革需要，組織各院校的財務(wù)管理人員參與培訓(xùn)，使之掌握最新的會計準(zhǔn)則和財務(wù)管理理念、方法，并且具備與業(yè)務(wù)和行政管理部門協(xié)作、全程參與經(jīng)濟活動計劃制訂和執(zhí)行的意識。其次，各院校應(yīng)與信息化管理系統(tǒng)供應(yīng)商、培訓(xùn)機構(gòu)合作，分析在信息化管理模式下各財務(wù)管理崗位的人才需求，結(jié)合現(xiàn)有員工的知識結(jié)構(gòu)、專業(yè)技術(shù)缺陷制訂培訓(xùn)計劃。例如，針對會計崗位人員信息技術(shù)應(yīng)用水平不高等典型問題，結(jié)合高職院校財務(wù)管理工作特點設(shè)計專門的培訓(xùn)課程，讓相關(guān)人員通過接受專項培訓(xùn)達到崗位任職要求。最后，廣西高職院校應(yīng)設(shè)置激勵機制，同時優(yōu)化財務(wù)管理崗位任職資質(zhì)和工作績效考核辦法，促使相關(guān)人員自主學(xué)習(xí)和提升專業(yè)技術(shù)水平。

（五）完善財務(wù)信息化管理制度體系。為了借助信息技術(shù)升級高職院校的財務(wù)管理職能，有效強化內(nèi)部控制機制，必須針對新的財務(wù)管理模式優(yōu)化原有的制度體系。首先，為了建立財務(wù)和其他部門之間的協(xié)同聯(lián)系，應(yīng)整合學(xué)校所有管理環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)流程，依據(jù)在線共享信息、實時交換數(shù)據(jù)的需要，重新界定業(yè)務(wù)銜接環(huán)節(jié)各方的職能。例如，針對費用報銷流程，應(yīng)針對在線審核與批復(fù)需要，完善業(yè)務(wù)申請資料填報、遞交、審核以及相應(yīng)的會計憑證生成、傳遞、歸檔流程，明確各個環(huán)節(jié)相關(guān)崗位的職權(quán)范圍，確保各項工作的規(guī)范性。其次，完善績效考核、全面預(yù)算管理和風(fēng)險評估指標(biāo)體系，為構(gòu)建數(shù)學(xué)模型并動態(tài)預(yù)測、分析相關(guān)數(shù)據(jù)和信息創(chuàng)造條件，有效監(jiān)控全面預(yù)算管理計劃執(zhí)行過程，防控各類風(fēng)險、約束各崗位和部門的履職行為。

實現(xiàn)財務(wù)管理信息化是有效監(jiān)督高職院校經(jīng)濟活動、優(yōu)化財務(wù)和非財務(wù)資源配置的要求，也是在競爭激烈、風(fēng)險因素眾多的環(huán)境下保障高職院校健康發(fā)展的前提。針對廣西高職院校財務(wù)管理信息化建設(shè)過程中面臨的問題，應(yīng)通過統(tǒng)一規(guī)劃設(shè)計解決“信息孤島”等問題，基于與軟件、設(shè)備供應(yīng)商的深入合作，將財務(wù)內(nèi)部控制制度嵌入信息化管理系統(tǒng)并逐步完善各模塊的功能。

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[3]葉橋.高職院校財務(wù)管理信息化建設(shè)路徑研究[J].財會學(xué)習(xí)，2018（16）.

注：廣西國際商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院科研項目“基于新形勢下高校內(nèi)部控制系統(tǒng)平臺設(shè)計思路和運用研究”（2020KY38017）

【作者簡介】傅小韻（1984— ），女，漢族，廣西桂平人，研究生，廣西國際商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院會計師，研究方向為財務(wù)管理。

（責(zé)編 蘇 洋）