關(guān)于創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式的探索

江云連

摘 要：人事檔案管理是單位和企業(yè)管理的重要管理內(nèi)容，通過人事檔案管理能夠保守企業(yè)機(jī)密，使企業(yè)在當(dāng)前競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)環(huán)境中位于不敗之地，對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善管理，還有利于維護(hù)人事檔案材料的完整性，避免檔案出現(xiàn)損壞情況，保檔案資料的高效利用，保管與利用緊密相連，科學(xué)有序的保管和利用才能夠?yàn)槠髽I(yè)分配各項(xiàng)人力資源提供基礎(chǔ)和前提。在當(dāng)前的社會(huì)背景下，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)轉(zhuǎn)化為人才的競(jìng)爭(zhēng)，對(duì)人事檔案管理制度與模式進(jìn)行創(chuàng)新探索，能夠?yàn)槠髽I(yè)分配各項(xiàng)人力資源提供相應(yīng)的決策和信息支撐?；诖耍疚尼槍?duì)創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式進(jìn)行了探索。

關(guān)鍵詞：人事檔案;管理制度;模式;創(chuàng)新;探索

人事檔案管理需要建立健全保管制度，這是人事檔案管理的基礎(chǔ)和前提，建立制度包括材料歸檔、檢查核對(duì)、轉(zhuǎn)遞制度、保衛(wèi)保密、統(tǒng)計(jì)制度等等。因此，在人事檔案管理制度與模式創(chuàng)新的過程中，要針對(duì)人事檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)分別進(jìn)行探討，針對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的實(shí)際情況進(jìn)行合理合情的創(chuàng)新探索，這樣才能夠使人事檔案管理制度更加適應(yīng)企業(yè)和社會(huì)發(fā)展的需要，使企業(yè)通過人力資源檔案的管理更好的分配人力資源，進(jìn)一步發(fā)揮人才的價(jià)值，為企業(yè)的發(fā)展與創(chuàng)新提供人才支持，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展進(jìn)步。

一、人事檔案管理的目的及利用方式探討

人事檔案管理的目的是為了高效有序的利用檔案資料，在利用的過程中遵循相應(yīng)的程序和手續(xù)，確保人事檔案的相關(guān)內(nèi)容更好地服務(wù)于人才本身和企事業(yè)單位發(fā)展。通過人事檔案管理制度的建立，能夠?yàn)闄n案管理活動(dòng)提供具體的規(guī)章制度，確保人事檔案管理工作人員按照規(guī)章制度進(jìn)行管理。對(duì)人事檔案利用的方式有多種途徑，首先，可以設(shè)立人事檔案閱覽室，便于對(duì)人事資料的查閱，通過資料查閱關(guān)注人才在各個(gè)階段的發(fā)展情況，為企事業(yè)單位分配人力資源提供基礎(chǔ)信息。其次，人事檔案資料進(jìn)行外借使用。例如，各機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案時(shí)，需要借閱人事檔案。在借閱人事檔案的過程中，還需要出具相應(yīng)的證明材料。在利用人事檔案的過程中還需要遵循相應(yīng)的手續(xù)，這樣才能夠維護(hù)人事檔案完整性和安全性。

二、當(dāng)前人事檔案管理制度與模式的現(xiàn)狀

1.人事檔案管理意識(shí)薄弱

當(dāng)前，大多數(shù)企事業(yè)單位在各項(xiàng)管理工作中，缺乏人事檔案管理的意識(shí)，導(dǎo)致人事檔案管理難以發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。受此觀念的影響，大多數(shù)管理人員的思想和管理模式過于僵化，認(rèn)為人事檔案管理僅僅是對(duì)人員的基本工作信息進(jìn)行歸檔保管，未能對(duì)其深層次價(jià)值進(jìn)行探究。一方面，有些企事業(yè)單位甚至沒有專門的人事檔案管理部門，往往由其他員工兼任，這樣的管理模式使得人事檔案管理的作用被不斷弱化。另一方面，個(gè)人也未能認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，大多數(shù)人不注重自身的檔案管理，更換工作單位時(shí)未及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)至新的工作單位，因此被遺棄的人事檔案越來(lái)越多，由于無(wú)人管理成為“棄檔”。

2.人事檔案管理模式落后

傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，強(qiáng)調(diào)檔案信息的封閉性和隱秘性，企事業(yè)單位將人事檔案作為機(jī)密進(jìn)行管理，因此存在流動(dòng)不合理的情況，大多數(shù)企事業(yè)單位對(duì)于人事檔案的管理僅僅體現(xiàn)在將人事檔案進(jìn)行封存保管，這樣的管理模式使得企業(yè)在進(jìn)行人力資源調(diào)配的過程中，無(wú)法通過人事檔案做出相應(yīng)的決策支持。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，企業(yè)和單位自身的發(fā)展越來(lái)越離不開人才的支持，人事檔案資料在企事業(yè)單位發(fā)展的過程中提供了基礎(chǔ)信息，只有及時(shí)掌握這些資料才能夠更好的發(fā)掘人才。

3.信息化水平程度較低

當(dāng)前時(shí)代背景下，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)飛速發(fā)展，各個(gè)行業(yè)在互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)結(jié)合的過程中極大提高了生產(chǎn)力，轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的生產(chǎn)模式。對(duì)于人事檔案管理工作而言，通過信息化建設(shè)能夠建立有效的資源共享平臺(tái)，提高人事檔案的利用效率，進(jìn)而深入挖掘人事檔案的價(jià)值。但從實(shí)際情況來(lái)看大多數(shù)企事業(yè)單位對(duì)于人事檔案管理工作依然僅靠人工管理，未能實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)。由于人事檔案內(nèi)容繁瑣、數(shù)據(jù)信息龐雜，人工管理的工作中難免會(huì)出現(xiàn)各種錯(cuò)誤，信息化水平低的企事業(yè)單位難以及時(shí)反應(yīng)員工信息，影響了優(yōu)秀人才的選拔任用，難以實(shí)現(xiàn)企業(yè)和用人單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。信息化水平程度低還體現(xiàn)出人事檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)相對(duì)老化，對(duì)于信息化的利用能力不足，自身的專業(yè)發(fā)展不足以使用信息化的管理方式。

三、創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式的意義

同西方發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我國(guó)針對(duì)人事檔案管理的制度及相關(guān)探究起步較晚，由于諸多客觀因素的影響，我國(guó)的人事檔案管理工作在發(fā)展的過程中面臨著較多的問題。例如，在提供個(gè)人資料時(shí)，一些人的工作經(jīng)驗(yàn)和個(gè)人學(xué)歷等內(nèi)容不夠真實(shí)，影響了企業(yè)對(duì)優(yōu)秀人才的任用選拔，出現(xiàn)的這些問題影響了人事檔案管理的發(fā)展。因此，只有進(jìn)行人事檔案管理制度與模式的創(chuàng)新才能避免這些問題。

通過對(duì)人事檔案管理制度與模式現(xiàn)狀進(jìn)行分析不難發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)企事業(yè)單位在管理過程中應(yīng)用的管理制度和模式難以適應(yīng)新形勢(shì)的需要，在當(dāng)前社會(huì)背景下已經(jīng)難以發(fā)揮其應(yīng)有的作用，無(wú)法滿足企業(yè)發(fā)展的需要。因此，創(chuàng)新人事檔案管理制度和模式，有利于提高企事業(yè)單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力，選拔出優(yōu)秀的人才助力企事業(yè)單位發(fā)展，也有利于規(guī)范我國(guó)的人才市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，優(yōu)秀的人才能夠在工作崗位上更好的發(fā)揮自身的價(jià)值，以高素質(zhì)的人才推動(dòng)社會(huì)的進(jìn)步，符合當(dāng)前知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展特征。

四、創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式的原則

在探討人事檔案管理制度與模式創(chuàng)新的過程中，要遵循相應(yīng)的原則，才能確保創(chuàng)新的管理制度和模式適應(yīng)當(dāng)前人事檔案管理工作的需要。總體上來(lái)說，創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式需要遵循完整性、標(biāo)準(zhǔn)化、服務(wù)性等原則。

1.完整性

首先，確保完整性要求企事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，對(duì)人才的各類信息設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)更新檔案信息，詳盡的記錄人事檔案的具體內(nèi)容，并且結(jié)合其事業(yè)發(fā)展的實(shí)際需要進(jìn)行相應(yīng)內(nèi)容的填充，這樣才能夠使人事檔案充分體現(xiàn)出實(shí)際情況。其次，在進(jìn)行人事檔案記錄的過程中，要增添新內(nèi)容，如企業(yè)所需要的特殊技能，以及人才所具備的道德素養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)，這樣才能為企事業(yè)單位的人才選拔提供更加科學(xué)合理的信息支持。

2.標(biāo)準(zhǔn)化

強(qiáng)調(diào)人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，是創(chuàng)新人事檔案管理制度模式的基本原則之一。首先，要根據(jù)國(guó)家及各級(jí)政府對(duì)檔案管理的法律法規(guī)進(jìn)行管理制度的確立，只有在法律法規(guī)的保障下進(jìn)行人事檔案的管理工作，才能確保其標(biāo)準(zhǔn)化。其次，標(biāo)準(zhǔn)化還強(qiáng)調(diào)企事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理的過程中，建立行之有效的管理體系和制度，確保檔案管理人員在人事檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中，都能按照企事業(yè)單位制定的標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行，以標(biāo)準(zhǔn)化的流程進(jìn)行規(guī)范，才能夠提高人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率，也能夠?yàn)楦咝Ю萌耸聶n案信息奠定基礎(chǔ)。

3.服務(wù)性

人事檔案不僅是求職者證明自身能力和價(jià)值的材料，也反映出了人在各階段的真實(shí)生活和工作經(jīng)歷。因此，服務(wù)性首先強(qiáng)調(diào)求職者以服務(wù)為原則滿足企事業(yè)單位對(duì)人事檔案的使用要求，只有企事業(yè)單位能夠簡(jiǎn)單明了的關(guān)注到人才的各類信息，才能夠更加科學(xué)合理的做出人才任用和選拔的決策，使真正的人才在合理的崗位上發(fā)揮出職業(yè)價(jià)值。其次，服務(wù)性強(qiáng)調(diào)企事業(yè)單位對(duì)人事檔案的利用，在此過程中服務(wù)性體現(xiàn)在利用人事檔案資料是為了更好的選拔人才、服務(wù)人才。在人事檔案管理中，人才和企事業(yè)單位做到雙向服務(wù)，才能夠使人才在正確的崗位上進(jìn)行工作，也能夠使企事業(yè)單位更加科學(xué)合理的分配人力資源，雙方達(dá)到互利互惠、合作共贏的目標(biāo)。

五、創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式的策略

1.加強(qiáng)人事檔案管理意識(shí)

首先，對(duì)人事檔案管理制度與模式進(jìn)行創(chuàng)新是當(dāng)前時(shí)代背景下企事業(yè)單位自身發(fā)展的迫切需求，也是企事業(yè)單位員工發(fā)揮自身價(jià)值的迫切需要。要樹立正確的人事檔案管理意識(shí)，只有正確的觀念才能產(chǎn)生正確的行動(dòng)。通過自上而下的宣傳教育，加強(qiáng)人才自身對(duì)人事檔案的重視程度，才能從源頭上提高人事檔案資料的質(zhì)量。此外，要強(qiáng)化企事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，在此過程中可以聘請(qǐng)專業(yè)人才，利用講座或座談會(huì)的形式進(jìn)行貫宣教育，樹立良好的檔案管理意識(shí)，做好人事檔案管理制度與模式創(chuàng)新的基礎(chǔ)和前提，才能取得相應(yīng)的創(chuàng)新成果。

其次，要將人事檔案管理工作的權(quán)責(zé)落實(shí)到位，才能有效保障人事檔案資料收集的完整性，全面提高檔案信息的準(zhǔn)確性，也能夠?qū)n案管理工作中出現(xiàn)的不足制定出更加完善的策略，不斷完善檔案信息內(nèi)容，取得檔案的內(nèi)容和資料更加充實(shí)。接下來(lái)，還要對(duì)檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新，不斷規(guī)范人事檔案管理工作制度，推動(dòng)人事檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)行。

最后，對(duì)人事檔案管理人員要進(jìn)行定期培訓(xùn)和考核，結(jié)合人事檔案管理工作的具體情況建立完善的考核標(biāo)準(zhǔn)，針對(duì)考核的檔案管理人員進(jìn)行激勵(lì)。反之，針對(duì)考核不合格的人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行繼續(xù)教育或調(diào)離崗位。在進(jìn)行培訓(xùn)的過程中針對(duì)人事檔案的收集、存放、歸檔、轉(zhuǎn)遞等內(nèi)容都要進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，這樣才能夠發(fā)揮出人事檔案管理的真正價(jià)值。

2.打破統(tǒng)一管理的現(xiàn)狀

在人事檔案管理工作中，企事業(yè)單位依然采取統(tǒng)一管理的模式，這種管理模式難以提高人事檔案的利用效率，也無(wú)法有效選拔出高素質(zhì)的人才。因此，進(jìn)行人事檔案管理制度與模式創(chuàng)新的過程中，可以依據(jù)不同人群進(jìn)行分類管理。對(duì)于企事業(yè)單位來(lái)說，根據(jù)不同的崗位性質(zhì)對(duì)人事檔案進(jìn)行分別管理，利用這樣的方式能夠提高檔案管理的利用效率，能夠解決人事調(diào)動(dòng)中產(chǎn)生的檔案更新遲緩等問題。

除此之外，在打破常規(guī)管理格局的過程中，要確保每個(gè)人都要有自己的人事檔案，以實(shí)現(xiàn)人才的自由流動(dòng)發(fā)展為前提，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案的社會(huì)化管理，這樣才能幫助企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)最優(yōu)的人力資源組合。與此同時(shí)，還要借鑒先進(jìn)的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合企事業(yè)單位的實(shí)際情況制定具有特色的檔案管理模式，這樣才能夠使人事檔案管理更加適應(yīng)企事業(yè)單位發(fā)展的需求。

3.推動(dòng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化

推動(dòng)人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，有利于提高人事檔案管理的效率，進(jìn)一步強(qiáng)化綜合管理水平，結(jié)合企事業(yè)單位發(fā)展的實(shí)際情況，推動(dòng)人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化具有十分重要的意義。在遵循國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，致力于人事檔案的規(guī)范與統(tǒng)一，深入發(fā)現(xiàn)人事檔案管理工作中存在的各種質(zhì)量問題，才能保證人才的資料信息真實(shí)而完整，結(jié)合不同人群制定分別管理的辦法，進(jìn)一步提高人事檔案管理的時(shí)效性和實(shí)用性。

制定人事檔案管理制度的過程中，需要結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行分類管理，充分發(fā)揮人事檔案管理服務(wù)性的原則，逐步縮小人才發(fā)展中由于檔案原因帶來(lái)的桎梏，這樣才能進(jìn)一步發(fā)展各類優(yōu)秀的人才，使之服務(wù)于企業(yè)，推動(dòng)企業(yè)發(fā)展，使企業(yè)為社會(huì)創(chuàng)造更多的效益。

4.加快檔案管理信息化

當(dāng)前時(shí)代背景下，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)飛速發(fā)展，在人事檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)信息化管理勢(shì)在必行。在創(chuàng)新企事業(yè)單位人事檔案管理制度與模式時(shí)，需要將現(xiàn)代化信息技術(shù)融入其中，才能進(jìn)一步提高人事檔案管理工作的實(shí)效性。當(dāng)前，大多數(shù)企事業(yè)單位進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，依然采用層次化的管理模式，使得人事資料不便于管理和查閱，資料信息流通速度較慢。因此，加快信息化建設(shè)利用信息化的管理模式才能更好的解決這些問題。

首先，在進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中企事業(yè)單位以及相關(guān)主體要加快基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，結(jié)合實(shí)際情況構(gòu)建完善的軟硬件設(shè)施，要成立專項(xiàng)資金用于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，購(gòu)置相應(yīng)的檔案管理設(shè)備，搭建相應(yīng)的管理系統(tǒng)，并且聘請(qǐng)專業(yè)人士進(jìn)行定期維護(hù)。

其次，在進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中要推動(dòng)檔案信息的電子化，以電子化的方式對(duì)人事檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)，在查閱過程中只需要查閱電子檔案，而可以將原始的紙質(zhì)檔案封存，更有利于原始檔案的保管。與此同時(shí)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理還需要提高信息化意識(shí)，強(qiáng)化其能力，進(jìn)而推動(dòng)信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)行。

最后，進(jìn)行信息化建設(shè)和管理的過程中，還應(yīng)當(dāng)對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其信息化應(yīng)用能力，豐富其知識(shí)結(jié)構(gòu)，這樣才能夠利用信息技術(shù)和現(xiàn)代化的管理方式進(jìn)行高效管理。企事業(yè)單位還要積極引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)施和先進(jìn)的管理技術(shù)，結(jié)合企事業(yè)單位的實(shí)際情況對(duì)管理技術(shù)和設(shè)施進(jìn)行創(chuàng)新，加強(qiáng)部門與部門之間的溝通，才能夠確保檔案資源高效利用，更好的為企事業(yè)單位的發(fā)展而服務(wù)。

六、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在當(dāng)前時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的人事檔案管理制度與模式已經(jīng)難以適應(yīng)企事業(yè)發(fā)展和社會(huì)形勢(shì)的變化，因此需要對(duì)人事檔案管理制度與模式進(jìn)行創(chuàng)新。在創(chuàng)新的過程中要對(duì)人事檔案管理制度與模式的現(xiàn)狀進(jìn)行探索，發(fā)現(xiàn)人事檔案管理工作中存在的不足，這樣才能在創(chuàng)新過程中制定具有針對(duì)性的措施和策略，提高人事檔案管理工作的實(shí)效性。在進(jìn)行創(chuàng)新的過程中要遵循完整性、標(biāo)準(zhǔn)化以及服務(wù)性的原則。進(jìn)行創(chuàng)新要加強(qiáng)人事檔案管理意識(shí)，打破人事檔案管理的傳統(tǒng)格局，推動(dòng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，加快檔案管理信息化發(fā)展，這樣才能夠不斷提高人事檔案管理工作的實(shí)效性，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理制度與模式的創(chuàng)新。

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（作者單位：梅州市中醫(yī)醫(yī)院）