淺析醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)策

于婧

【摘? 要】論文通過剖析醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀，從建章立制、提高認(rèn)識(shí)、提升素養(yǎng)和信息支撐四個(gè)方面提出對(duì)策，以期促進(jìn)醫(yī)院發(fā)揮人事檔案管理的優(yōu)勢作用，合理配置人力資源，提升競爭力。

【Abstract】By analyzing the current situation of hospital personnel archives management， the paper proposes countermeasures in four aspects： building rules and regulations， improving awareness， improving literacy and information support， with a view to promoting hospital to give play to the advantageous role of personnel archives management， rationalizing human resources allocation and improving competitiveness.

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;人事檔案管理;應(yīng)對(duì)策略

【Keywords】hospital; personnel archives management; coping strategies

【中圖分類號(hào)】G271;R197.322? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2021）03-0035-02

1 引言

干部檔案是記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等內(nèi)容的材料，而醫(yī)院作為專業(yè)技術(shù)單位，其人事檔案除了包含基本情況外更要反映干部的技術(shù)水平、科研能力，并作為選拔任用、職稱晉升的參考依據(jù)。它既是推動(dòng)人事制度改革的抓手，也是合理配置人力資源的重要舉措。因此，醫(yī)院人事檔案管理的重要性不言而喻。

但現(xiàn)實(shí)工作中管理現(xiàn)狀不盡如人意，仍有許多需要改進(jìn)之處。

2 醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 硬件對(duì)標(biāo)有差距

根據(jù)《干部檔案工作條例》中關(guān)于檔案的保管與保護(hù)的規(guī)定，檔案材料屬于紙質(zhì)材料，易腐、易潮、易燃，鑒于其特殊性和重要性，應(yīng)嚴(yán)格遵循“六防”的原則：防火、防潮、防蛀、防光、防高溫、防有害氣體，配備空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度記錄儀、報(bào)警裝置、防火裝置等。此外，還應(yīng)設(shè)置專門的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室，做到檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室三分開。

醫(yī)院工作重心通常偏向臨床，對(duì)檔案管理的重要性缺乏重視，在前期的基建規(guī)劃和資金預(yù)算當(dāng)中，對(duì)檔案管理場所的規(guī)劃往往不到位，從使用面積到硬件設(shè)施配置都存在差距，無形中把重要的檔案材料置于各種風(fēng)險(xiǎn)當(dāng)中。上述條件看似是最基礎(chǔ)的配備，實(shí)際工作中一旦發(fā)生極端天氣災(zāi)害，出現(xiàn)樓層漏水或者火警等情況，大量的紙質(zhì)材料無法在短時(shí)間內(nèi)做到迅疾轉(zhuǎn)移，無論是單位還是個(gè)人都將面臨無法挽回的損失。

2.2 檔案系統(tǒng)有缺失

人事檔案管理往往是信息化建設(shè)的真空地帶，缺乏成熟的檔案管理系統(tǒng)。歸檔方法刻板，查詢時(shí)無法準(zhǔn)確定位，數(shù)據(jù)更新滯后，管理效率較低，無法起到參考作用?，F(xiàn)行的某人力資源系統(tǒng)研發(fā)時(shí)間較久，基本信息需要人員自行維護(hù)，而大家對(duì)此并不重視，使得人事部門采集信息難度很大，降低了檔案的有效利用率，限制了醫(yī)院人才的合理流動(dòng)和科學(xué)化配置。

此外，上文中提及了發(fā)生突發(fā)狀況時(shí)檔案材料無法及時(shí)轉(zhuǎn)移的問題，為了防患于未然，把紙質(zhì)材料的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，數(shù)字化檔案是必然的趨勢。即使紙質(zhì)材料經(jīng)過長期儲(chǔ)存破損或在突發(fā)狀況中出現(xiàn)意外損失，仍有數(shù)字化檔案備份，不會(huì)對(duì)正常醫(yī)院管理工作造成重大影響。

2.3 “人檔分離”較突出

2.3.1 編外人員檔案分離管理

醫(yī)院屬于差額撥款的事業(yè)單位，人員性質(zhì)大致分為編內(nèi)和編外兩種。南京市第一醫(yī)院的編內(nèi)人員和2011年后入職人員的完整檔案在本院保管，而2011年前入職的編外人員的入職前檔案材料存放于人才交流中心，且大多涉及“三齡兩歷一身份”，收集、鑒定、歸檔、整理等工作難度較大。醫(yī)院檔案管理部門要查閱編外人員的人事檔案，必須先向人才服務(wù)機(jī)構(gòu)申請(qǐng)，經(jīng)審批同意后方可查閱，為醫(yī)院人事檔案管理工作帶來不便?！叭藱n分離”導(dǎo)致編外人員檔案不準(zhǔn)確、不完善，使醫(yī)院對(duì)人才的培養(yǎng)使用缺少客觀依據(jù)，在一定程度上削弱了人事檔案的利用價(jià)值，但若是全部由醫(yī)院集中統(tǒng)一管理，受到人力、物力的限制又難以實(shí)現(xiàn)，矛盾比較突出。

2.3.2 “檔”不隨人走

隨著戶籍制度限制的逐漸淡化以及城市發(fā)展需求的不斷增大，人才流動(dòng)也越來越普遍，僅2020年南京市第一醫(yī)院就有22人離職，其中不乏高學(xué)歷、高職稱人才。人事檔案管理施行的是“檔隨人走”的基本原則，但“有檔無人”“有人無檔”的現(xiàn)象非常常見。由于自提檔案存在遺失風(fēng)險(xiǎn)，因此，人事檔案一般通過機(jī)要局轉(zhuǎn)遞，手續(xù)嚴(yán)謹(jǐn)復(fù)雜。需要接收單位開具調(diào)檔函，機(jī)要轉(zhuǎn)遞后由接收單位寄回回執(zhí)才算手續(xù)完備。人員離職后往往忽略檔案轉(zhuǎn)遞的問題，將檔案滯留在原單位，不僅為自己帶來麻煩也影響了單位對(duì)人才的了解和考核。

2.4 管理素質(zhì)有欠缺

檔案管理員通常是兼職，日常的管理工作會(huì)被科室里的其他工作干擾，無法專心致志完成檔案管理任務(wù)，工作效率大打折扣。在思想上不夠重視，責(zé)任心不強(qiáng)，并且沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)和系統(tǒng)學(xué)習(xí)，缺乏管理經(jīng)驗(yàn)，在職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力上均有不足。簡單地將檔案管理理解為收集、整理、保管材料，管理模式粗放。檔案目錄混亂、材料歸類錯(cuò)誤屢見不鮮，甚至有重要材料缺失的情況。某些科研、教學(xué)、職稱考評(píng)、繼續(xù)教育等方面的材料積攢較多，歸檔不及時(shí)，存檔材料更新緩慢，不能真實(shí)反映本人現(xiàn)實(shí)情況。

3 醫(yī)院人事檔案管理的改進(jìn)對(duì)策

3.1 建立健全檔案管理制度

中組部辦公廳于2014年6月編纂下發(fā)了《干部人事檔案工作文件選編》一書，此書共收錄了1956年以來中央、中組部和其他相關(guān)部門出臺(tái)的涉及干部人事檔案工作的法律法規(guī)和政策性業(yè)務(wù)性文件共198個(gè)，可視為對(duì)人事檔案管理工作的官方解釋和權(quán)威指導(dǎo)。以此為依據(jù)，從工作中的若干問題入手，醫(yī)院結(jié)合實(shí)際可制定更有針對(duì)性的規(guī)章制度，將工作流程標(biāo)準(zhǔn)化，以監(jiān)管促管理，提升工作效率，構(gòu)建更加完善的人事檔案管理體系。按照收集、整理、歸檔、保存、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等具體環(huán)節(jié)進(jìn)行職責(zé)細(xì)分，保證各環(huán)節(jié)順暢銜接，變粗放型為精細(xì)化，落實(shí)檔案管理責(zé)任制，提升人事檔案管理水平。

3.2 整體提高檔案管理意識(shí)

普及檔案管理理念，自上而下提高對(duì)檔案的重視度，樹立自我負(fù)責(zé)的態(tài)度。人事檔案管理作為醫(yī)院管理的有機(jī)構(gòu)成部分，領(lǐng)導(dǎo)的表率能夠有效推進(jìn)工作。一方面，促進(jìn)檔案室硬件建設(shè)，加快建章立制;另一方面，對(duì)檔案管理人員在職稱聘任和評(píng)先評(píng)優(yōu)等方面予以關(guān)心，增強(qiáng)崗位榮譽(yù)感，激發(fā)工作積極性，從而創(chuàng)新工作方式，提高工作效率。

此外，強(qiáng)化員工檔案管理意識(shí)，促使其積極配合，提升檔案信息的真實(shí)有效性。醫(yī)院人事部門和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)溝通協(xié)作，規(guī)范人事檔案管理流程，努力使編內(nèi)外人員檔案統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化管理。

3.3 系統(tǒng)提升管理人員素養(yǎng)

人事檔案工作專業(yè)性很強(qiáng)，唯有在實(shí)踐中逐步熟悉，積累經(jīng)驗(yàn)才能組建專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)。一般由長期從事該項(xiàng)工作的管理人員通過以老帶新的方式口傳心授，難免在管理方式和模式上存在墨守成規(guī)和不成體系的問題，不能滿足未來信息化管理的崗位需求，老同志退休后容易出現(xiàn)技術(shù)斷檔。考慮到人事檔案管理的保密性和專業(yè)性，上級(jí)主管部門應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的人才培養(yǎng)方案，定期進(jìn)行培訓(xùn)，確保檔案管理人員精準(zhǔn)掌握政策、升級(jí)專業(yè)知識(shí)、完善能力結(jié)構(gòu)，具備更高的政治素養(yǎng)、職業(yè)素質(zhì)。

3.4 加快信息化建設(shè)

3.4.1 信息化建設(shè)的精準(zhǔn)化

檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建應(yīng)著重在高級(jí)檢索功能上細(xì)化，滿足不同篩選檢索和數(shù)據(jù)分析需求。為醫(yī)院黨委在各項(xiàng)決策上提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)參考。目前，南京市第一醫(yī)院人事部門正在協(xié)同其他職能保障部門按照組織架構(gòu)與實(shí)際工作需求建立一套有關(guān)醫(yī)院所有員工學(xué)歷、專業(yè)能力、工作經(jīng)歷、技術(shù)職稱、崗位變化、考勤、薪酬保險(xiǎn)等，涵蓋內(nèi)容更加全面的電子信息管理系統(tǒng)，成型后將對(duì)員工的工作進(jìn)程進(jìn)行跟蹤問效，對(duì)科研成果及時(shí)錄入，以便快速精準(zhǔn)地對(duì)員工信息進(jìn)行采集、整合和篩選，實(shí)現(xiàn)管理精細(xì)化。

3.4.2 信息化建設(shè)的保密性

干部人事檔案涉及每個(gè)干部的隱私，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該保證數(shù)字檔案信息真正處于安全保障之中，對(duì)內(nèi)采用制定法規(guī)、明確權(quán)限等方式，對(duì)外通過加強(qiáng)防火墻設(shè)置、涉密和非涉密網(wǎng)分開的方式，做好數(shù)據(jù)備份，防范泄密的潛在風(fēng)險(xiǎn)。

4 結(jié)語

醫(yī)院作為衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的中堅(jiān)力量應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮人才優(yōu)勢，提升核心競爭力。醫(yī)院人事檔案管理部門也要充分認(rèn)清管理短板，改進(jìn)工作方式，提升管理效率，應(yīng)對(duì)公立醫(yī)院改革中遇到的各種機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

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