淺談高校后勤管理的制度建設(shè)

馮治國(guó)

【摘 要】摘隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，師生對(duì)高校后勤的要求越來越高，高校后勤要想滿足學(xué)校和師生對(duì)后勤服務(wù)日益提高的要求，必須著力在管理上做文章，向管理要績(jī)效。在提升管理水平的過程中，制度建設(shè)將發(fā)揮重要作用。本文從制度建設(shè)的價(jià)值、可能出現(xiàn)的問題以及制度建設(shè)的路徑3個(gè)層面進(jìn)行了闡述和分析，以說明對(duì)于高校后勤改革而言，制度建設(shè)的重要價(jià)值。

【關(guān)鍵詞】后勤；制度建設(shè)；價(jià)值；建設(shè)路徑

古語有云“國(guó)有國(guó)法，家有家規(guī)”、“無規(guī)矩不成方圓”。大到一個(gè)國(guó)家需要依法治國(guó)，小到一個(gè)家庭需要立規(guī)矩定章法，而一個(gè)單位要想生存、要想發(fā)展也應(yīng)有自己的規(guī)章制度，并且遵照?qǐng)?zhí)行。良好的制度體系不僅能讓組織平穩(wěn)運(yùn)行，甚至能有效提升組織業(yè)績(jī)。在現(xiàn)代社會(huì)，無論是機(jī)關(guān)事業(yè)單位還是企業(yè)組織，都越來越認(rèn)識(shí)到制度建設(shè)的重要性和必要性。

許多國(guó)內(nèi)高校的后勤部門已經(jīng)進(jìn)行了較為充分的社會(huì)化改革，成立了具有獨(dú)立法人資格的后勤集團(tuán)，實(shí)行企業(yè)化運(yùn)作；有的高校盡管依然將后勤部門設(shè)立為學(xué)校職能部門，且不具備獨(dú)立法人資格，但大多數(shù)后勤單位也開始實(shí)行企業(yè)化管理。高校后勤的總體目標(biāo)是為廣大師生提供優(yōu)質(zhì)、高效的后勤服務(wù)，隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，師生對(duì)高校后勤的要求越來越高，而學(xué)校對(duì)后勤的投入支持力度通常遠(yuǎn)小于對(duì)教學(xué)科研的投入支持力度。在這種情況下，高校后勤要想滿足學(xué)校和師生對(duì)后勤服務(wù)日益提高的要求，必須放棄“等、靠、要”的僵化思維，著力在管理上做文章，向管理要績(jī)效。在提升管理水平的過程中，制度建設(shè)將發(fā)揮重要作用。

一、制度建設(shè)的價(jià)值

1.規(guī)章制度是管理者的工具、員工的教科書

一個(gè)單位的規(guī)章制度通常是吸收其他組織的科學(xué)管理規(guī)范并總結(jié)自身的管理經(jīng)驗(yàn)提煉而成，是智慧的凝結(jié)。常規(guī)的管理內(nèi)容、崗位職責(zé)一般都能在制度建設(shè)中找到答案。對(duì)每一位員工而言，從了解學(xué)習(xí)本單位的規(guī)章制度入手，是更快更好適應(yīng)崗位角色的一條捷徑。對(duì)每一位管理者而言，也應(yīng)以本單位規(guī)章制度作為抓手推進(jìn)管理，并在管理過程中不斷將未納入制度但漸趨成熟的管理內(nèi)容以制度的形式確立下來。

2.規(guī)章制度是組織運(yùn)行的保障、發(fā)展的助推器

良好的制度能夠讓常規(guī)工作程序化、標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)行，而無需再重復(fù)也許之前早已經(jīng)歷過的諸如匯報(bào)請(qǐng)示、溝通協(xié)調(diào)、討論研究的漫長(zhǎng)過程，制度建設(shè)就是不斷的將組織所面對(duì)的各類事項(xiàng)形成規(guī)范化的固定處理模式，從而讓管理者有更多時(shí)間去處理其他重大問題、特殊問題和新問題。這能有效節(jié)約管理成本，提升組織效率。如果能在制度建設(shè)上有所創(chuàng)新，例如制度激勵(lì)、流程優(yōu)化等，更是能夠激發(fā)員工的工作熱情，減少無謂損耗，助力組織發(fā)展。

3.規(guī)章制度是組織和個(gè)體的緊箍咒

規(guī)章制度的本質(zhì)是要求組織和個(gè)人按規(guī)章制定者的意志行動(dòng)，違反制度的行為會(huì)受到批評(píng)甚至懲罰。緊箍咒雖是限制、是枷鎖，卻在客觀上讓孫悟空始終與取經(jīng)團(tuán)隊(duì)保持一致，有效保證了取回真經(jīng)這個(gè)終極目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，而孫悟空亦最終成佛。因此，規(guī)章制度盡管表面上是在約束人，實(shí)際上卻是讓眾人形成一致行動(dòng)目標(biāo)必不可少的法寶，組織與個(gè)人最終實(shí)現(xiàn)共贏。

二、組織治理中的制度建設(shè)相關(guān)問題

1.無法可依與有法不可依

無法可依是對(duì)某類事項(xiàng)根本沒有形成規(guī)章制度，每次遇到都要集體討論決定，既耽誤時(shí)間影響效率，又未必能保證前后一致。特別是涉及財(cái)務(wù)、人力的有關(guān)事項(xiàng)一旦無章可循，將極大影響組織運(yùn)行。

有法不可依是指曾經(jīng)制定過相關(guān)規(guī)章制度，但隨著時(shí)間的發(fā)展已經(jīng)完全不再適用于現(xiàn)實(shí)情形，實(shí)質(zhì)上等同于沒有制度。

2.有法不依

制度修改跟不上社會(huì)飛速發(fā)展的腳步導(dǎo)致有法不可依也許情有可原，但如果組織確實(shí)有制度而不遵守，那情節(jié)就比較惡劣。在現(xiàn)實(shí)情況中，特別是十八大以來正風(fēng)肅紀(jì)，各類組織中明知故犯的情形越來越少，更多的情形是管理者和員工不知道有此類規(guī)章制度。然而，以不知法作為犯法的借口是不被認(rèn)可的。

3.制度內(nèi)容模糊

在實(shí)際工作中，經(jīng)常出現(xiàn)甲部門抱怨乙部門配合不到位、響應(yīng)不及時(shí)，乙部門抱怨甲部門沒事找事；又或者是甲部門抱怨乙部門多管閑事，乙部門抱怨甲部門剛愎自用、獨(dú)斷專行。這兩種情況實(shí)際上都是部門對(duì)自己的職責(zé)不明、對(duì)部門間職責(zé)的界限不分，很大程度上也是因?yàn)橹贫纫?guī)定不夠清晰明確導(dǎo)致。還有一些制度只有原則性規(guī)定，沒有具體實(shí)施細(xì)則，客觀上導(dǎo)致員工仍然不知所措，往往還是需要一事一議。

4.重堵輕疏，重懲罰輕獎(jiǎng)勵(lì)

現(xiàn)代管理提倡激勵(lì)和引導(dǎo)員工，而非一味生硬冰冷的嚇唬員工什么事情不能做以及做了會(huì)怎樣。在緊箍咒已經(jīng)起到震懾作用的前提下，應(yīng)在制度建設(shè)方面著力激勵(lì)和引導(dǎo)員工發(fā)揮主觀能動(dòng)性，這往往能夠產(chǎn)生可觀的績(jī)效。

5.制度建設(shè)工作雷聲大雨點(diǎn)小

制度建設(shè)在當(dāng)下是個(gè)很熱的話題，各類組織往往在年初工作計(jì)劃中把制度建設(shè)列入年度重點(diǎn)工作，但又幾乎都會(huì)在年終總結(jié)中作為反思的內(nèi)容。這原因可能是多方面的，“日常工作繁忙”是最常被拿來用的原因。但深層次的原因更多是制度建設(shè)并沒有真正引起重視，再加上部門之間協(xié)調(diào)困難、權(quán)力天然不愿意被關(guān)進(jìn)籠子里，制度建設(shè)的推動(dòng)進(jìn)程舉步維艱。

三、制度建設(shè)的路徑

十八大以來，全黨陸續(xù)開展了轟轟烈烈的群眾路線學(xué)習(xí)教育活動(dòng)、“三嚴(yán)三實(shí)”學(xué)習(xí)教育活動(dòng)，兩項(xiàng)重要活動(dòng)都將建章立制作為重要工作督促推進(jìn)落實(shí)。在此期間，中共中央率先垂范，相繼出臺(tái)或修訂了一批黨內(nèi)規(guī)章制度。各地方、各單位也都開始真正在實(shí)際工作中重視并推動(dòng)制度建設(shè)，并取得了一定的實(shí)效。

然而制度建設(shè)并不是一件可以一蹴而就的事情，需要較長(zhǎng)的時(shí)間來梳理、調(diào)研、咨詢、制定、審議、宣傳；制度建設(shè)也不是一陣風(fēng)，群眾路線教育和“三嚴(yán)三實(shí)”教育一結(jié)束就立即束之高閣。制度建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作和系統(tǒng)工程，需要遵循立法的規(guī)律和程序。高校后勤應(yīng)當(dāng)有步驟、分階段的按照立法規(guī)律和程序推動(dòng)制度建設(shè)工作。

1.梳理現(xiàn)有制度

梳理制度應(yīng)當(dāng)不僅限于組織內(nèi)部制定的制度，更要搜集整理國(guó)家法律、部門和地方政府規(guī)章、學(xué)校相關(guān)規(guī)定。高校后勤自己制定的規(guī)章制度一定不能與學(xué)校的規(guī)章制度產(chǎn)生沖突，更不能與國(guó)法產(chǎn)生沖突。這是制度建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，這項(xiàng)工作不細(xì)致，可能導(dǎo)致后續(xù)的工作都會(huì)受損。而且，高校后勤既要遵循學(xué)校規(guī)章制度，又要進(jìn)行企業(yè)化管理，制度梳理的工作量更大，推動(dòng)后續(xù)制度建設(shè)的難度更高。

2.頂層設(shè)計(jì)與群眾路線相結(jié)合

制度作為管理的重要工具要求管理者自己應(yīng)高度重視制度建設(shè)，盡可能將管理的智慧、經(jīng)驗(yàn)融入到制度中，并通過親自參與頂層設(shè)計(jì)來確保制度不走樣。與此同時(shí)，涉及到具體的制度內(nèi)容，特別是一線員工的操作規(guī)范、流程，應(yīng)當(dāng)廣泛聽取員工的意見和建議。高校后勤員工數(shù)量大，文化知識(shí)水平相較教學(xué)科研管理崗位員工有較大差距，讓廣大后勤員工參與制度建設(shè)，保證制度的可操作性，同時(shí)也起到了對(duì)員工制度教育的作用。因此，制度建設(shè)應(yīng)當(dāng)自上而下抓頂層設(shè)計(jì)與自下而上走群眾路線相結(jié)合。

3.學(xué)習(xí)借鑒與自我創(chuàng)造相結(jié)合

借鑒學(xué)習(xí)其他單位特別是同類單位的制度是本單位制度建設(shè)的一條捷徑。國(guó)內(nèi)高校眾多，高校后勤在組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)內(nèi)容上有高度的相似性，主動(dòng)向制度建設(shè)工作走在前列的國(guó)內(nèi)同行虛心學(xué)習(xí)是一條捷徑，在高等教育國(guó)際化趨勢(shì)顯著的今天，甚至需要向國(guó)際同行取經(jīng)。當(dāng)然，學(xué)習(xí)絕不是照搬照抄，畢竟任何兩個(gè)組織都有或多或少的不同，只有適合自己的才是最好的，因此借鑒學(xué)習(xí)的內(nèi)容一定需要本土化改造，甚至基于學(xué)習(xí)靈感而實(shí)現(xiàn)自我創(chuàng)造。

4.內(nèi)容宣傳與實(shí)施保障相結(jié)合

制度應(yīng)當(dāng)被人了解，才有可能得到遵守，束之高閣的制度匯編形同虛設(shè)，實(shí)質(zhì)上也毀滅了制度建設(shè)的價(jià)值。管理者應(yīng)組織和督促員工學(xué)習(xí)了解本部門規(guī)章制度，特別是應(yīng)當(dāng)確保員工完全了解與本人切身相關(guān)的制度內(nèi)容?？梢酝ㄟ^員工手冊(cè)的形式將相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行摘編，發(fā)放給全體員工。制度也應(yīng)當(dāng)有監(jiān)督保障機(jī)制，加強(qiáng)制度的公信力和管理者的執(zhí)行力。無論是管理者還是普通員工，不遵守制度就應(yīng)該付出代價(jià)，否則隨著制度被踐踏，受損的是組織本身。

5.制度建設(shè)的與時(shí)俱進(jìn)

制度應(yīng)當(dāng)是穩(wěn)定的，但也絕不能是一成不變的。對(duì)一個(gè)組織而言，制度建設(shè)將是一個(gè)動(dòng)態(tài)的永無止境的過程。上位法的修訂、社會(huì)的發(fā)展、自身戰(zhàn)略的調(diào)整都要求組織及時(shí)對(duì)內(nèi)部制度進(jìn)行更新。規(guī)章制度的“存、廢、修、立”工作伴隨著管理的需求應(yīng)當(dāng)持續(xù)開展。

盧梭說：人生而自由，卻無往不在枷鎖之中。這句話對(duì)任何一個(gè)單位也同樣適用，只是這枷鎖并非為了綁住手腳、阻礙發(fā)展，而是為了確保組織行走在正確、高效、規(guī)范的路上。高校后勤的制度建設(shè)工作需要同時(shí)兼顧高校管理和企業(yè)化管理的內(nèi)在要求，具有更高的復(fù)雜性，可謂任重而道遠(yuǎn)。