桌面云項目進度控制措施探析

[摘 要]H公司作為本地網(wǎng)絡及信息化服務提供商，提出利用桌面云項目來解決當?shù)刂行⌒推髽I(yè)信息化建設中的桌面管理問題。文章以H公司啟動的桌面云項目為研究對象進行項目進度管理案例研究;重點從組織層面、管理層面、經(jīng)濟層面和技術層面四個層面提出進度控制措施，從而提高項目管理水平。

[關鍵詞]桌面云項目;項目管理;進度控制

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.12.185

隨著企業(yè)信息化時代的到來，計算機作為企業(yè)辦公終端設備，其用戶規(guī)模和使用數(shù)量也在逐漸增大。計算機在給人們工作帶來便利的同時，也帶來了一系列的管理難題，其中，如何對個性化、分散且復雜的電腦桌面進行高效管理就是一個亟待解決的問題。

H公司作為本地網(wǎng)絡及信息化服務提供商，提出利用桌面云項目來解決企業(yè)信息化建設中的桌面管理問題。文章深入實踐，以H公司啟動的桌面云項目為研究對象進行項目進度管理案例研究。研究結果表明，啟動桌面云項目對公司來說是應急所需、應時所需、應勢所需，然而該項目進度控制出現(xiàn)了一系列問題，包括缺乏有效的組織、缺乏合理的進度控制措施、缺乏有效的激勵措施、缺乏數(shù)據(jù)庫質量長期規(guī)劃設計等。通過問題分析，文章從組織層面、管理層面、經(jīng)濟層面和技術層面四個層面提出進度控制措施，從而提高項目管理水平。

1 H公司總體情況介紹

H公司成立于2000年2月5日，主要根據(jù)《基礎電信業(yè)務經(jīng)營許可證》和《增值電信業(yè)務經(jīng)營許可證》經(jīng)營基礎電信業(yè)務和增值電信業(yè)務;經(jīng)營移動通信業(yè)務（包括語音、數(shù)據(jù)、多媒體等）;IP電話及互聯(lián)網(wǎng)接入服務;從事移動通信、IP電話和互聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡設計、投資和建設;移動通信、IP電話和互聯(lián)網(wǎng)等設施的安裝、工程施工和維修等業(yè)務。

近年來，H公司年均通信服務收入約4500萬元，始終在當?shù)乇３滞ㄐ判袠I(yè)主導地位;年均移動客戶7萬戶，市場份額占比70%;寬帶及互聯(lián)網(wǎng)電視用戶2萬戶，市場份額占比55%。依據(jù)客戶需求、網(wǎng)絡覆蓋現(xiàn)狀及流量統(tǒng)計，有計劃開展基站建設，截至目前共開通4G基站199個，小微基站5個，室分站點10個（隧道），4G網(wǎng)絡已覆蓋縣域所有鄉(xiāng)鎮(zhèn)行政村及大部分偏遠山區(qū)自然村。

2 桌面云項目情況

項目的實施需要建立在精準的需求判斷上，它為項目建設目標的確認、建設內容和建設規(guī)模的明確提供了依據(jù)。提高確定客戶需求的能力對于H公司來說至關重要，接下來重點了解項目的來源、整體情況以及各類需求。

2.1 項目背景

客戶公司成立于1989年，該企業(yè)在不斷擴張和經(jīng)營模式轉變過程中，多方面都需要信息化管理手段作為有效支撐方式。為解決企業(yè)計算機終端桌面呈現(xiàn)出的資產(chǎn)管理困難、數(shù)據(jù)保護與保密性弱、運行成本高、資源利用率低等問題，H公司于2018年正式啟動桌面云項目，且希望通過桌面云系統(tǒng)的使用，實現(xiàn)移動辦公、數(shù)據(jù)上移、資源彈性和高效管理等功能，從而達到提高管理效率、加強信息安全、實現(xiàn)復用共享和降低成本的目的。

客戶公司有需求，H公司有產(chǎn)品，這就亟須H公司找到目標企業(yè)作為標桿，進而持續(xù)推廣;H公司商機組首席客戶代表，于2018年年后開始多次主動聯(lián)系客戶公司，推介桌面云產(chǎn)品，最終達成采購意向。

2.2 項目概述

本次項目主要是H公司對當?shù)匾患夜镜姆掌鬟M行硬件升級及維護保養(yǎng)，同時，通過提供桌面云基礎平臺軟件及100臺客戶端，實現(xiàn)云桌面的統(tǒng)一管理;依據(jù)國家信息化產(chǎn)品規(guī)范，開展基礎平臺安裝、業(yè)務聯(lián)調、業(yè)務發(fā)放等工作。H公司通過實地調查了解到，就H公司桌面云項目而言，在實際使用過程中，面向的是公司的全體員工，旨在實現(xiàn)相應的管理和安全模塊標準化，包括終端集成部署和管理、資產(chǎn)管理、補丁程序管理和應用程序控制;同時，實現(xiàn)信息資源的共享、文件的快速傳遞等工作，能夠顯著提升公司的管理效率，節(jié)省辦公費用，優(yōu)化信息安全問題和公司協(xié)同辦公效率。

3 桌面云項目進度控制措施

通過分析可知，H公司桌面云項目的有序進行重點在于項目計劃的優(yōu)化和項目進度的控制。其中，項目計劃優(yōu)化是項目實施之前的計劃行為，為項目實施提供指導，是項目實施的基礎;項目進度控制則是項目實施過程中的重要環(huán)節(jié)。管理中的控制工作是根據(jù)設定的標準測量計劃的實施情況，通過修正實施偏差來確保計劃目標的準確和實現(xiàn)。因此，為及時糾正項目實施過程中出現(xiàn)的偏差或錯誤，要采取適當措施修正，確保組織目標的有效實現(xiàn)。

3.1 項目組織層面的控制措施

從組織層面上看，H公司桌面云項目中主要因為缺乏有效的組織，使項目從設計階段就進入放養(yǎng)狀態(tài)，目標達成沒有保障。組織具有一定的綜合效應，這種綜合效應是企業(yè)或者為實現(xiàn)某一目標而臨時組建的團隊中的所有成員共同作用的結果。經(jīng)營組織是指建立合理的組織結構，指定職位和職務，明確責任與權利的關系，有效實現(xiàn)組織目標，明確責任，團體的成員們相互合作，共同工作，實現(xiàn)組織目標的過程。因此，從項目組織層面來解決H公司桌面云項目中的難題，可采取以下措施。

（1）選擇卓越的項目領導者。管理工作首先是領導者的工作，一個優(yōu)秀的項目經(jīng)理人能從指揮、協(xié)調、控制等多方面優(yōu)化項目進度，引導員工有效完成項目目標。在此桌面云項目中，項目領導者不僅要把握項目實施方的整體工作，也要及時明確客戶公司的需求。因此，要確定的總負責人，不僅在桌面云項目的技術上有著豐富的經(jīng)驗，能夠分析項目相關的技術問題;也要有一定的管理能力，如溝通能力、協(xié)調能力和組織能力。只有這樣，在面對突發(fā)問題時，才能夠正確地解決問題;在“風平浪靜”時，能夠帶領團隊積極地往前走。該項目啟動之初就成立了臨時組織，用以保障項目的順利實施，詳見圖1。

圖1 桌面云項目臨時組織架構

（2）進行項目成員能力培訓。在H公司桌面云項目中，存在著員工能力參差不齊的問題，也就是說項目組成員的理解力和執(zhí)行力有待提高，且各領域員工之間沒有做到良好的配合，以致項目中的細節(jié)很難落實下去。針對這些問題，客戶公司配合項目實施方H公司組織開展人員專項培訓工作。其一，應當進行的是專業(yè)能力培訓。對于客戶公司員工來說是主要用戶，對于日常管理過程中需要注意到的問題，以及如何正確使用桌面云都是需要統(tǒng)一講解的;對于H公司桌面云項目管理人員來說，如何調動全部員工使用桌面云的積極性，利用桌面云項目提高組織工作效率，是他們要解決的問題，因此應當培訓他們的項目管理能力;對于H公司桌面云項目技術人員來說，項目實施過程中所有對應的項目技術問題都應當充分了解;其二，應當進行的是團隊合作能力培訓。通過專項培訓讓相關員工認識到，桌面云項目的運行不是某一個部門的工作，還是需要企業(yè)所有員工互相配合，支持項目組工作人員工作，才能實現(xiàn)桌面云的價值，提高企業(yè)管理水平和企業(yè)效益。對于能力培訓的方式，主要采用案例分析、專家授課等多種形式進行，在周期上也可利用定期和不定期相結合的方式進行。

3.2 項目管理層面的控制措施

從管理層面上看，H公司桌面云項目難以控制的主要原因是缺乏合理的進度計劃和控制措施。合理的計劃工作是管理者事先對未來應采取的行動所作的謀劃和安排，它處于計劃—組織—領導—控制四大管理職能的始發(fā)或第一職能位置上，對整個管理活動過程及其結果所施加的影響負有關鍵作用。控制職能與計劃職能密切相關，包括制定控制措施;檢查項目是不是能夠按照計劃和既定標準進行;如果出現(xiàn)偏差，就會及時發(fā)出信號，分析偏差的原因，糾正偏差;或制訂新的計劃，以確保組織的目標得以實現(xiàn)。項目管理的計劃與控制對于整個項目的成功實施至關重要。

（1）加強內部管理，實行明確的質量問責制度，在項目經(jīng)理、項目監(jiān)督和質量控制的監(jiān)督下建立領導機構。

（2）項目經(jīng)理組織所有專業(yè)實施人員，以便為項目的開始做技術準備，所有專業(yè)人員都必須按照計劃準備各分支辦公室的實施步驟，方案、計劃方案、項目步驟和項目的特定條件。

（3）嚴格遵守計劃，遵守操作程序，工程合理化建議按照技術管理程序報告，未經(jīng)擁有者技術部門同意不可以修改或變更項目計劃。

（4）項目數(shù)據(jù)和項目進度保持同步，所有專業(yè)領域都應根據(jù)技術規(guī)格要求記錄和排序完成數(shù)據(jù)梳理。

（5）每個專業(yè)領域必須以每個流程的質量確保項目的總體質量，項目經(jīng)理必須對其負責的每個專業(yè)流程進行現(xiàn)場監(jiān)督和檢查。

（6）相關運營人員應接受管理人員及全級人員的檢查監(jiān)督，問題必須在第一時間內報告，并且必須對每個實施層采取糾正措施。

桌面云平臺基于降低IT管理員的運維難度，方便IT管理員進行透視化管理，為用戶提供更加方便快捷的虛擬桌面服務。與此同時，桌面云平臺也需要對IT管理員的管理權限進行制約，滿足三權分立的管理要求機制。

3.3 項目經(jīng)濟層面的控制措施

從經(jīng)濟層面上看，H公司桌面云項目的問題主要是缺乏相應的經(jīng)濟激勵機制，使得項目進度無法推進，施工方和員工的積極性都不高。針對這一問題，可采取以下控制措施。

（1）采取有梯度的經(jīng)濟激勵機制。激勵機制指的是通過特定的方法和管理系統(tǒng)最大限度地提高員工對組織和工作承諾的過程。首先，在H公司項目中，涉及的員工較多，且各員工負責的工作不同，因此，在制定經(jīng)濟激勵措施時，要充分考慮各員工工作之間的差異性。其次，在相同部門中，各員工承擔的工作任務不同，也要制定有梯度的經(jīng)濟激勵措施，例如，根據(jù)工作負荷和工作質量分為一至五類獎勵，其中第一類和第二類的經(jīng)濟獎勵差額為1個梯度，第二類與第三類的經(jīng)濟獎勵差額為2個梯度，并依此類推。也就是說，工作數(shù)量與質量等級越高，受到的獎勵就越多，這會激勵員工爭取更高水平上的工作。最后，在制定經(jīng)濟激勵政策時，要有一定的行為導向，這種行為導向就是組織對其成員所期望的努力方向、行為方式和應遵循的價值觀的規(guī)定。例如，企業(yè)應該獎勵徹底解決問題的、冒險的、可行的、創(chuàng)新的、高質量的、忠誠的、合作的一系列行為。在制定激勵措施時，要有意識地引導員工進行這樣性質的行為，并通過同化行為，提高組織整體工作效率。

（2）做到有獎有懲。獎勵是為了促進正面行為，而懲罰是為了杜絕負面行為。在H公司桌面云項目中，存在懈怠員工，因此，要制定措施防止員工產(chǎn)生違背組織目標的行為。且在這個過程中要把握的原則是，不漏過任何一次負面行為，以此起到威懾負面行為的作用。在做到獎懲有度時，公平公正透明是需要遵守的原則，對于每一個周期內的獎懲信息，要及時公布，并將獎懲細則及時公開，讓員工做到心中有數(shù)。項目實施過程中，項目經(jīng)理采取“紅黃榜”制度來實現(xiàn)獎懲，各工作組中每人每日的工作內容以及重要的時間節(jié)點已確認，如果項目沒有按照既定的時間進度進行推進或者完成質量不達標，次日直接責任人和負責人立刻進入紅榜，一次紅榜扣除當月獎金的10%、二次紅榜扣除當月獎金的50%、三次紅榜扣除當月獎金的100%，同時直接責任人年度考核不得高于稱職。

（3）經(jīng)濟激勵與精神激勵相結合?！凹顧C制”是組織系統(tǒng)中激勵對象的相互作用和限制的結構、模式、關系和演化規(guī)則的總和，激勵對象系統(tǒng)使用各種激勵方式進行標準化和相對固定。馬斯洛需求層次理論認為，每個人的需要各不相同，從低等到高等不等，包括安全需要、生理需要、尊重需要、社會需要以及自我實現(xiàn)需要。當?shù)图壭枨蟮玫綕M足的時候，人們就會自覺追求更高一級的需求。因為每個員工的個人經(jīng)歷和背景不同，他們面對的個人需求也是不同的。對于部分人來說，生理需求尚未滿足，這個時候給予其更多的經(jīng)濟獎勵將會起到更加積極的作用;對于部分員工來說，需要的是被組織尊重，這時候領導者給予其更多的關愛和信任，將會促進其工作積極性;對于其他一些人來說，需要的是證明自己工作能力的機會，這時候組織委以重任，進行授權分權，將會帶來更好的工作效果。因此，項目組要配合人力資源專員，及時認識到不同員工的需求，特別是重要崗位員工的需求，對癥下藥，經(jīng)濟激勵與精神激勵相結合，從而促進工作效率。桌面云平臺項目中，除了經(jīng)濟方面的獎懲外，H公司還專門印發(fā)“月度最佳示范獎”評獎規(guī)則，用于評定該項目中每月做出突出貢獻、具有示范作用的員工或管理人員;獲獎后將具備資格參與市級十佳員工或省級百佳員工的評選，同時，可被公司舉薦為青年才俊。這對于部分經(jīng)濟措施不敏感的員工起到了重要的引導作用。

3.4 項目技術層面的控制措施

從技術層面來說，H公司桌面云項目因缺乏數(shù)據(jù)庫質量長期規(guī)劃設計，因而從技術上、在設備上面臨的突發(fā)狀況，都無法及時準確處理，導致項目進度延誤。針對這一問題，主要從項目質量著手進行控制。

3.4.1 確定項目質量目標

H公司在項目改進實施前召開了數(shù)據(jù)庫專項會議，審議通過了前期可行性分析報告研究，正式啟動信息化項目數(shù)據(jù)庫質量改進計劃，同時確立了數(shù)據(jù)庫模塊的總體質量方針，以及各方面的質量目標。

（1）總體質量方針和目標。質量方針：建設高質量數(shù)據(jù)庫，提供高質量的數(shù)據(jù)庫服務。質量的一般原則：嚴格的管理、嚴格的監(jiān)督、合理的進展和高質量。質量的總體目標：減少數(shù)據(jù)庫故障率，降低數(shù)據(jù)庫成本。

（2）客戶要求的質量目標。信息化項目中各模塊系統(tǒng)完成上線后需交付給業(yè)務部門使用。因此在功能開發(fā)前，項目代表與業(yè)務部門代表保持聯(lián)系，收集客戶系統(tǒng)質量要求，總結后包含以下三點：①數(shù)據(jù)庫穩(wěn)定運行，不出現(xiàn)嚴重故障;②核心業(yè)務功能操作響應速度不允許超過1秒;③核心機密數(shù)據(jù)安全必須有保障。

3.4.2 質量控制點設置

在功能開發(fā)過程中，會有一些特殊的過程。這些特殊過程的工藝質量不容易被人發(fā)現(xiàn)，因此，有必要進行預控準備與預先設定的關鍵質量控制點，使質量控制人員和開發(fā)人員可以嚴格控制這些關鍵零部件系統(tǒng)開發(fā)過程中的質量和薄弱環(huán)節(jié)。

質量控制點的設置應遵循的原則是：涉及數(shù)據(jù)安全隱患的部位，影響客戶操作體驗的部位，過往數(shù)據(jù)庫出現(xiàn)質量問題的部位。

根據(jù)本次數(shù)據(jù)庫規(guī)范建設質量標準和客戶的質量目標要求，主要質量控制點已經(jīng)制定，如表1所示為具體關鍵質量控制點。

3.4.3 檢查質量控制點

通過在測試質量控制點時使用適當?shù)馁|量管理工具處理數(shù)據(jù)收集問題，能夠有效地解析質量控制點的問題并確定其原因。

本次項目主要安裝數(shù)據(jù)庫為Oracle，數(shù)據(jù)庫管理組對測試過程中出現(xiàn)的20次數(shù)據(jù)庫故障進行全面檢查，不符合條件的項目調查表用于統(tǒng)計現(xiàn)有問題，數(shù)據(jù)庫的質量見表2。

3.4.4 驗收整改質量控制

系統(tǒng)模塊開發(fā)完成后，將按照檢測規(guī)格進行初步檢測和正式檢測。在此階段，需要對數(shù)據(jù)庫項目的生成結果進行全面評估，確認開發(fā)質量，并確認是否可以將數(shù)據(jù)庫部署到生產(chǎn)環(huán)境中。此階段需編制好數(shù)據(jù)庫權限列表、表結構說明、后續(xù)優(yōu)化策略與性能測試報告，并預先進行質量自查自改，待內部質量自查完成后，向運維中心提交驗收申請。

（1）初步驗收。項目數(shù)據(jù)庫建設完成后，組織開發(fā)運用負責人，實施初期檢查。本階段嚴格按照公司內部的相關標準進行，如果初始檢查質量不合格或未執(zhí)行初始檢查，那么數(shù)據(jù)庫在生產(chǎn)環(huán)境中不可用。對于初驗未通過的部分，要求相關人員立即整改并給出整改計劃，整改完成后，進行復驗。初驗結束后，數(shù)據(jù)庫專家針對數(shù)據(jù)庫存在的質量問題進行匯總，并提出相應整改意見。

（2）正式檢測。在正式檢測時期，檢測人可以重新檢查第一次檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，以確保數(shù)據(jù)庫進入生產(chǎn)環(huán)境。實施了正式檢測之后，由相關人員簽訂驗收書，并收集整理相關維護文檔，特別是數(shù)據(jù)結構模型、核心業(yè)務數(shù)據(jù)分布等，交由運維部門進行接收存檔。

4 結論

在公司桌面云項目結束后，針對不同層級用戶開展調查工作，從客戶公司內部，抽取與該項目實施和使用有關的50名工作人員或管理人員參與問卷調查，同時以2016年實施的安全+智能管控平臺項目為參照系，通過對比，得出桌面云項目進度控制出現(xiàn)了明顯成效結論。選取了兩個代表性的測度項進行前后對比。調查結果顯示，采取相應措施進行項目優(yōu)化管理后，子項目按時按量按質完成率（項目組工作效率）、人員滿意度得到了顯著提高?？梢姡烂嬖祈椖窟M度控制得到一定成效，本研究的意義正在于此。

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[作者簡介]劉婧（1985—），女，安徽宿州人，中國科學技術大學語音及語言信息處理國家工程實驗室數(shù)據(jù)工程師，工程碩士，原供職于安徽移動宣城分公司，研究方向：信息化項目管理。

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