淺談四川華能康定水電有限責(zé)任公司數(shù)字檔案館環(huán)境下的歷史數(shù)據(jù)遷移問題

譚英

摘要：隨著華能集團數(shù)字檔案館的建設(shè)，分子公司數(shù)字檔案資源的采集是重中之重。由于各單位保存的歷史檔案數(shù)據(jù)存在著諸多問題，因此根據(jù)數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)采集的標(biāo)準(zhǔn)，再結(jié)合企業(yè)歷史電子檔案的管理現(xiàn)狀，制定一套行之有效的數(shù)據(jù)遷移方案變得必不可少。本文詳細(xì)分析了歷史數(shù)據(jù)遷移的不同環(huán)節(jié)，對歷史數(shù)據(jù)遷移有效準(zhǔn)確的執(zhí)行有一定的參考價值。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館;數(shù)據(jù)遷移;元數(shù)據(jù);數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換;數(shù)據(jù)治理

2015年以來，中國華能集團公司通過“大集中”部署方式建設(shè)數(shù)字檔案館，構(gòu)建了以用戶為中心的數(shù)字檔案管理和利用體系，建立了以數(shù)字檔案館為載體的檔案管理提升平臺。為響應(yīng)集團數(shù)字檔案館下數(shù)字檔案資源建設(shè)，我公司積極開展歷史檔案數(shù)據(jù)采集、治理和遷移工作，整合已產(chǎn)生和將要產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)資源，以更高、更優(yōu)的效率管理公司的檔案資源，為公司今后日常的生產(chǎn)、經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)決策提供信息參考服務(wù)。

一、公司檔案管理現(xiàn)狀

公司組建多年來，開展的檔案管理工作較早，收集和保存了大量本單位產(chǎn)生的有價值檔案。公司設(shè)立獨立的檔案管理機構(gòu)—檔案室，并配備專業(yè)、專職的檔案管理人員，形成以檔案室為主，文件資料形成部門為輔的檔案管理體系。檔案室?guī)齑嬉晕臅鴻n案和科技檔案為主，有紙質(zhì)和電子版等多種載體形式，紙質(zhì)檔案和電子檔案尚無法做到統(tǒng)一管理。

雖然大部分電子檔案已上傳掛接至原有檔案管理系統(tǒng)，但原有檔案管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)無法與庫房實體檔案一一對應(yīng)，存在數(shù)據(jù)混亂、不完全、缺失、重復(fù)、原文無法在線打開以及元數(shù)據(jù)字段信息缺少等諸多問題。同時，原有檔案管理系統(tǒng)與華能集團數(shù)字檔案館系統(tǒng)在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)上也存在很大的差異，因此給歷史數(shù)據(jù)遷移工作帶來很大的挑戰(zhàn)。

二、歷史檔案數(shù)據(jù)遷移的幾個環(huán)節(jié)

1、制定數(shù)據(jù)遷移方案

為了對歷史數(shù)據(jù)有效遷移，必須考慮原有老舊系統(tǒng)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)以及收集的電子檔案數(shù)據(jù)情況，再結(jié)合《華能集團數(shù)字檔案館元數(shù)據(jù)信息采集標(biāo)準(zhǔn)》、《華能集團數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)資源建設(shè)要求》等技術(shù)規(guī)范，就異構(gòu)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)和歷史收集的電子檔案分類梳理后，制定有效地數(shù)據(jù)遷移方案。

2、數(shù)據(jù)遷移的前期準(zhǔn)備

對于準(zhǔn)備工作，要根據(jù)數(shù)據(jù)遷移的特點，大量的工作都需要在準(zhǔn)備階段完成，充分而周到的準(zhǔn)備工作是順利完成數(shù)據(jù)遷移的重要基礎(chǔ)。具體工作如下：

1） 原有檔案管理系統(tǒng)的詳細(xì)說明：通過對原有檔案管理系統(tǒng)及其數(shù)據(jù)庫的研究分析，主要說明原有數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中各類檔案的目錄數(shù)據(jù)的存放位置和方式、對應(yīng)電子文件的類型和存放方式、目錄數(shù)據(jù)間的關(guān)聯(lián)關(guān)系、目錄數(shù)據(jù)中字段的代碼情況、目錄記錄數(shù)、數(shù)據(jù)字典等信息。

2） 華能集團數(shù)字檔案館系統(tǒng)的詳細(xì)說明：在數(shù)據(jù)遷移的過程中，由于數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的差異性，原有檔案管理系統(tǒng)和華能集團數(shù)字檔案館系統(tǒng)在數(shù)據(jù)的組織上也會存在很大的不同，所以需要確認(rèn)接收后數(shù)據(jù)在華能集團數(shù)字檔案館系統(tǒng)中的組織形式，進(jìn)一步了解在華能集團數(shù)字檔案館系統(tǒng)中各類檔案的目錄數(shù)據(jù)的存放位置和方式、對應(yīng)電子文件的類型和存放方式、目錄數(shù)據(jù)間的關(guān)聯(lián)關(guān)系、目錄數(shù)據(jù)中字段的代碼情況、目錄記錄數(shù)、數(shù)據(jù)字典等信息。

3） 編寫原有檔案管理系統(tǒng)和華能集團數(shù)字檔案館系統(tǒng)之間的檔案數(shù)據(jù)映射表：在對原有檔案管理系統(tǒng)和華能集團數(shù)字檔案館系統(tǒng)的詳細(xì)了解的前提下，進(jìn)一步確認(rèn)原有檔案管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)遷移的范圍，包括目錄字段信息、電子文件信息等，并建立原有檔案管理系統(tǒng)和華能集團數(shù)字檔案館系統(tǒng)之間的字段對應(yīng)關(guān)系。根據(jù)以上內(nèi)容，編寫相關(guān)技術(shù)說明書。

4）參考華能集團數(shù)字檔案館要求，針對歷史收集的其它形式電子檔案，制定目錄數(shù)據(jù)的元數(shù)據(jù)字段數(shù)量、類型，著錄相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，制定電子檔案分類、命名等整理規(guī)則，保持與目錄數(shù)據(jù)的檔號信息一一對應(yīng)，以利于后期進(jìn)一步的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和治理工作。

3、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換

開發(fā)數(shù)據(jù)遷移輔助工具軟件，用數(shù)據(jù)遷移輔助工具軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和遷移。通過開發(fā)數(shù)據(jù)遷移輔助工具軟件的分階段運行，自動將舊標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)分批次地批量轉(zhuǎn)換遷移成新標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)遷移輔助工具軟件能將疑似不符合新標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)自動識別出來，并遷移到問題數(shù)據(jù)庫中。問題數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，經(jīng)人工干預(yù)、修改和確認(rèn)正確后，再由輔助工具軟件自動批量轉(zhuǎn)換遷移成新標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)。采用科學(xué)的方法，全面檢測已轉(zhuǎn)換和遷移的符合新標(biāo)準(zhǔn)的歷史檔案數(shù)據(jù)集。評估數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的總體質(zhì)量，對問題數(shù)據(jù)進(jìn)行人工干預(yù)改正。將已檢測合格的數(shù)據(jù)，分批上載到華能集團數(shù)字檔案館系統(tǒng)。

4、數(shù)據(jù)治理

為了保證遷移數(shù)據(jù)的真實有效，需要開展數(shù)據(jù)治理工作。數(shù)據(jù)遷移至數(shù)字檔案館系統(tǒng)后，通過系統(tǒng)功能進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)規(guī)范性檢查，包括無檔號、分類編碼不全，部門編碼不全、卷（盒）統(tǒng)計信息不一致、檔號異常、重復(fù)、未掛接電子文件等檢查項。同時，也可利用系統(tǒng)四性檢測功能對電子檔案進(jìn)行真實性、完整性、可用性和安全性檢查。檢查列出有問題的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)按照既定的業(yè)務(wù)規(guī)則智能修復(fù)或人工手動批量操作。如仍有未解決的數(shù)據(jù)，需要人工核驗改正，必要時可參考實體庫房紙質(zhì)檔案的原始記錄。

5、數(shù)據(jù)遷移后的檢查

數(shù)據(jù)遷移完成后的檢查是對遷移質(zhì)量的檢查，建立《遷移檢查表》，對遷移后的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查，主要包括以下幾個方面：

1） 日志檢查：通過對遷移日志的檢查，了解數(shù)據(jù)遷移的過程是否正常，是否有明顯的缺陷，如記錄數(shù)、是否存在錯誤等;

2） 抽樣檢查。由軟件開發(fā)商與用戶共同組成抽樣檢查小組，每個小組成員從華能數(shù)字檔案館系統(tǒng)中隨機抽取n（具體數(shù)量由雙方協(xié)商）條遷移后的數(shù)據(jù)，與原有歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行對比檢查（包括目錄和電子文件）;

3） 管理方式檢查。主要是檢查數(shù)據(jù)遷移后，能否符合華能數(shù)字檔案館系統(tǒng)的管理方式。

6、數(shù)據(jù)遷移應(yīng)急預(yù)案

數(shù)據(jù)遷移的過程中，由于某種原因（網(wǎng)絡(luò)、斷電、系統(tǒng)不穩(wěn)定等）導(dǎo)致數(shù)據(jù)遷移意外中斷，在這種情況下，必須啟動應(yīng)急預(yù)案來解決。具體應(yīng)急措施如下：

1）數(shù)據(jù)的備份，包括原有/現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的備份、電子文件備份以及其它形式的歷史數(shù)據(jù)備份，一旦出現(xiàn)緊急情況，可以切換到原有的狀態(tài);

2）在數(shù)據(jù)的遷移過程中，詳細(xì)記錄轉(zhuǎn)換日志，用以監(jiān)控整個遷移過程，對于出現(xiàn)的意外情況，參考日志的記載，以便技術(shù)人員能根據(jù)數(shù)據(jù)遷移日志采取相應(yīng)的措施。

參考文獻(xiàn)

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