為人社事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展服務(wù)

林麗

人社事業(yè)事關(guān)老百姓就業(yè)創(chuàng)業(yè)、社會(huì)保障以及權(quán)益維護(hù)等內(nèi)容，是新時(shí)代最大的民生工程、民心工程、根基工程。人社部門在從事人社工作過程中，形成了海量的業(yè)務(wù)檔案資料，與百姓生活息息相關(guān)。在進(jìn)入新時(shí)代、邁進(jìn)“十四五”的關(guān)鍵時(shí)期，如何科學(xué)、規(guī)范抓好人社檔案的管理服務(wù)工作，助力人社事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，已成為當(dāng)前及今后一個(gè)時(shí)期面臨的重大課題。

一、人社檔案管理現(xiàn)狀

1.人社檔案的內(nèi)容及特點(diǎn)

人社工作涉及就業(yè)創(chuàng)業(yè)、技能培訓(xùn)、人才隊(duì)伍建設(shè)、社會(huì)保障、維權(quán)執(zhí)法等多方面內(nèi)容，在人社業(yè)務(wù)工作過程中，形成了干部人事管理、勞動(dòng)就業(yè)、績效管理、養(yǎng)老保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、公務(wù)員管理、專業(yè)技術(shù)人員職稱評(píng)審、工資審批、人才引培、勞動(dòng)合同鑒定、勞動(dòng)人事爭議仲裁等各方面的檔案資料。隨著人社事業(yè)不斷改革發(fā)展，特別是2019年以來，受經(jīng)濟(jì)下行壓力、新冠肺炎疫情等因素影響，國家將就業(yè)放在“六穩(wěn)”“六保”之首，相繼出臺(tái)了一系列扶持企業(yè)發(fā)展、保障和改善民生的政策措施，這些政策措施的覆蓋面之廣、扶持力度之大，前所未有，也給人社檔案管理服務(wù)工作帶來了全新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。人社檔案的工作性質(zhì)決定其特點(diǎn)主要表現(xiàn)為檔案種類的多樣性、動(dòng)態(tài)性及檔案保管的分散性、內(nèi)容的專業(yè)性。做好人社檔案管理服務(wù)任務(wù)繁重而艱巨。

2.人社檔案的現(xiàn)狀分析

建湖縣自2011年人事、勞動(dòng)保障兩局合并以來，根據(jù)檔案管理“三個(gè)體系”建設(shè)要求，積極推進(jìn)人社檔案資源體系、利用體系和安全體系建設(shè)，取得了積極進(jìn)展。一是檔案基礎(chǔ)工作扎實(shí)推進(jìn)。2011年以來，借助兩局合并，督促下屬各單位建立失業(yè)人員托管檔案、退休人員檔案、醫(yī)保檔案、回鄉(xiāng)大學(xué)生檔案、工人技術(shù)考工檔案、企業(yè)參保檔案、機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工參保及退休人員檔案、城鄉(xiāng)居民保險(xiǎn)檔案、績效管理檔案等9個(gè)檔案室。2019年投入了一定的資金，新建了干部人事檔案室，基本達(dá)到省、市干部人事檔案室管理要求。近年來，各檔案室把民生檔案資源建設(shè)工作和信息化工作納入各單位全年目標(biāo)任務(wù)，積極抓好各類資料的收集、鑒定、整理、歸檔工作，平均每年新增企業(yè)職工退休檔案約3000份、失業(yè)職工托管檔案約3200份、回鄉(xiāng)大學(xué)生檔案約2600份、城鄉(xiāng)居民參保檔案約2000份。二是檔案信息化建設(shè)步伐加快。近年來，該縣干部人事檔案室配置了檔案數(shù)字化建設(shè)所需的專用電腦、軟件、光盤刻錄機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備和專用的檔案管理軟件系統(tǒng)，對(duì)全縣機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案逐步完成電腦掃描，基本實(shí)現(xiàn)干部檔案信息數(shù)字化管理。人才檔案已全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，其他檔案正在初步進(jìn)行電子掃描工作，計(jì)劃幾年內(nèi)將所有檔案錄入檔案管理系統(tǒng)。三是檔案利用能力不斷提升。近3年，建湖縣民生檔案接待量大幅增加，3年查閱使用量達(dá)5萬多人次，人社檔案利用效率明顯提升。同時(shí)，建湖縣積極抓好民生檔案的安全工作，不斷完善《檔案保管制度》《檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定和移交制度》《檔案保密制度》《立卷歸檔制度》《檔案利用制度》等規(guī)定細(xì)則，檔案管理日益規(guī)范，安全責(zé)任事故出現(xiàn)率大為降低。

二、當(dāng)前人社檔案工作存在的主要問題

1.檔案尚未實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理

目前，不少地區(qū)的人社檔案分別由各業(yè)務(wù)單位單獨(dú)管理，業(yè)務(wù)單位不愿意將檔案移交到部門綜合檔案室或上級(jí)檔案館，認(rèn)為檔案是該部門的資源，移交后不方便利用。比如建湖縣人社檔案下設(shè)9個(gè)檔案室，多庫房分散管理既導(dǎo)致人力、財(cái)力、物力等資源的重復(fù)投資和浪費(fèi)，又增加了管理服務(wù)的難度，導(dǎo)致老百姓查閱檔案多跑腿，影響了服務(wù)體驗(yàn)。

2.檔案數(shù)字化智能化推進(jìn)緩慢

從調(diào)研情況來看，目前大部分地區(qū)民生檔案以傳統(tǒng)的紙質(zhì)存檔為主，手工檢索和人工查閱卷宗費(fèi)時(shí)費(fèi)力，不能滿足異地查閱需求，檔案資源建設(shè)和利用效能低下。有的地區(qū)雖在加快推進(jìn)人社檔案信息化建設(shè)方面作出了一些有益探索，但僅停留在電腦、軟件、光盤刻錄機(jī)、掃描儀等設(shè)備的添置和檔案內(nèi)容的掃描錄入上，尚處于初步探索階段，更談不上引進(jìn)區(qū)塊鏈、人工智能等新一代信息技術(shù)，離智慧人社檔案管理要求相去甚遠(yuǎn)。

3.檔案管理制度及服務(wù)不規(guī)范

人社領(lǐng)域現(xiàn)有的檔案管理制度都是幾年前甚至十多年前制定的，已經(jīng)不能適應(yīng)新時(shí)代人社檔案管理工作的要求。特別是在智慧人社的大背景下，如何抓好人社檔案的服務(wù)供給，尚無明確的制度規(guī)定。比如數(shù)據(jù)信息庫如何建立管理、電子檔案如何收集整理和鑒別真?zhèn)?、信息?shù)據(jù)庫的安全問題如何解決、數(shù)字檔案遠(yuǎn)程查詢?nèi)绾喂芾怼⑷绾畏婪逗诳凸舻?，都需要一套完整的制度來?guī)范。

4.基層檔案管理現(xiàn)狀堪憂

人社基層平臺(tái)是縣級(jí)人社工作的延伸，鎮(zhèn)、村兩級(jí)基層平臺(tái)對(duì)工作過程中形成的人社檔案資料收集存檔重視程度不夠，檔案管理意識(shí)普遍較差。有的基層平臺(tái)雖啟動(dòng)了檔案收集工作，但檔案資料缺失、毀損的現(xiàn)象較為突出，捆扎檔案資料的現(xiàn)象比較嚴(yán)重；絕大部分鎮(zhèn)村平臺(tái)未明確專兼職檔案管理人員，檔案工作無人問津；有的基層平臺(tái)雖有專兼職檔案管理人員，但變動(dòng)頻繁，交接不規(guī)范，不能按時(shí)立卷歸檔；有的鎮(zhèn)村平臺(tái)沒有專門的檔案室，達(dá)不到檔案安全保管“八防”要求。

三、加快推進(jìn)人社檔案高質(zhì)量管理的思考

人社部門要緊盯經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展主戰(zhàn)場，堅(jiān)持“服務(wù)大局、依法管檔、規(guī)劃引領(lǐng)、數(shù)字提質(zhì)”的工作思路，充分發(fā)揮自身資源優(yōu)勢(shì)和專業(yè)優(yōu)勢(shì)，釋放人社檔案資源的巨大潛能，把“死檔案”變成“活信息”，不斷增強(qiáng)人社檔案工作的時(shí)代性和實(shí)效性。

1.加快立改廢釋，推進(jìn)人社領(lǐng)域檔案法制化

認(rèn)真?zhèn)鬟_(dá)并貫徹落實(shí)2020年12月29日全國檔案局長館長會(huì)議精神，切實(shí)抓好新修訂《檔案法》的宣傳貫徹力度。根據(jù)新形勢(shì)新要求，廢除過時(shí)的檔案管理規(guī)定，進(jìn)一步修訂完善新的人社檔案管理規(guī)定，規(guī)范從收集、整理、鑒定、歸檔、保管到查閱等一系列工作程序。縣人社部門要會(huì)同縣檔案館定期深入各單位、各基層平臺(tái)，督查人社檔案的收集、整理、歸檔、立卷等工作，每年組織一次檔案規(guī)范化管理驗(yàn)收，推動(dòng)人社檔案工作整體水平全面提升。

2.策應(yīng)智慧人社，推進(jìn)人社檔案數(shù)字化

積極策應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”給人社檔案帶來的新機(jī)遇和新挑戰(zhàn)，把人社檔案信息化建設(shè)納入總體規(guī)劃，加大財(cái)政投入力度，建立統(tǒng)一的人社數(shù)字檔案管理模式，分步驟推進(jìn)數(shù)字檔案建設(shè)，盡快實(shí)現(xiàn)縣、鎮(zhèn)聯(lián)網(wǎng)，組織開展網(wǎng)上在線服務(wù)、信息上傳收集、網(wǎng)上限制性或非保密性查詢等服務(wù)，不斷提高檔案管理服務(wù)效率。推動(dòng)各級(jí)人社部門實(shí)現(xiàn)電子規(guī)范化歸檔管理，逐步實(shí)現(xiàn)電子文件從形成到歸檔全流程電子化管理。加強(qiáng)對(duì)人社數(shù)字檔案的安全維護(hù)和管理，不斷創(chuàng)新檔案信息服務(wù)方式，做好檔案的開發(fā)利用工作，更好地發(fā)揮人社檔案以檔存史、以檔資政、以檔育人、以檔惠民的作用。探索大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、人工智能等新一代信息技術(shù)在人社檔案管理中的應(yīng)用，推動(dòng)人社數(shù)字檔案室向智慧化方向發(fā)展。

3.實(shí)行集中管理，推進(jìn)人社檔案標(biāo)準(zhǔn)化

建立覆蓋全體服務(wù)對(duì)象的人社檔案資源體系，實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要分步驟實(shí)施。一是充分調(diào)研，摸清家底。由縣人社部門召開協(xié)調(diào)會(huì)議，摸清各單位檔案種類、數(shù)量、保管狀況、數(shù)字化情況，掌握全系統(tǒng)民生檔案的分布狀況。二是統(tǒng)一規(guī)劃，制定方案。根據(jù)調(diào)查摸底情況，認(rèn)真測(cè)算，統(tǒng)一規(guī)劃，制定人社檔案集中統(tǒng)一管理工作實(shí)施方案，請(qǐng)縣檔案館專門進(jìn)行認(rèn)證后組織實(shí)施。三是集中資源，統(tǒng)一管理。加大投入，建立統(tǒng)一的具有前瞻性的、信息化的人社檔案館（室），將各單位民生檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。進(jìn)一步整合原各單位人員、經(jīng)費(fèi)、物資等資源，著力解決人手少、管理資金短缺等實(shí)際問題。財(cái)政部門要將人社檔案管理服務(wù)經(jīng)費(fèi)納入財(cái)政預(yù)算，逐年提高檔案征集、整理、保護(hù)、使用等經(jīng)費(fèi)。四是統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化供給。要根據(jù)人社檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求，制定人社檔案標(biāo)準(zhǔn)體系表，增強(qiáng)人社檔案的標(biāo)準(zhǔn)供給，為廣大服務(wù)對(duì)象提供標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化服務(wù)。

4.夯實(shí)基層基礎(chǔ)，推進(jìn)人社檔案一體化

堅(jiān)持“縣鎮(zhèn)聯(lián)動(dòng)、城鄉(xiāng)一體、科學(xué)指導(dǎo)、整體推進(jìn)”的原則，將基層人社平臺(tái)檔案室建設(shè)納入統(tǒng)一規(guī)劃。要制定基層人社平臺(tái)檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，在縣級(jí)檔案館和縣人社部門的指導(dǎo)下，加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配置檔案庫房、購置檔案裝具，努力達(dá)到檔案安全保管“八防”要求。要加強(qiáng)基層人社檔案管理的人員配備，加大對(duì)專兼職檔案管理人員的培訓(xùn)、交流、選拔、考核力度，重點(diǎn)培養(yǎng)一批掌握數(shù)字檔案管理技能的新型骨干，進(jìn)一步優(yōu)化基層檔案人才隊(duì)伍素質(zhì)，確?；鶎尤松鐧n案工作與時(shí)俱進(jìn)。