新時期高校檔案管理的信息化發(fā)展策略分析

張華容

摘 要：本文首先論述了高校檔案管理信息化所涉及的相關內容以及重要意義，并在此基礎上，分析了當前高校檔案管理信息化建設過程中存在的突出問題，最后結合筆者個人經驗，建設性提出了新時代背景下，高校檔案管理的信息化建設路徑，希望能夠為我國高校以及從事高校檔案管理工作的人員帶來有效的幫助。

關鍵詞：高校;檔案管理;涉及內容;存在問題;建設路徑

作為高校建設發(fā)展過程中的重要記錄，高校檔案對于高校的發(fā)展，將會產生十分重要的影響，它能夠指導高校今后的發(fā)展方向，是高校重要的信息資源儲備，在當前時代背景下，信息技術的應用讓高校檔案管理在遇見許多新機遇的同時，也面臨著更多的挑戰(zhàn)，因此，正確認識新時代背景下高校檔案管理的信息化建設的重要性。了解目前高校檔案管理信息化建設過程中所存在的突出問題，結合實踐經驗，提出有針對性的措施，是高校以及相關崗位工作人員在日常工作中必須要思考的重要課題。

一、高校檔案管理信息化建設涉及內容以及其重要意義

1.高校檔案信息化建設涉及內容

對于高校本身來講，針對自身檔案管理工作的信息化建設，本身就是一項系統(tǒng)性工程，涉及到許多方面的內容，其大致可以劃分成以下幾個方面。

（1）高校檔案信息化的體制設計

在高校檔案信息化建設過程中，需要使用到信息化技術、互聯(lián)網(wǎng)技術等多種技術，這意味著對傳統(tǒng)高校檔案管理模式的顛覆。實際上，傳統(tǒng)的高校檔案管理方式已經遠遠無法滿足時代發(fā)展的客觀要求，這便需要高校基于檔案信息化建設的總體設計，合理的對檔案信息化建設的機制體制進行布局。

（2）高校檔案信息化建設的標準設計

在正式開展高校檔案管理信息化建設工作之前，首要任務是確定信息化建設過程中的各類技術標準和操作規(guī)范，用來增強高校檔案管理信息化建設過程中的通用性。在對高校檔案進行信息化建設過程當中，檔案信息會通過數(shù)字化的方式進行儲存，若高校中不同部門之間的檔案存儲標準存在區(qū)別，高校檔案管理將會出現(xiàn)信息孤島，對高校中各部門之間的信息交流共享產生比較大的影響，因此，需要在正式針對高校檔案管理進行信息化建設之前，便制定好檔案管理的相關數(shù)據(jù)標準規(guī)范，讓檔案管理信息化建設的價值得到有效彰顯。

（3）高校檔案管理信息化系統(tǒng)的研發(fā)

為了能夠有效體現(xiàn)高校檔案管理信息化建設滯后所帶來的便利，高校必須要基于自身實際情況和要求，參考高校檔案管理工作流程，設計并研發(fā)高校檔案管理信息化系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)增強對信息化檔案的管理和使用工作效率，檔案信息化系統(tǒng)不但增強了檔案管理使用工作的整體效率，更顯著降低了高校檔案管理的人工工作量，實現(xiàn)了對高校檔案管理成本的有效控制。

（4）高校檔案管理信息化人才的培養(yǎng)

高校檔案管理的信息化建設，不但需要機制體制的護佑和信息化系統(tǒng)的支持，更需要相關人才的支撐，在高校檔案管理信息化建設過程中，高校需要對計算機專業(yè)人才進行引入和培養(yǎng)，讓高校檔案管理信息化系統(tǒng)的功能逐步得到完善。

2.高校檔案管理信息化建設的重要意義

（1）高校檔案管理信息化建設是高校信息化建設的重要構成之一

伴隨著中國經濟的長期持續(xù)向好發(fā)展，現(xiàn)代科技也在取得飛速突破，大量國內高校所開展的教學活動已經不再單純使用一支筆和一塊黑板來完成，在高校教育中使用現(xiàn)代化信息技術已然成為了一種潮流，伴隨著高校信息化建設進程的不斷深入，對各類信息化技術使用的不斷成熟，產生的電子文檔數(shù)量也在增加，怎樣把這些文檔進行有效分類、歸檔，方便今后的查閱，便成為了高校檔案管理工作中最為核心的一項內容，把高校教學和學術科研流程中所形成的電子文檔進行統(tǒng)一整理，編碼后將其放置在特殊的數(shù)據(jù)庫當中，能夠幫助學校中的各部門對相關資訊進行查閱，并對今后的工作進行及時有效的調整。

（2）對高校檔案館結構進行優(yōu)化，增強檔案管理工作的效率

對于高校來講，建立檔案管理的作用在于對有價值文件進行存儲，并方便相關部門工作人員和在校師生進行借鑒查詢，但是若仍舊采取紙質文件的形式對檔案進行存儲和使用，非常容易發(fā)生檔案的遺失、損毀、字跡不清等狀況，致使高校檔案存儲信息不健全。檔案信息化不但能夠優(yōu)化檔案館存的存儲結構，降低對空間的使用，還能夠提升檔案管理工作的完整性，最大限度保障文件的清晰，方便檔案能夠在借閱后及時歸檔，在提升高校檔案管理工作效率的同時，也降低了人力物力方面的成本消耗。

（3）方便資料查閱，增強檔案使用效率

使用信息技術與計算機技術把檔案信息化建設，能夠方便高校師生以及各部門工作人員對資料進行快速查找、閱讀，增強檔案的使用效率。檔案的信息化建設讓檔案管理工作打破了空間地域的限制，學校師生以及高校各部門工作人員能夠在自身權限范圍內查閱所有文檔。之前，高校把紙質文檔存儲在檔案室之后，相關人員若想要對該文檔進行查閱，就必須要前往檔案室當中進行查找，十分不方便。但是在高校檔案進行信息化建設之后，查閱相關檔案變不再需要親自前往檔案館，依靠指定的網(wǎng)絡系統(tǒng)便能夠進行查閱，十分便利。另外，在高校檔案進行信息化建設之后，只需要在計算機前搜索相關的信息關鍵詞便能查詢到相關文件，提升了檔案的使用效率。

二、高校檔案管理信息化建設過程中面臨的突出問題

整體來講，在全國各地高校高度重視和有效支持下，針對高校檔案管理的信息化建設進程在不斷加快，高校檔案管理的信息化水平也正在不斷提升，但值得注意的是，中國高校檔案管理信息化建設仍然存在有很多問題需要進行解決，這些問題的客觀存在，阻礙了高校檔案管理信息化建設的有效開展，必須要引起高校以及相關崗位工作人員的高度重視。

1.重視程度仍然不足

總體來說，雖然我國多數(shù)高校針對檔案管理工作的信息化建設同之前相比其重視程度和受支持程度已經有了大幅度的提升，但是仍然有許多國內高校存在有對高校檔案管理信息化建設工作重視程度不足的情況，具體表現(xiàn)在這些高校仍然使用傳統(tǒng)的檔案管理模式對高校進行檔案管理，針對高校檔案管理信息化建設工作中投入的人力、物力、財力都非常有限。另外，高校檔案管理信息化建設作為高校信息化建設工作中的重要組成部分之一，檔案管理信息化建設工作的地位、功能、意義都沒有得到高校領導和相關部門的認同與關注，很多高校仍然只是把工作的重點放在教學工作、學術研究當中，輕視高校檔案管理信息化建設，致使高校信息化建設進程被嚴重放緩，高校檔案管理信息化建設便成為了這些高校的最大短板。

2.基礎設施不健全

眾所周知，在高校檔案管理信息化建設過程中，針對高校的計算機設備、互聯(lián)網(wǎng)建設等軟硬件配套基礎設施建設方面，都有著較高的要求，它們是高校檔案管理信息化建設過程中的重要基礎，對高校信息化建設起到的支撐作用。但是從筆者的調查結果來看，國內仍有許多高校自身信息化建設水平偏低，如校園網(wǎng)等基礎設施建設非常滯后，高校檔案管理信息化建設缺少有效的科學支持，造成了高校信息化建設進程的放緩。

3.缺少標準規(guī)范

在我國教育部門的大力支持和積極倡議下，國內很多高校都先后完成了檔案管理的信息化建設工作，并且檔案管理信息化系統(tǒng)也給高校師生以及相關部門工作人員的工作、學習、生活帶來了方便，各高校也就此形成了具有自身特點的高校檔案管理系統(tǒng)與管理模式，取得了階段性成效。但是需要注意的是，因為高校檔案信息化建設過程中缺少相關標準規(guī)范的建設，致使絕大部分高校在檔案信息化管理中或多或少受到了信息孤島效應的影響，高校為全校師生以及各部門工作人員開發(fā)了檔案共享系統(tǒng)，但是因為各部門之間對檔案的存儲標準不同，導致這些檔案信息無法得到最有效的利用，這不但對高校檔案信息化系統(tǒng)今后的使用開發(fā)造成了嚴重的影響，更因為高校檔案中對相關資源的利用率不足，導致了高校檔案信息化系統(tǒng)存在有比較嚴重的資源浪費現(xiàn)象。

4.專業(yè)人才不足

實際上，專業(yè)人才不足同樣是目前國內高校檔案管理信息化建設過程中所面臨的突出問題之一。筆者經過長期的走訪調查后發(fā)現(xiàn)，我國有很大一部分高校的確投入了大量的人力、物力、財力進行了高校檔案管理信息化系統(tǒng)的基礎設施建設，并取得了階段性成效，但是在人才層面，卻顯得十分捉襟見肘，這對高校檔案管理的信息化建設的整體進程將會帶來十分負面的影響，建成后的檔案管理信息化系統(tǒng)功能無法得到有效的開發(fā)使用。分析造成這一情況的原因，是因為高校檔案管理信息化建設所需要的人才屬于學科交叉領域人才，這些人才不僅需要掌握相關的計算機技術、互聯(lián)網(wǎng)技術，還需要有一定的檔案管理系統(tǒng)建設經驗，因此，真正滿足這一工作崗位能力要求的專業(yè)性人才在國內是非常稀缺的，最常見的情況是，專業(yè)檔案管理方面的人才，卻沒有足夠的信息技術能力;而具有信息技術能力的人才，卻缺乏專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)建設經驗。

三、優(yōu)化高校檔案管理信息化建設的有效路徑

基于目前中國高校檔案管理信息化建設工作的整體情況以及所存在的問題，為了對現(xiàn)有的高校檔案管理信息化建設工作進行優(yōu)化，有效促進國內高校信息化建設進程，筆者認為，各高校需要做好以下幾個方面的工作。

1.強化思想意識

為了有效加快高校檔案管理信息化建設的速度，首要任務是增強高校領導和相關部門工作人員對高校檔案管理信息化建設的重要性的思想認識，高校管理者需要深入了解到檔案管理信息化建設工作是高校信息化建設的核心組成部分，需要通過有效手段，來增強高校檔案的有效使用率，提升高校檔案的使用價值，讓高校檔案得到有效的共享。高校管理者還需要全面認識檔案管理信息化建設為高校今后發(fā)展所帶來的積極影響，并且在學校能力范圍內，對高校檔案信息化建設進行資金和政策方面的支持，并且對學校中各部門工作人員做好對高校檔案管理信息化系統(tǒng)建設的宣傳教育工作，指引高校中各有關部門建立起對檔案管理信息化建設工作重要性的正確了解。

2.對現(xiàn)有基礎建設進行完善

基礎建設薄弱是目前國內多數(shù)高校在開展高校檔案管理信息化建設工作中所面臨的最突出問題之一，并且也是高校檔案信息化建設過程中的最顯著短板。處理這一問題，高校必須要下大力氣，來處理高校軟硬件基礎設施建設薄弱的問題。第一，有效保障軟硬件基礎設施建設的資金落實狀況;第二，高校中相關部門需要帶頭督促軟件開發(fā)方面的工作，并盡快完成針對硬件設備的采購，形成完善的高校檔案管理信息化建設軟硬件環(huán)境，讓高校檔案管理信息化建設有序推進。

3.明確標準規(guī)范

針對高校檔案管理信息化系統(tǒng)建設中各部門所形成數(shù)據(jù)信息標準不規(guī)范、不統(tǒng)一的問題，已然成為了影響我國高校檔案管理信息化建設的一項重要因素。為了有效預防高校對資源的重復存儲導致的資源浪費情況，需要確定高校檔案管理信息化建設過程中的數(shù)據(jù)規(guī)范和數(shù)據(jù)標準，減小高校檔案管理信息系統(tǒng)在二次開發(fā)研究過程中的成本投入，增強高校中不同部門之間信息數(shù)據(jù)的兼容性，由此來促進高校檔案信息的共享交流，強化對檔案信息利用價值的有效提升。

4.重視對人才的培養(yǎng)

專業(yè)人才不足已經成為高校檔案管理信息化建設中面臨的突出問題，對高校信息化建設工作造成了非常嚴重的影響，基于這一情況，各高校有必要采取多方手段來強化對專業(yè)技能型人才的培養(yǎng)工作。詳細來說，第一，可以采取教育培訓等方法，對高校中現(xiàn)有的檔案管理工作人員開展職業(yè)技能培訓，提升其職業(yè)技能素養(yǎng)，使其能夠更好的滿足高校檔案管理信息化建設工作的相關要求，第二，高?？梢酝ㄟ^向外部引進人才的方式，來對現(xiàn)有的高校信息化建設隊伍結構進行優(yōu)化，由此構建一支高水平的高校檔案信息化建設團隊，更高質量的進行高校檔案管理信息化建設。

5.對管理機制進行優(yōu)化

實際上，針對高校檔案管理信息化建設是一項長期性、系統(tǒng)性的任務，為了保障高校檔案信息化系統(tǒng)建設工作的有效開展，高校有必要構建相關的管理機制，為高校檔案管理信息化建設提供制度護佑。高校需要基于目前的實際狀況，設置高校檔案信息化建設的相關規(guī)章制度，確定好各部門的具體工作任務，并對獎懲機制進行完善，調動各部門工作人員的工作積極性。

結束語

整體來講，作為高校信息化建設的重要組成部分之一，高校檔案管理的信息化建設具有十分重要的地位，高校領導和各部門需要對此項工作進行高度重視，基于本校檔案管理信息化建設過程中所存在的問題，制定科學有效的改進完善方案，讓高校檔案管理信息化建設工作效率得到有效提升，為高校發(fā)展以及培養(yǎng)更多優(yōu)秀專業(yè)人才做出自身應有的貢獻。

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（作者單位：仙桃職業(yè)學院）