中職院校檔案管理工作開展的問題與方法研究

王靜

摘 要：在開展中職院校檔案管理工作的過程中，需要結(jié)合當(dāng)前中職院校的檔案管理開展必要的深入分析與研究，借此突出檔案管理對中職院校教務(wù)能力、日常管理以及教學(xué)環(huán)境的優(yōu)化和完善。同時，還需要借助中職院校檔案管理工作的開展探索其中存在的問題與漏洞，通過分析文件檔案的管理方法、教學(xué)檔案的管理方法、校務(wù)檔案的管理方法以及人員檔案的管理方法等，提出全新的問題，并尋找有效解決問題的策略和方法。在這一背景下，能夠有效推進(jìn)中職院校檔案管理工作的整體開展效率，實現(xiàn)后續(xù)中職院校檔案管理工作的整體質(zhì)量提升。

關(guān)鍵詞：中職院校;檔案管理;必要性;問題分析;策略分析

當(dāng)前我國中職院校檔案管理工作的開展現(xiàn)實情況雖然整體上呈現(xiàn)出一種向好向上的發(fā)展態(tài)勢，但是其中依然有很多問題亟待商榷與解決。較為突出的問題有：一是如何基于文件檔案管理工作的開展提升檔案管理的整體效率與應(yīng)用性;二是如何基于教學(xué)檔案管理工作的開展實現(xiàn)對中職院校教學(xué)檔案管理工作的進(jìn)一步完善，借此提升檔案管理的實效性;三是如何基于校務(wù)檔案管理工作的開展深入分析與論證構(gòu)建中職院校校務(wù)檔案管理的統(tǒng)一性與標(biāo)準(zhǔn)性，實現(xiàn)校務(wù)對教學(xué)質(zhì)量的支撐與保障;四是如何基于人員檔案管理工作的開展實現(xiàn)對學(xué)校人員的有效管控，并提升檔案管理人員的個人素養(yǎng)，為后續(xù)的中職院校檔案管理工作提供更加充沛的動力。

一、中職院校檔案管理工作開展的必要性分析

1.提升教務(wù)能力

在中職院校中重點開展檔案管理工作，能夠有效促進(jìn)中職院校的教務(wù)能力提升和發(fā)展，且能夠為將來的中職院校教育教學(xué)質(zhì)量與整體教學(xué)效率的建設(shè)提供有效的支撐與幫助，實現(xiàn)未來職業(yè)化教學(xué)工作的有序開展和落實。在這一背景下，通過檔案管理工作的開展提升中職院校的教務(wù)能力勢在必行。其主要面對的是應(yīng)用檔案管理的規(guī)范性體現(xiàn)教務(wù)工作開展的作用性與功能性。

首先，需要學(xué)校教務(wù)工作人員結(jié)合個人的工作需求與學(xué)校的整體教務(wù)管理工作問題展開深入的思考與研究。在這一過程中，中職院校檔案管理工作的開展需要將學(xué)校的教務(wù)工作開展包含在其中，為其提供相應(yīng)的便利性與服務(wù)性，設(shè)計符合教務(wù)管理工作的檔案分類與檔案歸納方法。這樣，在教務(wù)工作人員有需求的時候，能夠在第一時間實現(xiàn)對相關(guān)檔案資料的查詢與應(yīng)用，且能夠為后續(xù)的教務(wù)工作開展提供有效的指導(dǎo)。其次，需要將教務(wù)人員的意見融合到檔案管理工作開展中，借此實現(xiàn)兩者之間的思想共融與資源共建。

2.記錄管理環(huán)節(jié)

檔案管理從本質(zhì)上分析是一種對學(xué)校各類細(xì)節(jié)事物以及各類問題的整合與歸納方法。因此，中職院校檔案管理工作的開展需要深入的記錄并儲存日常管理工作過程中的點點滴滴，通過對各類事物的有效記錄和整理，為后續(xù)的檔案管理工作深入開展奠定扎實的基礎(chǔ)，并實現(xiàn)對不同管理環(huán)節(jié)與管理問題的有效分析與探索。這樣整體的管理效能和管理質(zhì)量將得到發(fā)展與建設(shè)。

在現(xiàn)實管理環(huán)境中，學(xué)校需要結(jié)合教師的教學(xué)需求、學(xué)生的學(xué)習(xí)需求以及學(xué)校自身的發(fā)展需求對檔案管理工作的開展進(jìn)行設(shè)計和開發(fā)。比如，在當(dāng)前的工學(xué)一體化教學(xué)思路的應(yīng)用中，以及產(chǎn)教融合的職業(yè)教育大背景下，檔案管理工作的開展不僅要收集和整理學(xué)校內(nèi)部的相關(guān)材料與信息，還需要對企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r以及社會行業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r做出相應(yīng)的數(shù)據(jù)收集與整理，并將之融入到學(xué)校檔案管理工作的范疇中，通過記錄的方法體現(xiàn)不同的應(yīng)用環(huán)節(jié)，借此為后續(xù)的職業(yè)文化學(xué)習(xí)以及教師在專業(yè)素養(yǎng)提升和教學(xué)工作開展提供保障和引導(dǎo)。

3.優(yōu)化工作環(huán)境

在中職院校中深入開展檔案管理工作，能夠有效優(yōu)化中職院校的教學(xué)環(huán)境和學(xué)習(xí)環(huán)境，且能夠為后續(xù)的教育教學(xué)工作高質(zhì)量、高效率、高保障開展與運(yùn)行提供支持與幫助。另外，檔案管理人員還能基于學(xué)校的自身發(fā)展思考檔案管理工作開展的具體方法，構(gòu)建檔案管理工作開展的未來發(fā)展途徑與發(fā)展道路。這對于中職院校的檔案管理工作持久化開展與運(yùn)行有著重要的支撐作用。

通過開展檔案管理工作，中職院校的整體教學(xué)質(zhì)量會得到提升，學(xué)生的專業(yè)知識學(xué)習(xí)能力會得到進(jìn)步，在教育教學(xué)的“硬實力”與“軟實力”的相互交融與幫助下，學(xué)校的專業(yè)化發(fā)展道路走得會更加堅定與穩(wěn)健。而且，檔案管理工作的開展能夠幫助學(xué)校定期分析相關(guān)數(shù)據(jù)，了解學(xué)校的畢業(yè)率、就業(yè)率、實習(xí)率等相關(guān)內(nèi)容。這對于未來學(xué)校的整體教育教學(xué)質(zhì)量優(yōu)化與完善工作的開展也有著一定的影響，能夠為學(xué)校本身帶來強(qiáng)大的發(fā)展動力和發(fā)展效能。

二、中職院校檔案管理工作開展的問題分析

1.文件檔案管理的問題

第一，由于上級教育部門和單位的決定、會議、論述以及其他文件的下發(fā)量較大，導(dǎo)致學(xué)校在對其進(jìn)行學(xué)習(xí)的時候會大量印發(fā)與保存。進(jìn)而導(dǎo)致學(xué)校的文件檔案管理工作開展更加困難。且在分類的過程中也比較繁雜。同時，筆者發(fā)現(xiàn)，在對中職院校的文件檔案管理工作開展的過程中，相同的文件以及類似的文件有很多，但是卻不得銷毀，只能存放在檔案館中進(jìn)行儲存。這樣，不僅占用了大量的檔案儲存空間，還占用了檔案管理工作人員的大量時間與精力。第二，由于學(xué)校教育工作的開展需要體現(xiàn)相應(yīng)的計劃與方法，因此在文件檔案管理工作開展中，存在有大量的教學(xué)計劃、教學(xué)方案以及教學(xué)研究內(nèi)容等。很多內(nèi)容已經(jīng)年久不用，且沒有存在的價值與必要，但是檔案室中依然對其進(jìn)行保存。

2.教學(xué)檔案管理的問題

從筆者所在學(xué)校的學(xué)生檔案管理和學(xué)籍管理工作環(huán)境中來看，教學(xué)檔案管理工作的開展是中職院校檔案工作的重點區(qū)域。在此，需要深入分析與研究中職院校教學(xué)檔案管理問題。結(jié)合當(dāng)前中職院校教學(xué)檔案管理背景做相應(yīng)調(diào)查，主要存在的問題有以下幾點：第一，由于中職院校教育教學(xué)改革工作的不斷深入與落實，在日常教學(xué)工作開展與教研工作開展中，留下來很多相關(guān)的文件與素材，其中包含很多教學(xué)方案與教學(xué)內(nèi)容。在這一背景下，此類檔案的管理工作開展較為困難，因為教學(xué)方案較多，且應(yīng)用的頻率較高，因此無法對其做有效的歸類與整理。第二，由于教學(xué)計劃、教學(xué)大綱等相關(guān)內(nèi)容的執(zhí)行情況需要通過記錄與分析的方法做留存，因此教師的每一節(jié)課，每一次考試都需要通過檔案的形式體現(xiàn)出來。這對于中職院校的檔案管理工作開展造成了更大的困難和問題。第三，由于學(xué)校的教學(xué)進(jìn)程、教學(xué)模式以及教學(xué)日志需要通過檔案的形式體現(xiàn)出來，而且在各類試題研究、答案分析以及學(xué)生試卷的訂正等內(nèi)容同樣需要做檔案儲存，因此相關(guān)的教學(xué)檔案數(shù)量之龐大導(dǎo)致日常檔案管理工作的開展無法做到全面兼顧。

3.校務(wù)檔案管理的問題

第一，教師工作情況登記表，在這一檔案管理工作開展中，管理工作的主要問題在于，教師對于登記表的應(yīng)用較為頻繁，且登記的內(nèi)容較為繁瑣。其中不僅包含有教育教學(xué)的內(nèi)容，還包含有其他內(nèi)容，如宿舍管理、食堂管理、教學(xué)硬件設(shè)施與軟件設(shè)施管理、校園交流等相關(guān)內(nèi)容。第二，教師的教學(xué)經(jīng)驗總結(jié)與相關(guān)論文、專著和研究成果的管理工作開展，在對相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行管理的過程中，需要體現(xiàn)出不同教師的姓名，并且要劃分學(xué)科和專業(yè)的板塊，進(jìn)而在實際管理過程中需要投入巨大的精力才能保證管理不出問題，不留漏洞。第三，有關(guān)于教學(xué)質(zhì)量、教師業(yè)務(wù)水平以及教師的獎懲材料管理工作的開展。此類檔案管理相對來說較為簡單，基本為季度管理模式或者為年度管理模式。但是，在管理過程中，由于長期不做關(guān)注，經(jīng)常出現(xiàn)檔案損壞，檔案丟失的問題發(fā)生。

4.檔案管理人員的問題

在對人員檔案進(jìn)行管理的時候，主要的問題在于，如何有效的區(qū)分教師群體、學(xué)生群體以及其他教職工群體。在管理工作的開展中，教師群體檔案的管理工作開展相對較為容易，因為教師群體的穩(wěn)定性較高，且在學(xué)校的工作環(huán)境中，不存在較大的流失率問題。但是，在對其他教職工以及學(xué)生群體進(jìn)行管理的過程中，需要考慮到教職工及學(xué)生群體的流失率。特別是學(xué)生群體，在每年的新生入學(xué)檔案管理工作、畢業(yè)生離校檔案管理、畢業(yè)生實習(xí)檔案管理、學(xué)生流失檔案管理、學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)檔案管理以及學(xué)生實習(xí)返回檔案管理工作開展中，均需要設(shè)計專門的管理方法與管理制度，由此可見整體的管理困難是難以想象的。

三、中職院校檔案管理工作開展的策略分析

1.優(yōu)化文件檔案管理方法，提升應(yīng)用性

在對中職院校文件檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化的過程中，可以結(jié)合信息技術(shù)的檔案管理應(yīng)用方法對其進(jìn)行完善。在這一背景下，檔案管理需要建立在線上管理與線下管理兩種模式中開展并運(yùn)行。

在執(zhí)行線下管理的過程中，檔案管理工作人員可以面向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)部門提交審批意見，將檔案管理工作開展中一些年代久遠(yuǎn)的且沒有必要應(yīng)用價值的內(nèi)容剔除出去，或者對其進(jìn)行統(tǒng)一的銷毀和處理。然后，再為后續(xù)的檔案管理工作開展引進(jìn)全新的內(nèi)容。在這一方法的應(yīng)用下，檔案的數(shù)量會有效的減少，同時線下檔案管理的效率會得到相應(yīng)的提升。另外，在應(yīng)用信息技術(shù)開展線上管理工作的時候，需要將一些重要的文件，如紅頭文件、省部級和國家級教育文件等通過電子版的形式保存下來。這樣，只需要管理人員做日常系統(tǒng)維護(hù)便可以，且不需要工作人員擔(dān)心文件丟失與損壞的問題。通過該方法的應(yīng)用，不僅優(yōu)化了文件檔案管理的質(zhì)量，還提升了文件檔案的應(yīng)用性。

2.完善教學(xué)檔案管理制度，提升實效性

結(jié)合筆者的檔案管理工作范疇，融合學(xué)生檔案管理和學(xué)籍管理的思路，在對中職院校進(jìn)行教學(xué)檔案管理工作開展的過程中，需要檔案管理人員秉承“結(jié)合新時代的發(fā)展需求與教育的現(xiàn)實訴求收納檔案信息”這一思想開展工作。在這一背景下，檔案管理工作人員需要對舊的文件進(jìn)行整理與銷毀，同時需要對新的檔案進(jìn)行及時收納和保存。在這一背景下，教學(xué)檔案管理工作中，無論是學(xué)生檔案，還是學(xué)籍管理，整體效率會得到提升，且實效性也會得到進(jìn)一步的發(fā)展。

檔案管理人員可以結(jié)合全新的教研素材與教學(xué)內(nèi)容進(jìn)行整理和收集。而且在收集新的檔案信息時，需要同時剔除舊的檔案信息。但是，在這一背景下需要對舊的檔案信息進(jìn)行電子版的保存。這樣方便后續(xù)教學(xué)工作開展的數(shù)據(jù)查證與研究。比如，可以對在校學(xué)生進(jìn)行紙質(zhì)檔案與電子檔案的雙向管理工作開展，并進(jìn)行學(xué)籍管理。在對畢業(yè)生和離校生進(jìn)行管理的時候，可以應(yīng)用電子檔案進(jìn)行管理，并留存?zhèn)浞?，以防丟失。這樣，不僅提升了檔案管理人員的管理效率，還降低了管理的難度，實現(xiàn)了管理秩序的有效運(yùn)行與發(fā)展。在這一背景下，教學(xué)檔案管理制度能夠得到很好的建設(shè)和發(fā)展，且管理的實效性更能滿足學(xué)校、教師與學(xué)生發(fā)展的需求。

3.構(gòu)建校務(wù)檔案管理模式，提升統(tǒng)一性

在對中職院校進(jìn)行校務(wù)檔案管理工作開展的過程中，需要檔案管理工作人員深入到校務(wù)工作開展中對其進(jìn)行問題的分析與工作環(huán)節(jié)的判斷和研究。這樣，能夠為后續(xù)的校務(wù)檔案管理工作開展提供管理思路與管理方法，且能夠方便后續(xù)中職院校校務(wù)檔案管理工作的順利開展?；诖?，校務(wù)檔案管理工作的構(gòu)建原則要在統(tǒng)一性與健全性的基礎(chǔ)上發(fā)展。

在對教師的教學(xué)論文以及相關(guān)研究成果進(jìn)行管理的過程中，可以將之整合為學(xué)科論文集、研究成果綜述等模式。這樣不僅對教師的研究成果和論文內(nèi)容做出了歸納，且方便了后續(xù)查找與閱讀的效率。同時，還需要對學(xué)校的教育教學(xué)管理工作開展深入的分析，借此了解學(xué)生的學(xué)習(xí)需求，借助信息技術(shù)的應(yīng)用，通過構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)公眾號的方法，為學(xué)生的日常學(xué)習(xí)與教師的日常教學(xué)開辟一個可以應(yīng)用檔案與交流檔案的通道。這樣，學(xué)生能夠?qū)⒔處煹淖钚卵芯砍晒咝У貞?yīng)用在學(xué)習(xí)中，進(jìn)而促進(jìn)中職院校校務(wù)工作開展的整體發(fā)展和建設(shè)。

4.培養(yǎng)檔案管理人員素質(zhì)，提升管理性

檔案管理人員的個人素養(yǎng)發(fā)展和建設(shè)情況，會直接影響到中職院校檔案管理工作的開展進(jìn)度與開展效率。在此，需要對其進(jìn)行深度的教育與培養(yǎng)，提升檔案管理人員的專業(yè)技能，促進(jìn)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，發(fā)展檔案管理人員的服務(wù)意識。

在對檔案管理人員進(jìn)行個人素養(yǎng)建設(shè)與發(fā)展的過程中，可以通過集中培訓(xùn)的方法對現(xiàn)存的檔案管理問題進(jìn)行深入的研究與分析。同時，學(xué)校還可以建立檔案管理方法科學(xué)論證與交流小組，并將之融入到教研工作中進(jìn)行分析與應(yīng)用。在這一背景下，能夠提升檔案管理工作人員對個人崗位的重視程度，進(jìn)而使其端正工作態(tài)度。最后需要對檔案管理工作人員進(jìn)行多校區(qū)交流培訓(xùn)工作的開展。通過該方法的應(yīng)用可以讓檔案管理人員學(xué)習(xí)到外校的先進(jìn)管理辦法與管理理念，進(jìn)而結(jié)合本校的檔案管理工作開展問題進(jìn)行整合并高效的應(yīng)用起來。

四、總結(jié)

綜上所述，隨著當(dāng)前中職院校在我國的教育教學(xué)體系中不斷發(fā)展與建設(shè)，面向職業(yè)化教育的發(fā)展效能得到了同步的提升。在這一背景下，中職院校的檔案管理工作逐漸受到了來自于學(xué)校高層以及教師的關(guān)注與重視。在中職院校開展檔案管理工作，能夠有效促進(jìn)中職院校的后續(xù)發(fā)展動力和發(fā)展效能，且能夠逐步提升中職院校的教育教學(xué)管理質(zhì)量，以及教務(wù)工作開展的整體水平。由此可見，通過檔案管理工作的開展，能夠推動中職院校的進(jìn)一步建設(shè)與發(fā)展，能夠為將來的中職院校教育教學(xué)質(zhì)量與職業(yè)化發(fā)展道路的建設(shè)開創(chuàng)全新的空間與更寬廣的道路。

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（作者單位：山西省太原市體育運(yùn)動學(xué)校）