信息化背景下優(yōu)化事業(yè)單位文書檔案管理的措施研究

王金駒

[摘 要] 近年來，在信息化背景下，我國事業(yè)單位文書檔案管理工作勢必朝著信息化建設(shè)方向發(fā)展。但由于這項舉措不受領(lǐng)導(dǎo)重視，資金、人力、物資投入不足，信息化管理設(shè)施不齊全，管理手段落后，管理人員信息素質(zhì)不高，成效有限。因此，事業(yè)單位應(yīng)更加重視檔案管理信息化建設(shè)工作，增加資源投入，完善檔案信息化管理制度，通過現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建完善的檔案管理信息平臺，優(yōu)化文書檔案服務(wù)體系，提升信息利用率，完善檔案管理機構(gòu)設(shè)置，提升工作人員業(yè)務(wù)水平。

[關(guān)鍵詞] 信息化背景下；事業(yè)單位；文書檔案管理；優(yōu)化措施

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2021）03-0075-02

文書檔案是事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中形成的檔案資料，由指示、決定、命令、布告、報告、請示、批復(fù)、通知、簡報、會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)等通用文書轉(zhuǎn)化而來[1]。文書檔案是濱州市油區(qū)稽查支隊展開各項工作的見證，為了提升支隊管理水平，必須重視文書檔案管理工作，全面、及時采取文書檔案信息，按照既定制度儲存、應(yīng)用信息，為稽查工作開展提供決策支持。隨著時間的推移，文書檔案資料不斷累積，應(yīng)用傳統(tǒng)文書檔案管理模式，檔案資料利用難度大，信息化背景下，濱州市油區(qū)稽查支隊辦公趨于信息化、自動化，為文書檔案管理提供了技術(shù)支持，管理層應(yīng)關(guān)注信息技術(shù)在文書檔案管理中的應(yīng)用，創(chuàng)建新型檔案管理模式，提升檔案管理及服務(wù)水平，充分發(fā)揮出文書檔案資料的利用價值。

一、信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理面臨的機遇

（一）檔案管理更為高效便捷

此前濱州市油區(qū)稽查支隊文書檔案管理基于人工展開，所有的資料均需管理人員手動采集、檢查、整理，工作難度不大，但耗時耗力，枯燥乏味。信息化背景下，現(xiàn)代化信息技術(shù)引進事業(yè)單位文書檔案管理中，人們在應(yīng)用計算機辦公過程中，信息被記錄下來，檔案管理人員可以通過互聯(lián)網(wǎng)共享計算機上的資料，上傳至電子檔案，利用相關(guān)計算機軟件，進行歸納、分類、統(tǒng)計、分析，工作負荷明顯下降，工作效率顯著提升，原本需要多人方可完成的工作，一人便可迅速完成，有效節(jié)約了人力資源[2]。

（二）實現(xiàn)區(qū)域內(nèi)信息共享

信息化背景下，事業(yè)單位文書檔案管理的信息化及數(shù)字化發(fā)展趨勢顯著，在信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的支持下，使用者可以登錄檔案平臺，檢索、閱讀權(quán)限范圍內(nèi)的檔案資料，實現(xiàn)區(qū)域內(nèi)信息資源開放共享，有效提升檔案利用率。而且，在電子檔案中，信息管理效能提升，檔案管理人員能夠利用相關(guān)軟件，對信息進行整理、分類、歸納。優(yōu)化、過濾，提升信息質(zhì)量，再通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用，在海量檔案資料中對意向信息進行充分挖掘，為濱州市油區(qū)稽查支隊運營管理決策制定提供充分有效的參考憑據(jù)。

二、信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理存在的問題分析

（一）檔案信息化建設(shè)不受重視

當前，濱州市油區(qū)稽查支隊并沒有正確認識到文書檔案信息化建設(shè)的必要性，認為檔案管理并不屬于單位中心工作范疇，因此在這方面的資金投入較少，人員、設(shè)施配置不足，檔案管理囿于傳統(tǒng)模式，信息化建設(shè)進程未能及時有效推進。領(lǐng)導(dǎo)層的不重視，導(dǎo)致檔案管理人員在工作過程中，存在明顯的敷衍現(xiàn)象，檔案管理流于形式化。

（二）信息化管理設(shè)施不齊全

在傳統(tǒng)的文書檔案管理模式中，大部分資料為紙質(zhì)文件，無法長期儲存，易霉變，被蟲鼠啃噬，導(dǎo)致信息丟失。同時，大量紙質(zhì)文件累積，不便整理，查找資料也極為困難，整體管理水平較低，檔案資料無法得到有效利用。檔案信息化建設(shè)能夠有效打破這一局面，構(gòu)建電子檔案，但由于財政投入有限，文書檔案信息化管理設(shè)施不齊全，部分設(shè)備過于陳舊，硬件設(shè)施、軟件系統(tǒng)相較落后，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)存在諸多安全隱患，影響到文書檔案整理、分類、儲存、開發(fā)工作效率，檔案資料不齊全，更新速度慢，無法發(fā)揮應(yīng)有的指導(dǎo)價值。

（三）管理人員信息素質(zhì)有待提升

事業(yè)單位在文書檔案管理中，引入現(xiàn)代化信息技術(shù)，能夠有效提升檔案管理工作質(zhì)量及效率，實現(xiàn)高效化、精細化、網(wǎng)絡(luò)化檔案管理，但這一過程會受到管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的影響。信息化背景下，事業(yè)單位文書檔案管理依靠數(shù)據(jù)庫、互聯(lián)網(wǎng)、云計算等核心技術(shù)，檔案管理人員必須具備較高的信息技術(shù)素養(yǎng)，但實際上，目前我國事業(yè)單位管理文書檔案相關(guān)工作人員大多為缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)乃至缺乏專業(yè)背景的老員工，存在的老齡化狀況明顯，在思想理念上較為保守，接受、學(xué)習(xí)能力有限，無法跟上文書檔案信息化建設(shè)的步伐，且大部分檔案管理人員缺乏網(wǎng)絡(luò)信息安全防范意識與信息產(chǎn)權(quán)保護意識，無法在保障信息安全的基礎(chǔ)上實現(xiàn)信息共享[2]。

三、信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理的優(yōu)化措施分析

（一）充分重視檔案管理，完善檔案信息化管理制度

文書檔案反映了濱州市油區(qū)稽查支隊工作的成果，領(lǐng)導(dǎo)層必須正確認識到其價值，充分重視檔案工作，增加資金投入，按照規(guī)范建設(shè)檔案室，檔案室必須滿足防盜、防火、防塵、防潮、防霉、防蟲鼠、防污染等安全標準。同時，建立健全相關(guān)管理制度，基于《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894—2016），以及《電子檔案管理制度》《電子文件管理暫行辦法》《電子檔案移交與接收辦法》等規(guī)章制度，構(gòu)建文書檔案信息化管理制度，推動紙質(zhì)文書檔案的數(shù)字化、電子化轉(zhuǎn)換，將檔案資料分門別類，按照年度、按項目分別建檔，儲存于檔案信息平臺上[4]。

（二）引進信息技術(shù)，構(gòu)建檔案管理信息平臺

文書檔案工作應(yīng)該與時俱進，引進現(xiàn)代化檔案管理理念、手段、方式、方法，創(chuàng)新檔案管理模式。在檔案管理信息化建設(shè)過程中，國有建設(shè)集團單位應(yīng)該引入適合企業(yè)檔案管理需求的數(shù)據(jù)模式，再根據(jù)財政預(yù)算，采購相關(guān)信息設(shè)備，如計算機、掃描儀、攝影機、專用微機等，創(chuàng)造合適的電子檔案儲存環(huán)境，構(gòu)建檔案管理信息平臺，明確檔案信息化管理要求，促使事業(yè)單位文書檔案管理水平的有效提升。同時，為保障信息安全，應(yīng)該從硬盤、移動硬盤、光盤、磁盤等眾多的存儲介質(zhì)中，選擇安全系數(shù)較高且貼合事業(yè)單位文書檔案管理需求的一種，優(yōu)化文書檔案管理平臺權(quán)限設(shè)置，設(shè)置不同功能模塊，明確不同模塊的操作權(quán)限，對系統(tǒng)數(shù)據(jù)展開模塊化管理，同時，設(shè)定賬戶權(quán)限等級，不同職能的工作人員對于數(shù)據(jù)庫的操作權(quán)限不同，如數(shù)據(jù)庫管理人員可瀏覽后臺數(shù)據(jù)，具有數(shù)據(jù)編輯、管理權(quán)限，其余用戶只能查詢權(quán)限內(nèi)的檔案信息。文書檔案管理信息平臺上收集了事業(yè)單位大量信息，包括機密信息，需注重知識產(chǎn)權(quán)及機密文件保護，定期升級系統(tǒng)，并且按照防火墻、殺毒軟件、IT 監(jiān)控軟件等，提升平臺防御系數(shù)，避免信息泄露，或者數(shù)據(jù)遭遇篡改、損毀。

（三）優(yōu)化文書檔案服務(wù)體系，提升信息利用率

為事業(yè)單位內(nèi)部及相關(guān)部門提供檔案查閱服務(wù)，如若想要查閱文書檔案原件，必須辦理查閱手續(xù)，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人批準，在指定位置，有檔案管理人員在場的情況下，查閱檔案，查閱者不得私自復(fù)制、涂改、拍照、劃線、損毀、調(diào)換文件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)必將嚴懲[5]。信息化背景下，事業(yè)單位文書檔案利用迎來新的契機，在檔案管理信息化建設(shè)的形勢下，檔案資料可實現(xiàn)實施開放共享，單位內(nèi)部的工作人員，可以直接進入局域網(wǎng)，查閱日常工作所需參考的文件資料，單位外有需求的人，可以登錄濱州市油區(qū)稽查支隊所屬的官方網(wǎng)站上，進入相關(guān)目錄，登錄其文書檔案信息平臺，檢索、閱讀權(quán)限范圍內(nèi)的檔案資料，這樣有效簡化了文書檔案利用的流程，便利了人民群眾，讓濱州市油區(qū)稽查支隊能夠充分發(fā)揮維護油區(qū)和諧穩(wěn)定的職能。

（四）完善檔案管理機構(gòu)設(shè)置，提升工作人員業(yè)務(wù)水平

濱州市油區(qū)稽查支隊應(yīng)該完善文書檔案管理機構(gòu)設(shè)置，配備在業(yè)務(wù)素質(zhì)、政治素質(zhì)上合格的檔案工作人員，推動檔案工作的落實。而且，文書檔案信息化建設(shè)，對于檔案管理人員專業(yè)水平提出了不一樣的要求，為保證相關(guān)崗位上的工作人員，能夠勝任檔案信息化管理工作，企業(yè)應(yīng)該引進在專業(yè)素質(zhì)、信息素質(zhì)上達標的優(yōu)秀人才，完善人力資源管理，做好崗位培訓(xùn)、在崗繼續(xù)教育等工作，根據(jù)工作安排，制定科學(xué)合理的培訓(xùn)計劃，召開專業(yè)知識講座、學(xué)術(shù)交流會等多種類型的培訓(xùn)活動，讓檔案管理人員了解到現(xiàn)代化文書檔案管理的新理念、新模式及新技術(shù)，學(xué)習(xí)計算機、大數(shù)據(jù)、云計算等現(xiàn)代化技術(shù)，確保其能夠掌握當前文書檔案信息化管理工作中所用的技術(shù)軟件及設(shè)施，強化網(wǎng)絡(luò)安全教育，提升其網(wǎng)絡(luò)安全防范意識，在日常工作中，注重文書檔案的私密性和安全性，不得隨意在公共場所計算機上登錄文書檔案信息平臺，登錄后應(yīng)及時退出，保障電子檔案的儲存、利用安全性[6]。

四、結(jié)語

綜上所述，信息化時代的到來，讓社會認識到了信息資產(chǎn)的價值，提升了對于檔案的重視度，這為濱州市油區(qū)稽查支隊文書檔案管理革新創(chuàng)造了契機，在現(xiàn)代化信息技術(shù)的支持下，事業(yè)單位構(gòu)建了文書檔案數(shù)據(jù)庫，檔案儲存容量擴大，有效地保證了檔案信息的完整性，在數(shù)據(jù)共享平臺的支撐下，實現(xiàn)了不同區(qū)域、不同部門間的信息無障礙交流，而且借助于其數(shù)據(jù)處理功能，能夠有效整合、分析各類地質(zhì)數(shù)據(jù)，實現(xiàn)標準各異數(shù)據(jù)的分類、歸納、統(tǒng)一，形成標準化的多時態(tài)事業(yè)單位文書檔案信息平臺，促進濱州市油區(qū)稽查支隊與其他部門的信息交流，實現(xiàn)了對于文書檔案資料的高效利用[4]。整體而言，事業(yè)單位文書檔案管理加強信息化建設(shè)，能夠使檔案管理工作的效率及質(zhì)量得到有效提升，同時有助于事業(yè)單位的良性發(fā)展，讓其能夠明確發(fā)展方向，以史為鑒，創(chuàng)新發(fā)展戰(zhàn)略，制定合理規(guī)劃，實現(xiàn)長效發(fā)展。

參考文獻

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