檔案管理系統(tǒng)在文書檔案工作中的運(yùn)用

辛素玉

摘? 要：文書檔案與檔案管理對(duì)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展十分重要，在文書檔案與檔案管理系統(tǒng)中引入現(xiàn)代管理理念是事業(yè)單位順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。文章介紹了文書檔案的工作原則，分析了文書檔案在工作過(guò)程中遇到的問(wèn)題，闡述了檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)，并就如何更好地使用檔案管理系統(tǒng)于文書檔案工作提出了幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理系統(tǒng);文書檔案;應(yīng)用

分類號(hào)：D922.1

引言

隨著事業(yè)單位發(fā)展規(guī)模的進(jìn)一步擴(kuò)大，事業(yè)單位的文件檔案工作也有待提高。科學(xué)合理的文件檔案操作可以大大提高事業(yè)單位的業(yè)務(wù)效率，促進(jìn)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

一、文書檔案的工作原則

1.整體性原則

與其他管理任務(wù)不同，文書檔案管理具有完整性原則，并且文書檔案管理針對(duì)的是整個(gè)事業(yè)單位，而不是某一個(gè)部門，具體整體性原則。文書檔案管理是將所有資料進(jìn)行集成的一項(xiàng)工作，在收集信息的過(guò)程中，需要事業(yè)單位的每個(gè)部門相互協(xié)作、配合。

2.規(guī)范性原則

因?yàn)槲臅鴻n案的工作包含很多信息，它包含每個(gè)員工的個(gè)人信息以及事業(yè)單位的一些開(kāi)發(fā)信息。信息廣泛，細(xì)節(jié)功能強(qiáng)大。因此，為了管理人員在處理文件時(shí)做好工作，有必要建立一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的工作系統(tǒng)。只有按照既定流程執(zhí)行所有階段的管理工作，才能有條不紊地管理大量信息。

3.保密性原則

事業(yè)單位的檔案庫(kù)包含整個(gè)單位所有員工的個(gè)人信息，其中許多都是個(gè)人隱私信息，因此文書檔案工作必須堅(jiān)持保密原則。文書檔案工作中涉及的所有工作人員都要對(duì)事業(yè)單位所有人員的檔案信息負(fù)責(zé)，不能隨意將別人的檔案帶出，也不能隨意翻閱、透露別人的檔案信息，泄露他人的檔案信息會(huì)給他人帶來(lái)很大的麻煩，是極不尊重他人隱私的行為。假如事業(yè)單位的文書檔案工作連保密這一基本原則都做不到，那么該單位員工的信息安全肯定也得不到保障，該單位也不可能獲得長(zhǎng)期穩(wěn)定的發(fā)展。

二、目前文書檔案工作的主要問(wèn)題

1.事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案工作認(rèn)識(shí)不足

提高部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書和歸檔操作的重要性認(rèn)識(shí)，可以幫助構(gòu)建新型的檔案管理系統(tǒng)并提高文書歸檔操作的水平。受傳統(tǒng)歸檔概念的限制，一些單位負(fù)責(zé)人仍然認(rèn)為，文書和歸檔操作僅是檔案的收集和存儲(chǔ)，不了解檔案管理對(duì)事業(yè)單位成長(zhǎng)發(fā)展和預(yù)測(cè)潛在風(fēng)險(xiǎn)的重要性。

2.文書工作與檔案管理脫節(jié)現(xiàn)象

在文書檔案管理工作中，文書工作與檔案管理既有本質(zhì)的區(qū)別，又有不可分割的聯(lián)系，做好兩者的結(jié)合是做好文書檔案管理工作的關(guān)鍵。當(dāng)前現(xiàn)實(shí)中的文書檔案管理過(guò)程中，往往存在著一種分體式的管理體制，這種管理體制比較科學(xué)、合理，但在一定程度上將文書工作與檔案工作分開(kāi)，二者之間在銜接上出現(xiàn)了一些失誤。造成這種現(xiàn)象的原因在于，一些文書工作人員缺乏檔案意識(shí)，在信息收集過(guò)程中效率低下，不能準(zhǔn)確把握檔案的主題，導(dǎo)致二者之間存在脫節(jié)，降低了文書檔案管理的質(zhì)量。

3.文書檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

長(zhǎng)期以來(lái)，檔案工作者對(duì)檔案管理工作重視不夠，檔案工作人員一般都不是專業(yè)人員，經(jīng)常在檔案工作以外擔(dān)任其他職務(wù)，致使他們責(zé)任心不強(qiáng)，不能把檔案工作放在正確的位置;此外，一些單位的檔案工作者，雖然具有專業(yè)技能，但由于自身不積極主動(dòng)，單位不重視等原因，長(zhǎng)期未得到進(jìn)一步的培訓(xùn)，使他們的管理方法和管理理念容易受到陳舊觀念的束縛，難以適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展要求，不利于檔案工作的實(shí)效。

三、檔案管理系統(tǒng)在文書檔案工作中的優(yōu)勢(shì)

1.提高了工作效率

在傳統(tǒng)的文件歸檔操作中，大部分的歸檔操作（例如，收集和整理歸檔數(shù)據(jù)）都是由個(gè)人獨(dú)立完成的。由于文件數(shù)據(jù)太多，容易導(dǎo)致管理員出現(xiàn)紕漏，也會(huì)影響文件的使用。在辦公中使用檔案管理系統(tǒng)，可減輕工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，管理系統(tǒng)具有強(qiáng)大的信息處理能力，可提高信息計(jì)算的準(zhǔn)確性。檔案管理系統(tǒng)為收集、處理、分類、儲(chǔ)存檔案資料提供了極大的方便。檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)同時(shí)也需要大量的人力和物力，建設(shè)完成后可以利用網(wǎng)絡(luò)信息和檔案管理系統(tǒng)的功能來(lái)實(shí)現(xiàn)文件信息的即時(shí)傳輸。

2.使信息得到共享

由于傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)中，檔案室和其他部門之間的信息流動(dòng)不暢，事業(yè)單位的檔案室常常徒有其表。目前，大部分事業(yè)單位文書長(zhǎng)期缺乏規(guī)范的存儲(chǔ)管理，雜亂無(wú)序的文書管理給希望借閱或查閱檔案的員工帶來(lái)了很大的困難。有效地將檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用到文書管理中，可以使事業(yè)單位及時(shí)共享所有文件信息，而員工想要借用文書檔案更加方便快捷。

四、檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用于文書檔案工作的可行建議

1.提高檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用意識(shí)

事業(yè)單位高層管理人員應(yīng)提高對(duì)現(xiàn)代檔案管理重要作用的認(rèn)識(shí)，積極將現(xiàn)代化手段引入到事業(yè)單位文書檔案管理工作中，并根據(jù)本單位檔案管理的實(shí)際需要，結(jié)合自身情況和實(shí)際需要，配置檔案管理系統(tǒng)的硬件設(shè)備和應(yīng)用軟件，為檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化提供基礎(chǔ)保障。

2.加強(qiáng)事業(yè)單位檔案收集整理力度

檔案是事業(yè)單位發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn)，也是事業(yè)單位在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占有一席之地的重要保障。要加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案資料的收集、整理，確保事業(yè)單位檔案資料的完整、有效利用。最有效的途徑是建立健全檔案管理制度，收集檔案資料，規(guī)范分類，建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和格式，確保文獻(xiàn)資料質(zhì)量，方便員工查閱，。

3.加大檔案數(shù)字化建設(shè)監(jiān)管力度

首先，加強(qiáng)安全檢查和防范意識(shí)，對(duì)文件和檔案建立分類保護(hù)，按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)公開(kāi)管理，查閱人員要有不同的權(quán)限，以獲取不同層次的信息。對(duì)重要文件材料，應(yīng)采用圖像掃描等處理方法，同時(shí)必須保留重要文件的原件，并由領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋單位公章。其次，審查組應(yīng)該定期檢查并維護(hù)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中的漏洞，以確保檔案信息、文件和檔案的安全，能夠被有效地支持事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

結(jié)束語(yǔ)

為了使文件管理系統(tǒng)在文件管理系統(tǒng)中發(fā)揮最大作用，首先需要提高對(duì)文件管理系統(tǒng)應(yīng)用的認(rèn)識(shí)，并向每個(gè)員工推廣使用文件管理系統(tǒng)的方法和條件。讓每位員工意識(shí)到文件管理系統(tǒng)的重要作用，并滲透到所有員工的日常工作中。然后加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字化建設(shè)，加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)各方面的監(jiān)督，建立健全的事業(yè)單位文書檔案建設(shè)工作標(biāo)準(zhǔn)。

參考文獻(xiàn)

[1]張秀蕓.自動(dòng)化管理系統(tǒng)在文書檔案工作中的運(yùn)用[J].黑龍江科技信息，2013，（6）：124.

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