高校會計檔案影像化的實施路徑研究

劉丕平 王海清 史焱 劉進 湯巍（山東大學 山東濟南 250100）

一、研究背景

2016年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》第七條明確規(guī)定：“單位可以利用計算機、網(wǎng)絡通信等信息技術手段管理會計檔案”。2020年3月，財政部、國家檔案局聯(lián)合制定發(fā)布了《關于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（以下簡稱《通知》），對電子憑證的使用、保存給出了明確的規(guī)定。在此背景下，建立電子會計檔案管理系統(tǒng)，規(guī)范電子憑證使用就提上了高校財務信息化發(fā)展的日程。

近年來，高校的會計服務模式正在發(fā)生根本性的變化，從現(xiàn)場排隊取號的面對面報銷模式→網(wǎng)上預約，現(xiàn)場排隊報銷→啟用自助投遞機，全天候、零等待→電子發(fā)票、網(wǎng)上簽批逐步推廣，財務智能報銷是大勢所趨。從審批紙質憑證到逐步實現(xiàn)電子審批，紙質檔案已演變?yōu)閿?shù)據(jù)流、電子檔案等形式，這就要求會計檔案管理緊跟信息化建設步伐，加快推進“互聯(lián)網(wǎng)+會計檔案管理”模式。

二、會計檔案管理現(xiàn)狀

（一）工作量分析。隨著高校辦學規(guī)模和收支規(guī)模的逐年遞增，每年形成的會計檔案也呈現(xiàn)出跨越式增長。會計檔案管理人員不僅要整理、保管大量的會計檔案，還要應對各類審計、檢查等工作，費時費力，且效率低下。以S大學為例，其2015年至2019年形成的會計檔案數(shù)量如圖1所示。

圖1 S大學2015—2019年會計憑證數(shù)量統(tǒng)計表

（二）會計檔案管理問題分析。高校的會計檔案主要是按照“預約報銷-審核記賬-整理裝訂-歸檔入庫”的過程以紙質形式流轉。目前，檔案管理存在如下問題：

1.會計檔案信息化建設滯后。目前，S大學采用的仍是紙質檔案管理方式，檔案在保存、借閱過程中存在大量問題，會計檔案的完整性、安全性得不到保證。在信息化建設方面投入的資金較少，會計檔案系統(tǒng)建設滯后。

2.會計檔案管理成本高。會計檔案紙憑據(jù)來源繁多，涉及到多個部門多種業(yè)務，仍采用紙質打印、人工裝訂、保管、查閱的方式管理會計檔案，每年會計檔案管理投入的人力、物力成本較高。

3.會計檔案查閱效率低。不同于人事檔案相對集中、查詢調閱頻率低的特點，會計檔案相對分散，查閱頻率高、效率低。通常，紙質會計檔案由各個校區(qū)分別存檔，查閱檔案須到各個校區(qū)現(xiàn)場查閱，共享程度差；且人工查找、拍照、打印，效率低下；稽核、審計查閱不便。

4.會計檔案管理不到位。安全管理措施不到位，紙質檔案存在損毀、丟失、泄密風險；檔案調閱、日常管理記錄不完整或不規(guī)范，難追溯；借閱會計檔案時，附件存在遺失、損毀、被篡改等風險；檔案管理人員業(yè)務能力和積極性欠缺，距信息化管理目標差距較大，不利于檔案工作的管理。

三、會計檔案管理的發(fā)展趨勢

（一）發(fā)展趨勢分析。目前，大部分高校難以滿足《通知》中所提出的“僅使用電子會計憑證進行報銷入賬歸檔”的要求，普遍的做法是將電子發(fā)票的紙質打印件作為報銷依據(jù)，無法在財務系統(tǒng)中保存對應的電子會計憑證。為落實《通知》精神，高校應盡快修訂財務報銷制度，優(yōu)化報銷流程；升級改造財務系統(tǒng)，實現(xiàn)對電子會計憑證的查驗、保存，建立會計憑證與電子憑證的檢索關系。

1.會計檔案影像化。會計檔案影像化就是將記賬憑證及其附件，通過掃描、拍照等形式形成圖像，上傳至檔案管理系統(tǒng)，并與財務核算系統(tǒng)、財務查詢系統(tǒng)建立數(shù)據(jù)關聯(lián)，方便項目負責人可以高效、便捷地查閱電子會計憑證，同時也保證了財務信息的安全。會計檔案影像化實施方案可作為憑證電子化之前的折中方案。一方面影像化易于實現(xiàn)，可以在現(xiàn)有報銷模式不變的情況下，通過對紙質憑證掃描實現(xiàn)全部檔案的影像化；另一方面影像化檔案雖然不具備數(shù)字檔案在內容檢索、資源利用方面的優(yōu)勢，但是在其他方面與數(shù)字檔案優(yōu)勢相當。

2.財務智能報銷。會計檔案影像化極大地方便了項目負責人查閱電子會計憑證，是計算機技術和信息化建設的必然趨勢，但是也存在一些不足。主要表現(xiàn)在：一是聘請專業(yè)的檔案管理公司進行掃描，需要耗費一定的人力成本；二是事后掃描存在一定的時間延遲，賬務處理完成后無法立刻查閱憑證；三是影像化僅以圖片形式進行保存，無法對圖片信息進行處理。為解決會計檔案影像化的不足之處，可構建財務智能報銷系統(tǒng)，使用OCR技術自動識別發(fā)票信息，上傳發(fā)票同時自動完成發(fā)票查驗、電子憑證保存；報銷人員選擇需報銷的發(fā)票，提交后即可完成預約報銷申請；通過智能審核，自動完成各類稽核規(guī)則檢查；通過文字識別，自動轉化成可編輯、存儲的財務信息。智能報銷系統(tǒng)保證了電子會計憑證的一致性和唯一性，極大地簡化了報銷流程，為報銷人員提供了便利。

（二）實施會計檔案影像化的必要性。

1.會計檔案信息化建設的必由之路。近年來，高校的財務信息化建設不斷推進，已實現(xiàn)網(wǎng)上預約報銷、24小時自助投遞、開具電子發(fā)票等功能，逐步推進與其他職能部門管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享。財務數(shù)據(jù)已實現(xiàn)在各個信息系統(tǒng)中傳輸、處理，最終回歸財務系統(tǒng)，形成會計憑證，但受限于紙質會計憑證的單一保存形式，無法通過線上進行查閱，導致紙質會計憑證成為財務數(shù)據(jù)的終點，無法滿足當下電子會計檔案保管的需求。

2.異地多校區(qū)財務一體化發(fā)展的需求。高校規(guī)模逐步擴大，異地多校區(qū)運行導致的跨校區(qū)業(yè)務辦理等問題已成為高校亟需解決的難題。2018年，S大學提出“兩不出”的服務目標，即“教師辦事不出學院，學生辦事不出校區(qū)”，推動了各部門信息化建設的步伐，擴大了線上辦理的業(yè)務范圍，促進了S大學一校三地八校區(qū)互動協(xié)同、高效運轉、一體發(fā)展。為滿足各校區(qū)報賬的需要，S大學設置了五個報賬點。根據(jù)《會計檔案管理辦法》《S大學檔案管理辦法》，當年形成的會計檔案由各校區(qū)財務部門檔案室臨時保管一年，超過一年的會計檔案需移交檔案管理部門保管。如需查閱檔案，需提交檔案借閱申請，并在檔案所在校區(qū)的報賬大廳或檔案管理部門查詢，手續(xù)繁瑣，且經(jīng)常需要跨校區(qū)查詢。實施會計檔案影像化可以有效簡化會計檔案查閱手續(xù)，且解決跨校區(qū)查詢不便的問題。

3.優(yōu)化檔案管理的必然趨勢。傳統(tǒng)的檔案管理以紙質憑證為載體，檔案保存時必須保證環(huán)境干燥，避免檔案受潮、損毀；檔案查詢、外借須履行必要的借閱手續(xù)，且需現(xiàn)場查閱，消耗大量的時間、人力成本。實施會計檔案影像化，可以解決會計檔案管理中普遍存在的繁瑣、低效、高成本等問題，并為財務工作帶來諸多便利。

（三）實施會計檔案影像化的難點。

1.保證財務信息安全。傳統(tǒng)模式下，借閱紙質會計憑證需要履行必要的會計憑證借閱申請手續(xù)，登記備案，并由專門的檔案管理人員陪同進行，財務信息相對安全。但實施會計檔案影像化后，如何進行查閱權限管理，保證財務信息不被他人竊取，如何保證服務器正常運轉，是檔案管理系統(tǒng)迫切需要解決的難題。為保證影像化會計憑證使用安全，需要對查詢權限進行設置。通常，一份會計憑證涉及多個項目，一般不提供線上查詢、下載功能?？紤]到賬務處理實際情況，建議系統(tǒng)對多項目為同一項目負責人、多項目涉及不同項目負責人的部分憑證進行篩選，后者主要包括科研經(jīng)費入賬、科技成果轉化、收入分成、內轉、固定資產(chǎn)入賬、暫存等類業(yè)務，以上業(yè)務可供項目負責人查詢。

2.票據(jù)粘貼滿足影像化標準。檔案管理系統(tǒng)通過高速掃描儀對會計憑證進行掃描、識別、上傳等操作，原有的票據(jù)粘貼標準無法滿足影像化的要求，比如魚鱗狀粘貼、折疊、發(fā)票背面簽字等形式，不利于拍照和掃描。為保證會計檔案影像化的順利實施，正式實施之前，S大學發(fā)布了規(guī)范財務票據(jù)粘貼方式的通知，并制作短視頻進行廣泛宣傳培訓，為憑證影像化的順利開展打下良好基礎。

3.滿足電子檔案管理的要求。傳統(tǒng)模式下，會計檔案僅以紙質形式保存，由財務部門臨時保管一年后，按規(guī)定需將紙質會計檔案移交給檔案管理部門。實施影像化以后，在向檔案管理部門移交紙質會計檔案時，需同時提交電子會計檔案，并滿足檔案管理部門的檔案入庫標準。這就要求在項目論證階段，財務部門需與檔案管理部門進行溝通，了解電子檔案管理的要求和相關規(guī)定，規(guī)范影像化工作流程，對檔案管理系統(tǒng)進行升級改造，保證影像化會計憑證符合電子檔案管理的要求。

四、高校會計檔案影像化的實施路徑分析

（一）項目論證階段。

1.項目調研。S大學在實施項目之前，對其他高校的會計檔案影像化開展情況進行了調研和詢價，借鑒其他高校的成功經(jīng)驗和做法，結合自身會計檔案管理現(xiàn)狀，梳理系統(tǒng)需求，繪制了會計檔案管理系統(tǒng)流程圖，如下頁圖2所示。

圖2 會計檔案管理系統(tǒng)流程圖

經(jīng)過梳理，檔案管理系統(tǒng)需滿足如下需求：在人員權限設置方面，人員類型包括掃描人員、審核人員、查詢人員、財務人員；在系統(tǒng)對接方面，檔案管理系統(tǒng)需與財務核算系統(tǒng)、財務查詢系統(tǒng)對接；在查詢權限設置方面，財務查詢系統(tǒng)中僅供項目負責人查看自己負責項目對應的影像化會計憑證。

2.系統(tǒng)開發(fā)及測試。S大學的會計檔案影像化方案實施是基于上海A計算機有限公司的檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)可實現(xiàn)掃描、審核、查詢、下載及工作量統(tǒng)計等功能，并與財務核算系統(tǒng)、財務查詢系統(tǒng)等實現(xiàn)互通互聯(lián)、數(shù)據(jù)共享。通過高拍儀和高速掃描儀，憑證掃描員對會計憑證進行拍照或掃描，上傳至檔案管理系統(tǒng)，并由憑證審核員對影像化憑證進行核對，確保圖片質量清晰、憑證掛接準確、附件不缺不漏。為保證影像化工作效率和準確性，針對憑證號的唯一性，對財務核算系統(tǒng)進行升級改造，將憑證號對應的條形碼打印在記賬憑證上，通過高速掃描儀及檔案管理系統(tǒng)的自動識別功能，自動將會計憑證影像化圖片與憑證號掛接，發(fā)現(xiàn)問題自動統(tǒng)計并反饋錯誤信息，充分體現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)的智能化、便捷化。

3.信息采集時點。在信息采集方面有以下三種錄入時點及方式可以選擇：（1）網(wǎng)上預約導入。經(jīng)辦人通過網(wǎng)上預約系統(tǒng)錄入報銷信息時，上傳憑證附件。財務制單人員導入預約單時，同時將報銷單關聯(lián)的影像化附件信息傳輸?shù)截攧蘸怂阆到y(tǒng)中，并與生成的憑證信息關聯(lián)。財務制單人員可根據(jù)制單情況，對系統(tǒng)中的影像化數(shù)據(jù)進行增減操作，確保影像化會計憑證與實際會計憑證保持一致。缺點：一是影像化數(shù)據(jù)來源于經(jīng)辦人，圖像質量無法保證；二是制單時不僅要審核原始憑證，還需對財務核算系統(tǒng)中的影像化附件進行審核、調整，增加了核算的工作量。三是增加了預約報銷的復雜程度，易使報銷人員對財務服務的滿意度降低。（2）制單錄入。財務制單時通過高拍儀、掃描儀等對憑證信息進行拍照、掃描，同時上傳到財務系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)。優(yōu)點：對網(wǎng)上預約報銷無影響。缺點：一是制單人員掃描，增加了制單人員的工作量；二是對于復核有問題需要修改的憑證，需要重新錄入或修改影像化信息，導致重復工作；三是對設備的需求量比較大，增加了影像化的成本。（3）事后掃描。對已經(jīng)完成復核、付款的會計憑證，由專門的工作人員對所有會計憑證信息進行事后掃描。優(yōu)點：一是保證了影像化圖片質量和掛接正確率；二是對網(wǎng)上預約、制單、復核等工作量、工作流程等基本保持不變；三是避免了重復掃描。

綜合考慮三種方案，S大學采取事后掃描的形式統(tǒng)一對會計憑證進行影像化?？紤]到工作量較大，S大學將影像化服務外包，通過公開招標，選取專業(yè)的檔案管理公司，保證影像化工作的效率和質量。

（二）項目實施階段。

1.工作流程。因S大學的會計檔案影像化工作外包給檔案管理公司，所以需要規(guī)范工作流程，明確各工作環(huán)節(jié)的內容與要求，具體工作流程如圖3所示。

圖3 會計檔案影像化工作流程圖

（1）清點、交接：對移交的會計憑證等資料進行清點核對后辦理交接手續(xù)。清點時，需查看會計憑證附件頁面方向是否一致，仔細核對憑證匯總表信息，確保憑證編號從小到大排序；配合財務部門工作人員進行會計憑證掃描前的接收、移交工作。（2）規(guī)范性粘貼：按影像化標準對會計憑證進行規(guī)范化粘貼，保證紙張整齊、清晰，不得出現(xiàn)發(fā)票丟失、脫落、顛倒、不易掃描、不易查閱等現(xiàn)象。（3）掃描：將憑證附件進行掃描或拍照，影像清晰、完整；確保憑證附件的完整性，不得遺漏、丟失票據(jù)；掃描像素200DPI或者根據(jù)影像系統(tǒng)的要求進行，確保掃描后的圖像文件及清單能夠滿足電子查閱要求。（4）審核：對所掃描憑證進行對照檢查，刪除無效的影像，對不合格的影像重新掃描并替換。（5）裝訂：對憑證原件采用鉚管裝訂方式靠左對齊裝訂成冊，裝訂線距邊3cm；書脊厚度在3cm左右；會計憑證冊必須整齊、美觀；完成后相關人員應在封面指定位置簽章。（6）編號及登記：將所有裝訂好的憑證冊應于封面上注明日期、憑證起止編號、憑證冊號等。（7）驗收：檔案管理公司提出驗收申請，財務部門組織驗收人員對紙質會計憑證和影像化會計憑證進行驗收，填寫驗收單，并由雙方簽字確認。（8）移交：驗收無誤后，將會計檔案交接給財務部門檔案管理人員。配合財務部門工作人員定期將會計檔案移交至學校檔案管理部門，要求達到檔案入庫標準。

2.查詢流程。項目負責人登錄財務查詢系統(tǒng)后，可在項目列表中選擇需要查詢的項目，即可查詢項目下相關憑證的附件信息。因結題、審計等多是對項目下所有的收支明細進行查詢，根據(jù)查詢需求，可以按項目批量下載或按憑證號逐個查詢、下載。具體的查詢流程如圖4所示。

圖4 影像化會計檔案查詢流程

五、實施會計檔案影像化的成效

目前S高校會計檔案管理系統(tǒng)處于試運行階段，仍在不斷探索完善，與傳統(tǒng)的會計檔案管理模式相比，影像化成效顯著。

（一）提高檔案工作效率。項目結題、審計等需要查閱會計憑證時，不再需要填表、審批、蓋章、預約。查詢一個項目的所有明細賬目不再需要耗費更多時間，只需在財務查詢系統(tǒng)點幾下鼠標，即可將項目支出明細的會計憑證及附件批量下載，隨時隨地可以調取數(shù)據(jù)，不再受工作時間、工作流程等限制，極大地提高了會計檔案查閱的效率。

（二）提高會計服務質量。查詢會計憑證不再需要跨校區(qū)、甚至跨城市到財務檔案室、檔案管理部門現(xiàn)場復印或拍照。項目負責人無論何時何地都可以通過登錄財務信息門戶，及時查詢會計憑證及附件，還可以下載、清晰打印，為審計、結題等工作的順利開展提供了保障。會計人員通過在財務核算系統(tǒng)快速查詢前期憑證附件，可以簡化報銷手續(xù)，避免了師生后續(xù)報賬時重復提供材料，如分期付款的合同協(xié)議、特殊事項的說明、預算復印件等，提高了師生對財務工作的滿意度。

（三）促進財務信息化建設。報銷人員通過網(wǎng)上預約、自助投遞預約單，將原始憑證流轉到財務部門，財務部門通過財務核算系統(tǒng)進行制單、復核、付款，并將賬務處理情況、支付結果通過財務查詢系統(tǒng)反饋至報銷人員。檔案管理系統(tǒng)建立之后，會計憑證及附件也將以電子化的形式保存，并隨時可供項目負責人查詢、下載，促進了會計檔案管理的科學性、便捷性，順應了財務信息化建設的發(fā)展趨勢。

（四）降低管理成本。對比分析實施影像化前后的檔案管理成本可知，成本大幅降低，資金效益顯著提高。原有的檔案管理方式在人工成本、時間成本等方面耗費較大，經(jīng)測算，實施影像化后的成本僅為原有成本的1/3。

六、總結及展望

對于高校來說，如何規(guī)范會計檔案管理，既要落實國家檔案管理相關規(guī)范，制定完善校內檔案管理辦法，又要充分考慮學校整體的業(yè)務規(guī)模、軟硬件條件等因素。對于會計檔案影像化的具體實施，需在充分調研和論證的基礎上，梳理業(yè)務流程，明確具體操作規(guī)范，既要實現(xiàn)財務數(shù)據(jù)的有效共享，又要保證財務信息安全，為師生提供高效、便捷的會計服務，促進高校會計檔案管理工作的科學化、標準化。