大數(shù)據(jù)下高校檔案管理模式的改革和創(chuàng)新

劉鴻

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)的不斷發(fā)展，我國高校的檔案管理工作必須在提高自身的基礎(chǔ)上有效應(yīng)對大數(shù)據(jù)時代所帶來的海量數(shù)據(jù)的增長以及高效率的信息檢索和閱讀的壓力。但是就目前我國各高校檔案管理的模式還存在著很多的不足，因此我們要對高校傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行適當(dāng)?shù)母母锖蛣?chuàng)新，使我國高校的檔案管理模式能夠適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代下科技的發(fā)展趨勢。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理模式;改革與創(chuàng)新

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代正式開啟。大數(shù)據(jù)應(yīng)用技術(shù)的基本特點就是處理速度快、準(zhǔn)確程度高、工作效率高等。大數(shù)據(jù)以其獨特的優(yōu)勢迅速的應(yīng)用于各行各業(yè)，為人們的生活提供著便利。高校檔案管理是高校重要的工作之一，它不僅構(gòu)成了學(xué)生完備的信息體系，同時也是對人才培養(yǎng)進(jìn)行分析的依據(jù)，包括學(xué)生的學(xué)習(xí)情況、工作狀況等，但是由于其涉及的信息量龐大，所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)對檢索和查閱以及更新等工作造成了很大的影響，同時由于傳統(tǒng)人工的保密程度較低、工作效率不高等因素，限制了高校檔案管理的發(fā)展。而大數(shù)據(jù)時代的到來，學(xué)生檔案數(shù)字化信息的使用，使得高校檔案管理工作得到了巨大的改變。計算機(jī)的應(yīng)用使檔案信息的檢索、查閱、保存、更新、維護(hù)等工作的效率得到了很大的提高。同時，大數(shù)據(jù)信息的保密程度高、壽命長、更新速度快、成本低廉等特點也是傳統(tǒng)的檔案管理所不具備的。

一、大數(shù)據(jù)的基本概念

“數(shù)據(jù)”（pathology）的含義很廣，不僅指1011、8084這樣一些傳統(tǒng)意義上的數(shù)據(jù)，還指“2013/09/06”等符號、字符、日期形式的數(shù)據(jù)，也包括文本、聲音、圖像、照片和視頻等類型的數(shù)據(jù)，而微博、微信、購物記錄、住宿記錄、乘飛機(jī)記錄、銀行消費記錄、政府文件等也都是數(shù)據(jù)。直觀上，可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行如下分類：

1.大數(shù)據(jù)

為什么叫大數(shù)據(jù)而不叫大信息？這是一個很難回答的問題，涉及哲學(xué)和語言學(xué)，超出了我們的能力。我們只能樸素地做一些解釋，“CPI為6.9”是數(shù)據(jù)，如果讀懂了，就意味著獲得了信息即“經(jīng)濟(jì)處在高通脹狀態(tài)”;如果沒有讀懂，就沒有獲得信息。就是說數(shù)據(jù)是放在那里的，對于讀懂的人來說，數(shù)據(jù)就是信息，對于沒有讀懂的人來說，只是數(shù)據(jù)不是信息。又如，隨意鍵入一串字符“82化吖或7輔鄂9莪日2”就沒有信息，但它是數(shù)據(jù)。另外，信息的大小還難以衡量，但數(shù)據(jù)可以衡量大小?，F(xiàn)在講大數(shù)據(jù)而不是大信息，是指數(shù)據(jù)規(guī)模確實很大，但并不意味著信息很多（或很大），有些非常大的數(shù)據(jù)集可能沒有什么信息，即大數(shù)據(jù)里可能沒有大信息。所謂大數(shù)據(jù)“低價值密度”的特點也是說明這一點。例如，人們用一臺監(jiān)控設(shè)備對著墻不停地錄像，就會形成大量的數(shù)據(jù)，但沒有什么用。

2.數(shù)據(jù)的劃分

（1）依據(jù)數(shù)據(jù)表示的含義來劃分

從數(shù)據(jù)表示的含義來看，數(shù)據(jù)可以分為兩類：一類是表示現(xiàn)實事物的數(shù)據(jù)，稱為現(xiàn)實數(shù)據(jù);另一類是不表示現(xiàn)實事物，只在網(wǎng)絡(luò)空間中存在，稱為非現(xiàn)實數(shù)據(jù)?，F(xiàn)實數(shù)據(jù)主要包括：一是感知數(shù)據(jù)，通過感知設(shè)備（如溫度傳感器、天文望遠(yuǎn)鏡）感知現(xiàn)實世界獲得的數(shù)據(jù)，包括感知生命的數(shù)據(jù)，這類數(shù)據(jù)是現(xiàn)實世界的直接反映;二是行為數(shù)據(jù)，人類科學(xué)研究、勞動生產(chǎn)、生活行為等所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，這類數(shù)據(jù)是人類行為的直接反映。非現(xiàn)實數(shù)據(jù)種類繁多，目前還不能很好地進(jìn)行分類，如計算機(jī)病毒，能夠自我復(fù)制和傳播的計算機(jī)程序，只在數(shù)據(jù)界中存在，在自然界沒有映射;網(wǎng)絡(luò)游戲，包括與自然界對應(yīng)的場景映射到數(shù)據(jù)界中，也有只在數(shù)據(jù)界中的游戲場景設(shè)置。還有垃圾數(shù)據(jù)，沒有任何含義的數(shù)據(jù)。

（2）依據(jù)數(shù)據(jù)的權(quán)屬來劃分

數(shù)據(jù)權(quán)屬還沒有法律的界定，從情理上看，數(shù)據(jù)非天然，數(shù)據(jù)理應(yīng)屬于數(shù)據(jù)的生產(chǎn)者，但實際情況往往比較復(fù)雜，從目前數(shù)據(jù)的生產(chǎn)和數(shù)據(jù)被占有的情況來看，數(shù)據(jù)可以分成如下類別。第一，私有數(shù)據(jù)。指個人或組織自己生產(chǎn)、自己保管、非公開的數(shù)據(jù)，這類數(shù)據(jù)權(quán)屬清晰;第二，多方生產(chǎn)的數(shù)據(jù)。大部分?jǐn)?shù)據(jù)是由很多方共同生產(chǎn)的，如電商平臺、銀行、電信、醫(yī)院等的數(shù)據(jù)都是多方生產(chǎn)的。電商平臺的數(shù)據(jù)是由購物者、網(wǎng)店賣家、支付系統(tǒng)、物流系統(tǒng)、平臺等共同生產(chǎn)，這些數(shù)據(jù)的權(quán)屬沒有界定。電商數(shù)據(jù)目前基本上是電商平臺占有并獲取利益，購物者和賣家沒有主張權(quán)利。但是，如果醫(yī)院的數(shù)據(jù)被醫(yī)院占有并謀取利益，民眾就會強(qiáng)烈反對。因此，這類數(shù)據(jù)的權(quán)屬有待法律界進(jìn)行法律界定，以避免數(shù)據(jù)的灰色地帶和數(shù)據(jù)黑產(chǎn);第三，政府?dāng)?shù)據(jù)。主要指政務(wù)數(shù)據(jù)、政府財政投資生產(chǎn)的數(shù)據(jù)以及國有企業(yè)數(shù)據(jù)，這部分?jǐn)?shù)據(jù)權(quán)屬屬于政府;第四，公網(wǎng)數(shù)據(jù)。主要是指發(fā)布在公共網(wǎng)站上的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)能夠通過搜索引擎訪問到。如果按照《中華人民共和國物權(quán)法》《中華人民共和國知識產(chǎn)權(quán)法》的規(guī)定，這類數(shù)據(jù)權(quán)屬屬于數(shù)據(jù)的原創(chuàng)者，也是不能隨便下載使用。但是，在公共網(wǎng)絡(luò)上下載數(shù)據(jù)是普遍的行為應(yīng)該受到法律的保護(hù)。因此，這類數(shù)據(jù)的權(quán)屬也同樣有待法律界進(jìn)行法律界定。

二、高校學(xué)生檔案管理的特征

1.高校檔案工作內(nèi)容繁重，傳統(tǒng)的人工管理工作量大

由于高校的學(xué)生人數(shù)較多，所形成的學(xué)生的個人檔案信息較多，而且每年學(xué)生檔案的存儲狀態(tài)都會發(fā)生改變，如遷入、遷出、畢業(yè)、入學(xué)等，而目前大多數(shù)院校的檔案管理模式是采用人工管理的方式，信息化技術(shù)還未被普遍應(yīng)用。由于人工處理檔案信息的模式的管理速度慢、工作效率低，而且無法有效地對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行提取，人力、物力消耗巨大。基于此，高校迫切地想引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，使學(xué)生檔案信息管理進(jìn)入信息化模式，同時也為學(xué)校的管理工作創(chuàng)造了便利。

2.高校學(xué)生檔案頻繁的變動，需要大量的處理量來滿足其準(zhǔn)確快速的要求

學(xué)生的檔案信息每年都會進(jìn)行大規(guī)模的變動，如新生入學(xué)、老生畢業(yè)、就業(yè)以及其他的深造等都要對學(xué)生的檔案進(jìn)行變動處理。同時學(xué)生檔案的跨界調(diào)動，如學(xué)生每學(xué)年的成績錄入、獎懲信息的錄入以及學(xué)生思想政治課程狀況的信息錄入等也需要對學(xué)生的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的處理。學(xué)生檔案每次的改變都會產(chǎn)生大量的工作，這也是檔案管理人員主要的工作內(nèi)容，同時也是制約檔案管理工作發(fā)展的一個難題。另外，高校檔案的調(diào)動情況往往發(fā)生在每年的畢業(yè)季，這要求檔案管理工作處理的快速、準(zhǔn)確，需在規(guī)定的時間內(nèi)完成。頻繁的檔案管理工作、受到限制的時間因素，這就需要消耗大量的人力、物力才能完成工作。

三、大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理工作存在的問題

1.運用大數(shù)據(jù)的意識相對薄弱

根據(jù)相關(guān)的研究以及一些數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析結(jié)果顯示，人們的思想意識形態(tài)對于人們行為的模式以及處理問題的方式方法具有非常直接的影響，即人們的思想意識成為人們活動的主導(dǎo)，提高思想模式是提高工作效率的前提。因此，在大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)，同時也存在著全新發(fā)展的機(jī)遇。在這一時期，高校管理人員應(yīng)該提高對大數(shù)據(jù)以及先進(jìn)的信息技術(shù)的認(rèn)識與應(yīng)用的意識，使管理人員能夠產(chǎn)生高校檔案管理的理念與執(zhí)行產(chǎn)生深刻的影響。根據(jù)近幾年高校檔案管理數(shù)據(jù)的顯示結(jié)果來看，大部分的高校對于檔案管理工作中使用大數(shù)據(jù)的意識還不強(qiáng)，使用先進(jìn)信息技術(shù)的意識還不足。檔案管理人員在大數(shù)據(jù)的時代未能充分利用大數(shù)據(jù)的先進(jìn)技術(shù)處理關(guān)于檔案信息的海量工作，致使工作效率不高、信息處理不夠及時和準(zhǔn)確。例如，我國部分高校的領(lǐng)導(dǎo)者所秉承的理念就是在大數(shù)據(jù)時代充分發(fā)揮技術(shù)的優(yōu)勢，有效提高檔案管理的效率，使高校的檔案管理工作能夠進(jìn)入一個新的歷史發(fā)展階段。在這樣的背景下，高校檔案管理的工作必須能夠應(yīng)對數(shù)據(jù)信息化所帶來的海量信息的壓力，但是部分高校的管理人員還無法意識到大數(shù)據(jù)為檔案管理所帶來的便利。還無法將自身的發(fā)展理念與大數(shù)據(jù)的發(fā)展進(jìn)行必要的融合，同時對檔案管理信息化建設(shè)與管理的支持力度較小，缺少必要的財力、物力的支撐，使得檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確程度無法得到顯著的提高。

2.檔案管理人員對大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)的使用能力欠缺

高校的檔案數(shù)據(jù)管理工作的實質(zhì)就是依靠檔案工作人員利用其自身或外部的工具等開展的管理工作。因此，檔案管理人員自身的專業(yè)素質(zhì)以及對大數(shù)據(jù)技術(shù)的使用能力的高低直接影響到高校檔案管理的效率的高低以及管理人員工作的整體水平。但是，就目前得到的結(jié)果顯示，部分高校的檔案管理人員在一定程度上還無法準(zhǔn)確、高效地使用大數(shù)據(jù)技術(shù)去處理檔案管理的相關(guān)問題，同時在大數(shù)據(jù)技術(shù)與高校檔案管理工作內(nèi)容相融合的過程中，還無法很好地適應(yīng)當(dāng)前科技發(fā)展的速度。在科技高速發(fā)展的大背景下，信息技術(shù)的普遍應(yīng)用對檔案管理人員也提出了更高的要求。但是由于傳統(tǒng)的檔案管理方式的根深蒂固，造成現(xiàn)在的檔案管理人員對大數(shù)據(jù)技術(shù)的方便、快捷、高效的特征還不夠重視，對信息技術(shù)的完善程度還沒有充分的認(rèn)識。同時，大部分的檔案管理人員的年齡普遍偏大，導(dǎo)致對于新的信息技術(shù)的使用和接受能力不高，對于大部分檔案管理能力之外的技術(shù)，如計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機(jī)知識等缺乏普遍性的了解，這也是目前以傳統(tǒng)管理方式進(jìn)行檔案管理的工作人員在日常工作中經(jīng)常遇到的問題。

3.檔案管理信息設(shè)備較為陳舊

在新時代信息設(shè)備高速發(fā)展的背景下，高校的檔案管理工作也變得更加的復(fù)雜多變，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不再適合當(dāng)前高校檔案管理的工作內(nèi)容。為了能夠更好地轉(zhuǎn)變和提高工作人員的思想意識以及工作的理念和方法，提高高校檔案管理的設(shè)備是亟待解決的問題，同時高校也要投入一定的資源以更新設(shè)備，替換一些陳舊、無法正常使用或影響正常使用的設(shè)備。例如，高校用于檔案管理的電腦設(shè)備運行的速度較慢，需要更換新的設(shè)備或升級系統(tǒng)等措施。

四、大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理模式的改革以及創(chuàng)新措施

1.增強(qiáng)檔案管理人員使用大數(shù)據(jù)技術(shù)的意識

由于我國部分高校的檔案管理工作對于大數(shù)據(jù)技術(shù)的認(rèn)識還不夠充分和全面，在工作中使用大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)的思想還很薄弱，為了能夠更好地解決檔案管理人員思想上、意識上的薄弱，我國各高校應(yīng)該積極采取相應(yīng)的措施，以加強(qiáng)檔案管理人員的思想意識，將其從傳統(tǒng)的管理意識上解放出來。要實現(xiàn)以上目標(biāo)則可以采取以下措施：

（1）在國家層面上進(jìn)行思想意識上的引導(dǎo)

國家管理的相關(guān)部門應(yīng)該根據(jù)現(xiàn)今高校的實際發(fā)展情況對高校的檔案管理工作提出新的要求、新的標(biāo)準(zhǔn)、新的認(rèn)識，同時方針措施的建立要以時代發(fā)展為前提，以社會的進(jìn)步為標(biāo)準(zhǔn)。要把握與時俱進(jìn)的長遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)，把握好高校檔案管理工作的宏觀發(fā)展方向。同時國家還要出臺相應(yīng)的政策措施對高校檔案管理工作進(jìn)行全面的關(guān)注與支持。

（2）在高校管理人員內(nèi)部提高大數(shù)據(jù)技術(shù)的普及程度

以高校自身的發(fā)展為基礎(chǔ)來看檔案管理與大數(shù)據(jù)技術(shù)的融合發(fā)展，其中學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)者是其發(fā)展融合過程中的掌舵者，同時也是融合發(fā)展的關(guān)鍵因素。高校領(lǐng)導(dǎo)者在制定高校發(fā)展的目標(biāo)時，就要給予高校檔案管理等工作高度的重視以及大力的支持，同時高校的管理層要對檔案管理的具體內(nèi)容和發(fā)展方針做出合理的目標(biāo)規(guī)劃，要在管理人員內(nèi)部大力宣傳和普及大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢以及未來信息技術(shù)發(fā)展的趨勢，使檔案管理人員能夠從思想上認(rèn)識到大數(shù)據(jù)技術(shù)為檔案管理工作帶來的巨大便利。要使檔案管理人員充分認(rèn)識到大數(shù)據(jù)技術(shù)為檔案管理工作帶來的快捷、方便、高效、準(zhǔn)確的工作過程。只有在此基礎(chǔ)上，高校領(lǐng)導(dǎo)才能在日常工作中為檔案管理的信息化發(fā)展和融合提供大力支持，在實現(xiàn)檔案管理信息化的同時還能夠使檔案管理工作健康、良好地發(fā)展。

2.組建和提升專業(yè)化的檔案管理工作隊伍

就當(dāng)下的情況而言，高校檔案管理工作發(fā)展的現(xiàn)狀、管理人員在工作過程中遇到的問題等，各高校要結(jié)合本身發(fā)展的需求和高校自身的情況來構(gòu)建具有高水平、高素質(zhì)的檔案管理工作隊伍，同時還要注意檔案管理人才的培養(yǎng)和引進(jìn)，推動高校檔案管理的高質(zhì)量、高效率、高速度地發(fā)展。

（1）加強(qiáng)管理人員日常專業(yè)化的訓(xùn)練

高校要對檔案管理人員的基本素質(zhì)和技術(shù)技能有一定的了解，以此為基礎(chǔ)為其制定合理的訓(xùn)練內(nèi)容、訓(xùn)練模式等，以加強(qiáng)其管理工作的效率。然而由于高校檔案管理的性質(zhì)，如長期性、復(fù)雜性等工作的特點，高校要將大數(shù)據(jù)技術(shù)融入高校檔案管理的工作中這一目標(biāo)還有一定的困難，還需要長時間經(jīng)驗的積累以及人才的培養(yǎng)，短期人才的更新?lián)Q代并不能夠充分解決人才管理的專業(yè)化。管理隊伍的建設(shè)并不是在短時間內(nèi)所能夠完成的，必須要制定一個長期的培訓(xùn)過程以及對管理人員思想意識上進(jìn)行提高，要重新建立管理人員檔案管理工作的技能體系和知識體系。例如，高?？梢酝ㄟ^講座的形式進(jìn)行大數(shù)據(jù)技術(shù)的宣傳與普及，并且以培訓(xùn)的方式進(jìn)行管理人員的集中培訓(xùn)，培訓(xùn)的重點就是當(dāng)前大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠為檔案管理工作帶來的便利、大數(shù)據(jù)技術(shù)的簡單、易學(xué)，以及未來檔案管理工作的發(fā)展趨勢。要強(qiáng)調(diào)大數(shù)據(jù)技術(shù)的增強(qiáng)檔案管理工作人員的基本素質(zhì)及技術(shù)技能。

（2）積極吸引優(yōu)秀的管理技術(shù)人才

高校要根據(jù)自身發(fā)展的需求以及信息技術(shù)的發(fā)展趨勢，積極引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理的優(yōu)秀人才。在人才引進(jìn)的過程中，要以人才的多元化、專業(yè)化為基礎(chǔ)，重視管理能力與實踐能力，要使人才得到充分的利用。

五、結(jié)論

綜上所述，高校檔案管理工作是高校發(fā)展的重要組成部分，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)與高校檔案管理工作的有機(jī)融合能夠快速發(fā)展檔案管理，同時能夠推動高校的發(fā)展。文中主要介紹了大數(shù)據(jù)技術(shù)的基本概念以及檔案管理的基本特征，并且分析了當(dāng)下高校檔案管理的過程中存在的問題，以及解決問題的有效對策，希望本文的論述內(nèi)容能夠為高校檔案管理與大數(shù)據(jù)融合發(fā)展提供一定的參考。

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（作者單位：哈爾濱商業(yè)大學(xué)）