全面預(yù)算管理在中小型企業(yè)中的應(yīng)用探討

馬紅偉

摘要：全面預(yù)算管理的綜合性非常強(qiáng)，從縱向上看，它前接戰(zhàn)略，后接績(jī)效評(píng)估;從橫向上看，它左手抓財(cái)務(wù)、右手抓業(yè)務(wù)，因此對(duì)實(shí)施條件的要求非常高。而中小型企業(yè)受管理層認(rèn)知水平、財(cái)務(wù)人員專業(yè)能力、業(yè)務(wù)部門思想意識(shí)、企業(yè)獲取信息能力等各方面限制，往往不具備實(shí)施全面預(yù)算管理的條件，或者說實(shí)施全面預(yù)算管理的基礎(chǔ)準(zhǔn)備不足，常導(dǎo)致全面預(yù)算管理流于形式，不僅無法對(duì)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)起到促進(jìn)作用，反而可能使員工對(duì)全面預(yù)算管理產(chǎn)生抵觸心理，甚至對(duì)企業(yè)的經(jīng)營管理能力產(chǎn)生質(zhì)疑。文章首先針對(duì)中小型企業(yè)的特點(diǎn)闡述了全面預(yù)算管理的重要性，使中小型企業(yè)管理層對(duì)全面預(yù)算管理加深了解，能夠理解實(shí)施全面預(yù)算管理需要得到怎樣的支持，有效實(shí)施后將會(huì)達(dá)到什么樣的效果;其次，指出中小型企業(yè)在實(shí)施全面預(yù)算管理過程中普遍存在的問題，包括人員安排不合理、環(huán)境分析不到位、信息溝通不順暢、只編制不考核和選擇預(yù)算編制方法時(shí)簡(jiǎn)單粗暴等;最后，對(duì)上述存在的問題提出了系統(tǒng)、詳細(xì)的解決方案，希望對(duì)中小型企業(yè)實(shí)施全面預(yù)算管理起到一定的借鑒作用。

關(guān)鍵詞：全面預(yù)算管理;中小企業(yè);重要性;存在的問題;解決方案

自20世紀(jì)初，全面預(yù)算管理在美國杜邦、通用公司應(yīng)用以來，許多大中型企業(yè)對(duì)全面預(yù)算的架構(gòu)搭建、資源整合、工作協(xié)調(diào)等功能有了更深刻地認(rèn)識(shí)，紛紛采用了這一管理方法，取得了良好效果，尤其對(duì)集團(tuán)公司解決分權(quán)但不失控的問題起到了重要作用。隨著我國政府部門立法推進(jìn)和大型企業(yè)的不斷探索，我國的全面預(yù)算管理發(fā)展也逐漸成熟，并為中小型企業(yè)管理者所了解。但中小型企業(yè)實(shí)施全面預(yù)算管理仍存在較多問題。

一、全面預(yù)算管理的內(nèi)涵和重要性

（一）全面預(yù)算管理的內(nèi)涵

全面預(yù)算管理是以戰(zhàn)略目標(biāo)為導(dǎo)向，上至企業(yè)負(fù)責(zé)人，下至各基礎(chǔ)崗位全員參與，通過對(duì)未來一定期間內(nèi)的全部經(jīng)營活動(dòng)和財(cái)務(wù)結(jié)果進(jìn)行預(yù)測(cè)，并對(duì)整個(gè)過程進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)評(píng)價(jià)和反饋，以推動(dòng)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的活動(dòng)。

（二）中小企業(yè)全面預(yù)算管理的重要性

1. 增強(qiáng)企業(yè)管理科學(xué)性

中小型企業(yè)大多是家族企業(yè)，家族內(nèi)成員擔(dān)任高管，他們的管理經(jīng)驗(yàn)多是從企業(yè)規(guī)模較小時(shí)積累起來的，戰(zhàn)略目標(biāo)簡(jiǎn)單而模糊，或者根本沒有。當(dāng)企業(yè)達(dá)到一定規(guī)模，這種管理方式明顯落后，根本無法處理更復(fù)雜的業(yè)務(wù)，面對(duì)外部環(huán)境的變化也常常無所適從。全面預(yù)算管理能促使企業(yè)制定明確的戰(zhàn)略目標(biāo)，并將戰(zhàn)略目標(biāo)和經(jīng)營方案細(xì)化，進(jìn)一步分解為具體目標(biāo)和行動(dòng)計(jì)劃，督促戰(zhàn)略目標(biāo)真正落地實(shí)施，從而使企業(yè)管理更加科學(xué)。

2. 增強(qiáng)企業(yè)凝聚力

中小型企業(yè)要想發(fā)展必然需要人才，但管理親信化常在企業(yè)內(nèi)部天然形成一個(gè)個(gè)小團(tuán)體，受利益驅(qū)使，工作多相互掣肘，導(dǎo)致人才完全發(fā)揮不出作用。全面預(yù)算編制和執(zhí)行需要各部門之間不斷溝通，無形中起到了協(xié)調(diào)作用，不僅使各部門工作目標(biāo)更加明確，也使各部門之間相互融合，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力，提高團(tuán)隊(duì)工作效率。

3. 提升員工的主觀能動(dòng)性

全面預(yù)算管理由編制、審批、執(zhí)行、控制、監(jiān)督和考評(píng)等一系列活動(dòng)組成，它為員工的績(jī)效提供了一個(gè)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)可以據(jù)此給予員工獎(jiǎng)勵(lì)或由員工承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，極大地體現(xiàn)了公平、公正，與中小型企業(yè)常見的不按業(yè)績(jī)按親疏關(guān)系獎(jiǎng)懲相比，更有利于提高員工工作的積極性和主動(dòng)性。

二、中小型企業(yè)全面預(yù)算管理應(yīng)用存在的問題

（一）缺少專業(yè)機(jī)構(gòu)或人員的組織和管理

從全面預(yù)算管理的內(nèi)涵可以看出，全面預(yù)算管理是一項(xiàng)員工全參與、業(yè)務(wù)全覆蓋、過程全跟蹤的活動(dòng)，沒有管理層的大力支持根本無法成功實(shí)施。而中小型企業(yè)的管理層大多已經(jīng)意識(shí)到了全面預(yù)算管理的重要性，但知其然而不知其所以然，對(duì)如何實(shí)施全面預(yù)算仍然沒有足夠的認(rèn)知，導(dǎo)致支持力度不足。同時(shí)，由于預(yù)算最早用于政府財(cái)政收支，盡管經(jīng)過百年發(fā)展，全面預(yù)算管理早已由點(diǎn)及面，成為先進(jìn)的企業(yè)管理工具，但對(duì)全面預(yù)算了解不夠深入的企業(yè)，仍然把全面預(yù)算當(dāng)作財(cái)務(wù)預(yù)算，甚至當(dāng)作資金預(yù)算。在這種認(rèn)知下，全面預(yù)算變成了財(cái)務(wù)部門的工作，而僅以財(cái)務(wù)部門的權(quán)力和能力，是不可能推得動(dòng)全面預(yù)算的。如果財(cái)務(wù)部門理解也不夠深入，或者不能說服管理層，全面預(yù)算最終只能變成一場(chǎng)數(shù)字游戲。

（二）對(duì)企業(yè)內(nèi)部環(huán)境分析不足

無論是編制還是執(zhí)行過程中，全面預(yù)算管理都需要分析企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境。大部分企業(yè)能從外部獲得一些政策、法律、行業(yè)信息，但對(duì)自身的資源、能力、核心競(jìng)爭(zhēng)力等往往缺少系統(tǒng)分析，致使預(yù)算編制依據(jù)的信息不足，目標(biāo)要么定的太高，脫離實(shí)際情況，挫傷執(zhí)行者的積極性，要么定得太低，不能起到引導(dǎo)和激勵(lì)作用。

（三）信息溝通系統(tǒng)不完善

實(shí)施全面預(yù)算，首先，應(yīng)制定戰(zhàn)略規(guī)劃和經(jīng)營目標(biāo)，其次，要有完善的預(yù)算管理制度保障實(shí)施。此外，還應(yīng)有準(zhǔn)確、及時(shí)的反饋溝通機(jī)制用以糾偏，其過程十分復(fù)雜。戰(zhàn)略目標(biāo)是否合理、制度是否健全、業(yè)務(wù)了解是否深入等對(duì)全面預(yù)算管理的有效實(shí)施均有重要影響。而信息溝通無疑是使整個(gè)過程暢通無阻的橋梁。如果企業(yè)沒有扎實(shí)的信息溝通管理系統(tǒng)，不僅預(yù)算難以有效實(shí)施，也會(huì)使員工對(duì)全面預(yù)算管理產(chǎn)生質(zhì)疑，甚至強(qiáng)烈抵觸這種管理方式，這對(duì)企業(yè)管理顯然是不利的。

（四）全面預(yù)算管理與業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)脫節(jié)

全面預(yù)算的外在表現(xiàn)形式主要是數(shù)據(jù)，中小型企業(yè)在實(shí)際操作時(shí)，一般是先制作一套表格，由各部門填寫，經(jīng)財(cái)務(wù)部門匯總交管理層審核。管理層審核通過后，將表格下發(fā)到各部門，預(yù)算編制過程就結(jié)束了。至于預(yù)算如何執(zhí)行、執(zhí)行結(jié)果如何評(píng)價(jià)等則沒有相應(yīng)的制度來銜接、配合、保障實(shí)施?！爸鼐幹啤⑤p考核”，是中小型企業(yè)普遍存在的問題，除了專業(yè)水平不足外，管理層大多為親友關(guān)系和管理人情化也是重要原因之一。

（五）全面預(yù)算編制過于死板和保守

很多中小型企業(yè)對(duì)預(yù)算編制方法了解有限，或者對(duì)業(yè)務(wù)了解不深，在編制預(yù)算時(shí)只會(huì)使用常見的增量預(yù)算和定期預(yù)算。在完成預(yù)算編制后，又有新的誤區(qū)，要么認(rèn)為決定好的事就不能絕對(duì)不能再變，不然會(huì)缺少權(quán)威性;要么對(duì)外部環(huán)境變化常常反應(yīng)遲鈍，根本想不到要從調(diào)整預(yù)算入手加強(qiáng)管理，過于死板，缺少靈活性。

三、中小型企業(yè)全面預(yù)算管理問題的對(duì)策

（一）設(shè)置專門的預(yù)算管理機(jī)構(gòu)和人員

企業(yè)應(yīng)在董事會(huì)下設(shè)專門的預(yù)算管理機(jī)構(gòu)，機(jī)構(gòu)人員應(yīng)包括董事長(zhǎng)、主管副總、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人、人力資源部負(fù)責(zé)人、銷售部負(fù)責(zé)人、發(fā)展部負(fù)責(zé)人等，專門負(fù)責(zé)全面預(yù)算的編制、審核、分析、調(diào)整和考評(píng)等工作。

全面預(yù)算的編制工作應(yīng)視企業(yè)規(guī)模、預(yù)算編制難度、內(nèi)外環(huán)境變化等情況于每年8～10月間啟動(dòng)，采用上下結(jié)合的方式，先由企業(yè)高層管理者與中層、基層管理者、特定崗位員工就戰(zhàn)略目標(biāo)及發(fā)展方向進(jìn)行溝通，之后由基層管理者組織編制預(yù)算初稿，逐層提交給預(yù)算管理機(jī)構(gòu)審核，雙方經(jīng)過多次溝通后，最終形成邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、數(shù)據(jù)可靠并且可執(zhí)行的預(yù)算。

企業(yè)要指定專門人員負(fù)責(zé)跟蹤全面預(yù)算執(zhí)行情況，分析差異原因等，定期提交預(yù)算管理機(jī)構(gòu)審查，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題，制定調(diào)整方案，既能強(qiáng)調(diào)全面預(yù)算管理的剛性，又能體現(xiàn)其柔性。

（二）重視企業(yè)內(nèi)部環(huán)境分析

企業(yè)就像人一樣，只有對(duì)自己有非常深刻的認(rèn)識(shí)，才能準(zhǔn)確識(shí)別自身的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，精準(zhǔn)定位，以應(yīng)對(duì)外部風(fēng)險(xiǎn)，尋找外部機(jī)會(huì)。

內(nèi)部環(huán)境分析一般包括有形資源分析、無形資源分析、人力資源分析、財(cái)務(wù)能力、營銷能力、生產(chǎn)能力以及與競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手相比有哪些優(yōu)勢(shì)、能為客戶提供什么樣的價(jià)值、是否會(huì)被取代等等。并結(jié)合外部環(huán)境分析轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)，形成預(yù)算，全面預(yù)算才能真正實(shí)現(xiàn)全方位整合資源，對(duì)經(jīng)營活動(dòng)的改善給予指導(dǎo)，推動(dòng)實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)。

（三）建立完善的信息溝通機(jī)制

毫無疑問，全面預(yù)算管理需要溝通。首先，戰(zhàn)略目標(biāo)只有被員工理解、認(rèn)同，才能得到支持。當(dāng)所有員工都處于同一頻率時(shí)，就能對(duì)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)起到推動(dòng)作用。其次，制定預(yù)算目標(biāo)時(shí)，除企業(yè)高層管理者要與基層管理者、關(guān)鍵崗位員工溝通外，各部門之間也要相互溝通各自的計(jì)劃和需求，以達(dá)到行動(dòng)協(xié)調(diào)、方向一致的目的。此外，預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)督與反饋，預(yù)算執(zhí)行結(jié)果的衡量均需要溝通。因此，建立完善的信息溝通非常重要。

第一，逐層深入，讓每一位員工都了解自己的工作目標(biāo)以及自己工作的價(jià)值。

第二，設(shè)置預(yù)警指標(biāo)，實(shí)時(shí)監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行情況，及時(shí)糾偏。

第三，對(duì)重大事項(xiàng)給予特別關(guān)注，從編制到執(zhí)行都要謹(jǐn)慎對(duì)待、密切跟蹤、重點(diǎn)檢查，如投融資項(xiàng)目、大型工程項(xiàng)目等。

第四，建立內(nèi)部反饋和報(bào)告制度，開通多個(gè)渠道，確保信息傳遞及時(shí)、有效。

第五，將全面預(yù)算與財(cái)務(wù)報(bào)銷、核算、銷售等信息連接起來，避免出現(xiàn)監(jiān)控盲點(diǎn)。有條件的企業(yè)可利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立ERP系統(tǒng)，提高全面預(yù)算管理效率。

（四）建立系統(tǒng)全面預(yù)算考核和績(jī)效評(píng)價(jià)制度

全面預(yù)算管理是動(dòng)態(tài)的，預(yù)算執(zhí)行結(jié)果關(guān)系著下一期間預(yù)算的編制，也關(guān)系著企業(yè)整體運(yùn)營方向。因此，企業(yè)應(yīng)建立全面預(yù)算管理考核機(jī)制，并將預(yù)算執(zhí)行情況納入績(jī)效評(píng)價(jià)范圍。

1. 完善預(yù)算指標(biāo)應(yīng)包括財(cái)務(wù)指標(biāo)和非財(cái)務(wù)指標(biāo)

建立全面預(yù)算管理考核和績(jī)效評(píng)價(jià)首先應(yīng)完善預(yù)算指標(biāo)。預(yù)算指標(biāo)應(yīng)包括財(cái)務(wù)指標(biāo)，包括銷售增長(zhǎng)率、銷售凈利率、成本利潤率、存貨周轉(zhuǎn)率等，還應(yīng)包括非財(cái)務(wù)指標(biāo)，包括客戶滿意度、生產(chǎn)程序優(yōu)化、技術(shù)創(chuàng)新等。隨著信息化的發(fā)展，未來環(huán)境的不確定性越來越大，非財(cái)務(wù)指標(biāo)對(duì)提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力和保障企業(yè)可持續(xù)發(fā)展也越來越明顯。

2. 考核和評(píng)價(jià)應(yīng)將預(yù)算指標(biāo)按權(quán)重劃分

預(yù)算指標(biāo)確定后，進(jìn)行考核和評(píng)價(jià)應(yīng)按各類指標(biāo)不同的性質(zhì)劃分權(quán)重。對(duì)直接體現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)的指標(biāo)應(yīng)設(shè)置為硬性指標(biāo)，權(quán)重比例應(yīng)在80%以上，即在考核時(shí)，除有重大突出表現(xiàn)外，如果該類指標(biāo)未達(dá)成，基本判定為預(yù)算不達(dá)標(biāo)。

3. 考核和評(píng)價(jià)應(yīng)與預(yù)算管理的編制、實(shí)施過程相對(duì)應(yīng)

全面預(yù)算管理的考核和評(píng)價(jià)應(yīng)分為月度、季度、半年度、年度考核，并按中心、部門、組進(jìn)行分級(jí)考核。各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)按預(yù)算管理機(jī)構(gòu)要求的時(shí)間、格式，及時(shí)編制預(yù)算分析報(bào)告。預(yù)算管理機(jī)構(gòu)應(yīng)將實(shí)際數(shù)與預(yù)算數(shù)逐項(xiàng)進(jìn)行對(duì)比，區(qū)分有利差異和不利差異，分析差異產(chǎn)生的原因，評(píng)估預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題和風(fēng)險(xiǎn)，提出改進(jìn)建議。

4. 考核與評(píng)價(jià)應(yīng)遵循公正、客觀的原則

全面預(yù)算管理的考核與評(píng)價(jià)應(yīng)有可靠的依據(jù)和完整的記錄，并有評(píng)價(jià)報(bào)告。評(píng)價(jià)報(bào)告應(yīng)包括預(yù)算執(zhí)行結(jié)果、差異分析、差異原因、被評(píng)價(jià)者應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任、改進(jìn)意見等，切實(shí)做到有獎(jiǎng)有懲、獎(jiǎng)懲分明。此外，評(píng)價(jià)時(shí)除預(yù)算指標(biāo)達(dá)成情況外，還應(yīng)考慮預(yù)算指標(biāo)本身的準(zhǔn)確性和不可控事件的影響，如預(yù)算指標(biāo)偏差較大或有例外發(fā)生，應(yīng)在考評(píng)時(shí)予以剔除其影響。評(píng)價(jià)報(bào)告應(yīng)得到被評(píng)價(jià)者的認(rèn)可。

（五）全面預(yù)算管理應(yīng)保持靈活性

一方面，雖然原則上全面預(yù)算一經(jīng)確定年內(nèi)不作調(diào)整，但如果企業(yè)遇到內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生重大變化或者突發(fā)重大事件，導(dǎo)致預(yù)算編制基礎(chǔ)不成立或者導(dǎo)致繼續(xù)執(zhí)行預(yù)算會(huì)產(chǎn)生重大偏差，預(yù)算應(yīng)按規(guī)定程序進(jìn)行調(diào)整。另一方面，預(yù)算應(yīng)充分考慮自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)、歷史數(shù)據(jù)情況、管理要求等選擇預(yù)算編制方法，而不是直接采用增量預(yù)算或定期預(yù)算編制法。簡(jiǎn)單粗暴地只考慮增量預(yù)算和定期預(yù)算編制法是中小型企業(yè)實(shí)施全面預(yù)算管理常犯的錯(cuò)誤之一。

1. 定期預(yù)算法與滾動(dòng)預(yù)算法

定期預(yù)算法主要適用于內(nèi)外環(huán)境相對(duì)穩(wěn)定的企業(yè)，由于過于關(guān)注某一固定期間，管理層很難從更長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度出發(fā)考慮問題，這對(duì)尋求發(fā)展的中小型企業(yè)十分不利。一般情況下，這類企業(yè)更適合用滾動(dòng)預(yù)算法，即按既定的編制周期和滾動(dòng)頻率逐期編制預(yù)算，例如：每年的1月份編制1～12月預(yù)算，2月份編制2月至次年1月預(yù)算，依次類推。

2. 增量預(yù)算法與零基預(yù)算法

中小型企業(yè)在編制預(yù)算過程中，尤其在首次編制時(shí)常有一種現(xiàn)象：業(yè)務(wù)部門認(rèn)為本部門沒有歷史數(shù)據(jù)，需要由財(cái)務(wù)部提供。而財(cái)務(wù)部則認(rèn)為本部門沒有義務(wù)為其他部門提供數(shù)據(jù)，各業(yè)務(wù)部門應(yīng)該自行解決。兩種想法都有些偏激，實(shí)際上，財(cái)務(wù)部門應(yīng)該提供已有數(shù)據(jù)，業(yè)務(wù)部門也應(yīng)該從市場(chǎng)出發(fā)編制預(yù)算，雙方數(shù)據(jù)交叉核對(duì)，相互驗(yàn)證后，選擇一個(gè)最適合的作為預(yù)算目標(biāo)，也就是采用增量預(yù)算與零基預(yù)算相結(jié)合的方法進(jìn)行編制。

3. 固定預(yù)算法與彈性預(yù)算法

當(dāng)外部市場(chǎng)存在較大不確定性或者企業(yè)自身無法對(duì)市場(chǎng)做出較準(zhǔn)確的預(yù)估時(shí)，應(yīng)放棄較簡(jiǎn)單的固定預(yù)算法，轉(zhuǎn)而考慮彈性預(yù)算法，即預(yù)設(shè)不同的情形制定不同的預(yù)算目標(biāo)，以適應(yīng)市場(chǎng)變化。例如：新開一家酒店，由于地理位置特殊，入住率難以確定，可以假設(shè)90%、80%、70%等幾個(gè)不同的情形分別預(yù)估收入、成本、利潤等。

四、結(jié)語

綜上，全面預(yù)算管理綜合、系統(tǒng)、涉及范圍廣，既要求有全局觀念，又要求在細(xì)節(jié)處做到嚴(yán)謹(jǐn)周到，中小型企業(yè)實(shí)施全面預(yù)算管理存在諸多困難。但隨著競(jìng)爭(zhēng)日益加劇，如何高效管理將成為中小型企業(yè)管理者重點(diǎn)思考的內(nèi)容，家族化、情感化、親信化管理會(huì)逐漸被取代，而實(shí)施全面預(yù)算無疑是最適合的管理工具。中小型企業(yè)只要做到專人負(fù)責(zé)、上下協(xié)同、用心管理，必能充分挖掘企業(yè)潛力，將全面預(yù)算管理的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來。

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（作者單位：北京嘉華宏遠(yuǎn)投資有限公司）