企業(yè)檔案意識分析及培養(yǎng)策略探究

梁俊

摘要：檔案意識，始終被認為是影響檔案學、檔案工作以及檔案事業(yè)發(fā)展的重要因素。社會檔案意識一直是檔案界關注的重點問題，筆者嘗試從企業(yè)檔案管理的角度論述檔案意識的重要性及檔案意識培養(yǎng)策略。

關鍵詞：企業(yè)檔案;檔案意識;培養(yǎng)策略

引言

一般認為，檔案意識是人們對檔案和檔案工作的認識，包括對檔案工作的性質、價值及地位、檔案法制觀念、檔案利用需求等方面的認識和了解，是一個整體的觀念。企業(yè)檔案意識則是企業(yè)中不同的角色對于企業(yè)檔案及企業(yè)檔案管理工作的認識，包括檔案管理的必要性、重要性等方面的觀點和看法。

1強化檔案意識的重要性

檔案意識的強弱直接關系著人們對檔案及檔案工作的認識寬度和深度，關系著人們對檔案的重視程度。在企業(yè)中，則關系著檔案工作的開展、落實及企業(yè)檔案工作的管理水平，主要表現(xiàn)在以下幾點：（一）支持檔案工作，減少檔案工作中的阻力。充分發(fā)揮檔案功能，推進檔案工作的發(fā)展，加大檔案工作的投入，轉變傳統(tǒng)觀念，緊跟社會發(fā)展水平，落實檔案信息化，提高檔案工作水平。（二）樹立檔案工作者的良好形象。改善檔案行業(yè)的從業(yè)環(huán)境，改善人才輸入及培養(yǎng)源頭，為檔案工作提供堅強的人才保障。

2企業(yè)檔案意識現(xiàn)狀

2.1缺乏對檔案管理的重視

受傳統(tǒng)管理思想影響，當前部分企業(yè)自身對于檔案管理工作的重視程度較低，使得檔案管理工作一直處于較為薄弱的環(huán)節(jié)。除此之外，因為檔案管理工作往往較為復雜、工作量較大，傳統(tǒng)管理模式下的檔案管理工作效率較低，工作人員積極性較差。硬件設備和軟件設備較為落后，使得企業(yè)在開展檔案管理工作的時候往往容易出現(xiàn)質量低、效率差等問題。同時相關管理人員自身的知識體系沒有及時進行更新，管理質量較差，使得企業(yè)檔案管理工作問題不斷凸顯。

2.2管理方法相對陳舊

隨著國家科學技術水平不斷提升，信息化時代正式來臨。在當前的信息時代，檔案管理工作必須與時俱進，逐漸由傳統(tǒng)的線下模式轉到電子信息模式，并以此來提升工作效率與工作質量。但就實際運行狀況而言，部分國有企業(yè)依然以傳統(tǒng)的人工核錄、整合登記的形式進行企業(yè)檔案管理工作，不僅不能夠提升自身的工作效率，而且極容易產(chǎn)生檔案管理質量低、重要信息遺失等問題。

2.3檔案管理環(huán)境條件達不到規(guī)范要求

根據(jù)專業(yè)數(shù)據(jù)分析，企業(yè)內部檔案室必須具備儲存介質、檔案用房、計算機、檔案柜和溫濕度控制器等基礎設備，并且需要定時檢測內部環(huán)境，防止發(fā)霉、污染、著火和受潮等問題產(chǎn)生。與此同時，完整的建設標準和技術規(guī)范同樣需要建立。然而就實際發(fā)展情況而言，部分國有企業(yè)出于成本問題考量沒有建立檔案管理用房。部分國有企業(yè)雖然設置了檔案管理用房，但是其規(guī)模較小，布局不夠科學與合理，整體的保密性較差，不利于國有企業(yè)健康發(fā)展與長遠發(fā)展。因為檔案架不規(guī)范、檔案盒質量低、檔案用房不合規(guī)，使得整體的檔案管理質量較低，與國家標準相去甚遠，由此帶來了較大的安全隱患。

2.4檔案法制觀念淡薄

法制觀念淡薄基于對檔案及檔案工作的認識不足，對于檔案工作中存在的風險及可能造成的后果認識不足。對于檔案丟失、檔案篡改、檔案泄密、檔案損毀、偽造檔案等違法事實應承擔的法律責任沒有清晰的認識，給檔案工作的規(guī)范化管理造成很大阻力。

3企業(yè)檔案意識培養(yǎng)策略探究

3.1領導者檔案意識的培養(yǎng)

領導者的檔案意識是企業(yè)檔案意識提升的決定性因素。只有讓領導者認識到檔案及檔案管理工作的重要性才能充分調動企業(yè)的資源，獲得資金和人力等方面的支持，自上而下推動企業(yè)檔案工作的開展。建立完善的管理制度，充分利用企業(yè)的宣傳途徑和手段，加強檔案知識宣傳，培養(yǎng)員工的檔案意識。領導者的檔案意識培養(yǎng)主要通過外部學習和內部問題反饋兩條途徑進行。利用培訓、會議、工作匯報等方式向領導者傳達檔案管理的理念，加深領導者對于檔案及檔案工作的認識，不斷提高領導者的檔案意識。

3.2形成者檔案意識的培養(yǎng)

檔案形成者是檔案質量控制的源頭，檔案形成者的檔案意識直接影響檔案收集的完整性和檔案的質量，因此要想提升企業(yè)的檔案意識，檔案形成者首當其沖。檔案形成者的檔案意識形成首先應該從制度方面進行規(guī)范，企業(yè)應建立完善的檔案管理制度，制訂詳細的歸檔范圍及歸檔文件實施細則，讓檔案形成者在日常工作中有據(jù)可依。其次，應定期開展業(yè)務培訓，加強宣傳，不斷強化檔案意識。

3.3管理者檔案意識的培養(yǎng)

檔案管理者是檔案工作鏈條的主要環(huán)節(jié)責任人，負責檔案形成、整理、日常維護及開發(fā)編研。檔案管理者的檔案意識影響檔案整理的規(guī)范性、檔案實體的安全性及檔案工作開展的深度和廣度，因此檔案管理者的檔案意識培養(yǎng)尤為重要。首先，應保證檔案隊伍專業(yè)化，檔案專業(yè)和非檔案專業(yè)的管理者對檔案及檔案管理的認知偏差較大，直接影響檔案工作水平。其次，應建立常規(guī)化的培訓機制，定期參加外部培訓，了解行業(yè)新法新規(guī)，跟上行業(yè)發(fā)展。另外，要培養(yǎng)良好的職業(yè)習慣，加強自我學習和提升。

3.4利用者檔案意識的培養(yǎng)

檔案利用者是檔案工作的客體，培養(yǎng)利用者的檔案意識有利于減少檔案工作阻力，降低檔案利用過程中的風險，也有利于充分發(fā)揮檔案功能，提升檔案工作的地位。利用者的檔案意識培養(yǎng)主要通過宣傳的方式進行，可結合企業(yè)日常宣傳途徑和現(xiàn)代化的宣傳方式，比如公眾號、短視頻、宣傳板、知識競賽等方式，讓利用者從客體的角度配合檔案工作的順利開展。

結束語

綜上，檔案意識的培養(yǎng)是一個認識活動的展開過程，面對當前企業(yè)檔案意識水平，必須認清形勢，對癥下藥，充分發(fā)揮主觀能動性，不斷增強檔案意識，達到提高檔案管理水平的目的。

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