物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理信息化策略探討

王來超

[摘 要]高效、良好的財(cái)務(wù)管理是物業(yè)公司獲得更好發(fā)展的關(guān)鍵性因素，在一定程度上能夠保證物業(yè)公司不會(huì)受到外部市場(chǎng)波動(dòng)的影響。隨著時(shí)代的不斷變化，信息化技術(shù)得到了迅速發(fā)展，人們獲取信息的途徑越來越趨向多元化，在此基礎(chǔ)上很多物業(yè)公司都已經(jīng)趨向于信息化建設(shè)發(fā)展，其主要原因是財(cái)務(wù)管理信息化能夠提高財(cái)務(wù)管理效率以及質(zhì)量。信息化已經(jīng)成為現(xiàn)如今時(shí)代下各個(gè)行業(yè)發(fā)展的必要走向，因此物業(yè)公司應(yīng)加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理信息化。文章對(duì)加強(qiáng)物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理信息化有效策略進(jìn)行探討。

[關(guān)鍵詞]物業(yè)公司;財(cái)務(wù)管理信息化;管理理念

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.12.153

物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理信息化簡(jiǎn)單來說就是指在信息技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的背景下，建立在會(huì)計(jì)系統(tǒng)的基礎(chǔ)上針對(duì)各種交易事項(xiàng)進(jìn)行確認(rèn)、計(jì)量及真實(shí)性判定的一種財(cái)務(wù)活動(dòng)，財(cái)務(wù)管理信息化已經(jīng)成為了物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理發(fā)展的有效舉措，其主要作用不僅能夠有效提高財(cái)務(wù)管理工作效率及工作質(zhì)量，還能有效降低以及避免財(cái)務(wù)管理失誤風(fēng)險(xiǎn)。因此，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理信息化十分重要。

1 構(gòu)建財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)，加強(qiáng)信息化力度

在數(shù)字化時(shí)代背景下，為了能夠適應(yīng)多變以及復(fù)雜的工作需求，滿足各個(gè)物業(yè)公司中各個(gè)部門的決策要求，物業(yè)公司就必須要構(gòu)建財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)，以此加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理信息化力度。

財(cái)務(wù)管理信息化應(yīng)從建立并完善財(cái)務(wù)總賬系統(tǒng)開始。通俗來講，總賬系統(tǒng)指的是對(duì)記賬的登記、憑證輸入輸出、主要會(huì)計(jì)報(bào)表的編制、總分類賬及一般明細(xì)賬等內(nèi)容進(jìn)行處理的財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)，它在整個(gè)會(huì)計(jì)核算工作中具有較強(qiáng)的核心作用，同時(shí)工作層面也涵蓋應(yīng)收應(yīng)付賬款、工資核算、現(xiàn)金管理、固定資產(chǎn)核算等方面。

對(duì)于業(yè)務(wù)收費(fèi)系統(tǒng)來說，通常所說的應(yīng)收系統(tǒng)其具體工作程序就是將公司在業(yè)務(wù)層面的每一筆應(yīng)收賬款等情況進(jìn)行核算，以此推送至核算系統(tǒng)。

對(duì)于費(fèi)控系統(tǒng)來說，其一，應(yīng)對(duì)費(fèi)用數(shù)據(jù)中臺(tái)進(jìn)行構(gòu)建，并在這一基礎(chǔ)上對(duì)交易進(jìn)行連接，對(duì)核算打通，從而對(duì)管理會(huì)計(jì)系統(tǒng)的工作進(jìn)行支持。其二，還應(yīng)強(qiáng)化對(duì)業(yè)務(wù)的管控工作，實(shí)現(xiàn)在事前、事中、事后三個(gè)層面的費(fèi)用申報(bào)、控制、預(yù)警一體化，以此對(duì)全費(fèi)用環(huán)節(jié)進(jìn)行有效管控。

目前很多物業(yè)公司已經(jīng)著手使用資金管理系統(tǒng)，其目的是為了加強(qiáng)資金管理，以及提高資金利用效率，保障資金的安全，并且能夠?qū)①Y金合理統(tǒng)籌，以取得更高的收益。

另外，以發(fā)票掃描為例，對(duì)新技術(shù)帶來的財(cái)務(wù)管理效率提升進(jìn)行說明。也就是說，以對(duì)接平臺(tái)對(duì)發(fā)票的自動(dòng)化管理程度進(jìn)行提升，可以使發(fā)票的處理效率得以強(qiáng)化。具體來說，發(fā)票的一體化管理不僅可以對(duì)二次報(bào)銷風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防控，同時(shí)也可以對(duì)稅務(wù)管理問題進(jìn)行嚴(yán)格管控，并可以對(duì)發(fā)票的真?zhèn)芜M(jìn)行驗(yàn)證，還可以對(duì)報(bào)銷單據(jù)的信息填寫以智能化的方式進(jìn)行。還應(yīng)對(duì)企業(yè)專屬的電子底賬信息平臺(tái)進(jìn)行構(gòu)建，旨在使進(jìn)項(xiàng)認(rèn)證變得更加簡(jiǎn)單便捷。

物業(yè)公司在構(gòu)建財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)的過程中可以設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)功能模塊，根據(jù)物業(yè)具體業(yè)務(wù)內(nèi)容的特點(diǎn)設(shè)計(jì)，將其設(shè)計(jì)為住戶信息管理模塊、部門績(jī)效考核模塊等各類不同的管理模塊。

2 完善財(cái)務(wù)信息化管理體制，加強(qiáng)內(nèi)部管控

為了能夠確保物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理信息化有效落實(shí)，物業(yè)公司可以通過完善財(cái)務(wù)信息化管理體制進(jìn)行。建立在集中管理思維的基礎(chǔ)上，對(duì)于物業(yè)公司中不同管理體系進(jìn)行嚴(yán)格的劃分規(guī)定，這種情況下能夠使得物業(yè)公司預(yù)算、業(yè)務(wù)以及核算等不同的管理體系更加明確?？紤]到物業(yè)公司工作內(nèi)容的特殊性，為了能夠協(xié)調(diào)構(gòu)建良好住戶以及公司之間的關(guān)系，在完善財(cái)務(wù)信息化管理體制的過程中，物業(yè)公司應(yīng)該明確各個(gè)崗位設(shè)置;同時(shí)建立崗位責(zé)任機(jī)制，將責(zé)任落實(shí)在每一個(gè)崗位中，調(diào)動(dòng)人員工作積極性，這種情況下能夠保證物業(yè)公司財(cái)務(wù)部門以及相關(guān)業(yè)務(wù)信息有效、快速傳遞，使得財(cái)務(wù)信息能夠在物業(yè)公司決策管理中充分發(fā)揮作用價(jià)值。另外，在財(cái)務(wù)管理信息化真正落實(shí)之后，一定會(huì)加大物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理工作量，那這也就意味著物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理相關(guān)工作人員面臨著更大的工作挑戰(zhàn)。因此，物業(yè)公司一定要加強(qiáng)內(nèi)部管控工作，保證財(cái)務(wù)管理工作人員工作效率的同時(shí)保證工作質(zhì)量。在此基礎(chǔ)上，其一，可以通過加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的帶頭作用開展財(cái)務(wù)管理信息化工作內(nèi)容，這樣能夠使得相關(guān)工作人員重視財(cái)務(wù)管理信息化工作內(nèi)容;其二，落實(shí)內(nèi)部監(jiān)管責(zé)任，進(jìn)而更加有效開展內(nèi)部管控工作。[1]

公司應(yīng)加大總賬系統(tǒng)、應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)、工資核算、固定資產(chǎn)管理、現(xiàn)金管理、項(xiàng)目管理、存貨核算各系統(tǒng)的融合力度，以此確保公司的財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、人資系統(tǒng)的管理可以打開屏障、打通壁壘，使財(cái)務(wù)部門可以通過財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，對(duì)公司的業(yè)務(wù)工作進(jìn)行事前、事中、事后的綜合性管理，從而確保財(cái)務(wù)管理的作用得以有效發(fā)揮，避免傳統(tǒng)層面財(cái)務(wù)部門只單純的負(fù)責(zé)事后財(cái)務(wù)管理工作，因而造成的一些事前財(cái)務(wù)損失。此外，還可以通過財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，直接進(jìn)行憑證的推送，提高財(cái)務(wù)工作管理效率和質(zhì)量。財(cái)務(wù)管理者也應(yīng)對(duì)財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)中的互連組織信息模塊進(jìn)行靈活運(yùn)用，本模塊不僅可以對(duì)公司內(nèi)部的財(cái)務(wù)管理組織、控制、計(jì)劃、預(yù)測(cè)等環(huán)節(jié)的工作進(jìn)行支持，也可以輔助公司為業(yè)主管理工作提供支持。

3 加強(qiáng)軟件開發(fā)力度，重視信息安全

在物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)過程中，物業(yè)公司應(yīng)重視加強(qiáng)軟件開發(fā)力度，同時(shí)格外重視信息安全，這樣才能夠保證財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)在充分發(fā)揮作用價(jià)值的前提下獲得更好的發(fā)展，主要表現(xiàn)在以下兩方面：其一，物業(yè)公司應(yīng)加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理軟件或者是平臺(tái)的開發(fā)力度，建設(shè)屬于自己的財(cái)務(wù)管理軟件以及平臺(tái)，這樣才更符合物業(yè)公司的實(shí)際情況。在物業(yè)公司運(yùn)行的過程中還要加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理軟件以及平臺(tái)的運(yùn)用，特別是在現(xiàn)如今市場(chǎng)財(cái)務(wù)管理軟件多種多樣的時(shí)代背景下，應(yīng)合理選擇適合公司的財(cái)務(wù)管理軟件以及平臺(tái);其二，物業(yè)公司應(yīng)加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理信息化的安全性，安全對(duì)于物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理十分重要，在運(yùn)用財(cái)務(wù)管理相關(guān)軟件以及平臺(tái)的過程中一定要加強(qiáng)安全防范。在此過程中可以采取防火墻或者是網(wǎng)絡(luò)防病毒以及入侵檢測(cè)系統(tǒng)等，這樣能夠在技術(shù)層面上加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理信息化。不僅如此，物業(yè)公司還要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理責(zé)任制度，以此監(jiān)督工作人員規(guī)范工作，督促相關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全管理人員履行職責(zé)，進(jìn)而確保相關(guān)信息的安全性。[2]

4 提高財(cái)務(wù)工作人員綜合素質(zhì)，奠定信息化基礎(chǔ)

物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)不可缺少的就是相關(guān)財(cái)務(wù)管理工作人員的操作以及管理，而財(cái)務(wù)管理工作人員的綜合素質(zhì)決定著財(cái)務(wù)管理信息化是否能夠真正發(fā)揮作用價(jià)值，能否運(yùn)用信息化建設(shè)提高財(cái)務(wù)管理工作效率以及工作質(zhì)量等，因此提高財(cái)務(wù)管理工作人員綜合素質(zhì)是必須要進(jìn)行的一個(gè)工作環(huán)節(jié)，主要表現(xiàn)在以下兩方面：其一，物業(yè)公司在招聘相關(guān)財(cái)務(wù)管理工作人員時(shí)要提高考核力度，不僅重視專業(yè)能力，更要重視綜合素質(zhì)以及計(jì)算機(jī)操作能力，這種情況下能夠?yàn)楦玫亻_展工作奠定良好基礎(chǔ)。與此同時(shí)，物業(yè)部門一定要提高財(cái)務(wù)管理工作人員的薪資待遇，這樣才能夠更好地留住人才，還能促使財(cái)務(wù)管理工作人員更加積極工作;其二，加強(qiáng)財(cái)務(wù)工作人員培養(yǎng)教育力度，特別是針對(duì)骨干工作人員來說一定要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)操作以及財(cái)務(wù)管理信息化意識(shí)的培養(yǎng)，進(jìn)而促使財(cái)務(wù)管理工作人員能夠充分掌握財(cái)務(wù)管理信息化領(lǐng)域，有效加強(qiáng)物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)。值得注意的是，在培養(yǎng)教育的過程中不僅要重視計(jì)算機(jī)方面的培養(yǎng)，還要重視財(cái)務(wù)管理能力方面的培養(yǎng)，以此提高財(cái)務(wù)管理工作人員的管理能力，進(jìn)而提高財(cái)務(wù)管理工作效率以及工作質(zhì)量，為財(cái)務(wù)管理信息化的落實(shí)奠定良好基礎(chǔ)。[3]

5 更新財(cái)務(wù)管理信息化理念

一般而言，財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)指的是在信息技術(shù)的支撐下，以網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)為工具，對(duì)財(cái)務(wù)管理理論和方法進(jìn)行實(shí)踐運(yùn)用，它能夠通過預(yù)算管控、預(yù)測(cè)決策等方式，對(duì)相關(guān)財(cái)務(wù)信息以及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理的人機(jī)一體化系統(tǒng)。具體包括合理管控營(yíng)運(yùn)資金、預(yù)測(cè)管理公司利潤(rùn)等。因此，在這一背景下，公司的財(cái)務(wù)管理人員應(yīng)對(duì)財(cái)務(wù)管理信息化理念進(jìn)行更新，才能夠?qū)ω?cái)務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)合理的運(yùn)用。具體來說，財(cái)務(wù)管理信息化象征著現(xiàn)代化物業(yè)公司的整體管理思想，而財(cái)務(wù)管理信息化并不是一個(gè)單一的系統(tǒng)，而是一個(gè)非常復(fù)雜的多系統(tǒng)組合，其中不僅涉及財(cái)務(wù)管理流程，同時(shí)也涉及管理理念、內(nèi)部政策以及考核制度和標(biāo)準(zhǔn)等，其主要作用價(jià)值不僅體現(xiàn)在提高財(cái)務(wù)管理工作效率以及工作質(zhì)量，還體現(xiàn)在改革相關(guān)工作人員的管理理念，使得財(cái)務(wù)管理能夠更加規(guī)范，進(jìn)而促進(jìn)物業(yè)公司能夠獲得更好的發(fā)展。因?yàn)樨?cái)務(wù)管理信息化管理理念，與以往傳統(tǒng)管理理念存在一定的差異，所以應(yīng)及時(shí)更新相關(guān)工作人員的財(cái)務(wù)管理理念，使得工作人員的管理理念能夠符合財(cái)務(wù)管理信息化的相關(guān)工作需求。在此基礎(chǔ)上可以通過宣傳以及加強(qiáng)培訓(xùn)等進(jìn)行。除此之外，無論是物業(yè)公司領(lǐng)導(dǎo)人員還是相關(guān)工作人員都應(yīng)重視財(cái)務(wù)管理信息化，將財(cái)務(wù)管理信息化融入物業(yè)公司發(fā)展的重點(diǎn)內(nèi)容。這樣才能夠真正達(dá)到加強(qiáng)物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理信息化的目的。在此過程中，應(yīng)提高物業(yè)公司管理層工作人員的財(cái)務(wù)管理信息化的重視程度，再通過管理層工作人員傳送到相關(guān)工作人員中。這種情況下能夠使得員工意識(shí)到財(cái)務(wù)管理信息化的重要性，進(jìn)而提高重視程度，積極自覺主動(dòng)地配合物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)工作的開展。

6 結(jié)論

財(cái)務(wù)管理對(duì)于公司的發(fā)展有著十分重要的促進(jìn)作用，特別是針對(duì)物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理來說，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理信息化是物業(yè)公司發(fā)展的必經(jīng)途徑。因此，物業(yè)公司一定要高度重視財(cái)務(wù)管理信息化，積極探索合理有效策略加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理信息化，使財(cái)務(wù)管理信息化能夠在物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理發(fā)展道路上真正發(fā)揮作用價(jià)值，進(jìn)而促進(jìn)物業(yè)公司獲得更好發(fā)展。

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