行政審批改革背景下檔案管理工作探究

紀(jì)彩梅

摘? 要：行政審批制度改革是大勢所趨，是社會變革的必然發(fā)展趨勢，是社會進(jìn)步發(fā)展的產(chǎn)物。目前，我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)持續(xù)穩(wěn)步發(fā)展，社會主義制度不斷完善。基于這種大環(huán)境的影響，各級各行政部門都踐行貫徹落實(shí)改革的精神，以改革的主要方向?yàn)槠鯔C(jī)，對本行政單位固有的工作方式、工作理念進(jìn)行變革，以不斷適應(yīng)行政審批制度改革的具體要求，助力改革進(jìn)程深入推進(jìn)。行政審批改革的背景下，檔案管理工作是行政審批過程中比較重要的一項(xiàng)工作。以往，審批工作中頻發(fā)各種問題，導(dǎo)致行政部門工作質(zhì)量和效率降低，檔案管理工作落實(shí)不到位。因此，要抓住行政審批改革的機(jī)會，探索檔案管理工作新的方法和模式，提高行政部門檔案管理工作的水平和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：行政審批;改革;檔案管理;改進(jìn)措施

分類號：D922.1

行政審批改革的環(huán)境之下，暴露出了檔案管理工作中存在的漏洞，也暴露出行政部門檔案管理工作質(zhì)量較低，不利于推進(jìn)各項(xiàng)工作的高效進(jìn)展。因此必須抓住行政審批改革的契機(jī)，創(chuàng)新檔案管理工作方法，深刻認(rèn)知檔案管理工作的意義，以推進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展[1]。目前行政審批制度改革的步伐越來越緊湊，行政審批制度改革已經(jīng)是大勢所趨，改革是必然的，是適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的產(chǎn)物，是促進(jìn)經(jīng)濟(jì)健康持續(xù)發(fā)展的必要動向，同時也是社會主義制度不斷完善的具體需求。在這種大背景的影響下，相關(guān)行政部門都抓緊了改革的方向，全面領(lǐng)會改革精神，針對本部門的工作模式和工作方法，提出更加新穎的管理方式，以不斷適應(yīng)制度改革的需求，同時為了助力改革不斷深入進(jìn)行。審批工作過程中，檔案管理工作是非常重要的環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)審批工作中，各種問題頻發(fā)，各行政部門的工作質(zhì)量和效率大打折扣。面對當(dāng)下逐漸緊密的行政審批改革趨勢，應(yīng)該全面分析檔案管理工作中存在的不足和漏洞，尋求新的工作方式，以不斷提高管理和水平。助力社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展提高人民的生活便利性。

一、行政審批制度改革內(nèi)容概述

取消和調(diào)整行政審批項(xiàng)目，政府逐漸退出對于一些市場能夠自主決定、自主管理、自行組織的事項(xiàng)，進(jìn)而確立政府的監(jiān)管職責(zé)。促進(jìn)行政審批的規(guī)范化、科學(xué)化，通過精簡及取消部分審批事項(xiàng)和條件、下放審批權(quán)限、合并審批事項(xiàng)、調(diào)整審批時序、轉(zhuǎn)變管理方式、推行告知承諾制等措施，全面推進(jìn)行政服務(wù)體系的建立健全，統(tǒng)一審批程序，加強(qiáng)事中事后監(jiān)管，嚴(yán)格執(zhí)法行為。以政務(wù)中心的建設(shè)為依托，打造行政審批服務(wù)的集成模式，在基層設(shè)立審批窗口，建立多級聯(lián)動服務(wù)體系，增加便民服務(wù)，提升行政審批工作的質(zhì)量和效率[2]。

二、行政審批改革背景下檔案管理工作的困境

1.檔案管理制度不完善

隨著對檔案管理工作的重視度不斷提升，檔案管理不斷深化。通過分析具體檔案管理工作現(xiàn)狀得知，檔案管理工作暴露出管理制度不完善的問題。各級機(jī)構(gòu)，按照統(tǒng)一的管理模式、共同的組織原則，展開對檔案的管理工作。管理措施缺乏一定的針對性，管理模式比較分散。

2.對檔案管理工作的重視程度不夠

在社會主義市場經(jīng)濟(jì)蓬勃發(fā)展的今天，在經(jīng)濟(jì)體制轉(zhuǎn)軌的背景下，諸多單位的主要精力是搞好經(jīng)營發(fā)展，一定程度上忽視了檔案管理工作的重要性，各單位對檔案工作的重視度很不平衡，檔案管理意識薄弱，監(jiān)督力度不強(qiáng)，隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展方向的不斷深化，容易遭受到外界的沖擊，部分單位的抗風(fēng)險意識薄弱，容易導(dǎo)致單位自身的抗風(fēng)險能力降低。檔案管理工作質(zhì)量是自身影響力的重要體現(xiàn)，是自身抗風(fēng)險能力的基礎(chǔ)部分，很多單位沒有深刻的意識到這一點(diǎn)，導(dǎo)致發(fā)展受阻[3]。

3.檔案管理模式存在缺陷

分散型管理模式、集中型管理模式，是檔案管理工作中常用的兩種模式，前者強(qiáng)調(diào)資源與信息的管理，發(fā)揮不同管理模式的價值，提高資源開發(fā)利用率。后者強(qiáng)調(diào)管理人員的職責(zé)劃分。實(shí)際檔案管理工作中，存在檔案管理模式應(yīng)用靈活度較差、管理比較松散等問題，制約著檔案管理工作的進(jìn)展。

4.管理思維落后

檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案管理過程中，對這項(xiàng)工作的重視程度不夠，認(rèn)為檔案管理，就是把檔案保存起來，而沒有充分考慮到檔案的查找以及利用問題。這就導(dǎo)致一些檔案無法發(fā)揮該有的價值，無法實(shí)現(xiàn)再利用。而事實(shí)上，進(jìn)行檔案管理工作是為了在日后工作中發(fā)揮其價值。落后的檔案管理思維，阻礙了檔案管理工作的有序開展。

5.檔案多頭管理，信息交流存在阻礙

檔案多頭管理，導(dǎo)致系列文件無法完整儲存，各部門信息無法暢通交流。每個部門有各自的工作職責(zé)范圍，需要根據(jù)工作開展下發(fā)不同文件，導(dǎo)致同一個項(xiàng)目涉及的部門較多，同一項(xiàng)目文件在不同部門中均有備份，完整的信息被切割、保存。這種多頭管理模式，雖然有利于各部門隨時管理和利用文件，但是整體的項(xiàng)目被切割以后，阻礙信息的通暢交流，不利于檔案信息的查找和利用。降低工作效率的同時，會浪費(fèi)公共資源，同時會阻礙檔案系統(tǒng)化管理。

三、檔案管理的改進(jìn)措施分析

1.深刻認(rèn)識檔案管理工作的重要意義

深刻認(rèn)識檔案管理工作的重要意義，是提高檔案管理工作質(zhì)量和效率的基礎(chǔ)和前提。行政審批制度改革背景下，政府放松了嚴(yán)格的管控，而更多的發(fā)揮監(jiān)督和服務(wù)職能。在這種大環(huán)境的影響下，檔案管理工作方式也要適當(dāng)進(jìn)行改變。對多樣化和復(fù)雜性的檔案要進(jìn)行靈活的處理，注重提升服務(wù)質(zhì)量和意識。同時要深刻的認(rèn)識到，行政審批制度的改革，讓原本嚴(yán)格復(fù)雜的審批檔案發(fā)生了很大的變化，文件數(shù)量減少，檔案類型減少，審批程序和審批部門也減少[4]。這些變化，對檔案管理工作既是機(jī)遇又是挑戰(zhàn)，因此要找到針對性的處理方法，提高檔案管理工作質(zhì)量和效率。同時要深刻的意識到，檔案管理的最終目的是發(fā)揮檔案的實(shí)際利用價值，因此必須要注重檔案的再次利用性。具體檔案管理工作中，存在檔案被切割的問題，各個部門根據(jù)自己工作要求和進(jìn)度儲存相關(guān)部分的檔案，信息無法準(zhǔn)確、完整流通，降低工作質(zhì)量和效率降低，造成公共資源的極大浪費(fèi)。

2.善于運(yùn)用技術(shù)手段，以提高檔案儲存質(zhì)量

利用現(xiàn)代化信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對檔案的數(shù)字化線上管理，既有利于檔案資料的保存，同時也方便查找和利用。直接對檔案資料原版文件進(jìn)行掃描，通過計(jì)算機(jī)傳輸系統(tǒng)，建立文件儲存和管理平臺，實(shí)現(xiàn)對檔案的數(shù)字化管理。對檔案進(jìn)行歸檔、儲存整理時，要將紙質(zhì)檔案和電子檔案同步。紙質(zhì)檔案要以同版掃描件的方式保存，同時計(jì)算機(jī)內(nèi)應(yīng)存留照片錄像等資料。借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)對檔案的高效性、便利性管理，同時可以避免工作事故的發(fā)生，節(jié)約人力物力的同時，提高工作質(zhì)量。

3.檔案管理部門完善檔案材料

相關(guān)部門在對檔案進(jìn)行管理時，要按照項(xiàng)目的進(jìn)展順序和進(jìn)展流程進(jìn)行檔案整理。對于項(xiàng)目進(jìn)展前期，要收集項(xiàng)目計(jì)劃書、批準(zhǔn)文件以及專家建議書等資料。在項(xiàng)目開展中期，要收集各個項(xiàng)目的預(yù)算和實(shí)施文件。項(xiàng)目開展后期，要收集項(xiàng)目成果和檢查報告等文件。保證各個階段文件齊全，將文件進(jìn)行歸檔保存。整理文章的過程中，一旦發(fā)現(xiàn)文件缺失，要與相關(guān)部門協(xié)調(diào)溝通，以完善文檔內(nèi)容，確保檔案管理工作的完整性。

4.建立綜合性檔案平臺

借助信息互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建立綜合性檔案管理平臺，以提高各行政部門檔案管理工作的質(zhì)量和效率，同時以備各部門檢查和利用。通過建立綜合性檔案管理平臺，可以實(shí)現(xiàn)對各個部門的檔案資料進(jìn)行匯總和分析，進(jìn)而有助于形成完整的項(xiàng)目檔案管理體系。綜合性檔案管理平臺的建立，可以避免發(fā)生各部門檔案資料切割分離的現(xiàn)象，促進(jìn)檔案資料整體性，方便檔案搜索使用，為各項(xiàng)工作的順利開展奠定基礎(chǔ)[5]。

三、結(jié)語

行政審批制度的改革，這既是我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)持續(xù)發(fā)展的需求，亦是社會制度不斷完善的需要，在此大背景之下，為檔案管理工作的開展提供了新的思路和方法。檔案管理作為行政審批工作過程中的重要一環(huán)，要抓住行政審批改革的契機(jī)，深化對檔案管理模式的研究，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，不斷提升檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

參考文獻(xiàn)

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[2]張紹斌，潘葉輝，李軍，巫建文.廣東省普通公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在問題及對策[J].廣東公路交通，2020，46（03）：63-66.

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[4]廖福崇.“放管服”改革、行政審批與營商環(huán)境——來自企業(yè)調(diào)查的經(jīng)驗(yàn)證據(jù)[J].公共管理與政策評論，2019，8（06）：80-96.

[5]畢青苗，陳希路，徐現(xiàn)祥，李書娟.行政審批改革與企業(yè)進(jìn)入[J].經(jīng)濟(jì)研究，2018，53（02）：140-155.

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