人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性與建設(shè)對策研究

李紅霞

[摘要]人事檔案可以體現(xiàn)一個(gè)人的成長過程，相關(guān)部門可以利用人事檔案挖掘出管理人才。現(xiàn)如今信息化時(shí)代已經(jīng)全面覆蓋，如果企業(yè)想讓人事檔案管理的工作效率得到有效的提升，那么人事檔案管理人員就應(yīng)該利用信息化技術(shù)，從而能夠充分體現(xiàn)企業(yè)人員的具體信息，這樣就讓人力資源管理工作能夠完善。本文主要對人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性進(jìn)行分析，結(jié)合當(dāng)下企業(yè)人事檔案管理工作的現(xiàn)狀，提出對人事檔案管理信息化建設(shè)的策略。

[關(guān)鍵詞]人事檔案;信息化;人事檔案信息化對策

人事檔案管理不但可以將個(gè)人進(jìn)行的工作細(xì)節(jié)進(jìn)行全面的記錄，還可以用于人才選拔以及考核，想要提升人事管理水平就應(yīng)該將人事檔案管理工作做好。這樣可以看得出在信息化時(shí)代的全面覆蓋下，檔案管理的信息化建設(shè)是必須要進(jìn)行下去的。人事檔案管理信息化可以提升信息化檔案管理的水平，方便對檔案信息的實(shí)施查閱、變更以及儲(chǔ)存，從而使得各個(gè)機(jī)構(gòu)能夠及時(shí)更新以及傳遞人事檔案信息，降低信息安全的隱患，這樣人事檔案信息就能實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)共享。

一、人事檔案管理的現(xiàn)狀

大部分企業(yè)、單位都不重視人事檔案管理工作，認(rèn)為人事檔案只涉及到個(gè)人，對組織、單位發(fā)展影響不大，還有許多的私企不建人事檔案，存在著有沒有檔案無所謂的，用人不審查過往，加之當(dāng)下社會(huì)分工愈發(fā)細(xì)，行業(yè)眾多，自主創(chuàng)業(yè)、自由職業(yè)者等都不保存利用檔案等，造成許多個(gè)人也認(rèn)為要不要檔案無所謂，眾多的原因，造成個(gè)人、企業(yè)、單位、社會(huì)對人事檔案不夠重視。

一是人事工作管理部門在辦理業(yè)務(wù)過程中，填寫、審批、蓋章不規(guī)范、不完整、不嚴(yán)謹(jǐn)，造成檔案材料不規(guī)范，出現(xiàn)邏輯錯(cuò)誤，從源頭上已經(jīng)降低了人事檔案的質(zhì)量，也使得檔案材料喪失依據(jù)性，即使材料能完整歸檔，但存檔的檔案材料無任何價(jià)值可言;二是個(gè)人填寫資料，由于沒有存檔意識，對于組織安排要填寫的表格大多數(shù)只是當(dāng)任務(wù)敷衍完成，對“三齡兩歷一身份”信息記不太清楚，也不仔細(xì)核查，隨意填寫，造成不同表單中相關(guān)欄目填寫不一致，家庭成員信息不齊全，這些都給人事工作帶來諸多不便。

近幾年隨著中組部下發(fā)的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》《干部人事檔案工作條例》等文件的要求，人事檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化程度進(jìn)一步提升，但由于傳統(tǒng)人事檔案通過手工完成檔案材料的分類，存在個(gè)人對檔案材料理解上的偏差，容易造成檔案分類不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)。

大多數(shù)人事檔案都是由本單位人事組織部門自行保管，相比較綜合檔案，沒有列支專門的人事檔案經(jīng)費(fèi)，辦公設(shè)備陳舊落后，檔案庫房也不達(dá)標(biāo)，六防措施難以保證，人事檔案管理手段落后，影響了信息化水平的發(fā)展。

二、人事檔案管理信息化建設(shè)相應(yīng)策略

人事檔案是用人單位在管理人力資源的過程中形成的人事記錄，可以較為全面地反映個(gè)人的工作能力、工作表現(xiàn)及個(gè)人品德等方面的狀況。人事檔案管理部門應(yīng)該通過各種渠道加強(qiáng)人事檔案知識宣傳，宣傳范圍上到各級領(lǐng)導(dǎo)，下至每個(gè)員工，讓領(lǐng)導(dǎo)知道人事檔案包括哪些內(nèi)容，便于在日常工作安排中予以統(tǒng)籌安排;讓員工知道，人事檔案與個(gè)人工作生活息息相關(guān)，關(guān)系到個(gè)人求職、工作變動(dòng)、職位晉升，是證明家庭成員信息的重要依據(jù)材料，關(guān)系到個(gè)人財(cái)產(chǎn)繼承等，這樣可以有效提升個(gè)人在填寫相關(guān)材料時(shí)認(rèn)真對待，確保所填寫信息準(zhǔn)確，完整，前后一致。同時(shí)，將人事檔案材料歸檔納入人事工作有關(guān)人員的崗位職責(zé)，確保材料制作、審核標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并定期對崗位資料收集、歸檔完成等情況進(jìn)行考核。切實(shí)提高對人事檔案工作的重視程度，積極負(fù)責(zé)完成自身職責(zé)所在，全面推進(jìn)人事檔案相關(guān)工作的有效落實(shí)。

一是通過收集電子文件和已存檔案數(shù)字化加工的方式實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化。由于人事檔案基本為word和excel表格式，而且在目前電腦辦公全面普及的情況下，業(yè)務(wù)部門形成的材料99%都是電子文件，收集電子文件條件已然具備，而對已存量的檔案基本都是文本類材料，只要對檔案材料進(jìn)行數(shù)字化掃描等操作即可完成已存檔案的數(shù)字化工作。

在現(xiàn)行人事檔案管理制度下，即要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理模式，充分發(fā)揮檔案服務(wù)效應(yīng)，在全面實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)上，還要做好實(shí)體檔案的管理，即：在完成日常電子文件線上即時(shí)歸檔的同時(shí)，定期收集相應(yīng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸檔管理。即：通過紙質(zhì)檔案和電子檔案雙軌制管理，將紙質(zhì)檔案和現(xiàn)代化電子檔案有效融合，讓傳統(tǒng)管理與信息化管理相輔相成，充分發(fā)揮紙質(zhì)和電子檔案各自的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的順利過渡。從而，促使信息化的檔案管理真正發(fā)揮強(qiáng)大的推動(dòng)作用，最大化服務(wù)于企業(yè)人事管理工作。

要加強(qiáng)檔案管理人員政治意識、責(zé)任意識教育，強(qiáng)化檔案管理人員服務(wù)意識。同時(shí)，各級人事檔案業(yè)務(wù)主管部門要加強(qiáng)對檔案人員業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，不斷完善檔案人員知識結(jié)構(gòu)，鼓勵(lì)檔案人員不斷創(chuàng)新，更好的滿足現(xiàn)階段檔案信息化管理工作的需求，從而建設(shè)一支有能力，具備現(xiàn)代化管理水平的人事檔案管理人才隊(duì)伍。

在實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理工作中，其軟硬件設(shè)備的建設(shè)，是保障信息化檔案管理工作效果的前提。因此，要加大對軟硬件設(shè)施的投入力度，實(shí)現(xiàn)資源的合理配置，確保檔案信息的傳輸、交換和共享的正常運(yùn)行，為檔案信息化管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

三、結(jié)束語

綜上所述，人力資源管理中最為重要的環(huán)境就是人事檔案管理，想要促進(jìn)人事檔案管理工作的發(fā)展，那么信息化建設(shè)就是必須要完成的首要任務(wù)，使得企業(yè)人事管理工作更加規(guī)范以及科學(xué)。因此，要認(rèn)識到人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性，從而提升信息化管理的水平，促進(jìn)人事檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

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