關(guān)于國(guó)際工程商務(wù)合同索賠管理的探討

丁乃偉

摘要：文章對(duì)合同索賠的概念、依據(jù)、流程及注意事項(xiàng)進(jìn)行簡(jiǎn)述，針對(duì)商務(wù)合同的索賠管理工作提出有效措施，闡述承包商索賠管理的要點(diǎn)。力求通過(guò)引入合同管理理念、完善合同管理體系、結(jié)合國(guó)際工程特點(diǎn)等方式，明確索賠方法，強(qiáng)化合同管理，提升合同管理成果。

關(guān)鍵詞：國(guó)際工程;商務(wù)合同;索賠管理

在“一帶一路”背景之下，中國(guó)公司在國(guó)際項(xiàng)目工程領(lǐng)域的業(yè)務(wù)廣泛開(kāi)展，為工程行業(yè)帶來(lái)了機(jī)遇和挑戰(zhàn)，工程管理的重要性日益提升，對(duì)承包商來(lái)說(shuō)十分重要。隨著項(xiàng)目的復(fù)雜性不斷增加，合同糾紛與賠償?shù)葐?wèn)題也越來(lái)越多。為了維護(hù)自身合同權(quán)益，應(yīng)健全合同管理體系，強(qiáng)化合同從簽訂到執(zhí)行的全過(guò)程管理，明確索賠方法及策略，有效應(yīng)對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)，從而實(shí)現(xiàn)預(yù)期的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。

一、合同索賠概述

索賠主要是指合同一方履行了超出合同之外的義務(wù)，或者自身權(quán)益受損時(shí)，向合同另一方提出的補(bǔ)償要求，主要受物價(jià)波動(dòng)、內(nèi)容變更、地質(zhì)條件變化、極端天氣、匯率變化、工期變化、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)變化與法律調(diào)整等因素影響，導(dǎo)致超出原合同范圍的工作發(fā)生，由此產(chǎn)生的額外的時(shí)間與費(fèi)用均可作為索賠內(nèi)容。在國(guó)際工程中，索賠的主體不固定，業(yè)主與簽訂合同的若干承包商之間均存在相互索賠的可能，因此，務(wù)必要按照法律規(guī)定簽訂合同，明確合同簽訂的邊界條件、做好合同執(zhí)行的全過(guò)程記錄、按照合同要求及時(shí)進(jìn)行索賠事宜、以免索賠要求不成立，給自身帶來(lái)?yè)p失。

（一）索賠依據(jù)

在合同對(duì)方違約或損害發(fā)生后，受損的一方應(yīng)及時(shí)按照合同的要求發(fā)出索賠通知并在規(guī)定的期限內(nèi)提交充足的索賠證據(jù)材料，按照索賠流程有序開(kāi)展索賠工作。在實(shí)踐過(guò)程中，索賠依賴于客觀事實(shí)，在事實(shí)的基礎(chǔ)上，尋找索賠依據(jù)，具體依據(jù)如下：一是合同。合同作為業(yè)主與承包商之間簽署的文件，只有正式的合同條款才可作為索賠依據(jù)，其中包括澄清文件，圖紙等，當(dāng)合同對(duì)同一事項(xiàng)的規(guī)定不一致時(shí)，則要按照合同文件的優(yōu)先級(jí)，梳理出找出恰當(dāng)?shù)囊罁?jù);二是法律、法規(guī)。通常情況下，當(dāng)有的合同內(nèi)容與法律沖突時(shí)則該部分合同內(nèi)容無(wú)效，此時(shí)，要以相關(guān)法律規(guī)定為準(zhǔn)，或者當(dāng)有些內(nèi)容合同中沒(méi)有約定或約定不明確的情況下要適用相關(guān)的法律規(guī)定，此外，工程所在地的海關(guān)、稅務(wù)、勞動(dòng)、環(huán)保等相關(guān)法律均會(huì)對(duì)工程活動(dòng)產(chǎn)生直接影響，當(dāng)任何一方出現(xiàn)違法行為或者合同簽訂后出現(xiàn)法律變更時(shí)，均可作為索賠依據(jù);三是合同實(shí)施過(guò)程中的文件與相關(guān)資料。如每日施工記錄、周報(bào)、月報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、往來(lái)信件、驗(yàn)收記錄、業(yè)主或工程師簽發(fā)的指令、進(jìn)度款審批及入賬記錄等。

（二）索賠流程

1. 索賠通知。根據(jù)FIDIC合同通用條款的相關(guān)規(guī)定，因業(yè)主或工程師及其它原因?qū)е鹿こ塘孔兓?，致使承包商遭受工期延長(zhǎng)或成本增加的情況，承包商享有索賠權(quán)利，一旦出現(xiàn)索賠事件，承包商應(yīng)按照合同的要求迅速做出反應(yīng)，在索賠事件發(fā)生或應(yīng)知其發(fā)生的28天內(nèi)向業(yè)主或者工程師發(fā)出索賠通知，維護(hù)自身的索賠權(quán)利，這一步很簡(jiǎn)單卻很重要，往往容易被忽視，如承包商在規(guī)定的期限內(nèi)沒(méi)有發(fā)出通知，則視為自動(dòng)放棄索賠權(quán)利，此外，還應(yīng)于索賠事件發(fā)生后的42天內(nèi)及時(shí)提交完整的索賠支持文件。

2. 內(nèi)部處理。一是對(duì)索賠事件進(jìn)行充分調(diào)查，了解事件的起因、經(jīng)過(guò)與結(jié)果，對(duì)事件的原因進(jìn)行分析，明確該事件的責(zé)任方，按照合同約定或法律規(guī)定確定各方應(yīng)承擔(dān)得相應(yīng)責(zé)任。如若該事件的原因涉及多個(gè)參與方，應(yīng)劃清各個(gè)主體承擔(dān)的責(zé)任范圍，并根據(jù)責(zé)任大小承擔(dān)相應(yīng)的損失;索賠人員應(yīng)充分了解合同內(nèi)容及法律規(guī)定，在合同條款、工程量表、施工計(jì)劃、往來(lái)函件、法律、法規(guī)等方面尋找索賠依據(jù)。只有滿足合同規(guī)定的索賠依據(jù)，才有可能成功獲得賠償，通過(guò)對(duì)實(shí)際工程范圍與原工程范圍進(jìn)行對(duì)比，對(duì)事件、費(fèi)用等資料綜合分析，合理計(jì)算索賠金額和時(shí)間;收集整理相關(guān)證據(jù)，根據(jù)FIDIC合同規(guī)定，承包商只能獲得證據(jù)支持部分的索賠權(quán)益。因此，當(dāng)索賠事件出現(xiàn)后，承包商要全面收集、整理完整的索賠支持材料，提交工程師審核。

3. 索賠解決。一是要編制索賠報(bào)告，包括索賠要求與詳細(xì)證據(jù)，及索賠的法律和合同依據(jù)，這些資料將提交給業(yè)主、工程師、進(jìn)行審查，因此索賠報(bào)告質(zhì)量對(duì)能否獲得賠償具有重要影響，這就要求索賠報(bào)告書(shū)要客觀理性的論述事實(shí)，不應(yīng)盲目擴(kuò)大、摻雜主觀因素，也不應(yīng)夸大事實(shí);二是承包商應(yīng)在合同規(guī)定的期限內(nèi)將報(bào)告提交給業(yè)主或工程師，如若索賠事件具有持續(xù)性，使附加成本支出不斷增加，一時(shí)難以計(jì)算賠償總額，承包商可以按月進(jìn)行持續(xù)的資料補(bǔ)充，并報(bào)送中期賬單。當(dāng)索賠事件完成后，承包商應(yīng)提交全部證據(jù)資料，要求業(yè)主審定后給予相應(yīng)的賠償;賠償解決方式是業(yè)主和承包商最為關(guān)心之事，與當(dāng)事方合法權(quán)益息息相關(guān)，可通過(guò)協(xié)商、仲裁與訴訟等方式來(lái)實(shí)現(xiàn)，對(duì)于國(guó)際工程的糾紛解決方式建議采用第三國(guó)仲裁的方式，因該方式效率高，避免了冗長(zhǎng)的訴訟過(guò)程，還可以規(guī)避當(dāng)?shù)胤ㄍサ牟还袥Q，如有的中東國(guó)家，實(shí)行教會(huì)法，這給判決帶來(lái)了很大不確定性，因此仲裁是一種比較好的解決方式，該方式還可以獲得廣泛的國(guó)際認(rèn)可和執(zhí)行。

二、國(guó)際工程商務(wù)合同與索賠管理的措施

國(guó)際工程建設(shè)規(guī)模日益擴(kuò)大，我國(guó)施工企業(yè)面臨著更加嚴(yán)峻的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。在提高自身專業(yè)技能的同時(shí)，還應(yīng)強(qiáng)化管理能力，尤其是商務(wù)合同管理，應(yīng)從管理理念、管理體系、索賠方法等方面著手，做好變更與索賠的管理工作。

（一）引入先進(jìn)管理理念，強(qiáng)化合同管理

在國(guó)際工程建設(shè)中，管理者應(yīng)引入先進(jìn)的管理理念，重視合同的過(guò)程管理，主要體現(xiàn)在合同簽訂管理、實(shí)施過(guò)程管理與變更管理等方面，使自身的合法權(quán)益得到切實(shí)保障。在合同簽訂方面，需要在合同中對(duì)雙方的責(zé)、權(quán)、利進(jìn)行明確的規(guī)定，并明確工程的進(jìn)度、質(zhì)量與投資等內(nèi)容，要有技術(shù)部門、工程部門、法律部門、財(cái)務(wù)部門、商務(wù)部門的會(huì)審流程，而且要以書(shū)面的形式確定，與常規(guī)工程相比，國(guó)際工程合同較為復(fù)雜，在簽訂前、簽訂中均要充分掌握合同內(nèi)容，提前預(yù)測(cè)潛在的風(fēng)險(xiǎn)，在簽訂中要對(duì)合同條款細(xì)化，提供準(zhǔn)確的解釋，突顯合同價(jià)值。在過(guò)程管理方面，主要注意以下方面，一是根據(jù)工程任務(wù)確定管理目標(biāo)，確保工程嚴(yán)格按照計(jì)劃實(shí)施，即便施工中出現(xiàn)變化，也仍要在履約基礎(chǔ)上采取靈活措施，實(shí)現(xiàn)合同目標(biāo);二是實(shí)施信息化管理模式，注重工程實(shí)施過(guò)程信息交流文件的整理，可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理合同內(nèi)容，提高文件流轉(zhuǎn)效率，使相關(guān)人員及時(shí)獲得需要的合同文件尤其是變更后的合同文件及業(yè)主指令;三是合同的有關(guān)要求要及時(shí)執(zhí)行，合同管理對(duì)象包括承包方與業(yè)主等，任何往來(lái)文件均應(yīng)按合同要求及時(shí)作出正確的響應(yīng)，在變更管理方面，國(guó)際工程因項(xiàng)目規(guī)模較大，具有諸多不確定性，因此合同變更管理十分重要，只有這樣才能確保自身利益不受損害。在變更管理中應(yīng)對(duì)原因、責(zé)任等因素進(jìn)行明確，不可盲目實(shí)施變更處理。

（二）健全合同管理體系，提高管理效率

在合同管理方面，應(yīng)結(jié)合管理要求健全合同管理體系，確保合同管理嚴(yán)謹(jǐn)可靠，具體如下：一是進(jìn)行合同交底，明確管理目標(biāo)。合同訂立部門要及時(shí)向合同執(zhí)行部門進(jìn)行交底，充分講解合同注意事項(xiàng)，并要求合同執(zhí)行部門認(rèn)真閱讀各項(xiàng)條款，在交底時(shí)落實(shí)各項(xiàng)管理目標(biāo)，避免在執(zhí)行時(shí)出現(xiàn)偏差;二是在該體系中應(yīng)明確合同管理程序、索賠事項(xiàng)報(bào)告及相關(guān)流程，緩解合同管理的壓力，注重合同管理部門間的協(xié)調(diào)。該體系還要求，以書(shū)面形式保存工程實(shí)施內(nèi)容，促進(jìn)各項(xiàng)內(nèi)容的程序化、規(guī)范化，還要建立文檔系統(tǒng)。在國(guó)際工程合同中，應(yīng)清楚劃分合同人員的職責(zé)、明確各個(gè)程序的負(fù)責(zé)人、有關(guān)文件收集與存儲(chǔ)等等，將各個(gè)流程的資料匯總歸檔，為后續(xù)合同管理應(yīng)用提供更多便利。

（三）結(jié)合國(guó)際工程特點(diǎn)，明確索賠方法

對(duì)于我國(guó)工程企業(yè)來(lái)說(shuō)，在國(guó)際工程中更注重索賠方式的應(yīng)用，要求在合同管理中健全索賠制度的相關(guān)內(nèi)容，結(jié)合國(guó)際工程特點(diǎn)，適當(dāng)調(diào)整索賠方式，確保索賠工作符合國(guó)際工程特點(diǎn)，順應(yīng)工程發(fā)展方向。

1. 根據(jù)合同特點(diǎn)構(gòu)建管理體系。該體系以合同為中心展開(kāi)，對(duì)國(guó)際工程的索賠條款進(jìn)行研究，并將索賠條款向執(zhí)行團(tuán)隊(duì)及時(shí)交底，以便其及時(shí)發(fā)現(xiàn)索賠事件并發(fā)起索賠流程。

2. 在工程索賠過(guò)程中，不應(yīng)采用國(guó)內(nèi)的定額標(biāo)準(zhǔn)，只能將定額作為索賠的一種參考。在國(guó)際工程中，當(dāng)出現(xiàn)索賠時(shí)，一般采用成本預(yù)算方式，結(jié)合合同要求和項(xiàng)目實(shí)際情況自行編制索賠測(cè)算表。可在合同索賠管理可設(shè)立專門的造價(jià)部門，在索賠測(cè)算中以市場(chǎng)價(jià)格為依據(jù)。

3. 索賠時(shí)尋求律師或?qū)＜业膸椭?。?duì)于國(guó)際項(xiàng)目來(lái)說(shuō)最好聘請(qǐng)當(dāng)?shù)芈蓭熦?fù)責(zé)該項(xiàng)目，定期到工地上了解情況，協(xié)助完成合同、索賠信件審定等，確保此類文件符合當(dāng)?shù)胤梢?。盡量在項(xiàng)目初始時(shí)聘請(qǐng)律師參與索賠工作，切忌問(wèn)題成堆時(shí)再找律師，以免影響索賠結(jié)果。在必要的情況下，還可聘請(qǐng)索賠專家，特別是在賠償金額巨大，且對(duì)方不積極配合處理問(wèn)題時(shí)。在國(guó)外一些專業(yè)很有經(jīng)驗(yàn)，雖然聘用費(fèi)用較高，但他們常常能夠根據(jù)自己對(duì)合同理解與索賠經(jīng)驗(yàn)幫助承包商成功要回補(bǔ)償。

4. 采取風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移措施。通過(guò)工程保險(xiǎn)等方式將潛在的風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移出去，以此降低利益損失概率。可采取兩種轉(zhuǎn)移方式，一種是通過(guò)保險(xiǎn)轉(zhuǎn)移將在國(guó)際項(xiàng)目中將企業(yè)不愿意承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移給保險(xiǎn)公司，定期交納投保費(fèi)用，如若出現(xiàn)賠償則可向保險(xiǎn)公司索賠，由保險(xiǎn)公司來(lái)承擔(dān)損失;另一種，是通過(guò)尋找經(jīng)驗(yàn)豐富的分包來(lái)實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避，有些分包商在處理當(dāng)?shù)厣鐣?huì)關(guān)系方面很有優(yōu)勢(shì)，如拆遷工作，在國(guó)外很多國(guó)家土地是私有財(cái)產(chǎn)，我國(guó)承包商進(jìn)行拆遷工作時(shí)，往往被惡意阻撓，花錢多卻成效不大，而當(dāng)?shù)匾恍┕緞t會(huì)高效的開(kāi)展該項(xiàng)工作，這樣可以把潛在的被索賠事件轉(zhuǎn)移出去。

三、國(guó)際工程合同索賠管理需要注意的其它事項(xiàng)

作為承包商，還要有長(zhǎng)遠(yuǎn)眼光，打造良好的企業(yè)形象，在索賠管理中還應(yīng)注意以下事宜。

（一）注重履約，確保工程持續(xù)開(kāi)展

承包商應(yīng)確保工程順利開(kāi)展，強(qiáng)化合同履約，給業(yè)主留下良好印象。在索賠過(guò)程中不可以延遲或者停工為要挾，要始終按時(shí)保質(zhì)保量的完工保障業(yè)主收益。即便在索賠中遇到麻煩，只要業(yè)主沒(méi)有違約，承包商都要堅(jiān)持完成任務(wù)。

（二）與業(yè)主建立友好關(guān)系

在認(rèn)真履行合同的同時(shí)，承包商還應(yīng)與業(yè)主之間建立友好關(guān)系，有助于賠償和爭(zhēng)議事宜解決，將談判變成個(gè)人之間的意見(jiàn)交流，拉近彼此的距離，使雙方處于同一個(gè)頻道上，再在正式談判中確認(rèn)。在索賠方面，盡量與業(yè)主之間直接談判達(dá)成一致，使自己的索賠要求得到滿足。

（三）實(shí)事求是

不要把索賠當(dāng)作實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)的主要方式，而應(yīng)作為彌補(bǔ)損失的方式，不宜提出過(guò)高的索賠要求，而應(yīng)實(shí)事求是，畢竟對(duì)于國(guó)際工程企業(yè)來(lái)說(shuō)，信譽(yù)是企業(yè)生存之本。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，國(guó)際工程項(xiàng)目中涉及的內(nèi)容較廣，不確定因素較多，需要加強(qiáng)合同索賠管理力度，減少和規(guī)避經(jīng)濟(jì)損失。在實(shí)際合同索賠管理中，應(yīng)從管理理念、管理體系、索賠方法等方面著手，做好變更與索賠的管理工作，降低風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)的損失，使企業(yè)獲得合理經(jīng)濟(jì)與社會(huì)效益，促進(jìn)國(guó)際項(xiàng)目的高效順利開(kāi)展。

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（作者單位：中國(guó)鐵建國(guó)際集團(tuán)有限公司）